Việc có hệ thống quản lý tài trợ tốt nhất sẽ đơn giản hóa toàn bộ quy trình tài trợ và giúp các tổ chức phi lợi nhuận và nhà tài trợ dễ dàng đẩy nhanh quá trình nộp đơn xin tài trợ của họ.
Nguồn tài trợ chính cho các tổ chức phi lợi nhuận là các khoản tài trợ. Các tổ chức phi lợi nhuận cần những khoản tiền này để thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ quỹ hoạt động, chi phí khởi nghiệp và phúc lợi nhân viên cho đến việc mua lại các công nghệ mới.
Tuy nhiên, toàn bộ vòng đời tìm kiếm các khoản trợ cấp, xử lý và hoàn thành đơn xin trợ cấp có thể gây khó khăn và tốn thời gian.
Đây là nơi hệ thống quản lý tài trợ xuất hiện.
Hãy nói về phần mềm quản lý tài trợ tốt nhất dành cho các tổ chức phi lợi nhuận để bạn có thể chọn phần mềm tốt nhất phù hợp với yêu cầu của mình.
Phần mềm quản lý tài trợ là gì?
Phần mềm quản lý tài trợ đơn giản hóa và quản lý toàn bộ quá trình trao và quản lý quỹ. Từ việc khám phá, ưu tiên và soạn thảo dự án cho đến tuân thủ quy định, theo dõi tài chính và hoàn thành các khoản tài trợ, phần mềm này sẽ hỗ trợ các tổ chức phi lợi nhuận trên mọi bước đường.
Phần mềm này trở nên hữu ích cho các tổ chức trong việc tập trung tất cả các đơn xin cấp phép và quản lý hiệu quả từng bước của quy trình đăng ký cấp phép. Những nền tảng này giúp các tổ chức theo dõi từng bước và phát triển danh mục tài trợ của họ.
Phần mềm quản lý tài trợ hiện đại có các khả năng nâng cao như giúp các tổ chức tìm kiếm các loại tài trợ khác nhau, thu thập chúng và sau đó đăng ký chúng. Họ cũng mượn nhiều tính năng từ phần mềm gây quỹ phi lợi nhuận, giúp dễ dàng tìm thấy các cơ hội tài trợ mở phù hợp với tiêu chí của tổ chức bạn.
Phần mềm có các chức năng và khả năng phù hợp sẽ hướng dẫn bạn trong toàn bộ quá trình, bao gồm cả việc chuẩn bị và nhận được khoản trợ cấp mơ ước của bạn. Có rất nhiều phần mềm quản lý tài trợ có sẵn trên internet, độc lập hoặc là một phần của gói phần mềm gây quỹ phi lợi nhuận, giúp bạn dễ dàng lựa chọn hơn.
Lợi ích của phần mềm quản lý trợ cấp
Lợi ích của phần mềm quản lý tài trợ bao gồm:
# 1. Khả năng tìm được nhiều tài trợ hơn
Phần mềm quản lý tài trợ có thể cung cấp tất cả các tài trợ có sẵn cho bạn. Điều này giúp bạn tiết kiệm được việc tìm kiếm thủ công và hiển thị cho bạn tất cả các khoản trợ cấp có liên quan phù hợp với tiêu chí của bạn.
#2. Quy trình hợp lý
Các tổ chức phi lợi nhuận phụ thuộc rất nhiều vào phần mềm quản lý tài trợ vì nó hợp lý hóa toàn bộ quy trình đăng ký tài trợ. Nó lưu trữ tất cả tài liệu, tài nguyên và mẫu để chúng có thể được sử dụng lại hoặc tùy chỉnh theo yêu cầu cấp phép. Nó tăng tốc quá trình để bạn không phải mất hàng giờ để xin trợ cấp.
#3. Giảm thiểu các vấn đề về thời hạn
Việc quản lý thời hạn nộp đơn xin trợ cấp theo cách thủ công có thể khó khăn và trong nhiều trường hợp, các tổ chức đã bỏ lỡ thời hạn đó. Nhưng bằng cách sử dụng phần mềm quản lý tài trợ, bạn sẽ không bị lỡ thời hạn vì nó có thể cảnh báo bạn và ưu tiên quy trình.
