Quản lý dự án là một yêu cầu bắt buộc đối với nhiều ngành nghề: tiếp thị, truyền thông, phát triển web, bán hàng… Điều này đòi hỏi phải có công cụ phù hợp, nhưng cũng phải có một tổ chức tốt. Cơ quan tiilt.io là đối tác của monday.com và là chuyên gia trong việc triển khai và quản lý công cụ, cũng như đào tạo nền tảng. Do đó, họ có một tầm nhìn sắc bén và cụ thể về những gì cần phải làm để hiệu quả hơn! Họ cung cấp cho chúng tôi 10 lời khuyên để làm theo để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất và hiệu quả.
Dùng thử monday.com miễn phí
Liệt kê và lên lịch cho tất cả các công việc
Bước đầu tiên cần thực hiện để dẫn dắt một dự án một cách hiệu quả là quản lý và lập kế hoạch cho tất cả các giai đoạn của nó (khởi chạy, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát, kết thúc) bằng cách làm việc trên các bảng điều khiển khác nhau. Đây là những gì giải pháp monday.com có thể thực hiện được bằng cách cung cấp cho các dự án tất cả các bảng theo dõi và lập kế hoạch cần thiết.
Cần phải cấu trúc các nhiệm vụ và nhiệm vụ khác nhau theo hướng toàn cục hoặc chuyên sâu hơn (các bảng khác nhau với các nhóm phần tử, phần tử phụ, v.v.). Điều này cũng liên quan đến việc thiết lập các bảng giám sát và tùy chỉnh các bảng khác nhau với việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên khác nhau trong nhóm (và tạo thời hạn cho mỗi người).
Tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác
monday.com là một nền tảng cộng tác cho phép bạn tập trung mọi thông tin liên lạc và dễ dàng trao đổi: thêm nhận xét, đề cập giữa mọi người, chia sẻ với các cộng tác viên bên ngoài, bảng trắng để động não … Công cụ này cũng cho phép bạn xem tiến trình của mọi người trong một dự án. như các thời hạn khác nhau. Giao tiếp tốt hơn cho phép tổ chức tốt hơn và minh bạch hơn trong việc chia sẻ thông tin. Công việc ở xa cũng được tạo điều kiện thuận lợi.
Chọn một công cụ trực quan và có thể mở rộng
Quản lý dự án tốt nhất thiết phải liên quan đến việc lựa chọn một công cụ hiệu quả. tiilt.io đề xuất nền tảng monday.com vì một số lý do và đặc biệt là vì giao diện thân thiện với người dùng và tính dễ xử lý của nó.
monday.com cũng cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh mở rộng và công cụ này tiếp tục phát triển, với các tính năng mới thường xuyên được tung ra. Mức giá cũng hấp dẫn so với các giải pháp truyền thống và dịch vụ sau bán hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Dùng thử monday.com miễn phí
Dễ dàng truy cập vào tất cả thông tin
Một vấn đề quan trọng khác để quản lý dự án thành công: có quyền truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào tất cả các thông tin quan trọng. Trên monday.com, bạn có thể dễ dàng tích hợp thông tin quan trọng theo cột:
cột người để giao nhiệm vụ, cột trạng thái cho tiến độ, cột ngày cho thời hạn, cột email để thêm địa chỉ và gửi email bằng một cú nhấp chuột, cột số để có tất cả các giá trị số, cột công thức để thực hiện tính toán giữa một số giá trị số, xếp hạng cột, cột liên kết, cột biểu quyết, cột theo dõi tiến độ, cột tệp để đính kèm tất cả các loại văn bản và vô số định dạng khác).
Thiết lập lịch trình dự án
Để kiểm soát tiến độ của một dự án, sẽ hữu ích khi lập kế hoạch theo thời gian bằng cách sử dụng chế độ xem lịch. Các loại chế độ xem khác nhau có sẵn để trực quan hóa dữ liệu tốt hơn theo sở thích của mọi người: Gantt, Kanban …
Và để hiệu quả hơn, hãy cân nhắc tùy chỉnh lịch để làm nổi bật dữ liệu quan trọng nhất. Chế độ xem phân chia sẽ cho phép bạn tham khảo lịch và bảng theo dõi.
Quản lý tài nguyên của bạn và theo dõi thời gian đã sử dụng
Quản lý thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ là điều cần thiết để dự án vận hành trơn tru. Đây là một tính năng được tích hợp vào monday.com: cột “theo dõi thời gian” cho phép bạn kích hoạt bộ đếm thời gian khi làm một công việc cụ thể hoặc chỉ định thời lượng dành cho một công việc để ước tính thời gian thực hiện nó.
