Tôi dành cả ngày trong Microsoft Word. Vì vậy, tôi đã tìm kiếm những cách mới để làm việc với nó hiệu quả hơn. Tất cả các mẹo này đã được thử nghiệm trong Word 2007, nhưng hầu hết cũng sẽ hoạt động trong các phiên bản khác.
1. siêu chọn
Bấm đúp vào Word sẽ chọn toàn bộ từ, có thể bạn đã biết điều đó và bạn cũng có thể nhận thấy rằng bấm ba lần sẽ nhanh chóng chọn toàn bộ đoạn văn. Và nếu muốn chọn một câu thì nhấn phím Ctrl đồng thời click chuột vào một từ trong câu đó. nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể chọn theo chiều dọc không?
Giả sử bạn đã tạo một danh sách được đánh số và muốn loại bỏ các con số hoặc chỉ để giải trí và nghệ thuật, hãy xem điều gì sẽ xảy ra khi bạn loại bỏ hai inch bên phải khỏi một đoạn văn. Sau đó giữ phím Alt và kéo khung như cách bạn muốn. Bây giờ chỉ có các chữ cái trong khung được chọn.
[related_article id=”161452″]
2. Lặp lại hành động cuối cùng của bạn
Tổ hợp phím Ctrl+z là tổ hợp phím hữu ích nhất mà bạn từng học: nó xóa bỏ sai lầm gần đây nhất của bạn. Một chút khó hiểu hơn là phím lặp lại. Nhấn F4 và hành động cuối cùng của bạn sẽ được lặp lại. Hữu ích nếu bạn phải dán hoặc xóa cùng một câu hoặc đoạn văn một vài lần hoặc nếu bạn muốn trải rộng một định dạng nhất định trên nhiều đoạn văn.
3. Nghỉ giải lao uống cà phê
Điều này đặc biệt hữu ích cho những người hiệu đính văn bản dài. Chẳng hạn, sẽ tốt cho sức khỏe nếu thỉnh thoảng thức dậy và uống một tách cà phê. Bằng cách này, bạn sẽ không bị đau lưng hoặc các bệnh văn phòng khác.
Nếu bạn đóng tài liệu của mình trong quá trình này, bạn chỉ cần nhấn Shift+F5 khi mở lại để quay lại nơi bạn đã dừng lại. Nhân tiện, với tổ hợp phím Ctrl+Home, bạn sẽ đi thẳng đến phần đầu của tài liệu và với Ctrl+End, bạn sẽ đến cuối tài liệu.
4. Loại bỏ việc cắt và dán
Sự kết hợp Ctrl+c và Ctrl+v, hay cắt và dán, rất nổi tiếng trong một số vòng kết nối nhất định. Nhưng dù chúng rất tiện dụng nhưng bạn thậm chí không cần đến chúng mọi lúc. Đặt con trỏ văn bản của bạn vào đoạn bạn muốn di chuyển và nhấn cả hai phím Shift và Alt. Bây giờ bạn có thể di chuyển toàn bộ đoạn văn bằng mũi tên lên và xuống. Nhân tiện, Ctrl+e căn giữa đoạn văn, còn Ctrl+l và Ctrl+r căn chỉnh nó sang trái hoặc phải.
5. Tôi chọn nơi tôi lưu
Word tự động lưu tài liệu vào My Documents. Tiện dụng ở nhà nhưng ít hữu ích hơn nếu bạn muốn giữ tập tin ở vị trí lưu trữ trung tâm tại văn phòng. May mắn thay, bạn có thể thay đổi thư mục mặc định để lưu tệp.
Đi tới cửa sổ Tùy chọn. Trong các phiên bản cũ hơn, nó nằm trong menu Công cụ; từ Word 2003, nhấp vào nút Office và tìm nút Word Options ở dưới cùng bên phải. Bây giờ hãy nhấp vào tab Lưu và thay đổi thư mục phía sau Vị trí tệp mặc định. Đóng các tùy chọn và khởi động lại Word.
