Hiếm có một dự án nào không gặp phải bất kỳ điểm xích mích nào giữa việc ra mắt và hoàn thiện nó. Các vấn đề có thể xảy ra có thể liên quan đến các sự kiện không lường trước được nhưng chúng cũng có thể do sai sót trong quản lý dự án. Cho dù họ là người có kinh nghiệm hay người mới bắt đầu, các thành viên trong nhóm có thể áp dụng phản xạ xấu ảnh hưởng đến quá trình vận hành trơn tru của dự án. Khám phá 10 sai lầm không nên mắc phải trong các dự án của bạn.
1. Định nghĩa kém về vai trò và trách nhiệm
Khi khởi động một dự án, điều quan trọng là mọi người phải hiểu rõ ràng vai trò và trách nhiệm của mình. Nếu vai trò không đủ rõ ràng và kỳ vọng không được xác định rõ ràng, nhóm có thể đang đi sai hướng. Trong hầu hết các tổ chức, người quản lý dự án phải đảm bảo rằng mọi người đều hiểu những gì họ mong đợi. Các bên liên quan của dự án cũng phải có khả năng xác định các mục tiêu.
2. Tinh thần đồng đội không được duy trì đầy đủ
Tinh thần đồng đội là yếu tố quyết định sự thành công của một dự án. Thật vậy, một nhóm hiểu biết và đánh giá cao lẫn nhau sẽ có xác suất làm việc hiệu quả cao hơn. Có những cách đơn giản để tạo ra một số liên kết, chẳng hạn như: tổ chức các cuộc họp không chính thức với các thành viên tương lai trước, hoặc thậm chí tổ chức hội thảo để hiểu nhau hơn.
3. Thiếu quản lý rủi ro
Người ta thường nói rằng “rủi ro 0 không tồn tại “, và câu này đặc biệt đúng trong trường hợp của một dự án. Quản lý rủi ro phải được thực hiện trong suốt dự án, bởi vì khi nó phát triển, rủi ro cũng phát triển theo. Quản lý rủi ro cải thiện giao tiếp, ra quyết định và dự đoán. Như Định luật Murphy đã nói, “Bất cứ điều gì có thể sai, sẽ sai”, vì vậy dự đoán là chìa khóa.
12 luật bạn cần biết để làm việc hiệu quả hơn
4. Chủ nghĩa hoàn hảo, sự chần chừ và sự tê liệt
3P của phi năng suất là một trong những cạm bẫy cần tránh trong một dự án. Chủ nghĩa hoàn hảo bắt đầu với một ý định tốt, nhưng cần phải ghi nhớ rằng “điều tốt nhất là kẻ thù của điều tốt”. Định luật Pareto cũng nói rằng “80% kết quả thu được chỉ do 20% công việc”, vì vậy đừng lãng phí quá nhiều thời gian vào chi tiết, và hãy tập trung vào 20% là quan trọng nhất.
Ngược lại, trì hoãn rõ ràng là phản tác dụng, vì nó khiến bạn dành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về nhiệm vụ thay vì thực hiện nó. Để khắc phục điều này, khi bạn là người cầu toàn hay trì hoãn, hãy dành thời gian để suy nghĩ về hậu quả của hành động của bạn, dù là về thời gian hay tiền bạc.
Tìm hiểu thêm về 3P của việc phi năng suất
5. Không lập kế hoạch hoặc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc cần thực hiện
Hãy cẩn thận để không nhảy vào sản xuất của dự án quá nhanh! Đây là một sai lầm rất phổ biến, và trong lúc nóng vội, nhiều người đã quên mất thời gian ngồi xuống và lập kế hoạch, trước khi bắt tay vào thực hiện. Nếu bạn quên bước lập kế hoạch này, bạn có nguy cơ đi vào ngõ cụt mà bạn chưa cân nhắc, đang dở dang dự án hoặc dành thời gian cho những nhiệm vụ có giá trị gia tăng thấp. Thiết lập một lịch trình, hoặc ít nhất là một thứ tự ưu tiên, theo các ràng buộc về thời hạn, giúp tránh hoàn thành sau thời hạn, và giúp bạn xác định thời gian và nguồn lực cần thiết.
6. Giao tiếp kém giữa các thành viên
Nhiều dự án gặp vấn đề về giao tiếp. Giao tiếp kém có thể được giải thích bởi nhiều nguyên nhân khác nhau như: tính cách khó hòa hợp trong nhóm, môi trường làm việc không phù hợp, công cụ giao tiếp bị lỗi … Và hậu quả là vô số: hiểu lầm, thất vọng, căng thẳng, kết thúc công việc …
Vì tất cả những lý do này, điều quan trọng là phải chăm sóc tốt việc giao tiếp của bạn và thường xuyên kiểm tra xem cả nhóm có đang tham gia trao đổi hay không. Đó vừa là trách nhiệm của nhóm, nhưng cũng là trách nhiệm của cá nhân: mọi người phải đảm bảo rằng thông tin được lưu chuyển, trao đổi một cách nhã nhặn và lời nói của mỗi thành viên được lắng nghe, lắng nghe và tôn trọng.
7. Sử dụng các công cụ ảnh hưởng đến năng suất
Có một số lượng lớn các công cụ, phần mềm và phương pháp quản lý dự án, vì nhu cầu khác nhau tùy thuộc vào loại hoặc quy mô của dự án. Nhóm phải thảo luận để xác định các công cụ sẽ được sử dụng cho dự án. Chúng phải được điều chỉnh để tránh lãng phí thời gian và / hoặc tiền bạc. Một số công cụ là những “cỗ máy khí” thực sự có thể làm giảm hiệu quả của các dự án của bạn.
8. Thiếu giám sát tiến độ của dự án
Thiết lập một phương pháp và lập kế hoạch nhiệm vụ là tốt, giám sát sự vận hành trơn tru của dự án tốt hơn. Việc dự án không tiến hành theo đúng kế hoạch đã tưởng tượng từ trước không hẳn là một sai lầm, vì nó có thể cho thấy nhóm biết cách thích ứng với các sự kiện không lường trước hoặc quan sát một cách nhanh chóng. Nhưng nếu đội không tuân theo kế hoạch đã định, họ nên lưu ý về điều đó. Do đó, cần phải thường xuyên đảm bảo rằng đạt được tiến độ mong đợi và biện minh cho mọi sai lệch.
9. Không lường trước được sự chậm trễ không thể tránh khỏi của dự án
Theo Luật của Hofstadter, “Mọi thứ mất nhiều thời gian hơn dự kiến, thậm chí phải tính đến Luật của Hofstadter” và đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải lường trước những sự chậm trễ có thể xảy ra. Tốt hơn là bạn nên lên kế hoạch thêm thời gian để giả định rằng có thể bị trì hoãn, ngay cả khi nó có nghĩa là hoàn thành trước thời hạn đã định, thay vì không lường trước và thấy mình bị trễ vì một sự kiện không lường trước được.
10. Quên các mục tiêu của dự án hoặc nhóm
Khi một dự án được khởi động, nhiều nhóm chỉ tập trung vào “cái gì” mà bỏ qua “tại sao”. Lý tưởng là quản lý luôn ghi nhớ những câu hỏi sau: “Tại sao bạn lại làm công việc này? »,« Mục tiêu cuối cùng là gì? “. Đó cũng là một cách duy trì tinh thần đồng đội, bởi vì mọi người khi đó đều nhận thức được lý do của công việc và hiểu rõ hơn về ý nghĩa nhiệm vụ của mình, điều này gián tiếp làm tăng năng suất của mọi người.
Quản lý dự án: 25 phương pháp để tổ chức
