Đôi khi chỉ đưa ra hướng dẫn bằng lời có thể dẫn đến nhiều nhầm lẫn hơn là sự rõ ràng. Hãy nghĩ đến việc đưa ra một dự án bài phát biểu🗣️ cho cấp dưới của bạn thay vì đưa ra chi tiết chính xác bằng văn bản. Hướng dẫn bằng miệng có nhiều khả năng bị hiểu lầm hoặc bỏ qua. Nhưng việc viết ra mọi thứ rất tẻ nhạt và tốn thời gian. Đây là nơi giấy nến tiết kiệm trong ngày!
Mẫu thẻ dự án là một khái niệm để xây dựng quy trình phát triển dự án. Nó giúp những người khởi xướng chương trình và các tổ chức tư vấn chỉ ra cho họ một hướng đi đã được chứng minh để triển khai thành công. Đây là một phương pháp hiệu quả để xác định trách nhiệm và mục tiêu của bộ phận với nỗ lực tối thiểu trên các kênh, do đó loại bỏ khả năng xảy ra thông tin sai lệch.
Viện Quản lý Dự án (PMI) đã tiến hành khảo sát hơn 5.402 công ty. Theo bà, khoảng 70% dự án cho kết quả không thuận lợi do quản lý kém, hay chính xác hơn là thiếu quy chế. 59% dự án có thể thành công nếu có sự giao tiếp phù hợp, trong khi 29% yêu cầu trách nhiệm giải trình cao hơn và 37% yêu cầu các mục tiêu được xác định chính thức.
Do đó, công việc bắt đầu mà không có hướng dẫn được ghi chép đầy đủ 📄 có nhiều khả năng thất bại và gây ra hậu quả vì nhiều lý do. Điều lệ dự án đóng một vai trò quan trọng, từ việc thiết kế một kế hoạch hành động đến việc thực hiện việc bàn giao và đạt được kết quả có lợi nhuận. Hãy tìm hiểu làm thế nào.
Điều lệ Dự án hữu ích như thế nào đối với các tổ chức kinh doanh?
Dù là công ty phát triển sản phẩm hay nhà cung cấp dịch vụ, họ thường xuyên đưa ra những ý tưởng mới để đẩy nhanh sự phát triển của công ty. Rõ ràng là các nhà quản lý dự án có trách nhiệm tìm hiểu tính khả thi và tiềm năng của những ý tưởng đổi mới này.
Nhiều yếu tố liên quan đến việc bắt đầu một dự án, chẳng hạn như mục tiêu, chiến lược, nguồn lực, phân bổ ngân sách, v.v. Một kế hoạch có trọng tâm tốt là kim chỉ nam để hoàn thành thành công, mang lại sự hiểu biết chính thức về kết quả mong đợi ở mỗi cấp độ.
Điều lệ dự án là một phương tiện hiệu quả để các công ty mô tả công việc trong các phân đoạn cụ thể đồng thời cho phép các bên liên quan hoặc người tham gia hiểu được quan điểm. Sau khi vạch ra kế hoạch, anh mời những người quản lý có liên quan điều tra những sai sót có thể xảy ra và thực hiện các thay đổi. Các thủ tục tuần tự như vậy cuối cùng sẽ làm giảm nguy cơ thất bại của dự án.
Các doanh nghiệp🏭 tham gia phát triển phần mềm, ô tô, FMCG hoặc bất kỳ lĩnh vực nhỏ nào đang tìm kiếm các mẫu thẻ dự án được các tổ chức liên quan điều chỉnh cho mục đích công nghiệp có thể giúp đạt được các mục tiêu của kế hoạch dự án.
Điều lệ Dự án khác với SoW và Kế hoạch Dự án như thế nào?
Điều lệ dự án, SoW hoặc Tuyên bố công việc và kế hoạch dự án là những điều khoản có liên quan nhưng khác nhau đáng kể về mục đích và cách thực hiện.
Đây là biểu đồ cho thấy sự khác biệt giữa chúng.