#4. Tăng cơ hội thành công
Nhờ triển khai phần mềm quản lý tài trợ trong hệ thống của bạn, cơ hội thành công khi gửi đơn xin tài trợ sẽ tăng lên. Phần mềm này tìm thấy tất cả các yếu tố có liên quan trong đề xuất của bạn và nêu bật những yếu tố bạn nên loại bỏ hoặc cải thiện.
#5. Cải thiện giao tiếp nhóm
Khi các tổ chức phi lợi nhuận tích hợp phần mềm này, giao tiếp giữa người đăng ký và nhà tài trợ sẽ được cải thiện vì cả hai bên có thể cộng tác và theo dõi mọi hoạt động. Nhờ hệ thống tập trung, bạn có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên khác nhau trong nhóm, cho phép mỗi người trong số họ truy cập chúng.
Phần mềm quản lý tài trợ hoạt động như thế nào?
Phần mềm quản lý tài trợ hoạt động hiệu quả và hỗ trợ bạn ở mọi giai đoạn của quy trình quản lý tài trợ.
Nguồn: Gauri
- Khám phá tài trợ: Điều đầu tiên nó làm là tìm kiếm các nhà tài trợ và tài trợ tùy thuộc vào yêu cầu và tiêu chí của tổ chức.
- Nhận dạng nhà tài trợ: Sau đó, phần mềm sẽ giúp bạn tìm kiếm và xác định nhà tài trợ để tài trợ cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn. Trong thời gian này, bạn cũng có thể theo dõi tài chính của nhà tài trợ bằng hệ thống.
- Quản lý tài trợ: Sau khi hoàn tất phần khám phá, phần mềm sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi các cơ hội tài trợ của mình trong khi tuân thủ các chính sách của nhà tài trợ.
- Đánh giá kết quả: Cuối cùng, phần mềm giúp đánh giá kết quả của đơn xin tài trợ và cũng nêu bật bất kỳ yếu tố nào cần thay đổi trong đề nghị. Khi bạn thực hiện quá trình này, phần mềm sẽ cảnh báo và thông báo cho bạn về ngày đến hạn cũng như các sự kiện khác. Nhờ tự động hóa, nó giúp theo kịp tốc độ.
Sau đó, hãy xem xét các tính năng mà bạn có thể muốn xem xét trước khi chọn quản lý quyên góp.
Các tính năng cần xem xét trước khi chọn hệ thống quản lý tài trợ
Để hệ thống quản lý tài trợ mang lại kết quả tốt nhất, nó cần có các tính năng cơ bản như:
- Phát hiện trợ cấp: Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm các nguồn trợ cấp khác nhau và thông báo cho bạn khi chúng xuất hiện.
- Đơn xin tài trợ: Cung cấp khả năng dễ dàng gửi đơn đăng ký cho các nhà tài trợ.
- Báo cáo và theo dõi: Tính năng này giúp bạn theo dõi đơn đăng ký của mình cũng như xem trạng thái của quy trình.
- Viết đề xuất: Phần mềm này đi kèm với một công cụ giúp bạn dễ dàng tạo các đề xuất có chứa thông tin cần thiết.
- Quản lý rủi ro và giám sát tuân thủ: Giúp bạn giám sát việc tuân thủ và quản lý các vấn đề không tuân thủ thủ tục pháp lý.
- Nhắc nhở về thời hạn: Phần mềm phải nhắc nhở bạn về thời hạn của quy trình cấp phép theo định kỳ.
- Báo cáo tài chính: Phân tích tỷ lệ phần trăm chấp nhận tài trợ của bạn và số tiền bạn sẽ nhận được từ nhà tài trợ.
Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang phần mềm quản lý tài trợ tốt nhất dành cho các tổ chức phi lợi nhuận.
Lực lượng bán hàng
Sales Force cung cấp một trong những hệ thống quản lý trợ cấp tốt nhất trên thị trường có thể giúp bạn từng bước. Các mô-đun Quỹ đi tạo thành xương sống của hệ thống này, giúp việc theo dõi, quản lý và cung cấp các chương trình gây quỹ dễ dàng hơn.
Nhờ quản lý hiệu quả, nó kết nối các tổ chức phi lợi nhuận với các nhà tài trợ và đơn giản hóa quy trình đăng ký. Nó cũng giúp thực hiện từng bước một cách cẩn thận và cải thiện trải nghiệm của người thụ hưởng. Việc tiến hành thẩm định giúp các nhà tài trợ hiểu được liệu một tổ chức phi lợi nhuận cụ thể có phù hợp để đầu tư hay không.
