Biên bản cuộc họp: tại sao chúng quan trọng?
Biên bản là tài liệu thiết yếu, phải được lập sau mỗi cuộc họp. Nó cung cấp một bản tóm tắt về bản chất của các cuộc trao đổi, các đề xuất khác nhau từ các diễn giả và các quyết định đã được đưa ra. Trong trường hợp này, nó có lợi thế là sắp xếp các cuộc thảo luận để tạo ra các cuộc họp hiệu quả, tập trung vào một đối tượng xác định. Tuy nhiên, báo cáo thường được đưa về trạng thái dự thảo, do đó mất đi tính tổng hợp và rõ ràng.
May mắn thay, hiện nay có nhiều công cụ cho phép bạn tiết kiệm đáng kể thời gian trong việc tạo báo cáo cũng như tạo ra các báo cáo toàn diện và được ưu tiên. Các công cụ này có thể tích hợp tính năng ghi chú tự động, theo dõi nhiệm vụ, mô tả các bước, v.v.
Các công cụ tốt nhất để quản lý tất cả các cuộc họp của bạn
10 điểm chính để báo cáo thành công
-
Sử dụng các công cụ thích hợp : Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, các công cụ khác nhau có thể cho phép bạn tạo điều kiện thuận lợi cho việc viết báo cáo. Nếu bạn đang họp trực tuyến, nền tảng hội nghị truyền hình có thể cung cấp cho bạn các tính năng tạo ghi chú hoặc tóm tắt tích hợp sẵn. Bạn cũng có thể chọn phần mềm phiên âm để tiết kiệm thời gian viết.
Bổ nhiệm báo cáo viên: Trước cuộc họp, điều cần thiết là phải xác định một báo cáo viên sẽ chịu trách nhiệm ghi chép và lập báo cáo. Điều này sẽ giúp bạn không phải đối mặt với những ghi chú rải rác, thường không đầy đủ, do những người đối thoại khác nhau ghi lại. Nếu sử dụng công cụ chép lại, người báo cáo sẽ chịu trách nhiệm xác minh nội dung và tối ưu hóa việc tổ chức thông tin.
Viết biên bản ngay sau cuộc họp: sau cuộc họp chắc chắn là thời điểm tốt nhất để bạn viết biên bản. Thật vậy, những thông tin quan trọng vẫn còn mới mẻ trong tâm trí bạn và của những người tham gia, những người mà bạn có thể yêu cầu trong trường hợp có nghi ngờ. Điều này cũng sẽ cho phép bạn nhanh chóng phân phối bản tóm tắt.
Ghi lại cuộc họp: Trong các cuộc họp, việc ghi chép đôi khi có thể phức tạp, đặc biệt nếu có nhiều ý tưởng và mâu thuẫn. Vì vậy, việc ghi lại cuộc họp để đảm bảo bạn có thể theo dõi là điều cần thiết. Việc ghi âm cũng có thể cho phép bạn sử dụng phần mềm ghi âm tự động sau cuộc họp. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều đồng ý với việc ghi âm này.
Nhớ lại bối cảnh của cuộc họp: Thông tin đầu tiên cần nêu trong báo cáo là ngày, thành phần tham gia và chủ đề của cuộc họp. Những yếu tố này đóng khung bối cảnh và cung cấp cơ sở rõ ràng để hiểu các cuộc thảo luận diễn ra như thế nào. Sau đó, bạn sẽ có thể phân loại một cách hiệu quả các báo cáo của cùng một dự án.
Nêu bật các quyết định đã đưa ra: một cuộc họp mang tính xây dựng phải dẫn đến việc ra quyết định. Do đó, báo cáo phục vụ mục đích cung cấp bằng chứng về những lựa chọn đã được thực hiện. Nếu đã xác định được, bạn cũng có thể tích hợp lịch các bước cho đến cuộc họp tiếp theo, nhằm mang lại tầm nhìn rõ ràng cho những người tham gia.
Lưu ý những điểm đồng ý và không đồng ý: báo cáo cuộc họp phản ánh tình trạng tiến độ của một dự án tại một thời điểm nhất định. Do đó, điều quan trọng là phải nhấn mạnh những điểm khác nhau và những điểm có sự đồng thuận trong các nhóm. Điều này sẽ cho phép bạn chỉ định các yếu tố cần phân tích bổ sung hoặc quan điểm bên ngoài.
Đề xuất bố cục rõ ràng, gọn gàng: tài liệu phải dễ đọc và phải cho phép nhân viên vắng mặt trong cuộc họp có thể hiểu nhanh các vấn đề và các yếu tố chính được thảo luận. Vì vậy hãy đảm bảo làm một bản tóm tắt tổng hợp, thoáng đãng, chú ý sắp xếp thông tin. Đặc biệt, bạn có thể chọn một mẫu, mẫu này sẽ giúp bạn quản lý bản trình bày và chuẩn hóa các báo cáo khác nhau của mình.
Xác thực báo cáo: tất cả những người tham gia không nhất thiết phải có trải nghiệm giống nhau về cùng một cuộc họp. Vì vậy, sau khi báo cáo của bạn đã được viết xong, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng tất cả những người đối thoại đều đồng điệu với tài liệu của bạn. Bước này đặc biệt quan trọng vì báo cáo đóng vai trò là bằng chứng về quan điểm của mọi người và các quyết định được đưa ra.
Sắp xếp biên bản ở nơi dễ tiếp cận: Sau khi bản tóm tắt của bạn đã được tạo xong, bạn nên cung cấp bản tóm tắt đó cho các cộng tác viên khác nhau trong một không gian chung liệt kê tất cả các biên bản cuộc họp cho cùng một dự án. Do đó, bạn sẽ cho phép nhân viên tìm thấy bằng chứng về các giai đoạn khác nhau của công việc. Báo cáo có thể được truy cập thông qua máy chủ nội bộ, trên đám mây hoặc trên nền tảng làm việc cộng tác.