Tham số Thẻ dự án Tuyên bố công việc Kế hoạch dự án Ai chịu trách nhiệm Lãnh đạo dự án Nhà thầu dự án Quản lý dự án Lịch trình là gì Ở giai đoạn lập kế hoạch Sau khi khách hàng phê duyệt dự án Sau thẻ dự án Mục tiêu chính Chính thức ghi lại dự án cùng với quá trình thực hiện Thảo luận về các nguồn lực và giải pháp dẫn đến kết quả mong muốn Hoàn thành nhiệm vụ cùng với các chiến lược triển khai Đặc điểm kỹ thuật chính Mục đích, phạm vi, rủi ro, các bên liên quan, tài chínhXác định trách nhiệm, ước tính, phương phápThời gian, phân bổ nguồn lực, nhóm
Theo cách này, có thể hiểu rằng thẻ dự án đáp ứng mục đích ghi lại các chi tiết của dự án và đưa ra hướng dẫn về cách đạt được mục tiêu bằng cách tuân theo phương pháp luận. Mặt khác, SoW hoạt động như một thỏa thuận chính thức giữa khách hàng và nhà thầu bao gồm các chi tiết kỹ thuật của dự án. Mặt khác, kế hoạch dự án đóng vai trò là định hướng hoạt động cho lực lượng lao động🧑🏭.
Ngoài ra, hãy xem các mẫu lập kế hoạch chiến lược tốt nhất cho bước đi kinh doanh tiếp theo của bạn!
Làm thế nào để tạo mẫu thẻ dự án?
Điều lệ dự án có tầm quan trọng lớn đối với các bên liên quan. Do đó, nó được tạo ra dưới sự chỉ đạo của các nhân viên và trưởng bộ phận quan tâm để cung cấp thông tin chi tiết về dự án và tính hữu ích của nó.
Để tạo điều lệ, bạn phải tuân theo một định dạng tuần tự bao gồm tất cả các quan điểm cần thiết của dự án được nhân viên được phân công thảo luận. Dưới đây là mô tả ngắn gọn về cấu trúc cơ bản của thẻ dự án.
- Liệt kê mục tiêu chính của dự án với các chi tiết về hiệu quả của nó và các điều khoản đặc biệt trong danh mục này. Nó giúp truyền đạt ý tưởng một cách hiệu quả đến các thành viên trong nhóm.
- Tùy thuộc vào phạm vi, xu hướng thị trường và quy mô của dự án, có thể chứng minh được sự cần thiết của đội ngũ nhân viên cụ thể để thực hiện dự án.
- Thảo luận về các yêu cầu và nguồn lực cần thiết để tạo ra kết quả tốt nhất.
- Những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện đang diễn ra là gì?
- Cung cấp thông tin ngắn gọn về các bên liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp có liên quan từ khi bắt đầu cho đến khi triển khai.
- Cần phải đưa ra dự toán chi phí 🫰 cho việc thực hiện dự án. Cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về nhu cầu tài chính ở mỗi cấp độ.
- Có thời điểm thích hợp để bắt đầu một dự án không và thời gian trung bình để hoàn thành nó là bao lâu?
Thẻ này nhằm mục đích cung cấp những thông tin cần thiết về ý tưởng của dự án. Các công ty thường sử dụng mẫu điều lệ dự án và kế hoạch quản lý thay đổi để tránh bỏ qua các khía cạnh quan trọng của quản lý dự án. Hãy cùng tìm hiểu những ưu điểm của nó.
Lợi ích của mẫu thẻ dự án trong việc quản lý dự án hiệu quả
Mẫu thẻ dự án được tạo ra sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng dưới sự giám sát của các trí thức. Cô hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc chuẩn bị và phát triển một văn bản luật định. Mục đích là loại bỏ nỗ lực quá mức trong việc phát triển thẻ phù hợp và đưa ra định dạng hữu ích.
- Nó chứa thông tin về các mục tiêu chính, tài chính, nguồn lực và tính khả thi.
- Đó là một giải pháp tiết kiệm chi phí để hiểu liệu một dự án có xứng đáng với thời gian⏳ và tiền bạc của bạn hay không.
- Công ty có thể thay đổi lịch làm việc của từng bộ phận theo yêu cầu.
- Nó giúp giải thích một cách thuận tiện mục đích và khái niệm của dự án, đồng thời các thành viên trong nhóm nhận được kế hoạch làm việc chi tiết một cách đồng bộ.
Kiểm tra các mẫu thẻ dự án được cung cấp bởi các công ty đáng tin cậy.
Miro
Miro là một công ty được chứng nhận ISOcung cấp hơn 1.000 mẫu cho mọi luồng công việc và phát triển kinh doanh. Các mẫu này cũng tương thích với các công cụ khác. Họ đã làm việc chuyên sâu để đưa vào điều lệ những điểm tiếp xúc cần thiết để tiếp tục phát triển.
