Dịch vụ Phòng dữ liệu ảo (VDR) gần đây đã trở nên rất phổ biến khi các công ty đang dần nhận ra lợi ích của mình.
Ngày nay, khi bảo mật trở thành mối quan tâm lớn của cả tổ chức và cá nhân, các giải pháp VDR cung cấp một không gian trực tuyến an toàn để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu và tệp nhạy cảm.
Các giải pháp này có các chính sách bảo mật và giao thức mã hóa tiên tiến để lưu trữ và chia sẻ các tệp nhạy cảm mà chỉ những cá nhân được ủy quyền mới có thể truy cập.
Với rất nhiều nhà cung cấp VDR hiện có trên thị trường, người dùng đôi khi có thể cảm thấy choáng ngợp khi chọn một nhà cung cấp.
Để giúp bạn thực hiện quá trình này dễ dàng hơn, tôi đã tổng hợp danh sách các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo tốt nhất để giao dịch an toàn.
Hãy thảo luận chi tiết về VDR và lợi thế của chúng trước khi nói về các nhà cung cấp VDR tốt nhất.
Phòng dữ liệu ảo là gì?
Phòng dữ liệu ảo (VDR) giống như một kho lưu trữ trực tuyến an toàn mà các tổ chức có thể sử dụng để lưu trữ và phân phối dữ liệu nhạy cảm.
Nó còn được gọi là phòng giao dịch ảo vì nó cho phép các tổ chức giao tiếp, đưa ra quyết định chiến lược và vận hành quy trình làm việc trong môi trường được kiểm soát (chẳng hạn như phòng vật lý) với quyền truy cập vào tất cả dữ liệu cần thiết.
Thông thường, VDR được bảo mật bằng mã hóa hàng đầu, giao thức bảo mật, xác thực hai yếu tố và kiểm soát đăng nhập một lần. Bằng cách này, các tổ chức có thể tiến hành mua bán và sáp nhập quy mô lớn một cách dễ dàng và an toàn.
VDR đã trở thành một công cụ thiết yếu để các doanh nghiệp hiện đại chia sẻ dữ liệu quan trọng của công ty với khách hàng và nhà cung cấp mà không cần bất kỳ tương tác vật lý nào. Không giống như các phòng dữ liệu vật lý, văn phòng dữ liệu điện tử này tránh được sự lộn xộn của các tài liệu vật lý khổng lồ và cung cấp khả năng quản lý tài liệu hiện đại.
Với VDR, các tổ chức có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của công ty và tăng năng suất của nhóm trong khi sử dụng nền tảng cộng tác an toàn. Với tư cách là người dùng, bạn cần đưa ra yêu cầu đặc biệt để truy cập dữ liệu của mình trong VDR và nếu đủ điều kiện, bạn sẽ nhận được phản hồi nhanh chóng.
Phòng dữ liệu ảo hoạt động như thế nào?
VDR hoạt động như một nền tảng hoặc công cụ lưu trữ an toàn cho tất cả các tài liệu kỹ thuật số và cho phép các tổ chức thực hiện các giao dịch thẩm định quy mô lớn. Nó kết hợp các khả năng quản lý dự án để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và giảm bớt sự lộn xộn của các tài liệu vật lý nặng nề.
Nguồn: DealPokój
Nếu bạn chọn VDR từ một nhà cung cấp đáng tin cậy, họ sẽ cài đặt nó trên máy chủ của bạn và tạo không gian tài nguyên tập trung, an toàn để chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba. Những người như nhà đầu tư và khách hàng có thông tin xác thực phù hợp có thể truy cập tài nguyên trong môi trường được kiểm soát.
VDR cho phép bạn lưu trữ dữ liệu nhạy cảm với tính năng bảo mật nâng cao, đồng thời giúp bạn quản lý quyền của người xem để đọc, sao chép và in chúng. Khi ký kết hợp đồng, các tổ chức có thể trao đổi dữ liệu và tài liệu một cách an toàn và hoàn tất quy trình. Ngoài ra, VDR còn giúp nhân viên hoàn thành nhanh chóng nhiệm vụ được giao nhờ quy trình tự động và quản lý dự án tiên tiến.
