Vào ngày 13 tháng 3, tất cả nhân viên HelloWork đã về nhà với PC của họ để “thử nghiệm 2 ngày làm việc từ xa ”. Bạn biết phần còn lại: thời gian dùng thử này đã biến thành một hợp đồng vĩnh viễn. Trong thời gian chờ giải quyết, bộ phận kỹ thuật được huy động 100% để tiếp tục phát triển các tính năng mới cho các dịch vụ ứng viên, nhà tuyển dụng, trường học và trung tâm đào tạo. Tổng cộng, 110 người bị ảnh hưởng trong nhóm HelloWork, phần lớn trong số họ làm việc tại trụ sở chính ở Rennes.
Làm thế nào để làm việc từ xa đầy đủ tác động đến tổ chức? Những hành động nào cần được thực hiện để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi? Chúng ta thực sự có thể thực hiện một cuộc hồi tưởng Scrum ở tuổi 27 trên Metro Retro và Discord không? Những công cụ nào để sử dụng để tạo điều kiện làm việc từ xa? Và tổng quát hơn, những bài học nào có thể rút ra từ tháng đầu tiên bị giam giữ này? Gặp gỡ với nhóm khoa học dữ liệu cũng như Laure Baumann (giám đốc sản phẩm) và Ludovic Danilo (kỹ sư phát triển và bậc thầy scrum).
Tính linh hoạt, giao tiếp và các điều chỉnh được đo lường của tổ chức
Linh hoạt để dung hòa cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp
Tình huống mà chúng tôi đang gặp phải là chưa từng có. Từ trực tiếp sang làm việc qua điện thoại qua đêm sẽ phá vỡ thói quen của mọi người và nhất thiết tạo ra sự phân tán. Một số đang khám phá làm việc tại nhà, những người khác đang phải tung hứng giữa các dòng mã và chăm sóc con cái của họ. Để giảm tác động của những ràng buộc mới này đối với hiệu quả của dịch vụ, cần phải thích ứng. Đối với Laure, điều này đặc biệt liên quan đến việc tăng tính linh hoạt và giao tiếp liên tục.
Tôi điều chỉnh lịch trình của mình, bắt đầu sớm hơn hoặc kết thúc muộn hơn và thay đổi trạng thái Slack của mình để thông báo khi tôi học ở nhà.
Sự linh hoạt này phải làm cho nó có thể dung hòa được cuộc sống nghề nghiệp và cuộc sống cá nhân của anh ấy. Nó không nên dẫn đến sự thay đổi dần dần trong lịch trình: một số đôi khi gặp khó khăn khi chọn đồ vào cuối ngày, một xu hướng dường như đang giảm dần.
Trao đổi thường xuyên giữa tất cả nhân viên
Làm việc từ xa gây ra sự cô lập, trở nên trầm trọng hơn bởi bối cảnh bị giam cầm. Nhóm khoa học dữ liệu nhận xét đúng: “Nó cũng tước đi sự trao đổi không chính thức của nhân viên. Điều quan trọng là phải tái hiện những khoảnh khắc này một cách ảo diệu, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu thông thông tin, nhưng không chỉ: Laure nhấn mạnh tầm quan trọng của những cuộc trao đổi này để “cắt ngắn sự khởi đầu của sự khó chịu hoặc thất vọng. Điều quan trọng là phải chú ý đến thể trạng của các đội thời gian qua ”.
Việc chuyển đổi sang kỹ thuật số hoàn toàn cũng làm nổi bật sự khác biệt trong thời gian nói: những người hướng ngoại giao tiếp quá mức gây tổn hại cho những nhân viên kín đáo hơn. Ludovic tin rằng bậc thầy về scrum có thể đóng một vai trò nào đó trong việc xóa bỏ những bất bình đẳng này.
Biết cách trưng cầu tất cả các thành viên trong đội là một điểm cần thiết, cụ thể là thu thập ý kiến của những người có nền tảng trong thời điểm bình thường, những người có thể thậm chí còn hơn thế nữa trong giai đoạn đặc biệt này.