Mẫu có dạng một ô, trong đó ba ô đầu tiên dùng để viết mục tiêu, phạm vi và tiêu chí thành công của dự án. Trong lớp tiếp theo, bạn có thể nhập tên của các thành viên Nhóm, Bên liên quan và Người dùng hoặc người thụ hưởng.
Ngoài ra, nguồn lực, hạn chế và các yếu tố rủi ro cũng được thảo luận ngắn gọn. Bạn thậm chí có thể liệt kê các giai đoạn cụ thể dưới dạng các cột mốc quan trọng trong thang thời gian được đưa ra ở cuối.
Miro cung cấp một mẫu trang duy nhất📃 để hiển thị các điểm chính trong các ô cụ thể. Bạn có thể chọn các thuật ngữ tham chiếu để đưa vào đây để xác định đầy đủ tham số.
PowerSlides
PowerSlides đã phát triển hơn 7000 mẫu chuyên nghiệp với hơn 30000 người dùng và thương hiệu như Amazon, Samsung và Microsoft được liên kết với họ. Bạn có thể thay đổi màu sắc hoặc thêm/chỉnh sửa sơ đồ, bản đồ, hình ảnh, v.v. trong các mẫu và chọn từ hơn 2500 biểu tượng vector từ thư viện.
Mẫu thẻ dự án có bốn trang trình bày sắc nét với đồ họa đáng khen ngợi và các bảng dạng bảng cung cấp chế độ xem phân tích. Các kỹ sư, quản lý dự án hoặc giáo sư🧑🏫 cũng có thể sử dụng tính năng này trong bản trình bày PowerPoint.
Nó bắt đầu với cái nhìn tổng quan về tên dự án, mục tiêu và dòng thời gian. Bạn có thể bao gồm các mốc tiến độ mong muốn ở đây. Định dạng của bảng nằm ở trang trình bày tiếp theo để cung cấp ngân sách cần thiết cùng với các chi tiết và chi phí. Bạn có thể nhập tên nhân viên vào bảng bên dưới.
Để phân tích kinh doanh, PowerSlides cho phép người dùng liệt kê các lợi ích từ góc độ tài chính, hoạt động, thị trường, khách hàng và nhân viên. Bạn có thể viết báo cáo vấn đề và phân tích chi phí, đồng thời chia chúng thành nhiều nhiệm vụ để phân tích các khía cạnh khác nhau.
Tấm thông minh
Smart Sheet là thương hiệu đáng tin cậy với lượng khách hàng là nhiều công ty trong Fortune 100. Họ đã giành được Giải thưởng Phần mềm Tốt nhất Top 50 năm 2023 ở hạng mục Sản phẩm Quản lý Dự án.
Họ đã thiết kế năm loại mẫu thẻ dự án quan trọng cùng với một định dạng đơn giản để sử dụng tiêu chuẩn. Nó bao gồm khoảng chín trường báo lá cải để giải thích một cách hiệu quả các chi tiết dự án, bao gồm số liệu📈, sản phẩm bàn giao, tiến độ, nguồn lực, mục tiêu, v.v.
Mẫu Six Sigma tương tự như thiết kế tiêu chuẩn, nhưng có sáu phần được gán sigma được điền sẵn ở ngang thắt lưng. Cung cấp sự tăng trưởng thị trường hiệu quả về mặt chi phí và kết quả tốt hơn thông qua kiểm soát chất thải.
Mẫu Agile có các cột bên cạnh các điều kiện đánh giá cơ bản để lập kế hoạch khả thi. Nó phù hợp nhất cho người quản lý dự án và chuyên gia scrum. Mẫu xây dựng có thể được tùy chỉnh để chọn các điều kiện phù hợp được xác định trong thẻ dự án dựa trên công việc xây dựng.
Mẫu thân thiện với một trang rất dễ in vì nó chứa thông tin cần thiết về nhà tài trợ, khách hàng và dự án trên một trang. Thật thuận tiện khi cung cấp thông tin về điều lệ một cách tổng quan ngắn gọn.
Mẫu đề án kinh doanh Smartsheet là một tài liệu chính xác để đạt được sự chấp nhận của các bên liên quan.
