Bạn có thể giới thiệu và cho chúng tôi biết thêm về Klaxoon và định vị của nó?
Tôi là Matthieu Beucher, người sáng lập Klaxoon, một thành viên mở rộng quy mô của Next 40 và chuyên về các công cụ cộng tác. Kể từ năm 2015, chúng tôi đã thiết kế môi trường và các công cụ thích ứng với sự phát triển của các nhóm trong một chế độ kết hợp. Các giải pháp của chúng tôi giúp cho việc trao đổi kinh doanh, đặc biệt là các cuộc họp, hiệu quả hơn. Ngay từ đầu, phản ánh của chúng tôi bắt đầu từ nhận xét rằng các cuộc họp quá dài, trung bình chúng kéo dài 1h30, trong khi chúng tôi muốn chúng kéo dài dưới 30 phút. Họ cũng có khuyết điểm là không đủ bao quát: 50% mọi người cảm thấy họ không thể bày tỏ quan điểm của mình. Và trên hết, các cuộc họp thường rất kém hiệu quả, không có nhiều sáng tạo và không có khả năng ra quyết định. Đây là quan sát được chia sẻ bởi tất cả các tổ chức và công ty, cho dù họ ở bất kỳ đâu trên thế giới và bất kể lĩnh vực hoạt động nào. Klaxoon ở đây để giúp các nhóm và tổ chức cấu trúc các cuộc họp của họ và làm cho chúng trôi chảy hơn. Chúng tôi cung cấp các công cụ đám mây khác nhau cho việc này: trò chơi hóa cuộc họp, phiếu bầu, cuộc thăm dò ý kiến, câu hỏi, câu đố, v.v.
Dùng thử Klaxoon miễn phí
Nhưng thứ làm nên công dụng chính của Klaxoon chủ yếu là Bảng, một bảng trắng cho phép bạn thay đổi hoàn toàn cách đối thoại trong kinh doanh. Ở một nơi, bạn có thể xem tất cả nội dung, dữ liệu, ý tưởng, dự án, tài liệu của mình … Bạn kiểm soát và quản lý các trao đổi và dự án của mình từ giao diện độc đáo này. Công cụ này cũng tích hợp Live, một giải pháp hội nghị truyền hình cho phép kết nối tối đa 50 người.
Klaxoon do đó là một giải pháp phần mềm đám mây, nhưng cũng là một giải pháp phần cứng, với Klaxoon Box để tổ chức các cuộc họp, ngay cả khi không có Internet. Chúng tôi bước vào một thị trường nơi các công cụ tương tác cuộc họp được coi như một mánh lới quảng cáo. Đối với điều này, chúng tôi đã triển khai một giải pháp chuyên nghiệp, mạnh mẽ và an toàn nhằm mục đích sử dụng chuyên sâu, đặc biệt là cho các tài khoản lớn.
Bạn là một người quan sát và là một tác nhân trong tổ chức công việc. Bạn đang thấy những thay đổi nào với cuộc khủng hoảng sức khỏe và công việc từ xa?
Chúng tôi đã dành nhiều năm để cố gắng thuyết phục các tổ chức rằng họ có thể làm tốt hơn và năng suất hơn. Nhưng chúng tôi thường đối mặt với khó khăn mà các công ty dành thời gian để thay đổi tổ chức và công cụ của họ. Cuộc khủng hoảng này và việc triển khai ồ ạt công nghệ làm việc từ xa rõ ràng đã thay đổi mọi thứ. Đặc biệt, các công ty đã nhận ra rằng tất cả nhân viên đều cảm thấy thoải mái với công nghệ. Ví dụ, video đã được triển khai ở tất cả các công ty mà không có bất kỳ sự xích mích nào, mặc dù nó có thể được coi là một công cụ dành riêng cho những nhân viên “trẻ tuổi”, những người đã cảm thấy thoải mái với công nghệ kỹ thuật số trước cuộc khủng hoảng.
Cuộc khủng hoảng này cũng đã thay đổi hoàn toàn nhịp điệu của việc ra quyết định và tổ chức. Chúng tôi phải đưa ra quyết định trên quy mô hàng tuần và không còn 6 tháng, 1 năm hoặc 3 năm. Với COVID, các doanh nghiệp phải quyết định xem có nên mở văn phòng hay không, ai có thể đến, cách liên hệ với khách hàng, v.v.