Lợi ích của phòng dữ liệu ảo
Lợi ích của VDR bao gồm:
- Không gian an toàn và được bảo vệ: Ưu điểm chính của VDR là nó cung cấp không gian an toàn để chia sẻ và lưu trữ dữ liệu nhạy cảm. Nó được bảo vệ bởi các giao thức mã hóa để bảo vệ dữ liệu của bạn.
- Tăng cường thẩm định chi tiết: VDR đã đóng một vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa quy trình thẩm định chi tiết bằng cách cung cấp một không gian tập trung cho dữ liệu. Nó cho phép các nhà đầu tư và khách hàng chia sẻ, xem và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.
- Cung cấp sự minh bạch: Vì nó cung cấp một môi trường an toàn nơi các tổ chức và khách hàng có thể chia sẻ dữ liệu và theo dõi hoạt động của người dùng, nên nó tạo dựng sự tin cậy và minh bạch lẫn nhau.
- Nâng cao quy trình giao dịch: VDR đã mang lại lợi ích cho nhiều tổ chức bằng cách cung cấp nền tảng tập trung cho các tổ chức để hoàn tất giao dịch, chia sẻ tài liệu và đẩy nhanh doanh số một cách liền mạch. Nó hợp lý hóa tất cả các quy trình, giúp người dùng thực hiện giao dịch một cách nhanh chóng.
- Hiệu quả về chi phí: Triển khai VDR trên máy chủ giúp giảm nhu cầu xử lý giấy tờ thủ công và chi phí liên quan đến việc in ấn và xử lý các tài liệu này. Khi bạn bắt đầu sử dụng VDR, nó sẽ giúp giảm chi phí chia sẻ tài liệu và di chuyển để trình bày tài liệu cho khách hàng doanh nghiệp.
Các trường hợp sử dụng Phòng Dữ liệu Ảo
Phòng dữ liệu ảo đã cách mạng hóa cách thức thực hiện mua bán và sáp nhập, huy động vốn, giao dịch tài chính và các giao dịch kinh doanh khác. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng VDR:
- Sản xuất: Các tổ chức sản xuất sử dụng rộng rãi VDR để chốt các giao dịch trị giá hàng tỷ đô la với khách hàng và nhà cung cấp. Nó cung cấp cho họ một nền tảng để cộng tác và phân phối dữ liệu nhạy cảm.
- Công nghệ thông tin: Ngành CNTT có một trong những ngành sử dụng VDR lớn nhất, chia sẻ tài liệu với các nhóm ở các nơi khác nhau trên thế giới, cũng như khách hàng, bên thứ ba và các công ty khác.
- Ngân hàng: VDR giúp các ngân hàng quản lý việc sáp nhập, cho vay, trao đổi các tài liệu nhạy cảm và các nhiệm vụ khác trong một môi trường an toàn và được quản lý hợp lý. Nó cung cấp cho họ một kho tiền ảo an toàn nơi họ có thể lưu trữ dữ liệu nhạy cảm của khách hàng.
- Dịch vụ tư vấn: Sau khi triển khai VDR, nhiều dịch vụ tư vấn đã tận dụng lợi thế của nó vì nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác dự án, quản lý khách hàng và chia sẻ kiến thức.
- Các công ty luật: Các công ty luật nổi tiếng với việc xử lý hàng đống tài liệu, nhưng VDR có thể giúp họ thoát khỏi tình trạng lộn xộn và hợp lý hóa quy trình làm việc của họ. Giờ đây, họ có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu và các tài liệu khác với khách hàng và doanh nghiệp.
