Hầu hết các văn phòng đã cho phép nhân viên của họ làm việc tại nhà do sự lây lan của đại dịch coronavirus. Tất cả các cuộc họp và thảo luận văn phòng lớn được thực hiện thông qua các ứng dụng hội nghị video.
Ngay bây giờ, hội nghị truyền hình là cách tốt nhất để duy trì kết nối với đồng nghiệp của bạn và nhanh chóng chia sẻ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo một số điều trước khi bắt đầu cuộc gọi video để tận dụng tối đa.
Những việc khác cần làm khi bạn ở nhà:
Dưới đây là một số mẹo và thủ thuật để làm cho cuộc gọi video của bạn hiệu quả và có tác động.
1. Sử dụng ứng dụng hội nghị truyền hình tốt nhất
Hình ảnh:Bạn nên lưu ý rằng để có một hội nghị video hiệu quả, bạn phải chọn ứng dụng một cách khôn ngoan. Bạn có thể tham khảo danh sách các ứng dụng hội nghị truyền hình tốt nhất của chúng tôi và chọn ứng dụng phù hợp nhất theo yêu cầu của bạn.
Một ứng dụng hội nghị truyền hình phù hợp nên có giao diện dễ sử dụng và các chức năng cơ bản như chia sẻ màn hình, cửa sổ trò chuyện, v.v. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng hội nghị video, vì bạn có thể bỏ lỡ một số tính năng thú vị và sửa lỗi có trong phiên bản cập nhật của ứng dụng.
2. Kết nối internet ổn định
Hình: Tiền gửiMột kết nối mạng tốt không phải là một điều xa xỉ, nhưng là một điều cần thiết khi bạn cần tham dự hoặc tổ chức một cuộc họp chuyên nghiệp. Kết nối Internet băng thông thấp có thể gây nhiễu loạn thị giác và làm giảm chất lượng âm thanh. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến giao tiếp kém và cũng sẽ ảnh hưởng đến năng suất của cuộc họp.
3. Làm quen với các chức năng của ứng dụng hội nghị truyền hình
Trước khi bắt đầu cuộc gọi cuộc họp hoặc tham gia hội nghị video, hãy đảm bảo bạn đã quen với hoạt động cơ bản của ứng dụng. Có kiến thức đúng về cách ứng dụng hoạt động sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong hội nghị video và giúp mọi việc dễ dàng hơn với bạn.
Ví dụ: bạn cần biết cách tắt tiếng hoặc kích hoạt cuộc gọi, các phím tắt cần thiết và cách sử dụng các tính năng như chia sẻ màn hình trong ứng dụng.
Cũng đọc: Bạn sẽ tiếp tục làm việc tại nhà sau khi đại dịch coronavirus kết thúc chứ?
4. Chia sẻ kế hoạch với nhóm trước.
Điều cần thiết là các đồng nghiệp của bạn biết mục đích của cuộc họp trước khi nó bắt đầu. Do đó, chia sẻ một kế hoạch trước khi cuộc họp bắt đầu sẽ đảm bảo rằng những người sẽ tham gia cuộc họp biết lý do đằng sau nó.
Bạn có thể chia sẻ kế hoạch dưới dạng PDF hoặc tài liệu qua email hoặc bất kỳ ứng dụng nhắn tin tức thời nào.
5. Đúng giờ là chìa khóa để thành công.
Đúng giờ đóng một vai trò quan trọng trong một cuộc họp video. Hầu hết những người tham gia đều được thông báo đúng giờ về bất kỳ cuộc họp theo lịch trình. Bạn nên cố gắng tham gia một hội nghị video trước thời gian được đề cập, nếu không nó cũng sẽ trì hoãn lịch trình của những người tham gia khác.
Bạn cũng cần làm sạch ống kính máy ảnh của máy tính xách tay, webcam hoặc thiết bị di động trước khi tham dự một cuộc họp vì bất kỳ bụi bẩn nào trên ống kính có thể làm hỏng chương trình.
Chà, nếu bạn đang sử dụng Cuộc họp thu phóng cho hội nghị video thì bạn không cần phải lo lắng về nền vì bạn có thể sử dụng một số hình nền khác nhau có sẵn trong ứng dụng. Microsoft Teams cũng đã thêm một tính năng tương tự cho phép bạn thay đổi nền của mình.
