Trước khi bắt đầu một dự án, điều cần thiết là phải đặt ra các mục tiêu. Chúng sẽ cho phép bạn lập kế hoạch và phân bổ tốt hơn các công việc cần thực hiện để đạt được kết quả như mong đợi. Một trong những kỹ thuật hiệu quả nhất để xác định mục tiêu của bạn là phương pháp SMART. Nguyên tắc: đó là vấn đề xác định các mục tiêu rõ ràng, được chia sẻ bởi các thành viên trong nhóm và có thể đo lường được từ các chỉ số chính xác, trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn trong khi duy trì hiệu suất của nhóm của bạn.
Nếu khái niệm quản lý theo mục tiêu được Peter F. Drucker phát minh vào năm 1954, thì đối với George T. Doran, chúng ta mắc nợ thiết bị ghi nhớ này. Nó lần đầu tiên được đề cập trong bài báo Có một cách THÔNG MINH để viết các mục tiêu và mục tiêu của ban quản lý, được xuất bản trong Tạp chí Quản lý tháng 11 năm 1981.
Phương pháp SMART bao gồm 5 tiêu chí, có thể được dịch là:
Có thể đo lường cụ thể có thể đạt được giới hạn thời gian thực tế
Nó có thể được áp dụng cho quản lý dự án, mà còn cho quản lý, tiếp thị hoặc nguồn nhân lực.
S như Cụ thể
Khi một mục tiêu được đặt ra, nó phải đủ cụ thể và được xây dựng rõ ràng nhất có thể để tất cả những người tham gia dự án hiểu được. Nó cũng phải được cá nhân hóa, thích ứng với hoàn cảnh và các nguồn lực sẵn có để đạt được mục đích của dự án. Nếu một mục tiêu có vẻ quá phức tạp, nó nên được đơn giản hóa để đạt được nó. Một mục tiêu được xác định rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân phối các nhiệm vụ và thực hiện chúng.
M cho Có thể đo lường
Mục tiêu của bạn phải có thể định lượng được, nghĩa là có thể đo lường được bằng cách sử dụng các chỉ số. Chúng sẽ cho phép bạn đánh giá kết quả của một dự án hoặc một hành động được thực hiện trong khuôn khổ của một mục tiêu SMART. Nó có thể là một phép đo về số lượng (số lượng lỗi được giải quyết) hoặc chất lượng (sự hài lòng của khách hàng, có thể cung cấp đáp ứng nhu cầu ban đầu). Đối với điều này, bạn phải xác định một ngưỡng hoặc một lưới đánh giá. Các công cụ cho phép bạn đánh giá kết quả của các hành động của mình và biết được mục tiêu của bạn đã đạt được ở mức độ nào. Theo dõi các chỉ số này có thể giúp bạn điều chỉnh kế hoạch hành động theo tiến độ của dự án.
A cho Có thể tiếp cận
Để đạt được mục tiêu đó, một mục tiêu phải nằm trong tầm với của các thành viên trong nhóm của bạn, nhưng cũng phải phù hợp với mục tiêu của bạn, đồng thời đáp ứng nhu cầu ban đầu. Từ quan điểm quản lý, chữ A trong SMART cũng có thể tương ứng với “được chấp nhận” và “tham vọng”. Mục tiêu phải thúc đẩy và đưa ra thách thức cho những người tham gia, những người sẽ tham gia vào thành tích của nó. Do đó, bạn có thể thể hiện tham vọng trong khi vẫn hợp lý, điều này sẽ cho phép bạn đoàn kết nhóm của mình xung quanh dự án và đảm bảo sự tham gia của tất cả nhân viên.
Các công cụ cần thiết để cải thiện năng suất của bạn
R cho Thực tế
Tiêu chí thứ tư này có nghĩa là mục tiêu của bạn phải duy trì liên quan, cụ thể và dễ tiếp cận, theo các hạn chế về phương tiện và thời gian theo ý của bạn, để tránh giảm động lực cho nhóm của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn nhận được sự hỗ trợ của họ, một yếu tố cần thiết cho sự thành công của dự án của bạn. Các chỉ số được sử dụng để đo lường mục tiêu của bạn phải vừa tham vọng vừa có thể đạt được. Chúng ta thấy ở đây các thành phần khác nhau của phương pháp SMART phụ thuộc vào nhau như thế nào.
T như được xác định theo thời gian
Bạn phải đặt ra một thời hạn cụ thể để đánh dấu sự kết thúc của dự án và việc chuyển giao kết quả cuối cùng. Thời hạn này sẽ cho phép nhóm của bạn giữ nguyên động lực và thực hiện những nỗ lực cần thiết trong suốt quá trình để đạt được mục tiêu mong muốn. Không có giới hạn thời gian, dự án của bạn sẽ kéo dài và bạn cũng có thể vượt quá ngân sách. Do đó, bạn nên thiết lập các thời hạn trung gian để dự án của bạn được vận hành suôn sẻ.
Quản lý dự án: 25 phương pháp để tổ chức
