Khi bạn đang đi nghỉ, bạn có thể rất dễ cảm thấy áp lực khi phải kiểm tra email của mình, trong trường hợp bạn bỏ lỡ điều gì đó quan trọng và khách hàng không nhận được phản hồi. Loại hành vi này đặc biệt không tốt cho sức khỏe tinh thần của bạn, vì điều này có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ được nghỉ làm thực sự.
Một cách để giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi gác lại công việc hoàn toàn là đảm bảo mọi người biết rằng bạn sẽ không ở bên và không ai có thể tiếp cận bạn. Điều này đủ dễ dàng đối với đồng nghiệp của bạn vì bạn có thể nói trực tiếp với họ, nhưng đó là vấn đề nhiều hơn đối với những người mà bạn không thường xuyên tiếp xúc hoặc khách hàng bên ngoài.
Để cho mọi người biết rằng bạn không có mặt tại văn phòng và không rảnh, bạn cần thiết lập trả lời tự động. Một chương trình trả lời tự động sẽ gửi một tin nhắn được định cấu hình trước đến người gửi ngay sau khi nhận được email.
Để thiết lập trả lời tự động trên ProtonMail, trước tiên bạn phải nhấp vào “Cài đặt” trên thanh trên cùng, sau đó chuyển đến tab “Trả lời tự động”. Bạn có thể sử dụng hộp thả xuống thời lượng để định cấu hình cách xác định thời điểm trả lời tự động hoạt động. “Thời lượng cố định” cho phép bạn chỉ định ngày và giờ khi thư trả lời tự động bắt đầu và kết thúc tự động và lý tưởng cho các ngày lễ. “Lặp lại hàng ngày” cho phép bạn chỉ định phản hồi xảy ra vào những ngày nhất định giữa các thời điểm nhất định; điều này là lý tưởng cho những người làm việc theo giờ hoặc ngày không theo tiêu chuẩn. “Lặp lại hàng tuần” cho phép bạn đặt ngày và giờ bắt đầu và kết thúc mà từ đó trình trả lời tự động sẽ hoạt động; điều này rất hữu ích nếu bạn muốn trả lời các tin nhắn đến vào cuối tuần. “Lặp lại hàng tháng” cho phép bạn bật tính năng này trong một khoảng thời gian cụ thể của các ngày mỗi tháng; lý tưởng để trang trải sự vắng mặt hàng tháng. Cuối cùng, “Vĩnh viễn” sẽ tiếp tục bật tính năng trả lời tự động cho đến khi bạn tắt lại.
Khi bạn đã đặt khoảng thời gian để kích hoạt trả lời tự động, hãy nhập phản hồi email thực tế mà bạn muốn đặt vào hộp “Trả lời”, nhấp vào “Bật” và nhấn “Lưu”.
Trong tab cài đặt “Trả lời tự động”, hãy định cấu hình tin nhắn bạn muốn gửi và thời điểm bạn muốn tính năng này hoạt động.