Tin tức và phân tích của tất cả các thiết bị di động

Tạo biểu đồ Gantt để tổ chức dự án một cách hiệu quả

Biểu đồ Gantt là gì?

Được tạo ra vào những năm 1890 bởi kỹ sư Karol Adamiecki sau đó được Henry Gantt dân chủ hóa 20 năm sau, biểu đồ Gantt là một công cụ cho phép bạn hình dung nhanh về tiến độ tổng thể của một dự án và các bước cần thiết để đạt được nó.

Công cụ này cho phép bạn biểu diễn bằng đồ thị:

thời hạn chính xác của dự án, với ngày bắt đầu và ngày kết thúc, các nhiệm vụ khác nhau tạo nên dự án, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của từng nhiệm vụ này cũng như thời hạn của chúng, sự chồng chéo của các nhiệm vụ cũng như thời gian của từng chồng lên nhau.

Về mặt trực quan, công cụ này có dạng một bảng với một số yếu tố chính. Trong cột bên trái, có một danh sách các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ. Trục thời gian của dự án được nhập vào dòng tiêu đề. Cuối cùng, mỗi dòng tương ứng với một nhiệm vụ đã xác định và được biểu diễn bằng một hình chữ nhật dài hơn hoặc dài hơn tùy thuộc vào thời lượng ước tính. Màu sắc của các hình chữ nhật thường xác định người hoặc nhóm phụ trách nhiệm vụ.

Biểu đồ Gantt được biểu thị bằng một bảng liệt kê các nhiệm vụ và cho biết thời lượng của chúng. © AKrasov – stock.adobe.com

Tóm lại, biểu đồ Gantt giúp bạn có thể lập kế hoạch hiệu quả cho một dự án cũng như tuân theo các nhiệm vụ, thời hạn và nguồn lực được giao hàng ngày. Thông tin được tập trung và có thể truy cập được cho tất cả mọi người nhờ một thao tác đơn giản.

Các công cụ hiệu quả để cải thiện năng suất của bạn

Các bước tạo biểu đồ Gantt

Để lập kế hoạch dự án một cách hiệu quả bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt, cần phải tuân theo một loạt các bước:

1. Liệt kê các nhiệm vụ

Để thực hiện một dự án, điều quan trọng là phải bao gồm tất cả các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ cần thiết để nó hoạt động trơn tru. Bắt đầu bằng cách thiết lập một danh sách đầy đủ các hành động phải được thực hiện. Xác định các nhiệm vụ, từ ít quan trọng nhất đến quan trọng nhất bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên. Sử dụng hệ thống nhiệm vụ phụ để tổ chức rõ ràng hơn. Bước này đôi khi tẻ nhạt nhưng điều cần thiết là phải thực hiện nó một cách chính xác để ước tính chính xác nhất có thể thời gian thực hiện cho toàn bộ dự án và tránh mọi sự chậm trễ.

2. Liệt kê các tài nguyên có sẵn và giao nhiệm vụ

Mỗi dự án thực hiện đòi hỏi phải cung cấp các nguồn lực. Trong bước này, hãy liệt kê các nguồn nhân lực, vật lực và tài chính của bạn sẽ cho phép bạn thực hiện dự án. Tương tự, hãy cố gắng ước tính nguồn lực của bạn càng chính xác càng tốt để tránh bất kỳ bất ngờ khó chịu nào. Sau đó, cần phải giao các nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ phụ đã xác định trước cho những người có liên quan.

3. Đặt thời lượng của mỗi nhiệm vụ

Sau đó, cần phải chỉ định thời lượng ước tính cho mỗi nhiệm vụ, với cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc ở đây. Bước này sẽ xây dựng các hình chữ nhật xuất hiện trong biểu đồ Gantt, độ dài của chúng phụ thuộc vào thời gian ước tính.

Ngày kết thúc dự án của bạn có thể xuất phát từ ước tính này hoặc được xác định ở thượng nguồn, đối với những người có thời hạn. Trong trường hợp này, đó là ngày khởi động của dự án sẽ được trừ vào ước tính tổng thể của các nhiệm vụ sẽ được thực hiện. Hãy nhớ lập kế hoạch cho các mối nguy hiểm!

Khám phá 12 quy luật của thời gian

4. Xác định mối tương quan

Biểu đồ Gantt cũng cho phép bạn hình dung mối tương quan giữa các nhiệm vụ. Để làm rõ các mối tương quan này, hãy viết các mũi tên giữa các nhiệm vụ phụ thuộc. Hãy tưởng tượng rằng có một nhiệm vụ A, một nhiệm vụ B và một nhiệm vụ C. Ba nhiệm vụ này tương quan với nhau và các nhiệm vụ B và C không thể được thực hiện cho đến khi nhiệm vụ A hoàn thành. Nếu nhiệm vụ A bị trễ thời hạn, nó sẽ tự động được chuyển cho nhiệm vụ B và C. Một hoạt động rất thiết thực để sửa đổi thời gian thực trong suốt dự án.

5. Thêm các mốc quan trọng

Các mốc quan trọng thể hiện những ngày quan trọng có hiệu lực khi thực hiện dự án của bạn. Đây có thể là ngày họp quan trọng, ngày kết thúc giai đoạn, ngày bắt đầu sản xuất… Nói chung, các mốc quan trọng được thể hiện bằng các viên kim cương trên biểu đồ Gantt.

Các công cụ để quản lý hiệu quả các dự án của bạn