Salesforce đã thiết kế hệ thống quản lý tài trợ của mình để cung cấp tất cả các nguồn lực cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài trợ. Nền tảng tích hợp cho phép liên hệ với nhóm, nhà tài trợ và người ra quyết định. Bằng cách sử dụng phần mềm, bạn cũng có thể tìm kiếm các giải pháp giúp tích hợp chúng với CRM của mình.
Ngày làm việc
Phổ biến với các tổ chức phi lợi nhuận trên khắp thế giới, Workday cung cấp cách tiếp cận hợp lý để quản lý các khoản tài trợ thông qua nền tảng của nó.
Phần mềm cung cấp giao diện được bố trí hợp lý với khả năng hiển thị đầy đủ về doanh thu tài trợ của bạn theo quý, số dư phần thưởng, điều khoản và các yếu tố khác để bạn có thể chắc chắn rằng mình đáp ứng tất cả các yêu cầu. Trang tổng quan này cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về nỗ lực của từng thành viên trong nhóm trong dự án, cho phép bạn trả lương cho họ dựa trên công việc của họ.
Bạn có thể dễ dàng quản lý tất cả việc tuân thủ cấp phép bằng cách đáp ứng các yêu cầu về tài khoản, thanh toán, báo cáo và tuân thủ của người được cấp phép. Phần mềm cũng có thể giảm thiểu mọi rủi ro không tuân thủ và loại bỏ mọi lỗi báo cáo.
Ngoài việc cung cấp các tính năng chính, Workday còn cung cấp các tài nguyên bạn cần để hợp lý hóa quy trình quản lý cấp phép của mình.
Tài trợ tốt
Good Grants là một nền tảng quản lý tài trợ trực tuyến mạnh mẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và nguồn lực đồng thời đơn giản hóa quy trình cấp tài trợ.
Từ việc lập kế hoạch ban đầu, đánh giá tài trợ và quản lý đơn đăng ký cho đến việc nộp và phân bổ vốn cuối cùng, Good Grant sẽ hỗ trợ bạn từng bước. Nó bao gồm các công cụ như quản lý đơn đăng ký, kiểm tra tính đủ điều kiện và quản lý hợp đồng để tăng cơ hội nhận được trợ cấp.
Bảng điều khiển quản lý tài trợ tốt cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan đầy đủ về mọi thứ đang diễn ra trong thời gian thực và cho phép bạn theo dõi mọi thứ từ gửi đơn đăng ký đến tiến trình. Bạn cũng sẽ nhận được các tính năng như bộ lọc + tìm kiếm, truyền phát liên lạc qua email, thông báo email được kích hoạt và quản lý nội dung.
Hơn nữa, Good Grant sử dụng tính năng phát hiện đạo văn thông minh để đảm bảo tính nguyên bản và quản lý các ứng dụng trùng lặp một cách thông minh. Nhờ các báo cáo tài trợ có sẵn trong giao diện, bạn sẽ dễ dàng theo dõi quá trình cấp vốn của mình hơn.
Bản sao
Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý tài trợ hiệu quả được thiết kế dành riêng cho các tổ chức phi lợi nhuận, hãy thử Replika. Một trong những ưu điểm chính của phần mềm này là hệ thống quản lý đơn giản hóa cho phép phân chia tất cả công việc theo nhiều cấp độ và trích xuất thông tin cấp phép cần thiết.
Bạn có được cái nhìn tập trung về tất cả công việc bạn đã tài trợ. Bạn có thể lưu trữ chi tiết quỹ và có thể dễ dàng truy cập vào chúng. Nó cũng cho phép bạn theo dõi chi tiêu của mình trong thời gian thực.
Hơn nữa, bảng điều khiển rất trực quan cho phép bạn thiết lập bảng chấm công và chi phí để theo dõi số giờ tình nguyện theo yêu cầu. Với khả năng báo cáo toàn diện của Replicon, bạn có thể dễ dàng theo dõi số giờ tình nguyện dựa trên các nguồn tài trợ và đảm bảo rằng số tiền được chi tiêu một cách hợp lý.
