Outlook có các công cụ hữu ích được tích hợp trong ứng dụng email như Thư không quan trọng, Dọn dẹp Hội thoại và Hộp thư đến Ưu tiên để giúp sắp xếp hộp thư đến của bạn. Outlook Online bao gồm một tính năng gọi là Quét, một công cụ để xóa hoặc di chuyển email bằng các quy tắc đơn giản. Đây là cách nó hoạt động.
Sweep là công cụ cho phép bạn đặt quy tắc gửi email từ những người gửi cụ thể. Quy tắc duyệt web chạy 24 giờ một lần và bạn có thể tạo quy tắc trong bất kỳ thư mục nào, không chỉ hộp thư đến của mình.
Công cụ Quét có sẵn trên thanh công cụ ở đầu Outlook Online. Nó sẽ xuất hiện khi bạn chọn bất kỳ email nào từ thư mục bạn đang ở (ngoại trừ các thư từ bạn và Microsoft cho biết rằng Clutter đã di chuyển một số thư).
Quét là một công cụ di chuyển, nghĩa là bạn có các tùy chọn để di chuyển email cùng với tùy chọn chọn thư mục mà các email sẽ được chuyển đến.
Theo mặc định, Quét di chuyển tất cả các email từ người gửi đã chọn vào thư mục Các mục đã xóa, do đó, trong khi Quét là một động thái, nó cũng có thể được sử dụng để xóa email.
Bạn có thể thay đổi “Chuyển đến” từ các mục đã xóa thành bất kỳ thư mục nào, kể cả hộp thư đến. Điều này có nghĩa là Sweep không chỉ để làm sạch hộp thư đến của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đã quyết định bắt đầu phân loại email, bạn có thể sử dụng tính năng Quét để nhanh chóng di chuyển tất cả email từ một người gửi cụ thể trong thư mục Lưu trữ sang thư mục xử lý và áp dụng danh mục cho tất cả chúng cùng một lúc. Điều này sẽ nhanh hơn nhiều so với việc tìm kiếm email theo cách thủ công.
Tùy chọn thứ hai – “Di chuyển tất cả thư khỏi thư mục và bất kỳ thư nào trong tương lai” – cũng sẽ di chuyển tất cả email từ người gửi đã chọn, cũng như tất cả thư trong tương lai từ người gửi đó.
Giống như tùy chọn đầu tiên, tùy chọn thứ hai mạnh mẽ hơn bạn nghĩ ngay từ cái nhìn đầu tiên. Tùy chọn này sẽ hoạt động trong bất kỳ thư mục nào, vì vậy bạn có thể sử dụng nó để tự động hóa hệ thống tệp. Giả sử bạn là kiểu người có hệ thống tệp cho email của họ. Mỗi khi bạn xử lý một email, bạn phải tự di chuyển nó vào đúng thư mục. Nhưng với Sweep, bạn có thể tự động hóa nó.
Thiết lập quy tắc dọn dẹp trên thư mục Lưu trữ để di chuyển từng email từ một người gửi cụ thể đến đúng thư mục. Sau đó, khi bạn đã xử lý email trong hộp thư đến của mình, hãy chuyển đến Lưu trữ và để quy tắc Quét gửi nó từ đó đến thư mục thích hợp.
Tùy chọn thứ ba – “Luôn giữ thư mới nhất và di chuyển phần còn lại ra khỏi thư mục” – là phiên bản động của trình dọn dẹp hội thoại trong ứng dụng khách Outlook. Công cụ này chạy thủ công khi bạn ra lệnh và đó là một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi khuyên dùng, nhưng phiên bản Quét sẽ chạy tự động.
Đối với thư từ mọi người, tùy chọn này có thể không áp dụng được vì người dùng có thể gửi email cho bạn về nhiều vấn đề khác nhau. Nhưng nó hoàn hảo cho các email nhắc nhở từ những thứ như hệ thống bảng chấm công hoặc thông báo cảnh báo thông thường.
Tùy chọn cuối cùng – “Luôn di chuyển các thư cũ hơn 10 ngày ra khỏi thư mục” – rất phù hợp cho bất kỳ ai bị ngập trong các email chất đống trong hộp thư đến của họ như bùn đáy sông.
Có rất nhiều email sẽ không được giải quyết nếu bạn không xử lý chúng trong vòng một tuần. Vậy tại sao không tự động chuyển chúng ra khỏi hộp thư đến của bạn?
Nếu điều đó không phù hợp với bạn, tùy chọn này vẫn hữu ích cho các email giới hạn thời gian. Bạn sẽ nhận được email về các sự kiện địa phương trong tuần tới chứ? Tùy chọn này là hoàn hảo để loại bỏ chúng. Nếu bạn có cơ hội đọc chúng, thật tuyệt, bạn có thể xử lý chúng. Nếu không, hãy để Sweep xử lý chúng giúp bạn.
Bạn không cần phải xóa chúng vì bạn có thể gửi chúng đến bất kỳ thư mục nào nên phiếu mua hàng có thể bị xóa, nhưng email từ Hiệp hội Thiên văn học địa phương của bạn về những gì đang xảy ra trên bầu trời tuần này có thể được lưu trữ.
Để xem tất cả các quy tắc Quét của bạn và xóa chúng nếu muốn, hãy nhấp vào Cài đặt > Xem tất cả cài đặt Outlook.
Mở Email > Quét.
Bạn sẽ có thể xem tất cả các quy tắc dọn dẹp mà bạn đã tạo và xóa chúng.
Nhìn chung, Sweep là một công cụ mang mạnh mẽ đáng ngạc nhiên. Bạn có thể sử dụng nó để giữ cho hộp thư đến của mình sạch sẽ hoặc như một công cụ quy trình công việc đơn giản để định tuyến thư từ thư mục này sang thư mục khác. Chúng tôi nghĩ rằng đó là một bổ sung tuyệt vời cho kho vũ khí Outlook của bạn để giúp bạn kiểm soát email của mình.
