Các doanh nghiệp đang dần chuyển sang làm việc từ xa và họp trực tuyến. Ai có thể ngờ rằng quá trình chuyển đổi số thường mất nhiều năm để phát triển lại có thể đạt được trong khoảng thời gian vài tháng?
Đây chính xác là suy nghĩ của CEO Microsoft Satya Nadellatrích dẫn: “”
Những đối thủ trong những năm qua đã trở thành chất xúc tác cho quá trình chuyển đổi số, đặc biệt là trong cách thức hoạt động của các doanh nghiệp. Nó không còn là hoạt động kinh doanh như thường lệ nữa. Thay vào đó, nó đã kích hoạt sự xuất hiện của một khái niệm chuyển đổi mới: nơi làm việc số.
Nhưng nơi làm việc kỹ thuật số là gì?
Nơi làm việc số là gì?
Nơi làm việc kỹ thuật số là môi trường mà con người, doanh nghiệp và công nghệ kết hợp với nhau. Ngày nay, chúng ta đang chứng kiến sự áp dụng rộng rãi các giải pháp kỹ thuật số như sử dụng thiết bị IoT (điện thoại thông minh, hệ thống an ninh).
Về vấn đề này, chữ ký điện tử và chữ ký số cho phép các công ty hoàn thành công việc nhanh hơn thông qua tự động hóa. Nó cho phép các doanh nghiệp tăng năng suất thông qua công nghệ và giải pháp sáng tạo.
Nhân viên không còn bị giới hạn bởi các rào cản vật lý sau khi áp dụng không gian làm việc kỹ thuật số. Sự tiện lợi của nó cho phép họ làm việc từ bất kỳ đâu bằng bất kỳ thiết bị nào tại bất kỳ thời điểm nào.
Có lẽ người ta thậm chí có thể lập luận rằng nơi làm việc kỹ thuật số là tương lai của công việc. Sớm thôi, tất cả các doanh nghiệp sẽ hoạt động trong môi trường kỹ thuật số. Khi công nghệ tiến bộ, các doanh nghiệp đang tìm ra những cách tốt hơn để làm cho công việc hiệu quả hơn cho cả công ty và những người điều hành chúng.
Trung tâm tài liệu dựa trên đám mây
Quá trình chuyển đổi số mà chúng ta đã quan sát trong nhiều năm qua đã cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Nó cũng làm tăng năng suất và giúp các công ty vượt qua mục tiêu của mình. Trước đây, mọi người phải chuyển qua các giấy tờ vật lý để ký và xác minh các tài liệu và giấy tờ mất nhiều ngày để hoàn thành.
Hiện nay, các trung tâm tài liệu đám mây cho phép các công ty ký tài liệu của họ trong vòng vài phút. Chữ ký số để ký tài liệu đã trở nên an toàn và hợp lý hơn. Xét cho cùng, các doanh nghiệp cần có nền tảng bảo mật để đảm bảo các tài liệu pháp lý được ký trực tuyến một cách an toàn.
Các trung tâm ký tài liệu dựa trên đám mây như Dấu hiệu GMO cung cấp nhiều trường hợp sử dụng cho mọi ngành. Ví dụ, các ngành trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe có thể tận dụng chữ ký số cho đơn thuốc điện tử, đưa bệnh nhân lên tuyến trên, báo cáo điện tử và thậm chí là đưa nhân viên lên tuyến trên.
Tương tự như vậy, nó cũng có thể được sử dụng cho nhiều quy trình ký tài liệu trong ngành du lịch, giáo dục, bảo hiểm và kỹ thuật, cùng nhiều ngành khác.
Quốc gia của bạn đã thông qua Đạo luật giao dịch điện tử chưa?
Bạn có thắc mắc liệu quốc gia của bạn có chấp nhận chữ ký số và chữ ký điện tử không? Bạn có thể kiểm tra danh sách luật đã ký liên quan đến chữ ký điện tử và chữ ký số này.
Nếu bạn đến từ khu vực APAC, đây là danh sách tóm tắt của Đạo luật Giao dịch Điện tử. Nếu bạn đang tìm kiếm danh sách toàn diện hơn, hãy xem thư mục này.