Cái đồng hồ
Clock là phần mềm quản lý trợ cấp miễn phí cho phép bạn theo dõi và quản lý các khoản tài trợ của mình một cách hiệu quả. Các tổ chức hàng đầu như HP, Sony, Disney, Toyota, Amazon và những người khác sử dụng phần mềm này mặc dù nó miễn phí.
Hệ thống này có giao diện lớn, nơi bạn có thể theo dõi nhiều thứ quan trọng, bao gồm bảng chấm công của nhân viên được cấp, dự án và sản phẩm bàn giao. Sử dụng giao diện, bạn sẽ hiểu rõ hơn về tất cả các chi phí dựa trên hóa đơn do nhóm của bạn phát hành.
Clockify cho phép bạn giám sát việc sử dụng tài nguyên và đặt thời gian cũng như ngân sách ước tính cho các khoản tài trợ và kết quả. Bạn cũng có thể dự đoán tiến độ cấp vốn dựa trên nhiệm vụ và nguồn vốn của mình trong khi vẫn đáp ứng các yêu cầu.
nhạc cụ
Làm cho quá trình cấp phép của bạn trở nên dễ dàng hơn với nền tảng Instrumental thân thiện với người dùng. Nó sử dụng các thuật toán kết hợp nâng cao để tìm các cơ hội tài trợ tích cực phù hợp cho các dự án tài trợ cụ thể của tổ chức bạn và cho phép bạn dành thời gian thực hiện nghiên cứu chuyên sâu.
Hệ thống này cung cấp một bảng điều khiển tập trung giúp truy cập các tiêu chí đủ điều kiện, số tiền trợ cấp, 990 báo cáo và các chi tiết khác dễ dàng hơn. Bằng cách sử dụng những thông tin chi tiết này, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và xác định các nhà tài trợ sẽ đáp ứng các yêu cầu của dự án của bạn.
Không bao giờ bỏ lỡ thời hạn với Instrumentl vì nó cho phép bạn theo dõi tất cả các cơ hội được cấp ở một nơi và hiển thị các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành. Cho phép bạn dễ dàng tạo các báo cáo tùy chỉnh để giới thiệu thành tích tài trợ của mình và trao giải thưởng cho các nhóm và người giám sát để đảm bảo tính minh bạch.
Phần mềm quản lý quyên góp này có sẵn trong bốn gói – Cơ bản, Tiêu chuẩn, Chuyên nghiệp và Tùy chỉnh, bắt đầu từ $179/tháng.
tối ưu
Khi bạn bắt đầu sử dụng một cách tối ưu để quản lý trợ cấp, bạn sẽ không cần phải tìm kiếm các lựa chọn thay thế khác để hợp lý hóa các chương trình trợ cấp của mình. Nó tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công bằng cách tự động hóa hầu hết công việc hành chính và cho phép bạn tập trung vào các khía cạnh quan trọng của quản lý tài trợ.
Giải pháp quản lý cấp phép có cấu hình cao này cho phép bạn chuẩn hóa quy trình cấp phép và đảm bảo độ tin cậy cao hơn. Phần mềm này giúp giảm thiểu lỗi của con người và các vấn đề khác thường gặp đối với các quy trình thủ công và các công cụ truyền thống.
Optimy có thể tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại của bạn và cho phép bạn theo dõi nguồn vốn dự án một cách hiệu quả, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Nó cung cấp các quyền dựa trên vai trò cho mỗi nhân viên được cấp, điều này cần thiết để đánh giá người được cấp và vẫn đảm bảo an toàn.
Bằng cách sử dụng một giao diện Optima duy nhất, bạn sẽ thu thập các đơn đăng ký cho hoạt động tình nguyện, tài trợ và các chương trình tác động xã hội khác nhau. Bạn cũng sẽ có thể theo dõi tất cả các khoản thanh toán tài trợ thông qua quản lý ngân sách và đảm bảo chúng được chi tiêu một cách khôn ngoan.
Blackbaud
Được coi là phần mềm tài trợ hàng đầu dành cho các nhà tài trợ, Blackbaud là một hệ thống tài trợ được xây dựng tỉ mỉ có thể nâng cao các nỗ lực từ thiện và phi lợi nhuận của bạn.
