Mọi người thường giả định hoặc hiểu sai vai trò của Người quản lý nguồn lực (RM) và Người quản lý dự án (PM), nhưng vai trò và trách nhiệm của họ rất khác nhau trong một tổ chức.
PM và RM đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được điều này nếu công ty muốn thực hiện dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Cả hai chức năng đều cần thiết để hoàn thành thành công nhiệm vụ.
PM làm việc trên các dự án cụ thể trong khi RM làm việc ở cấp đơn vị kinh doanh. Người quản lý dự án đảm bảo rằng dự án được phân phối trong khung thời gian và ngân sách đã chỉ định và RM đảm bảo rằng các nguồn lực phù hợp được phân bổ cho các dự án.
Công việc của RM bắt đầu sau khi tổ chức giành được hợp đồng. RM đảm bảo rằng các nguồn lực phù hợp được đưa ra và sau khi hoàn thành, họ chuyển sang dự án khác.
Công việc của người quản lý dự án là quản lý các tài nguyên này và phân phối dự án theo phạm vi và SLA (Thỏa thuận cấp độ dịch vụ).
Một điểm quan trọng cần lưu ý là nếu không có nguồn lực phù hợp, dự án sẽ không bắt đầu, vì vậy trong bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, vai trò của RM và PM luôn song hành với nhau.
Vai trò của Người quản lý dự án (PM)
Người quản lý dự án chịu trách nhiệm phân phối dự án từ đầu đến cuối và xử lý một hoặc nhiều dự án. Công việc chính của PM là đạt được các mốc quan trọng của dự án trong một SLA (Thỏa thuận cấp độ dịch vụ) đã xác định và quan trọng là trong phạm vi ngân sách.
Vai trò của PM là dự án cụ thể và tập trung vào việc phân phối dự án trong phạm vi và lịch trình với sự trợ giúp của nhóm dự án. Nói tóm lại, Người quản lý dự án là chủ sở hữu dự án và công việc của họ là đảm bảo rằng dự án được chuyển giao một cách thỏa đáng, phù hợp với mục tiêu của công ty và mong đợi của khách hàng.
Trách nhiệm của người quản lý dự án
- Lập kế hoạch, giám sát và phát triển các kế hoạch quản lý dự án và giao tiếp giữa các bên liên quan và ban quản lý.
- Lập ngân sách và đảm bảo phân phối hiệu quả chi phí của các dự án mà không ảnh hưởng đến các tiêu chuẩn.
- Giám sát Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) để theo dõi hiệu suất dự án.
- Phân phối dự án trong ngân sách và phạm vi.
- Quản lý rủi ro – Xác định rủi ro và lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro.
- Làm việc trên CSI (Cải tiến Dịch vụ Liên tục) cho các dịch vụ đồng đô la mềm và cứng.
- Chịu trách nhiệm về SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn), hồ sơ quãng đường và các tài liệu khác.
- Chịu trách nhiệm về CSAT (Đánh giá sự hài lòng của khách hàng) – theo dõi, cải tiến và kết thúc.
- Chịu trách nhiệm đánh giá dự án và quy trình chất lượng như Six Sigma.
- Quản lý con người – động lực nhóm, đánh giá, thăng chức, cấu trúc con đường sự nghiệp, v.v.
Vai trò của Người quản lý nguồn lực (RM)
Vai trò chính của RM là cung cấp cho các nhà quản lý dự án đủ nguồn lực để hoàn thành dự án. PM làm việc ở cấp dự án và RM làm việc ở cấp đơn vị kinh doanh (BU) để đảm bảo rằng BU có đủ nguồn lực để đáp ứng các cam kết của mình.
RM không bị ràng buộc với bất kỳ dự án cụ thể nào, nhưng thực sự vai trò của họ là tạm thời cho một dự án cụ thể và khi các nguồn lực đã được lấp đầy, họ sẽ chuyển sang dự án khác.
Trách nhiệm của người quản lý tài nguyên
- Hiểu ngân sách dự án và phân bổ nguồn lực phù hợp cho dự án
- Kế hoạch sẵn có: RM phải đảm bảo rằng máy trạm luôn được sử dụng đầy đủ tài nguyên và phải biết về các dự án đang được triển khai.
- Quét và lọc tài nguyên theo kinh nghiệm, kỹ năng và tính khả dụng
- Phối hợp với người quản lý dự án để xác định vị trí những người sử dụng quá mức và dưới mức và những người có trình độ phù hợp được điều chỉnh cho phù hợp với các dự án.
- RM cũng có thể làm việc với các nhà quản lý dự án để phân bổ lại nguồn lực, điều chỉnh các yêu cầu và đánh dấu các yêu cầu nguồn lực quan trọng để tuyển dụng bên ngoài.
- Thỉnh thoảng, RM kết nối với các nhà quản lý dự án để tìm hiểu về các dự án sắp tới và hiểu các yêu cầu về nguồn lực.
