Thường được trình bày như một thứ gây mất tập trung vĩnh viễn khiến chúng ta không thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, email phần lớn đã được thay thế bằng tin nhắn tức thời (cụ thể là Slack hoặc Teams). Nhưng thứ sau, được cho là giải phóng chúng ta khỏi email, lại trở thành đòn bẩy cho sự phân tâm: chào mời thường trực, thông báo mọi lúc, các kênh không phải lúc nào cũng chuyên nghiệp… Đến tin nhắn và email giờ đây đã được thêm “visios”. Vẫn còn là giai thoại trước khi bị giam giữ, họ đã trở thành kênh gặp gỡ chính và nhanh chóng truất ngôi cuộc gọi điện thoại cổ điển. Nhưng liệu sự đa dạng của các công cụ này có thực sự mang lại lợi ích cho năng suất của chúng ta không?
Ưu điểm và nhược điểm của sứ giả tức thời
Cộng tác nhiều hơn và trao đổi trôi chảy hơn
Ưu điểm của nhắn tin tức thời là khá rõ ràng: giao tiếp trong thời gian thực và trả lời ngay lập tức cho các câu hỏi được đặt ra. Các tin nhắn được nhận và nhìn thấy ngay lập tức, không còn bất kỳ độ trễ nào trong quá trình trao đổi.
Những công cụ này cũng làm cho các cuộc trò chuyện trở nên phản hồi nhanh hơn: một đồng nghiệp có nhiều khả năng phản hồi nhanh một tin nhắn trên Slack hơn là một email. Một ưu điểm khác của việc nhắn tin: bạn tránh lãng phí thời gian để viết những câu dài, hoặc bao gồm các cách diễn đạt lịch sự. Định dạng trực tiếp hơn: “bạn có thể gửi cho tôi phiên bản cập nhật của logo được không? », Không xin chào, thân ái, v.v. Các trao đổi ngắn gọn hơn, và ít trang trọng hơn. Sự ngắn gọn này rõ ràng là một cách tiết kiệm thời gian đáng kể, bạn không còn lãng phí thời gian để giới thiệu chủ đề của mình nữa.
Thông báo cũng là một lợi thế lớn của các công cụ nhắn tin. Tuy nhiên, những cửa sổ bật lên đôi khi không thể chịu nổi này là sự đảm bảo cho một thông báo được nhìn thấy và nhìn thấy ngay lập tức, cho dù trên máy tính để bàn hay thiết bị di động. Và không giống như email, thông báo chỉ bao gồm các chủ đề có liên quan đến bạn và không bị chìm trong thư rác, yêu cầu bên ngoài hoặc email quảng cáo và vô ích.
Hệ thống nhắn tin cũng có lợi thế là thích ứng với nhu cầu của người dùng. Bạn có thể dễ dàng bắt đầu cuộc trao đổi 1-1 như một cuộc trò chuyện với toàn bộ nhóm hoặc các thành viên của một dự án. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, khả năng chuyển từ văn bản sang video khi một cuộc thảo luận trở nên quá phức tạp và chúng tôi cần giải thích rõ hơn.
Cũng khó có thể không đánh giá cao khía cạnh “vui tươi” của nhắn tin: biểu tượng cảm xúc, gif, truyện cười … Chiều hướng “xã hội” này cũng quan tâm đến việc duy trì mối liên kết với nhân viên làm việc tại nhà, hoặc với các nhóm bị kéo dài bởi thời gian kéo dài. mà không thể gặp nhau tại văn phòng. Nhưng nó cũng là một nguồn gây mất tập trung.
… Và công việc ít sâu hơn.
Nhắn tin sẽ thể hiện khoảng 10 giờ mỗi tuần và cho mỗi nhân viên. Ngược lại, thời gian dành cho nền tảng này không phải lúc nào cũng thực sự hữu ích để thực hiện các nhiệm vụ và dự án của nó.
Siêu kết nối và thời gian thực đang giết chết công việc sâu sắc. Để thực hiện một số công việc, điều cần thiết là phải tập trung và giữ sự tập trung trong thời gian dài. Thông báo thường trực, tin nhắn mới trong kênh “Khai vị” hoặc “Nhà hàng du midi” khiến bạn không thể tập trung vào thời lượng.
Nhắn tin khuyến khích đa nhiệm, đây là trở ngại chính đối với năng suất của chúng tôi. Tình trạng giảm khả dụng và thời gian thực không tương thích với các tác vụ nền đòi hỏi sự tập trung lâu dài.