Bất kể lĩnh vực nào, cho dù công ty là nhà nước hay tư nhân, hoặc thậm chí quy mô của nó, đã có một sự thay đổi và một cuộc cách mạng trong phương pháp làm việc và trao đổi. Các tổ chức, ngay cả ở cấp quản lý cao nhất, đã thực hiện các phương pháp làm việc mới, nhịp điệu cuộc họp và nghi thức mới, đồng bộ hóa nhóm hơn, hòa nhập hơn trong các cuộc họp … Tuy nhiên, tất cả những chủ đề này được coi là không quan trọng vài tháng trước.
Tại sao các mô hình họp cổ điển không còn hiệu quả?
Mô hình cuộc họp, rất từ trên xuống, rất sân khấu, đã tồn tại trong nhiều thập kỷ – với máy pha cà phê cho phép bạn khôi phục các yếu tố của cuộc họp mà bạn đã bỏ lỡ, không còn hoạt động trong thời kỳ khủng hoảng và làm việc từ xa.
Các tổ chức đang thay đổi và cần những công cụ như Klaxoon để có những cuộc thảo luận và trao đổi mang tính thực tế hơn và ít mang tính truyền miệng hơn. Nói bằng miệng trong các cuộc họp khiến nhiều người gặp khó khăn: 85% mọi người không cảm thấy thoải mái với phương thức trao đổi này, tuy nhiên đây là quy chuẩn.
Nói đi nói lại cũng mất nhiều thời gian. Phương thức trao đổi này cũng dẫn đến bão hòa: 5 những khái niệm truyền miệng, người ta không thể hình dung được nữa và sự phản ánh cũng không còn nữa. Định dạng Klaxoon cho phép, nhờ bảng trắng, đưa mọi thứ theo cách thực tế. Bạn không còn cần phải là một diễn giả giỏi để chia sẻ ý tưởng và tăng thêm giá trị cho các cuộc thảo luận. Quản lý trực quan do công cụ cung cấp cho phép bạn sáng tạo hơn, để hiểu rõ hơn và trực quan hóa các chủ đề được đề cập. Báo cáo truyền thống do đó không còn cần thiết nữa, nó có thể truy cập trực tiếp trên công cụ.
Nên chọn hình thức họp nào để hiệu quả hơn và không lãng phí thời gian?
Truyền miệng không thực tế để đồng bộ hóa và hiểu nhau, nó hoàn toàn cần thiết phải nhân rộng các kênh: hình ảnh, văn bản, dữ liệu, tệp, liên kết … Tất cả điều này cho phép mọi người có cái nhìn tốt hơn về đối tượng và nắm bắt được nhiều thông tin hơn. các quyết định. Lời nói khuyến khích mang tính chủ quan, và không có lợi cho việc phản ánh sâu sắc.
Những gì chúng tôi khuyên bạn nên làm để hiệu quả hơn trước tiên là thiết lập các cuộc họp ngắn hơn, đặc biệt là khi bạn ở xa. Hội nghị truyền hình rất mệt mỏi và đòi hỏi sự tập trung cao độ. Rõ ràng là hữu ích khi làm visios, nhưng không phải vì chúng ta nhìn thấy nhau mà chúng ta hiểu nhau! Trong Trực tiếp, công cụ hội nghị truyền hình của chúng tôi, chúng tôi cho phép các cuộc họp với tối đa 50 người tham gia, nhưng bằng cách giảm hiển thị khuôn mặt nhiều nhất có thể. Nhìn thấy nhau rõ ràng là tốt và vui vẻ, nhưng trong một cuộc họp, những người tham gia ở đó để giải quyết vấn đề và việc nhìn thấy một khuôn mặt khảm trên màn hình là một trở ngại hơn là một sự giúp đỡ.
Một cạm bẫy khác của tổ chức lai có liên quan đến việc làm từ xa: khó khăn trong việc tạo ra những khoảnh khắc trao đổi không chính thức. Máy pha cà phê bị thiếu để chia sẻ. Bạn phải tìm ra sự cân bằng giữa học trực diện và học từ xa và thành công trong việc thích ứng với các nhịp điệu khác nhau. Chúng tôi đề nghị 3 các cuộc họp ngắn dưới 30 phút trong tuần dành cho những giây phút giao lưu.