- Trong một số trường hợp, RM có thể liên hệ với bộ phận liên quan để thảo luận về hiệu suất của nhân viên, đào tạo, phát triển nguồn lực, v.v.
- Làm việc với nhóm phát triển kinh doanh của bạn để đánh giá các yêu cầu về nguồn lực
- RM cần kết nối với các nhà cung cấp bên ngoài để tạm thời bổ sung nguồn lực trong trường hợp có nhu cầu cấp bách.
- Luôn cập nhật các quy định pháp luật lao động mới nhất, quy trình lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, v.v.
Sự khác biệt giữa Trình quản lý dự án (PM) và Trình quản lý tài nguyên (RM)
Vai trò của PM và RM khác xa nhau, nhưng sau đó cả hai phải làm việc cùng nhau để hoàn thành dự án một cách thành công.
Bàn thắng
Mục tiêu của người quản lý dự án là cung cấp các dự án mà không vi phạm SLA (Thỏa thuận mức dịch vụ), trong phạm vi và ngân sách. Họ áp dụng các phương pháp hay nhất như ITIL, Six Sigma, v.v. và triển khai các dự án với sự trợ giúp của các nguồn lực trong nhóm. Họ nhằm mục đích tạo ra lợi nhuận và đạt được sự hài lòng của khách hàng.
RM quản lý tài nguyên hiệu quả. Mục tiêu của họ là cung cấp đầy đủ nguồn lực cho dự án và đảm bảo mức độ hài lòng cao của nhân viên cũng như đạt được các mục tiêu nghề nghiệp của họ.
Phương thức vận chuyển
Khi công ty giành được hợp đồng, người quản lý dự án xác định phạm vi của dự án và gửi ước tính tài nguyên cho người quản lý tài nguyên. RM bắt đầu giới thiệu tài nguyên từ các kênh nội bộ, chẳng hạn như băng ghế dự bị, tài nguyên được phát hành từ các dự án khác, v.v. Trong một số trường hợp, họ có thể gắn cờ để thuê tài nguyên từ các nguồn bên ngoài, chẳng hạn như cơ sở tuyển dụng hoặc hợp đồng.
Chấp hành
RM theo dõi việc sử dụng tài nguyên bằng các công cụ như PeopleSoft hoặc các công cụ khác. Họ liên tục kiểm tra việc sử dụng quá mức, sử dụng dưới mức, đã lập hóa đơn, chưa lập hóa đơn, v.v., sau đó điều chỉnh kế hoạch và thảo luận với người quản lý dự án.
Nếu RM không thể cung cấp nguồn lực đúng hạn, thì khả năng cao là leo thang, bị phạt và thậm chí mất dự án trong một số trường hợp.
Người quản lý dự án phân tích dự án về mặt rủi ro và nếu anh ta lường trước được bất kỳ rủi ro nào, anh ta sẽ chuẩn bị một kế hoạch giảm thiểu rủi ro. Cùng với điều này, họ thường xuyên đánh giá việc thực hiện dự án. Để đạt được điều này, họ sử dụng các mốc quan trọng. Người quản lý dự án đảm bảo rằng dự án sẽ được hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách mà không có thời gian chết, leo thang và vi phạm SLA.
Bộ kỹ năng cần thiết cho PM và RM
Là người quản lý dự án, anh ta có nhiều trách nhiệm khác nhau, anh ta cần có một số kỹ năng cơ bản, bao gồm:
- khả năng thích ứng
- Quản lý dự án
- Nhiệm vụ
- Kỹ năng giao tiếp xuất sắc
- Khả năng suy nghĩ bên ngoài hộp
- Bí quyết và thời điểm ủy quyền
- Dự báo
- Khả năng lãnh đạo
- Xử lý sự cố
- Suy nghĩ chiến lược
Người quản lý tài nguyên cần các bộ kỹ năng cụ thể sau đây để hoàn thành vai trò của mình một cách hiệu quả.
- Kỹ năng giao tiếp xuất sắc
- nhận thức về công nghệ
- Kỹ năng đàm phán vượt trội
- Uyển chuyển
- Ra quyết định nhanh chóng
- tham gia
- Phân tích và dự báo
- Những kĩ năng thuyết trình
Các công cụ được sử dụng bởi Trình quản lý dự án (PM) và Trình quản lý tài nguyên (RM)
Người quản lý dự án có vai trò nhiều mặt liên quan đến nhóm, lịch trình, quản lý, chi phí, báo cáo và phạm vi. Rất khó để thực hiện thủ công tất cả các hoạt động này với độ chính xác chính xác, vì vậy các công cụ và phần mềm đặc biệt luôn sẵn có dành cho người quản lý.
Các công cụ quản lý dự án là một tài sản tuyệt vời cho các nhà quản lý dự án để tổ chức và quản lý các dự án và nhiệm vụ một cách hiệu quả. Các công cụ này có thể được tùy chỉnh theo các kích thước khác nhau và cho các mục đích khác theo yêu cầu của dự án.