Giải pháp chữ ký số và chữ ký điện tử
Sự khác biệt là gì?
Sự nhầm lẫn giữa các thuật ngữ chữ ký số và chữ ký điện tử khá phổ biến. Mặc dù chúng có thể được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng rất khác nhau.
Mặc dù cả giải pháp chữ ký số và chữ ký điện tử đều cho phép người ký xác minh danh tính của họ, Đạo luật ESIGN định nghĩa chữ ký điện tử là “”
Điều này đề cập đến bất kỳ biểu hiện đồng ý điện tử nào. Một số ví dụ bao gồm đánh dấu vào ô kiểm điều khoản và điều kiện, hình ảnh chữ ký viết tay hoặc tên ở cuối email.
Trong khi đó, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử sử dụng mật mã và liên kết chúng với người ký thông qua chứng chỉ số. Mỗi người ký cần có một chứng chỉ số để được liên kết và xác định với các tài liệu yêu cầu chữ ký của họ.
Để có được chứng chỉ số, người ký sẽ cần sự trợ giúp của một Cơ quan cấp chứng chỉ (CA) của bên thứ ba đáng tin cậy. CA chịu trách nhiệm cung cấp, xác định và xác thực chữ ký số.
Tóm lại, chữ ký điện tử có nghĩa là thể hiện ý định thực hiện một việc gì đó như ký hợp đồng và chấp nhận các điều khoản và điều kiện. Trong khi đó, chữ ký số có nghĩa là xác thực và chứng minh rằng bạn là người mà bạn nói thông qua chứng chỉ số.
Tại sao tôi cần thứ này?
Quá trình ký tài liệu truyền thống rất tốn công. May mắn là các giải pháp chữ ký điện tử và kỹ thuật số, như GMO Sign, cung cấp cả chữ ký kỹ thuật số và chữ ký điện tử cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.
Bên cạnh thực tế là công ty của bạn có thể tiết kiệm tới 80% về thời gian và công sức thủ công bằng cách chuyển sang kỹ thuật số, đây là lý do tại sao bạn nên bắt đầu số hóa quy trình ký tài liệu của mình:
- Tiết kiệm chi phí ký kết – Một nền tảng ký tài liệu tốt thường cung cấp các tùy chọn chữ ký kép như chữ ký điện tử và chữ ký số được AATL chấp thuận.
- Đơn giản hóa toàn bộ quá trình ký tài liệu của bạn – Nền tảng ký tài liệu mang lại hiệu quả mà công ty bạn cần thông qua quy trình ký tự động.
- Có thể ký tài liệu trong vài phút – Việc ký tài liệu có thể được theo dõi theo thời gian thực, cho phép người dùng chỉ mất vài phút để yêu cầu chữ ký trên bất kỳ loại tài liệu nào.
- Cung cấp quy trình và hoạt động hiệu quả – Các giải pháp ký kết dựa trên đám mây giúp loại bỏ chi phí phần cứng liên quan đến việc lưu trữ vật lý, lưu trữ và truy xuất tài liệu.
- Tăng cường sự tuân thủ – Một phần mềm ký tài liệu tốt cung cấp chữ ký điện tử và chữ ký số có tính ràng buộc pháp lý, đáp ứng yêu cầu tuân thủ quy định của luật quản lý chữ ký điện tử có giá trị pháp lý.
Phần kết luận
Quá trình chuyển đổi sang nơi làm việc kỹ thuật số có thể được thực hiện dễ dàng hơn thông qua những tiến bộ trong công nghệ và các giải pháp kỹ thuật số. Ngày nay, các trung tâm tài liệu dựa trên đám mây đang chuyển đổi cách các doanh nghiệp ký và gửi tài liệu của họ. Chúng đang dần được các công ty áp dụng vì đây là giải pháp hoạt động trong môi trường từ xa/không gian làm việc ảo.
Đây là lý do tại sao các giải pháp chữ ký số và điện tử như GMO Sign là một trong những giải pháp không thể thiếu đối với những ai muốn làm cho nơi làm việc kỹ thuật số trở nên hiệu quả hơn.
