Quản lý công văn trong thế giới vận tải và vận chuyển là một nhiệm vụ tương đối dễ dàng nếu một công ty chỉ chạy dưới mười xe. Đó là một câu chuyện hoàn toàn khác nếu nó liên quan đến cả một hạm đội bao gồm hàng trăm và lên đến hàng ngàn phương tiện. Công ty sẽ bị choáng ngợp bởi số lượng công việc tuyệt đối.
Những người điều phối thường xuyên phải đối mặt với những nhiệm vụ hoạt động phức tạp và đòi hỏi khắt khe trong môi trường giao hàng nhanh ngày nay. Người điều phối thường làm việc với các nhà cung cấp phân phối khác nhau theo cách thủ công trên nhiều bảng điều khiển mà không tích hợp thời gian thực. Quá trình thủ công này làm cho công việc của họ khó khăn hơn đáng kể.
Khi tình hình trở nên phức tạp hơn, đây là lúc phần mềm điều phối xuất hiện. Nó giải phóng người điều phối khỏi các quy trình thủ công.
Phần mềm công văn cung cấp một cách tập trung để quản lý việc giao hàng hoặc công việc. Nó cung cấp cho bộ phận thực hiện một viễn cảnh thời gian thực của toàn bộ hệ thống phân phối, cho phép họ làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn.
Phần mềm công văn là gì và nó hoạt động như thế nào?
Phần mềm điều phối cho phép người điều phối hoàn thành các nhiệm vụ gây mệt mỏi khi thực hiện thủ công một cách hiệu quả. Phần mềm này là một hệ thống được thiết kế để giúp tự động hóa các quy trình định tuyến và lập lịch, cung cấp một cách hiệu quả và hiệu quả để quản lý các tuyến và giao hàng.
Phần mềm hoạt động bằng cách thu thập dữ liệu về các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Chẳng hạn, một khi đặt chỗ diễn ra, phần mềm sẽ tổng hợp tất cả thông tin về công việc. Người điều phối có thể nhanh chóng có được thông tin về vai trò, chẳng hạn như vị trí, loại công việc và những tài nguyên cần thiết.
Bên cạnh thông tin chung, người điều phối cũng có thể đi sâu vào các chi tiết quan trọng khác có thể ảnh hưởng đến việc lái xe nào được chỉ định và khi nào lên lịch cho họ. Nó bao gồm thông tin về việc đó là khách hàng mới hay khách hàng thường xuyên, phản hồi về dịch vụ trước đó được cung cấp và tài xế đã từng làm việc trước đây.
Phần mềm Dispatch cũng bao gồm một ứng dụng di động cung cấp cho người điều phối và trình điều khiển giao tiếp thuận tiện. Thông qua ứng dụng, nhân viên điều phối có thể nhanh chóng thông báo cho các tài xế về bất kỳ vấn đề nào và ngược lại. Cung cấp cập nhật ngay lập tức và chính xác về những thay đổi hoặc biến chứng đột ngột liên quan đến công việc trở nên dễ quản lý hơn.
Ứng dụng di động cũng cung cấp cho người lái xe quyền truy cập khi di chuyển vào phần mềm điều phối, cho phép họ kiểm soát hoàn toàn các chuyến đi của họ và giúp họ thuận tiện xem xét các chi tiết từ công việc như yêu cầu của khách hàng, tải chi tiết, v.v.
Các tính năng chính khác
Ngoài việc có ứng dụng di động, phần mềm điều phối còn có nhiều tính năng khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp phần mềm. Mỗi phần mềm điều phối được thiết kế khác nhau và đi kèm với một loạt các tính năng có lợi cho các loại hình kinh doanh khác nhau. Dưới đây bao gồm một số tính năng phổ biến nhất được cung cấp bởi các nhà cung cấp phần mềm khác nhau:
Theo dõi gps
Có thể hiểu được, theo dõi công văn GPS và ánh xạ nằm ở đầu danh sách. Người điều phối có thể xác định chính xác nơi ở và chuyển động của trình điều khiển của họ. Theo dõi các trình điều khiển của bạn và theo dõi vị trí của họ là một phần không thể thiếu trong việc điều hành một doanh nghiệp đội tàu.
Dispatcher giành chiến thắng đã phải lo lắng về việc các tài xế đi khỏi tuyến đường và sẽ không còn căng thẳng về các tài xế tham gia các chuyến đi phụ. Việc giao hàng trễ không giải thích được nhiều khả năng sẽ ít xảy ra sự cố.
Thông qua theo dõi và lập bản đồ GPS, người điều phối có thể dự đoán tình trạng giao thông và tạo các tuyến tối ưu và lịch trình. Nó cho phép người điều khiển truy cập thời gian thực vào các điều kiện giao thông hiện tại, cho phép sau đó định tuyến lại cho phù hợp để cung cấp cho người lái những con đường thực tế nhất và ít vấn đề hơn.