6. Hình ảnh nơi bạn muốn
Word dường như không phải lúc nào cũng thích cộng tác với các bức tượng nhỏ. Nếu bạn chèn một hình ảnh, chương trình sẽ trượt văn bản đi kèm xuống một cách ngẫu nhiên.
Nếu bạn muốn hình ảnh của mình đẹp ở giữa văn bản, bạn cần có cái gọi là kiểu gói. Nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn Định dạng hình ảnh. Trong tab bố cục, bạn chọn chính xác nội dung văn bản sẽ làm và vị trí đặt hình ảnh của bạn ở đâu đó trong văn bản.
7. Trở nên giống như bách khoa toàn thư
Đôi khi tôi phải hiệu đính luận văn của một thành viên trong gia đình, “bởi vì tôi làm gì đó với ngôn ngữ”. Điều đó mang lại cho tôi điểm nghiệp lực, nhưng đôi khi cũng có một chủ đề mà tôi không biết gì cả. Giống như toán học.
Nếu bạn vẫn muốn biết một chút về ý nghĩa của một số từ nhất định trong văn bản, bạn có thể tra cứu chúng trực tiếp từ Word. Nhấp chuột phải vào một từ và chọn Tra cứu. Thanh bên mới của Word bao gồm các bản dịch, từ đồng nghĩa và từ điển.
8. Làm điều đó với phong cách
Ví dụ: bạn có thể sử dụng Tìm và Thay thế để thay thế tất cả các từ in đậm trong tài liệu của mình bằng các từ in nghiêng, nhưng điều đó hơi cồng kềnh. Nó nhanh hơn nhiều với cửa sổ Kiểu trong các phiên bản Word mới hơn.
Mở cửa sổ bằng cách nhấn vào mũi tên ở cuối khung Kiểu trong thanh menu của bạn. Bây giờ hãy tìm kiểu bạn muốn thay đổi, ví dụ như in đậm. Nhấp chuột phải và chọn Chọn tất cả các mục xx. xx là số lượng từ và văn bản theo kiểu đó. Bây giờ bạn có thể sắp xếp gọn gàng tất cả những từ đó theo phong cách bạn chọn.
9. Robot từ
Không có gì thuận tiện hơn macro để tự động hóa các hành động hàng ngày. Ở những phiên bản Word mới hơn bạn phải bỏ chút công sức.
Để bắt đầu, hãy tìm tab Nhà phát triển. Nếu bạn không có cái này, hãy nhấp vào nút Office và mở Tùy chọn Word. Trong tab Phổ biến, bạn sẽ tìm thấy hộp bên cạnh Hiển thị tab nhà phát triển. Hãy kiểm tra nó và bạn sẽ nhận được rất nhiều tùy chọn mới trong dải băng của mình. Ở phía bên trái là hữu ích nhất: Ghi macro. Nhấp vào nó, đặt tên cho sự vật và sẵn sàng thực hiện hành động của bạn.
Ngay khi bạn nhấn ok, con trỏ của bạn sẽ chuyển thành một cuộn băng và bạn đang ghi lại hành động của mình. Ví dụ: tôi muốn một macro để loại bỏ khoảng trắng kép. Để làm được điều đó, ở chế độ ghi, tôi đi tới Tìm và Thay thế và thay thế tất cả các khoảng trắng kép bằng một khoảng trắng duy nhất. Trong tab Nhà phát triển, bấm Dừng ghi khi bạn hoàn tất.
10. Truy cập nhanh
Ở phía trên bên trái của dải băng là Thanh công cụ truy cập nhanh. Điều này hữu ích cho các nút mà bạn thực sự cần thường xuyên vì nó luôn có thể truy cập được, bất kể tab chứa dải băng của bạn. Nhấp chuột phải vào nó và chọn Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh để thêm các nút vào đó.
Ví dụ: tôi có các macro tôi đã tạo ở mẹo trước trên thanh công cụ của mình. Tìm chúng ở cột bên phải và kéo chúng sang cột bên trái. Chọn macro của bạn ở đó và nhấp vào chỉnh sửa để tạo biểu tượng riêng cho nó. Vấn đề là phải tìm ra anh ta một cách nhanh chóng.