Giao tiếp là chìa khóa. Điều quan trọng là chọn kênh phù hợp cho từng phần thông tin. Không phải lúc nào cũng ủng hộ các trao đổi bằng văn bản trên các kênh thảo luận Slack, vì dữ liệu có thể không được chú ý. Có phản xạ gọi nhau để tránh các cuộc thảo luận dài bằng văn bản. Tuy nhiên, đôi khi, sử dụng email, mặc dù sự gia tăng của tin nhắn tức thời, vẫn là một cách hiệu quả để đảm bảo truyền tải các thông điệp quan trọng đến nhiều người nhất có thể và giữa các nhóm. Sự đa dạng của các hỗ trợ là một thế mạnh, bởi vì nó giúp kênh liên lạc có thể thích ứng với từng phần thông tin; nhưng nó cũng là một rủi ro vì nhân viên có thể bỏ sót một số dữ liệu nhất định nếu những công cụ này không được sử dụng một cách khôn ngoan.
Số dư cần được tìm thấy để điều chỉnh tổ chức
Bối cảnh mang đến những bất ổn về mặt xã hội, sức khỏe, trình độ kinh tế … Chúng ta có thể không thay đổi lộ trình và cách thức làm việc của mình. Chúng ta cũng có thể bị cám dỗ bởi việc đặt câu hỏi về tất cả các yếu tố xác định một tổ chức. Có vẻ như cần phải tìm ra phương tiện hạnh phúc: thích nghi, điều chỉnh hành động của nó vì các thông số đã thay đổi, nhưng cũng để bảo tồn các trụ cột thiết yếu đảm bảo năng suất.
Tại HelloWork, các nhóm kỹ thuật đã chú ý lưu giữ những khoảnh khắc giao lưu là trọng tâm của các phương pháp luận nhanh nhẹn: scrum hàng ngày, đánh giá sprint, hồi tưởng, lập kế hoạch … Một số tính năng mới: “Các em chào buổi sáng at the scrum ”, giám sát cẩn thận các thông báo trên Slack, làm việc đồng thời trong chia sẻ màn hình cho nhóm khoa học dữ liệu và các điểm đồng bộ hóa thường xuyên hơn giữa chủ sở hữu sản phẩm và scrum master để chia sẻ thông tin lưu hành thường xuyên hơn trong không gian mở.
Giai đoạn này cũng cho phép chúng tôi xác nhận rằng một số cuộc họp nhất định, mà chúng tôi muốn tổ chức “trực tiếp” trước khi giam giữ, là hoàn toàn khả thi từ xa bằng cách sử dụng các công cụ tốt.
Thậm chí hồi tố ở tuổi 27.
Tập trung vào phương pháp Scrum trong làm việc từ xa
Hồi tưởng ở tuổi 27 làm việc tại nhà với Metro Retro
Trong bộ phận kỹ thuật HelloWork, 5 các nhóm tính năng dành riêng để xây dựng các tính năng cho các ứng viên. Vào cuối mỗi lần lặp lại, họ thực hiện hồi cứu để thúc đẩy sự thể hiện của mọi người và cải tiến liên tục. Tác động tiềm tàng của chế độ từ xa đối với cảm xúc của nhân viên đã thúc đẩy Ludovic tổ chức một cuộc truy cứu chung 5 các đội (27 người tham gia) về chủ đề làm việc từ xa trong điều kiện bắt buộc. “Bạn phải tìm đúng công cụ đầu tiên (ở đây, Metro Retro), bởi vì một số bị hạn chế. Sau đó, vượt qua quá trình phụ trách, với tư cách là một nhà tổ chức, để có thể truyền tải những điều quan trọng tối thiểu cho những người tham gia, để họ có thể sử dụng nó mà không cần đào tạo cụ thể. May mắn thay, trong lĩnh vực của chúng tôi, mọi người cực kỳ cởi mở với công nghệ và thích ứng rất nhanh với các công cụ mới ”.
Khó khăn khác bao gồm việc tìm ra một khoảng thời gian “không quá dài” để tập hợp 27 người tham gia lại với nhau, một số người trong số họ có những khó khăn, đặc biệt là những người thân trong gia đình.
Sau đó, bạn phải tiếp thêm năng lượng cho cả nhóm và giám sát thời gian nói một cách hợp lý. Điều này đòi hỏi quản lý thời gian chính xác và hạn chế sự tương tác của từng người tham gia. Chúng ta cũng phải đảm bảo rằng mọi người đều có thời gian nói như nhau.