Điều này cũng đúng với tính năng chia sẻ màn hình vĩnh viễn được yêu cầu bởi các hệ thống nhắn tin và cụ thể là Slack. Giữ một tab dành riêng cho tin nhắn của bạn là một cách tuyệt vời để liên tục kiểm tra nó và làm mất hết khả năng tập trung. Mỗi lần chúng tôi thay đổi nhiệm vụ, sẽ có một “hình phạt nhận thức” là 23 phút. Điều này giải thích tại sao bạn có thể dành cả ngày của mình để ở “dưới nước”, nhưng cuối cùng lại làm việc rất ít. Phần lớn thời gian trong ngày sẽ thực sự được dành để cố gắng bắt tay vào công việc giữa một vài cuộc trò chuyện với Slack, kiểm tra 50 email của anh ấy và một vài video.
Cuối cùng chúng ta có thể đặt câu hỏi về câu thần chú năng suất được Slack đúc kết: chấm dứt email. Phải thừa nhận rằng công cụ này giảm số lượng email (từ 48,6% theo số liệu của họ), nhưng quá thường xuyên một email vô dụng được thay thế bằng… một tin nhắn Slack vô dụng.
Đối với email, bạn phải có kỷ luật để sử dụng tin nhắn một cách hiệu quả và không hy sinh năng suất của mình:
Ưu tiên những công việc không đồng bộ và những công việc sâu hơn những phản hồi tức thì; Quản lý thông báo của bạn; Đừng ngần ngại ngắt kết nối khỏi Slack và tập trung thời gian kết nối của bạn vào những khoảng thời gian nhất định; Sử dụng lại điện thoại; Đừng quá yêu cầu người khác: bạn càng gửi nhiều tin nhắn, bạn sẽ nhận được càng nhiều; Quản lý kênh tốt: tránh những cuộc thảo luận khổng lồ biến thành những cuộc thảo luận không thể quản lý mà không có hướng dẫn.
Email: ngàn lần bị chôn vùi, nhưng vẫn cần thiết
Cựu chiến binh truyền thông của công ty vẫn còn một tương lai tươi sáng phía trước. Nó vẫn là kênh cần thiết và là kênh phù hợp nhất trong nhiều tình huống. Đặc biệt, các tin nhắn dài, phản ánh chân thực hoặc các định hướng quan trọng không tương thích với tin nhắn. Ditto cho các tin nhắn có nhiều người nhận, những tin nhắn này nhanh chóng trở nên hỗn loạn trên Slack hoặc Teams.
Nhưng ở đây một lần nữa, email không phải là một công cụ thần kỳ mà bản chất cho phép chúng ta làm việc hiệu quả hơn. Các email không đồng bộ và việc hoàn thành một cuộc trò chuyện qua email có thể nhanh chóng mất một ngày. Đặc biệt nếu người đối thoại quyết định chỉ dành một vài khoảng thời gian mỗi ngày để xử lý email của mình (hoặc nếu anh ta mất vài ngày để trả lời chúng).
Một vấn đề khác với email: số lượng ngày càng tăng của nó. Một người nhận hơn 120 email mỗi ngày nhưng chỉ có 38% là thực sự quan trọng. Theo McKinsey, một nhân viên sẽ dành trung bình 13 giờ mỗi tuần cho các email của mình, tương đương 28% thời gian làm việc của anh ta. Theo Adobe, con số này trên thực tế sẽ là 209 phút mỗi ngày, hoặc gần 18 giờ mỗi tuần. Mỗi lần bạn “kiểm tra” email của mình, sẽ mất 64 giây để tập trung lại vào công việc của bạn.
Theo một số số liệu, trung bình chúng ta kiểm tra hộp thư của mình khoảng 15 lần một ngày. Thông thường nhất cho các email không liên quan. Cuối cùng, e-mail và tin nhắn có những giới hạn giống nhau và đòi hỏi cùng một kỷ luật để không bị cuốn vào luồng thông tin đến ngăn cản bạn tập trung vào nhiệm vụ của mình.
Sự xuất hiện của visios: một đồng minh năng suất mới hay một sự lãng phí thời gian mới?
“Tôi đã dừng một đoạn video” chắc chắn sẽ là một trong những cụm từ quan trọng của những tập phim giam cầm và làm việc từ xa này. Trong một vài tháng, chúng tôi đã từ bỏ các cuộc họp qua điện thoại truyền thống để chuyển sang tính năng Zoom, Teams, Google Meet, Whereby video meeting … Ngay cả các cuộc trò chuyện trên Slack cũng có xu hướng biến thành video mà không có lý do chính đáng. Và hậu quả là không lâu sau đó, chúng ta đã nói về “Sự mệt mỏi khi thu phóng”, hay “Tình trạng kiệt sức khi thu phóng”.