Lưu trữ dữ liệu từ các công việc trước đó
Phần mềm điều phối cho phép các trình điều khiển nhập ghi chú cho từng công việc hoặc từng khách hàng. Các hồ sơ rất có thể bao gồm thông tin phản hồi từ khách hàng. Phản hồi này có thể dễ dàng truy cập để người lái xe tiếp theo làm việc.
Lập kế hoạch kéo và thả hiệu quả
Lập kế hoạch thủ công là một nhiệm vụ tốn thời gian cho người điều phối. Với tính năng kéo và thả, người điều phối có thể dễ dàng xem và gán các trình điều khiển có sẵn cho các công việc được lên lịch.
Thông báo tự động theo thời gian thực
Thông qua các thông báo tự động, nhân viên điều phối nhận được cập nhật kịp thời về các công việc, nhiệm vụ theo lịch trình hoặc thậm chí là giao hàng. Thông báo cũng cung cấp thông tin cập nhật về việc giao hàng trong tương lai trước. Nó cho phép các nhân viên điều hành giải quyết các vấn đề liên quan đến việc sắp xếp lại một cách nhanh chóng.
Tính năng này cũng duy trì tuân thủ nhiệm vụ thông qua các cảnh báo. Người điều phối có thể dễ dàng theo dõi tiến trình của thiết bị hoặc trình điều khiển bằng cách nhận thông báo thường xuyên về thông tin như lỗi thiết bị, sự chậm trễ, đường vòng, v.v.
Đăng nhập điện tử
Người điều phối có thể nhanh chóng nhận được chữ ký điện tử thông qua phần mềm. Thay vì chờ tài xế gửi hàng loạt tài liệu đã ký, người điều phối có thể nhận tài liệu đã ký trong thời gian thực, cung cấp cách quản lý hồ sơ hiệu quả.
Ngoài việc nhận tài liệu hiệu quả, tính năng này cung cấp một cách hiệu quả để giữ tài liệu. Sẽ ít tốn kém hơn khi xem xét rằng các tài liệu kỹ thuật số don don yêu cầu không gian vật lý để lưu trữ và ít có khả năng bị mất, điều này khiến việc truy xuất và truy cập giấy tờ trở nên dễ dàng.
Hỗ trợ thanh toán và lập hóa đơn
Tính năng thanh toán và lập hóa đơn hỗ trợ cung cấp một cách nhanh chóng và dễ dàng để theo dõi và truy xuất các tài liệu giao dịch. Nó theo dõi và tính toán các giao dịch thanh toán. Ngoài ra, chức năng cung cấp một cái nhìn tổng thể về năng suất và doanh thu.
Tối ưu hóa chi phí
Sáng kiến tối ưu hóa chi phí tập hợp thông tin từ tất cả các khía cạnh của quy trình giao hàng. Nó biên dịch chúng để tiêu thụ dễ dàng để xác định các cách tốt nhất để giảm chi phí. Thông tin này bao gồm hiệu suất xe, chi phí tiếp nhiên liệu, bảo trì, vv
Cổng theo dõi khách hàng
Ngoài nhân viên điều phối, khách hàng cũng có thể xem và theo dõi việc giao hàng của họ thông qua phần mềm bằng cách đăng nhập. Cổng thông tin cấp cho khách hàng một cách thuận tiện để kiểm tra trạng thái giao hàng của họ trái ngược với cách gọi hoặc gửi email cho công ty để cập nhật.
Tóm lại là
Công văn phần mềm hoạt động bằng cách cung cấp một cách tiết kiệm, mạnh mẽ và lấy khách hàng làm trung tâm cho các nhân viên điều phối việc giao hàng. Nó bao gồm tất cả các nhiệm vụ hoạt động bắt đầu từ nhận yêu cầu công việc cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ.
Bằng cách giảm các quy trình thủ công, các nhân viên điều phối có nhiều thời gian hơn để phân tích và thực hiện các thay đổi chiến lược thay vì dành quá nhiều thời gian cho việc theo dõi phương tiện, tạo lịch trình giao hàng và xử lý các cuộc gọi dịch vụ.
Rõ ràng là có một phần mềm điều phối tại chỗ không chỉ mang lại sự hài lòng cho khách hàng mà còn ảnh hưởng đến nhân viên. Nó làm tăng sự thoải mái trong công việc cho người điều phối và toàn bộ lực lượng lao động.
Cho dù công ty cung cấp dịch vụ tại hiện trường, điều hành một đội xe tải hoặc cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh, một phần mềm điều phối làm cho hoạt động được tối ưu hóa và hiệu quả hơn. Có khả năng làm việc hiệu quả làm cho không chỉ điều hành quản lý, mà toàn bộ quá trình kinh doanh trở nên vững chắc. Đi trước đối thủ là một bước gần hơn với phần mềm điều phối hoàn hảo.
