Trước khi bắt tay vào một dự án, cần phải thiết lập một cách trực quan trình tự các công việc cần thực hiện. Sự thể hiện trực quan này giúp bạn có thể dự đoán tốt hơn từng giai đoạn của dự án. Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để thực hiện công việc đồ họa này là biểu đồ PERT (Kỹ thuật xem xét đánh giá chương trình). Nguyên tắc rất đơn giản: thể hiện tất cả các nhiệm vụ một cách trực quan và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên của lịch. Chú ý, để sử dụng sơ đồ PERT, cần phải tiến hành phân chia chính xác dự án thành các nhiệm vụ khác nhau và ước tính trước thời gian của từng công việc đó.
Một trong những dạng mà biểu đồ PERT có thể sử dụng. © Fernando Batista – stock.adobe.comChúng tôi mang ơn Hải quân Hoa Kỳ, phương pháp này đã sử dụng nó để giúp điều phối công việc của vài nghìn người, như một phần trong quá trình tạo ra tên lửa POLARIS (loại tên lửa đầu tiên mang đầu đạn hạt nhân).
Biểu đồ PERT được xây dựng bởi 6 các bước riêng biệt:
Chuẩn bị nhiệm vụ, Xây dựng mạng, Đặt ngày sớm nhất, Đặt ngày muộn nhất, Tính toán độ trễ của nhiệm vụ, Đặt đường dẫn quan trọng.
Phương pháp này được sử dụng để thiết lập đường dẫn tới hạn, xác định thời lượng tối thiểu của dự án. Sơ đồ cũng cho phép người quản lý dự án xác định mạng lưới nhiệm vụ, để phân công chúng tốt hơn thông qua lịch trình và ngân sách xác định.
1. Chuẩn bị nhiệm vụ
Điều quan trọng là phải liệt kê rõ ràng các công việc trước và ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc. Khi bạn đã ước tính thời lượng cho một trong số chúng, hãy ước tính tiền thực hiện của nó (nhiệm vụ trước nhiệm vụ bạn vừa đánh giá).
2. Xây dựng mạng
Từ bảng các nhiệm vụ đã thu được trước đó, bạn có thể liên kết từng nhiệm vụ qua các bước và xác định các phụ thuộc hợp nhất chúng (nghĩa là các tiền đề). Cho biết thời lượng cho mỗi nhiệm vụ, cũng như chỉ định của nó.
Sử dụng các mũi tên để biểu thị các nhiệm vụ và các mũi tên chấm chấm để biểu thị các nhiệm vụ hư cấu: chúng được sử dụng để chỉ ra các ràng buộc về trình tự giữa các bước.
3. Đặt ngày càng sớm càng tốt
Đối với mỗi bước, bạn phải thêm ngày hoàn thành sớm nhất của bước trước đó trong khoảng thời gian của nhiệm vụ liên quan đến nó. Do đó, chúng tôi có được một ngày mà chúng tôi thêm vào một hộp chuyên dụng trong biểu đồ.
Đôi khi nó xảy ra rằng một số nhiệm vụ hội tụ về cùng một bước. Trong tình huống này, ngày sớm nhất phải là số ngày cao nhất trong các khả năng khác nhau.
Trong trường hợp hai nhiệm vụ hội tụ về cùng một bước, chúng tôi xác định nhiệm vụ có ngày sớm nhất thấp nhất là một nhiệm vụ hư cấu và chúng tôi ấn định thời gian cho nó là 0.
4. Đặt ngày muộn nhất
Sau khi đặt ngày sớm nhất, bạn có thể xác định ngày muộn nhất. Để tính toán chúng, bạn phải bắt đầu từ bước cuối cùng và chỉ ra ngày gần nhất bằng với ngày sớm nhất đã được chỉ ra trên cùng bước này.
Đối với mỗi bước, hãy xem sơ đồ và xóa thời lượng của tác vụ trước đó vào ngày gần nhất của bước được đề cập. Điều này sẽ cho phép bạn xác định ngày mới nhất cho mỗi bước trong sơ đồ.
Nó có khả thi 2 các giai đoạn có cùng nhiệm vụ ban đầu. Trong trường hợp này, hãy tính toán 2 và giữ lại ngày sớm nhất, kể cả cho các nhiệm vụ hư cấu.
5. Tính toán lợi nhuận nhiệm vụ
Biên lợi nhuận giúp bạn có thể lường trước được sự chậm trễ có thể xảy ra và đảm bảo mức độ linh hoạt trong dự án. Chúng tôi phân biệt 2 các loại biên:
tổng số tiền ký quỹ: nó đại diện cho độ trễ tiềm ẩn mà một nhiệm vụ có thể thực hiện, mà không ảnh hưởng đến ngày kết thúc của dự án (chỉ khi nó bắt đầu vào ngày sớm nhất). Để tính toán nó, chúng tôi sử dụng công thức sau: Ngày gần nhất của giai đoạn tiếp theo – Thời gian của nhiệm vụ – Ngày gần nhất của giai đoạn trước,
mức ký quỹ miễn phí: nó đại diện cho độ trễ tiềm ẩn mà một nhiệm vụ có thể thực hiện, mà không ảnh hưởng đến ngày sớm nhất của các nhiệm vụ sau (chỉ khi nó bắt đầu vào ngày sớm nhất). Để tính toán nó, chúng tôi sử dụng công thức sau: Ngày sớm nhất của giai đoạn tiếp theo – Thời gian của nhiệm vụ – Ngày sớm nhất của giai đoạn trước.
Xin lưu ý rằng số tiền ký quỹ tự do không được lớn hơn tổng số tiền ký quỹ.
6. Xác định đường dẫn quan trọng
Đường dẫn tới hạn được sử dụng để xác định thời lượng tối thiểu của dự án. Để xác định nó, chúng ta phải tìm đường đi qua các tác vụ có tổng độ trễ bằng không. Nó đại diện cho thời gian không thể nén được để hoàn thành dự án.