Cũng có một sự thay đổi đang được tiến hành trong kinh doanh. Các cuộc họp ngắn gọn, thực tế và hiệu quả đã thay thế các cuộc họp lớn hàng tuần hoặc hàng tháng. Trước khi khủng hoảng xảy ra, luôn có hình ảnh này của người quản lý, người chịu trách nhiệm cho cuộc họp, và người phải lãnh đạo nó. Chúng tôi đang chứng kiến sự xuất hiện của các hình thức họp mới, nơi mọi người đều chịu trách nhiệm về chất lượng và hiệu quả của các cuộc trao đổi. Với một công cụ như Klaxoon và bảng trắng của nó, đó thực sự là một cuộc đối thoại mới, không còn một người hỗ trợ cụ thể, cho phép mọi người thoải mái và không phải là tù nhân của một cuộc trao đổi sân khấu.
Bạn thấy lợi ích gì cho các công ty sau khi triển khai Klaxoon?
Phản hồi từ khách hàng của chúng tôi sau khi triển khai Klaxoon đầu tiên nêu bật việc tiết kiệm thời gian. Họ quản lý để giảm bớt 3 số lượng các cuộc họp được tổ chức và để tăng năng suất của các cuộc trao đổi. Chúng tôi cũng có tính năng Hẹn giờ cho phép chúng tôi định khung trao đổi và giới hạn nó, và chúng tôi thấy rằng 80% cuộc họp được thực hiện trên công cụ Trực tiếp của chúng tôi tôn trọng thời gian cố định. Nếu không có công cụ này, 75% cuộc họp vượt quá thời gian chúng tôi đã đặt!
Chúng tôi đã triển khai Klaxoon với những người chơi ngân hàng lớn, những người không được biết đến vì đã thích nghi với cách làm việc mới. Sau 1 năm sử dụng, chúng tôi thấy rằng các nhóm không còn muốn quay lại các định dạng cuộc họp trước đó nữa. Nhờ các công cụ năng suất Klaxoon, chúng mô tả các cuộc họp hiệu quả hơn, trơn tru hơn và ngắn hơn. Và chúng tôi cũng nghe về niềm vui. Nơi cuộc họp được coi là một công việc vặt và bị một số cộng tác viên rụt rè hơn tiếp cận với sự e ngại, một công cụ như Klaxoon cho phép các nhóm đưa ra nhiều sáng tạo và ý tưởng hơn. Các tài năng thường bị lãng phí vì họ “không dám”.
Trong tháng này, bạn sẽ ra mắt Board Hybrid, một tính năng mới của Klaxoon. Nó sẽ cho phép các nhóm tăng năng suất của họ như thế nào?
Công cụ Board Hybrid của chúng tôi chính xác là một giải pháp cho những nhịp điệu làm việc mới này. Bảng trắng này tập trung tất cả các tệp và tài liệu. Chúng tôi tránh hàng trăm email và chúng tôi nhận thấy sự tự do trong cộng tác trực quan. Chúng có thể được khám phá trực tiếp trong công cụ và chia sẻ với các cộng tác viên khác.
Chúng tôi cũng cung cấp một thư viện các mẫu sẵn sàng sử dụng. Hàng trăm mẫu cho phép các nhóm cấu trúc các ngày và dự án của họ. Các mẫu tồn tại cho hầu hết mọi thứ: thói quen, dự án, cuộc họp hàng tuần … Và để tránh lãng phí thời gian cấu hình công cụ, Klaxoon hoàn toàn là plug-and-play. Chỉ cần đăng ký với một vài cú nhấp chuột và bắt đầu sử dụng nó.
Phạm vi sử dụng của Klaxoon thực sự rất rộng, ngay cả trong các lĩnh vực không được số hóa. Tôi đặc biệt nghĩ đến đội trưởng François Gabart, người đã sử dụng cô ấy để thiết kế và sản xuất chiếc trimaran mới nhất của anh ấy, hoặc của Airbus để quản lý sản xuất. Đó là một giải pháp đang thực sự trở thành tiêu chuẩn cho nhiều lĩnh vực.
Dùng thử Klaxoon miễn phí