GoLeanSixSigma.com
GoLeanSixSigma.com đã làm việc trong nhiều ngành với nhiều công ty, cung cấp các khóa đào tạo và cấp chứng chỉ trực tuyến cũng như tài nguyên quản lý dự án. Hơn 450.000 sinh viên đã tham gia các khóa học này với FedEx, Tesla và hơn 6.100 khách hàng khác.
Các thành phần cốt lõi trong thẻ dự án📝 của họ là xác định vấn đề, trường hợp kinh doanh, mục tiêu, tiến trình, phạm vi và nhóm. Mẫu tải xuống các thông số trên một trang để cung cấp ý tưởng thiết kế phù hợp ngay lập tức.
Phần dòng thời gian của GoLeanSixSigma.com được chia thành các cột định nghĩa, đo lường, phân tích, cải tiến và kiểm soát. Chia không gian cho các thành viên trong nhóm theo chức danh và lượng thời gian sử dụng.
projectmanagement.com
Project Management.com là một học viện trực tuyến chuyên dụng được thành lập để cung cấp giải pháp cho các nhà quản lý dự án. Họ cung cấp các bài viết, hội thảo trên web💻, mẫu, bài đăng trên blog và lời khuyên của chuyên gia để thúc đẩy sự phát triển và năng suất của bạn.
Tab dự án cung cấp các tùy chọn để nhập chi tiết dự án vào các cột cụ thể, theo sau là thông tin doanh nghiệp. Tài liệu định nghĩa Điều lệ Dự án được thiết kế để giúp các nhà quản lý làm mới ý tưởng của họ.
Tài liệu Project Management.com bao gồm 25 yếu tố thiết yếu, với các tiêu đề quan trọng nhất là bản tóm tắt về phạm vi, nhà tài trợ, tiêu chí thành công và quy trình tổ chức. Bạn cũng có thể nhập thông tin ngắn gọn về giai đoạn phát triển, thử nghiệm nguyên mẫu, sự chấp nhận của người dùng và các phiên trực tiếp.
Hợp lý hóa các dự án của bạn hơn nữa với phần mềm quản lý dự án.
bit.ai
Bit.ai cung cấp nền tảng cộng tác tài liệu được các công ty như Canon và Accenture trên toàn thế giới sử dụng. Mẫu thẻ dự án hoạt động theo mô hình làm việc tập trung ở định dạng lịch trình, bắt đầu bằng phần giải thích về dự án.
Bạn có thể mô tả ngắn gọn phạm vi, tiêu chí thành công hoặc kết quả bằng điểm. Ngoài ra còn có chỗ cho 💲 tài chính, các cột mốc quan trọng và giả định, tiếp theo là rủi ro, thông tin chi tiết về nhóm và phê duyệt.
Bit.ai cung cấp quyền truy cập vào mẫu theo thời gian thực; bạn có thể kết hợp nhiều dự án hoặc làm việc với các bên liên quan để được phê duyệt hoặc tư vấn. Nó cũng có các tùy chọn để tích hợp phương tiện truyền thông xã hội, liên kết web, PDF, Figma, v.v. để nâng cao trải nghiệm quản lý doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả.
mẫu thiệp thiết kế
Mẫu thẻ dự án là một nền tảng được tạo bởi các thành viên của nhóm Casual.pm. Đây là bộ công cụ hướng dẫn các nhà lãnh đạo dự án tạo ra nội dung điều lệ độc quyền. Họ cũng có thể tận dụng các hướng dẫn bằng văn bản, video📲 và các mẫu có sẵn trên trang web.
Các định dạng mẫu thẻ miễn phí có sẵn cho các yêu cầu thiết kế cụ thể như thiết kế lại trang web, nghiên cứu công nghệ, truyền thông xã hội, chiến dịch tiếp thị, v.v.
Mẫu thẻ quảng bá mẫu thẻ dự án có đủ không gian để thảo luận về bối cảnh dự án của giải pháp được đề xuất. Bạn có thể đề cập đến mục tiêu và phạm vi riêng biệt để làm cho nó có giá trị. Mô tả ngắn gọn các bên liên quan, các mốc quan trọng, ngân sách, các ràng buộc, giả định và các yếu tố rủi ro trong các cột riêng biệt.
mẫu.net
Templste.net là ngôi nhà của thư viện mẫu và công cụ trực tuyến phong phú nhất thế giới. Bạn có thể chọn thiết kế thẻ, tài liệu, biểu mẫu, cách trình bày hoặc mẫu theo yêu cầu của mình. Họ cung cấp hơn mười định dạng mẫu thẻ thiết kế đơn giản để bạn tải xuống tham khảo.