Sự kiện này giúp chúng ta có thể xác định một số khó khăn và các lĩnh vực cần cải thiện để ngăn chặn một số thất vọng nhất định xảy ra.
Khởi chạy sản xuất từ xa với Discord
Bản phát hành sản xuất (MEP) có thể là một thời điểm nhạy cảm đối với các nhóm kỹ thuật, bởi vì bất kỳ sự phát triển chức năng nào cũng có thể làm mất ổn định hệ thống. Giao tiếp và khả năng đáp ứng của tất cả là những điểm cần thiết. Trái ngược với những gì người ta có thể tưởng tượng, khung làm việc từ xa dường như đã góp phần cải thiện rõ ràng quy trình. Ludovic thừa nhận rằng trước đây, “không phải lúc nào cũng tối ưu vì các đội tiếp tục làm việc trong suốt MEP. Kể từ khi bị giam giữ, một cuộc trò chuyện âm thanh dành riêng cho người quản lý MEP và các đồng nghiệp Ops của anh ta đã được mở trên Discord mỗi khi sản xuất được đưa vào sản xuất. Gần như toàn bộ nhóm kết nối để theo dõi tiến trình của MEP trực tiếp. Mỗi người có thể can thiệp chỉ trong vài giây vào một chủ đề mà họ quan tâm và yêu cầu kiểm tra nhanh chóng ”.
Toàn bộ nhóm đều chính thức: giao tiếp trong quá trình phát hành sản xuất hiệu quả hơn nhiều vì chúng được thực hiện từ xa!
Lưu ý rằng Discord đã được sử dụng để khắc phục những hạn chế của Slack. Phương pháp này sẽ được sử dụng lại cho các MEP tiếp theo và cũng nên được áp dụng khi các nhóm đã trở về văn phòng của họ, với tính linh hoạt được cung cấp.
Bản demo kỹ thuật ở mức 50 trên Zoom
Các nhóm thường xuyên trình bày các phát triển chức năng hoặc kỹ thuật đã thực hiện cho toàn bộ bộ phận. Laure nhớ lại rằng “những khoảnh khắc này rất quan trọng vì chúng tạo điều kiện cho việc truyền đạt kiến thức và trao đổi giữa các đội”. Nhóm biên tập, phụ trách phát triển BDM, đã khánh thành định dạng toàn bộ từ xa của bản trình diễn kỹ thuật. Chủ đề: cuộn vô hạn, một tính năng cho phép bạn di chuyển từ bài viết này sang bài viết khác chỉ bằng cách cuộn trang trên trình duyệt của bạn.
Zoom, một công cụ thích hợp cho các cuộc trình diễn kỹ thuật. Tín dụng: HelloWork.Chúng tôi đã sử dụng Zoom vì nó thích ứng hoàn hảo với loại định dạng này: tiếp nhận một số lượng lớn người tham gia, định dạng bản trình bày với chia sẻ màn hình, sự can thiệp của một số người thuyết trình, micrô của khán giả bị tắt trong khi trình diễn, tin nhắn bằng trò chuyện trong khi trình bày và kích hoạt lại các micrô ở cuối để trao đổi bằng miệng.
Sự gò bó làm lung lay thói quen làm việc, đặc biệt là khi mới bắt đầu. Nhưng nó cũng có thể chứng minh những điểm nhất định: khả năng phục hồi, sự đoàn kết của các nhóm và hiệu quả của teleworking khi nhân viên có một trạng thái tinh thần nhanh nhẹn và tổ chức linh hoạt, thích ứng với tình huống chưa từng có này trong khi dựa vào những gì rèn luyện được. bản sắc, cho phép hiệu quả của nó. Cuối cùng, hãy nhớ rằng để mọi thứ hoạt động, cần phải nhờ đến các chuyên gia mạng và cơ sở hạ tầng tận tâm và có năng lực, để quá trình chuyển đổi từ văn phòng về nhà diễn ra với ít ma sát nhất có thể trong khi vẫn duy trì mức độ bảo mật cao. Kinh nghiệm thành công cho đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi, với những con đường cải tiến tuyệt vời sẽ cho phép chúng tôi hoạt động hiệu quả và linh hoạt hơn so với trước khi bị hạn chế này.