Tiện ích “Theo dõi thời hạn” cho phép bạn làm nổi bật các thời hạn đã qua và quản lý tài nguyên tốt hơn để phân phối công việc trong nhóm một cách công bằng hoặc tính toán số giờ có thể lập hóa đơn.
Một ưu điểm khác của monday.com: tiện ích con “Khối lượng công việc” hiển thị khối lượng công việc của những người khác nhau dưới dạng lịch để phân bổ nguồn lực tốt hơn và ước tính công suất hàng tuần.
Sử dụng các mẫu tạo sẵn
Một trong những lợi thế lớn của monday.com là cung cấp cho bạn hơn một trăm mẫu cho mọi loại nhu cầu: quản lý dự án, tiếp thị, sáng tạo nội dung, bán hàng, thiết kế, nhân sự, giáo dục, bất động sản …
Bạn cũng có thể tạo các mẫu của riêng mình trong nhóm để sử dụng lại. Thời gian tiết kiệm được là đáng kể và các mẫu được nghĩ ra cực kỳ tốt. Một sự thúc đẩy tốt để khởi động một dự án tốt và tránh bị mất.
Thiết lập các báo cáo và tập trung vào các số liệu quan trọng
Trong quá trình theo dõi bất kỳ dự án nào, hình dung tốt hơn cho phép ra quyết định tốt hơn. Do đó, việc sử dụng trang tổng quan là rất quan trọng. monday.com giúp bạn dễ dàng thiết lập chúng chỉ với một vài cú nhấp chuột và chúng cập nhật tự động. Sau đó, dữ liệu có thể được xem bằng cách sử dụng 15 widget (sơ đồ, lịch, số liệu, Gantt, v.v.) để hiển thị trực quan tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định.
Các bảng và vật dụng cho phép bạn theo dõi nhanh tiến độ của dự án, kiểm soát ngân sách hoặc ước tính khối lượng công việc, v.v. Kết quả: bạn có thể tập trung vào các mục tiêu và KPI quan trọng để tăng năng suất.
Các trang tổng quan liên tục được cập nhật để có dữ liệu cập nhật. Ví dụ: monday.com giúp bạn có thể phân tích dự án tốt hơn, nhưng cũng dễ dàng chia sẻ dữ liệu và báo cáo với các thành viên trong nhóm hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
Tự động hóa nhiều tác vụ nhất có thể
Chúng ta vẫn lãng phí quá nhiều thời gian cho những công việc lặp đi lặp lại với giá trị gia tăng thấp (tiilt.io cũng đã tung ra một công cụ để tính toán thời gian đã mất). Do đó tầm quan trọng của việc thiết lập tự động hóa quy trình làm việc tối đa.
monday.com cho phép bạn liên kết các nhiệm vụ với nhau và sử dụng các mẫu tự động hóa được xác định trước. Bạn cũng có thể tự tạo các kết hợp của riêng mình. Việc thực hiện rất dễ dàng nhờ một hệ thống trực quan: trigger + condition = action.
Một số lượng lớn các cột được hỗ trợ trong “ánh xạ” tự động hóa, giúp bạn có thể tạo ra các quá trình tự động hóa thú vị như:
gửi email khi trạng thái được thay đổi.
Tích hợp các tính năng và phần mềm của bên thứ ba
monday.com cho phép bạn phát triển việc sử dụng công cụ của mình nhờ vào thị trường. Bạn có thể tích hợp các công cụ bạn sử dụng nội bộ vào monday.com và tập trung tất cả công việc của bạn vào một nơi. Sau đó, bạn tạo ra ít silo dữ liệu hơn và minh bạch hơn. Hàng trăm tích hợp cho các ứng dụng khác nhau rất dễ thiết lập: CRM, tiếp thị, quản lý dự án, quản lý nhóm, phân tích, báo cáo …
Danh sách các dịch vụ tích hợp gần như vô tận: Outlook, Teams, Dropbox, Slack, Zoom, Lịch Google, Excel, Gmail, LinkedIn, Salesforce, Shopify, Zendesk, Stripe, Woocommerce, Mailchimp, Facebook Quảng cáo, HubSpot, Typeform, GitHub, Jira…
Bạn có thể gọi trên tiilt.io, đại lý Đối tác Vàng trên monday.com chuyên về các giải pháp năng suất (quản lý dự án, CRM, tiếp thị, v.v.).
Tìm hiểu thêm về tiilt.io