Visios thực sự có một khiếm khuyết lớn: chúng buộc chúng ta phải hình dung ra một số lượng lớn các khuôn mặt, bao gồm cả của chúng ta, trong suốt quá trình trao đổi. Nhìn thấy tất cả những khuôn mặt này mọi lúc, chứ không chỉ người đối thoại của chúng ta, ngăn cản chúng ta tập trung và đạt được hiệu quả trong cuộc gọi. Thậm chí thâm hiểm hơn, sự gia tăng của các cuộc gọi điện video tạo ra sự mệt mỏi thực sự và từ chối phương thức giao tiếp này buộc bạn phải luôn trông đẹp mắt.
Trong khi gọi điện thoại, hoặc khi Zoom không có camera, bạn sẽ chấm dứt mọi sự phân tâm của ký sinh trùng: trang trí phòng khách, đứa trẻ đến bất ngờ, màu tường làm phiền chúng ta, trò chuyện trước webcam … Và trên hết, không còn việc gì phải liên tục tập trung vào các biểu hiện phi ngôn ngữ, vốn là trung tâm của hình ảnh. Điện thoại hay Zoom không có camera cho phép bạn ngoáy mũi, pha cà phê hoặc thậm chí là đi bộ mà không cần phải tập trung để trông đẹp trước người đối thoại.
Một vấn đề lớn khác với các cuộc họp video này: màn hình vốn đã quá mệt mỏi. Do đó, chúng ta có xu hướng ghi nhớ thông tin kém hơn, kém tập trung hơn và gặp nhiều khó khăn hơn khi quay lại các nhiệm vụ quan trọng sau một vài cuộc họp video.
Một lần nữa, kênh giao tiếp này nên được sử dụng khi thực sự cần thiết: thuyết trình, thông báo quan trọng, tạo liên kết hoặc khoảnh khắc nhóm …
Một câu hỏi về sự cân bằng và tổ chức
Trên thực tế, trong mỗi công nghệ đều có một “điểm ngọt ngào” là sự cân bằng hoàn hảo giữa năng suất và công nghệ. Cụ thể, bất kỳ kênh liên lạc nào cũng có thể trợ giúp cho việc giao tiếp, và đặc biệt là với giao tiếp nội bộ. Slack hoặc một video có thể được sử dụng để tìm kiếm thông tin nhằm tiếp tục thực hiện bất kỳ dự án nào. Nhưng rất nhanh chóng, công nghệ có thể trở thành gánh nặng. Theo Slack, “những người dùng thành thạo gửi hơn 1.000 tin nhắn mỗi ngày cũng không ngoại lệ”. Ditto cho hình ảnh trực quan có thể chứng minh là rất hữu ích để tạo sự gần gũi với người đối thoại của anh ta hoặc để trao đổi rõ ràng và thẳng thắn như người ta vẫn làm bằng trực quan. Nhưng cho dù bằng cách nhân thời gian dành cho Slack, hộp thư của bạn hay trên Zoom, bạn không tăng năng suất của mình, bạn nhất thiết phải tác động đến nó và chịu những hậu quả tiêu cực: mất tập trung, mệt mỏi, khó tập trung vào công việc, lo lắng…
Các công cụ truyền thông này nên được sử dụng ít hơn các kênh mà chúng thay thế để có hiệu quả. Tuy nhiên, chúng có xu hướng trùng lặp với các công cụ khác và ngày càng chiếm nhiều thời gian của chúng ta. Thông thường, giải pháp do đó sẽ không đến từ một công cụ ma thuật mới được cho là để tăng năng suất của chúng ta, mà là từ năng lực tổ chức của chúng ta.
Và để làm được điều đó, điều quan trọng là phải dựa vào các phương pháp (xem chương dành riêng) được điều chỉnh cho phù hợp với cách làm việc và tổ chức của chúng ta. Nó cũng cần thiết để sắp xếp các ngày của bạn và chính xác để thoát khỏi Slack, các cuộc họp (một phần mềm trong video) hoặc hộp thư của bạn. Bạn phải cẩn thận với các vị trí “công việc sâu” và bám vào chúng, và trên hết là không trở thành nô lệ cho các thông báo vĩnh viễn.