Six Sigma, Nhóm, CNTT, Phần mềm, Cải tiến Quy trình, Xây dựng và Kinh doanh chỉ là một số thiết kế mẫu thẻ chuyên dụng có sẵn tại đây. Một trong những mẫu đơn giản của họ bắt đầu bằng một phần cho phép bạn nhập chi tiết dự án như tên, nhà tài trợ, tác giả, ngày, tên ủy ban, ngày thuyết trình, v.v.
Với Templste.net, bạn có thể viết những câu ngắn gọn trong phần mô tả, mục đích và sự liên kết chiến lược. Biểu mẫu bảng bao gồm các nhóm khách hàng, các bên liên quan, ngân sách, phạm vi, tiêu chí thành công, sự phụ thuộc, các mốc quan trọng, nguồn lực và cân nhắc rủi ro.
chiều của tôi
Mojepm là công ty chuyên quản lý dự án và cung cấp dịch vụ giao hàng. Họ có nhiều năm kinh nghiệm làm việc với các tổ chức để phát triển các đề xuất chính phủ và thương mại. Cửa hàng trực tuyến của họ chứa khoảng 86 mẫu có thể chỉnh sửa phục vụ cho sự tăng trưởng và phát triển đa cấp của tổ chức.
Vì mục đích chuyên môn, chúng tôi cung cấp mẫu thẻ dự án có thể tải xuống miễn phí📜. Nó có dạng một tài liệu với tiêu đề và chỉ mục dự án ở trang đầu, trong khi nội dung chính bắt đầu bằng bản tóm tắt, mục đích, mục tiêu và thông tin khác.
Mỗi phần chứa các mô tả ngắn gọn về yêu cầu, phạm vi, kết quả, rủi ro, giả định và hạn chế. Với Mypm, bạn có thể thêm tổng quan nhanh về lịch trình, ngân sách, nguồn nhân lực, hoạt động mua sắm và các bên liên quan vào một bảng. Nó kết thúc bằng một mẫu ủy quyền cho nhà tài trợ dự án.
Lưu trữ mẫu
Lưu trữ mẫu là một cổng web có trung bình 40 mẫu thuộc nhiều danh mục khác nhau. Cho dù đó là bàn học dành cho giáo dục, bảng tính ngân sách cá nhân để quản lý tài chính hay hợp đồng nhà thầu về các vấn đề pháp lý⚖️, tất cả đều có ở một nơi.
Họ cung cấp nhiều mẫu mẫu card dự án được các công ty, viện nghiên cứu uy tín tham khảo. Các mẫu này tập trung vào việc nắm bắt tất cả thông tin cần thiết của dự án, bắt đầu bằng chế độ xem bảng ID tiết lộ tên dự án, nhà tài trợ, người quản lý và nguồn lực.
Kho lưu trữ mẫu hỏi lý do, mục tiêu, phạm vi, các yếu tố thành công, v.v. trong các câu lệnh ngắn. Các mục báo lá cải khác bao gồm các sản phẩm bàn giao của dự án chứa các đơn vị về khuôn khổ, logic, nghiên cứu, công cụ, v.v.; các mốc quan trọng mô tả nhiều cấp độ tiến bộ; các vấn đề và mối đe dọa chính.
Lời cuối cùng: Áp dụng mẫu Điều lệ dự án
Điều lệ dự án đóng một vai trò không thể thiếu trong việc hoàn thành thành công một dự án kinh doanh. Nó đưa ra một bức tranh rõ ràng, ngắn gọn về mục tiêu kèm theo sự biện minh cho kết quả mong đợi.
Triển khai mẫu có sẵn thay vì tự tạo thẻ dự án giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho tổ chức. Nhiều người quản lý dự án không biết về sự sẵn có của các mẫu như vậy. Ít người tin rằng họ có thể tự mình quản lý, điều này dẫn đến tốc độ tăng trưởng chậm và hạn chế 📉.
Việc chọn mẫu thẻ có thể gây nhầm lẫn nhưng bạn nên phân tích loại dự án, quy mô công việc, yêu cầu và các thông số khác để tận dụng tối đa tài liệu này.
Sau đó, hãy xem Cải tiến quy trình kinh doanh (BPI): nó là gì và nó hoạt động như thế nào.