Hơn nữa, bạn cũng có thể thêm hình nền tùy chỉnh trong Cuộc họp thu phóng có thể giúp bạn tùy chỉnh màn hình cuộc gọi video theo lựa chọn của bạn.
Một điểm quan trọng khác là nếu bạn tham dự một cuộc họp chuyên nghiệp thông qua điện thoại thông minh của bạn, chỉ cần chuyển sang chế độ im lặng. Thông báo cuộc gọi hoặc tin nhắn có thể gây ra nhiều rắc rối trong một cuộc hội thảo video.
6. Loại bỏ phiền nhiễu
Bạn nên đảm bảo rằng một khi bạn đã sẵn sàng cho hội nghị video, nền không chứa bất cứ điều gì có thể thu hút sự chú ý của người tham gia. Bạn phải loại bỏ bất kỳ trở ngại nào trong khung camera trước khi bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp.
Cũng đọc: Các công cụ tốt nhất để làm việc tại nhà hiệu quả trong quá trình kiểm dịch coronavirus
7. Sử dụng ánh sáng phù hợp
Khi bạn thực hiện một cuộc gọi video, bạn cần xác minh rằng bạn đang ngồi trong ánh sáng thích hợp. Một ánh sáng rực rỡ ở hậu cảnh có thể gây nhầm lẫn cho webcam của bạn và làm cho nó trông tối hơn trong video.
Bạn cũng nên chăm sóc góc máy ảnh và tư thế trong khi tham dự một hội nghị video. Máy ảnh phải được giữ ở một vị trí phù hợp để người tham gia có thể nhìn thấy khuôn mặt của họ. Tư thế của bạn trong khi tham dự một cuộc họp xác định sự chú ý của bạn, vì vậy bạn nên tránh ngồi hoặc nằm trong cuộc gọi video và cố gắng ngồi thẳng và xuất hiện tràn đầy năng lượng.
8. Ăn mặc phù hợp
Nếu bạn phải tham dự một cuộc họp trong văn phòng của bạn, bạn sẽ không mặc quần short và áo phông. Quy tắc tương tự áp dụng cho một hội nghị video và bạn nên ăn mặc phù hợp trước khi tham dự một hội nghị video, vì sếp của bạn có thể không thích chiếc áo nhiều màu của bạn.
9. Sử dụng các thẻ hội nghị video thích hợp
Cho dù trong cuộc sống thực hay trong một hội nghị video, nhãn là rất cần thiết. Có một số quy tắc mà người ta phải tuân theo trong một cuộc hội thảo video để trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả.
Đầu tiên, nếu cuộc họp được ghi lại, tất cả những người tham gia phải được thông báo trước khi nó bắt đầu. Bằng cách này, họ có thể tránh có một cuộc trò chuyện cá nhân một khi họ tham gia cuộc họp.
Một điều quan trọng khác cần nhớ là tất cả những người tham gia, ngoại trừ người đang nói, phải tắt tiếng micrô của họ để không có sự khó chịu. Bất kỳ sự gián đoạn nào cũng có thể đánh lừa người nói và những người nghe khác.
10. Múi giờ rất quan trọng!
Có thể bạn và khách hàng của bạn thuộc các quốc gia và múi giờ khác nhau. Một số người có thể tuân theo khái niệm Giờ tiết kiệm ánh sáng ban ngày (DST) làm tăng thêm sự nhầm lẫn.
Bạn nên xem xét các múi giờ trước khi tổ chức một cuộc họp hoặc gửi lời mời lịch, vì thời gian cũng phải phù hợp với những người tham gia khác. Múi giờ không chính xác có thể gây ra nhiều hỗn loạn, và điều đó cũng sẽ cản trở năng suất của bạn.
Bạn có thể làm theo các mẹo và thủ thuật được đề cập ở trên để làm cho cuộc họp của bạn hiệu quả hơn. Đây là những lời khuyên chung sẽ cải thiện trải nghiệm của những người làm việc tại nhà do sự lây lan của đại dịch coronavirus.