Blackbaud loại bỏ tất cả các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại và tự động hóa chúng để đơn giản hóa toàn bộ quy trình cấp phép. Đây là một phần mềm có một không hai, có thể đáp ứng nhu cầu của tất cả các loại hình tổ chức phi lợi nhuận và có khả năng mở rộng.
Hệ thống quản lý tài trợ này có thể được tích hợp dễ dàng vào nền tảng CSR của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt về người nộp đơn xin trợ cấp bằng cách đánh giá mối liên hệ của họ với tổ chức của bạn.
Bất kỳ người nào trong nhóm của bạn có quyền thích hợp đều có thể dễ dàng đăng nhập vào ứng dụng từ bất kỳ thiết bị nào và quản lý việc luân chuyển các khoản trợ cấp. Nó cũng cung cấp GrantsConnect có trình quản lý báo cáo đặc biệt mà bạn có thể sử dụng để có được ý tưởng đầy đủ về các đề xuất của mình.
OmniStar
Tăng trách nhiệm giải trình, hiệu quả và khả năng chi trả cho việc quản lý trợ cấp của bạn với nền tảng quản lý trợ cấp OmniStar. Từ gửi và đánh giá đến triển khai và kết thúc, OmniStar tự động hóa tất cả các bước và cung cấp khả năng quản lý cấp phép đơn giản hóa.
Bất kỳ người nộp đơn xin trợ cấp nào cũng khó đăng ký nhưng phần mềm này giúp bạn dễ dàng hơn bằng cách cho phép bạn đưa ra những quyết định sáng suốt. Bằng cách giúp bạn thiết lập dự án của mình và tự động hóa các quy trình tốn thời gian, OmniStar sẽ giải quyết những nhiệm vụ khó khăn này và cho phép bạn tập trung vào các dự án tài trợ của mình.
Nền tảng SaaS OmniStar được xây dựng có mục đích có thể giúp quản lý quỹ và ngân sách cũng như đảm bảo phân bổ hợp lý. Với tư cách là nhà tài trợ, bạn có thể lên lịch thanh toán và đánh giá tiến độ của người thụ hưởng dựa trên thỏa thuận tài trợ.
Hiền nhân
Sage là một phần mềm quản lý tài trợ nổi tiếng được thiết kế dành cho tổ chức phi lợi nhuận và giúp họ thành công bằng cách đơn giản hóa mọi quy trình. Nó cho phép bạn loại bỏ các quy trình tẻ nhạt, lặp đi lặp lại và tự động hóa từng giai đoạn cấp phép một cách nhanh chóng và chính xác.
Sử dụng nền tảng này, bạn có thể dễ dàng báo cáo và quyết toán ngân sách của mình theo khoản trợ cấp. Tính năng theo dõi tài trợ sáng tạo giúp bạn thu thập tất cả các khoản phí báo cáo và thanh toán chính xác. Nó cũng giúp giải quyết các chi phí gián tiếp tùy theo tỷ lệ được phê duyệt.
Ngoài ra, nhờ chức năng Sage Intacct, bạn có thể theo dõi chính xác nỗ lực của nhân viên và hoàn trả cho họ theo khoản trợ cấp được cấp. Sage cũng giúp bạn đáp ứng thời hạn bằng cách cho phép bạn cộng tác với các thành viên khác và theo dõi kế hoạch ngân sách một cách liền mạch.
Với các hồ sơ và báo cáo tập trung, phần mềm này giúp duy trì sự tuân thủ và cho phép kiểm toán viên theo dõi rõ ràng mọi chi phí ở một nơi.
những từ cuối
Việc tìm kiếm phần mềm quản lý tài trợ tốt nhất cho các tổ chức phi lợi nhuận có thể là một nhiệm vụ phức tạp do có nhiều lựa chọn có sẵn trên thị trường.
Thông tin trên sẽ hướng dẫn bạn và đơn giản hóa việc tìm kiếm của bạn. Tất cả các công cụ tôi mô tả ở trên đều có các tính năng và chức năng có giá trị giúp hợp lý hóa quy trình cấp phép, tăng cơ hội nhận được đơn xin cấp phép của bạn được phê duyệt nhanh chóng.
Vì vậy, hãy chọn hệ thống quản lý tài trợ tốt nhất cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn để có thể đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn.
Sau đó, hãy xem phần mềm quản lý nhà tài trợ tốt nhất cho những người gây quỹ.