Hãy xem người quản lý dự án sử dụng những công cụ nào để thực hiện dự án
#1. Thứ hai
Thứ hai là một công cụ quản lý dự án toàn diện dựa trên đám mây. Người quản lý dự án có thể sử dụng công cụ này để lập kế hoạch, theo dõi và cập nhật trạng thái dự án.
Nó có hơn 200 mẫu tích hợp giúp dễ dàng tạo quy trình công việc và quản lý các hoạt động của nhóm.
Giao diện người dùng hấp dẫn trực quan rất dễ sử dụng mà không cần đào tạo và chức năng kéo và thả giúp bạn tùy chỉnh các mục và mục con cũng như cập nhật quy trình công việc trong thời gian thực.
Biểu diễn dữ liệu độc đáo của nó cho phép PM biểu diễn quy trình làm việc của dự án bằng biểu đồ Gantt. Khung Kanban cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi trạng thái công việc hiện tại bất cứ lúc nào.
Phần mềm này có ba phiên bản – Cơ bản, Tiêu chuẩn và Chuyên nghiệp, và giá cả tương ứng 8 USD, 10 USD và 16 USD/ghế/tháng. Thậm chí còn có phiên bản doanh nghiệp hỗ trợ các tính năng tùy chỉnh và môi trường rất phức tạp.
#2. viết
Phần mềm Wrike đảm bảo thực hiện dự án liền mạch. Công cụ này giúp các nhà quản lý dự án quản lý, theo dõi và ngăn chặn sự chậm trễ trong các hoạt động của dự án.
Công cụ này cung cấp cho bạn khả năng hiển thị toàn bộ dự án để đảm bảo quản lý tác vụ và tài nguyên dễ dàng, đồng thời giúp bạn luôn đúng tiến độ.
Phần mềm theo dõi thời gian, bảng Kanban tùy chỉnh, bảo mật cấp doanh nghiệp và tự động hóa quy trình làm việc mang đến cho bạn khả năng hiển thị và kiểm soát dự án hoàn chỉnh.
Bất kể ngành hoặc lĩnh vực của bạn là gì, công cụ này không ngừng hoàn thành công việc cho người quản lý dự án. Công cụ này có thể được sử dụng bởi nhiều lĩnh vực khác nhau như CNTT, tiếp thị kỹ thuật số, quản lý sản phẩm và dự án, dự án tư vấn, dịch vụ chuyên nghiệp, hoạt động kinh doanh, v.v.
Tìm thêm các công cụ quản lý dự án tại đây.
Các công cụ được sử dụng bởi Trình quản lý tài nguyên
Người quản lý tài nguyên sử dụng các công cụ và mẫu để hoàn thành công việc của họ một cách hiệu quả.
Tùy thuộc vào quy mô của dự án hoặc hồ sơ của nhóm và công ty, người quản lý tài nguyên có thể chọn từ nhiều công cụ quản lý tài nguyên có sẵn trên thị trường hiện nay.
đội ngũ
Teamdeck là phần mềm quản lý tài nguyên đám mây mạnh mẽ và hoàn chỉnh. Phần mềm được hưởng lợi từ việc lập lịch trình tài nguyên, theo dõi thời gian, kiểm tra tính khả dụng và tạo báo cáo tùy chỉnh.
Bảng điều khiển quản lý tài nguyên linh hoạt cung cấp tất cả thông tin chi tiết về tài nguyên được gán cho dự án và khả năng hiển thị khối lượng công việc hiện tại và tương lai.
Cho dù là làm việc lâu dài, tạm thời hay thậm chí là làm việc tự do, tất cả các nguồn lực đều có thể được theo dõi và bảng chấm công của họ có thể được duy trì.
Một trong những khả năng thích ứng tốt nhất của nó là nó cung cấp khả năng tích hợp phần mềm API với các công cụ khác như Slack, Zapier, v.v. Có thể sử dụng các mẫu tích hợp có thể tùy chỉnh thêm để báo cáo.
Phần mềm được dùng thử miễn phí trong bảy ngày, sau đó phải trả phí 3$0,99/thành viên nhóm mỗi tháng.
Một số công cụ nhân sự dựa trên SaaS phổ biến hơn được giải thích bên dưới.
Kết luận 👩 🏫
Người quản lý dự án và Người quản lý tài nguyên là hai tiêu chuẩn quan trọng để hoàn thành nhiệm vụ thành công. Sử dụng các công cụ hỗ trợ và tự động hóa công việc của họ sẽ tăng tốc đáng kể các nhiệm vụ hàng ngày, tăng cường giao tiếp được tổ chức tốt và quan trọng nhất là sẽ cho phép bạn kiểm soát ngân sách và chi phí.
Việc lựa chọn các công cụ cụ thể dựa trên nhu cầu, dự án và công ty. Để bắt đầu, tôi đề xuất thử nghiệm công cụ, kiểm tra tính khả thi của nó và sau đó đưa ra quyết định cuối cùng.
Có thể bạn quan tâm Phần mềm quản lý dự án mã nguồn mở tốt nhất
