Cửa sổ soạn e-mail tiêu chuẩn chứa trường Đến, trường Người gửi và trường chủ đề. Bạn cũng có thể thấy hai trường khác: CC và BCC. Hai trường này không bắt buộc, tức là bạn có thể gửi email mà không cần điền và thường có thể bị ẩn trong giao diện người dùng mặc định.
DW và Bcc
Các trường CC và BCC là các trường để nhập một e-mail hoặc nhiều e-mail. Khi bạn gửi thư, mọi người trong các trường Đến, Cc và Bcc sẽ nhận được thư.
CC là viết tắt của Carbon Copy và BCC là viết tắt của Blind Carbon Copy. Nếu bạn không chắc bản sao carbon nghĩa là gì, thì đó là một thuật ngữ được đặt ra từ một di tích trong thế giới thực; giấy truy tìm Giấy carbon là loại giấy có phủ mực (sẽ làm bẩn tay bạn và bất cứ thứ gì bạn chạm vào). Nó được chèn vào giữa hai tờ. Bạn viết lên tờ giấy phía trên, tờ giấy này sẽ tự động được sao chép vào tờ giấy bên dưới nhờ giấy than.
Điều đáng biết là CC và BCC không gửi tin nhắn riêng biệt. Cùng một thông điệp được gửi đến tất cả mọi người, cùng một chủ đề.
Sự khác biệt giữa CC và BCC
Địa chỉ email được nhập trong trường Cc sẽ hiển thị với tất cả những người khác mà thư được gửi tới. Nếu bạn gửi email cho ai đó, những người nhận được thêm vào trường Đến sẽ có thể nhìn thấy mọi người được bao gồm trong trường Cc.
Địa chỉ email được nhập trong trường Bcc không hiển thị với bất kỳ ai. Họ bị “mù” hoặc ẩn. Nếu bạn muốn gửi email cho ai đó nhưng đồng thời thêm người khác vào danh sách người nhận của bạn mà không ai biết, trường BCC là công cụ cho công việc.
Nghi thức email: Sử dụng CC
Không có luật và kinh sách nào liên quan đến việc sử dụng CC và BCC. Tuy nhiên, có một nghi thức email phải tuân theo khi sử dụng các trường này. Nếu không, bạn sẽ tạo ra kẻ thù tại nơi làm việc.
Trường CC nên được sử dụng khi;
Bạn muốn thông báo cho ai đó về điều gì đó nhưng không yêu cầu họ phải trả lời
Bạn cảm thấy tin nhắn là điều mà người đó có thể cần biết vào một lúc nào đó
giám sát chung
Một người giám sát/quản lý cho bạn và người kia nếu bạn làm việc ở các bộ phận/bộ phận khác nhau. Đây là giải pháp tốt nhất nếu người giám sát/quản lý yêu cầu tài liệu khi công việc được phân công lại giữa các bộ phận.
Khi nào không sử dụng CC;
Giữ cho người giám sát cập nhật khi không cần thiết.
Để sử dụng tin nhắn làm tài liệu về công việc của bạn
Để chứng minh một điểm
Xung đột sử dụng CC;
Bạn không nên sử dụng CC một cách không cần thiết và đưa mọi người vào tin nhắn khi họ không cần thiết. Điều đó nói rằng, nếu bạn nghi ngờ một đồng nghiệp sẽ không theo dõi điều gì đó trừ khi người giám sát được đưa vào tin nhắn, bạn cũng có thể thêm một người.
Bạn cũng nên sử dụng nó nếu người quản lý yêu cầu bằng chứng rằng bạn đang làm việc.
Nghi thức email: Sử dụng BCC
Sử dụng BCC về cơ bản có nghĩa là bạn đang “nói” với ai đó. Sử dụng nó một cách cẩn thận. Không ai biết ai khác đã nhận được tin nhắn sau khi thêm người vào trường BCC. Hãy coi đó là việc ghi âm cuộc họp một cách bí mật hoặc cho phép ai đó nghe trộm.
BCC nên được sử dụng một cách tiết kiệm và thận trọng. Sẽ đến lúc bạn cần sử dụng nó và sẽ rõ ràng khi bạn cần làm điều đó. Ngoài ra, không viết BCC trong email. Thay vào đó, hãy sử dụng trường CC.
Đăng kí
Trường BCC được ẩn để không ai biết bạn đã sử dụng nó. Trường CC không bị ẩn và việc sử dụng nó sẽ rõ ràng. Người nhận sẽ biết nếu họ đã được thêm vào trường CC hoặc BCC. Đảm bảo những người bạn có BCC không sử dụng nút Trả lời tất cả.