Bây giờ hãy xem tất cả các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo tốt nhất mà bạn có thể xem xét.
thỏa thuậnHòa bình
Lưu trữ an toàn tất cả tài liệu nhạy cảm của tổ chức của bạn ở một nơi, quản lý kiểm soát dữ liệu, nhanh chóng chia sẻ chúng với khách hàng theo yêu cầu và cộng tác trên chúng với DealRoom. Đây là nền tảng VDR hàng đầu được nhiều tổ chức toàn cầu ưa thích.
Với tùy chọn lưu trữ dữ liệu tập trung của DealRoom, bạn có thể xem tất cả thông tin của mình bằng trình xem tài liệu và Excel tích hợp sẵn mà không cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng. Nó cũng cho phép bạn tận dụng khả năng phân tích dữ liệu sâu sắc, nơi bạn có thể xem và phân tích hoạt động tài liệu cũng như yêu cầu quyền truy cập và tương tác của khách hàng.
Với DealRoom, bạn không phải lo lắng quá nhiều về việc đánh cắp dữ liệu hoặc truy cập trái phép vì phần mềm có quyền tùy chỉnh và xác thực đa yếu tố. Ngoài ra, bạn có thể hoàn thành các yêu cầu thẩm định bằng cách kéo và thả dễ dàng.
Gói ban đầu của DealRoom có giá 1.295 USD mỗi tháng.
Giới hạn
Hạn chế là nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo có uy tín có thể giúp bạn đưa việc quản lý tài liệu của mình lên cấp độ bảo mật tiếp theo. Nó sẽ cung cấp cho bạn một không gian làm việc rộng rãi hoạt động như một kho lưu trữ tài liệu của công ty, khách hàng và nhà đầu tư của bạn.
Caplinked sử dụng mã hóa 256-bit cấp quân sự và tuân thủ HIPAA và SOC 2. Cho dù công ty của bạn thuộc lĩnh vực đầu tư, CNTT hay sản xuất, Caplinked đều giúp bạn tạo các nhóm tùy chỉnh và định cấu hình các quyền theo yêu cầu.
Hơn nữa, Caplinked không chỉ chia sẻ tệp; tạo một bộ nhớ dự phòng và cho phép bạn tạo các hướng dẫn truy cập bộ nhớ đặc biệt. Bạn có thể sử dụng tính năng quản lý quyền kỹ thuật số để bảo vệ các tệp nhạy cảm của mình bằng mã hóa thích hợp để những người xem có thông tin xác thực bảo mật chỉ có thể truy cập chúng.
Nhà cung cấp VDR này cũng khai thác sức mạnh của AI để giúp bạn tự động biên tập lại thông tin nhạy cảm và sắp xếp dữ liệu chỉ bằng một văn bản tìm kiếm. Sử dụng bảng điều khiển trung tâm, bạn có thể dễ dàng theo dõi mọi hành động và sửa đổi được thực hiện đối với hệ thống.
Caplinked cung cấp phần mềm VDR theo hai gói, bắt đầu với Team với giá 149 USD/tháng.
Hộp
Hộp có thể đơn giản hóa việc quản lý giao dịch và chia sẻ dữ liệu bằng công cụ VDR. Giúp hợp lý hóa và đảm bảo thẩm định M&A, đàm phán hợp đồng, quy trình đấu thầu và quản lý giao dịch khác.
Từ việc giúp khách hàng phản hồi và thương lượng ngay lập tức cho đến ký kết giao dịch, Box cho phép bạn chọn trong số hơn 1.400 tiện ích tích hợp để tăng tốc chu kỳ giao dịch. Nó cũng cung cấp quyền truy cập di động và xem trước trình duyệt ở hơn 125 định dạng tệp hoạt động dễ dàng mà không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn hoặc bảo mật dữ liệu.
Box cung cấp nhiều giao thức bảo mật, phân loại và quy trình ủy quyền người dùng mạnh mẽ để giữ cho người đặt giá thầu an toàn và riêng tư. Ngoài ra, bạn sẽ có được quyền truy cập và hiển thị tệp an toàn với các tính năng cộng tác ẩn và tạo hình mờ. Nó cũng sử dụng các chức năng xử lý và lưu trữ để tuân thủ các quy định như SOX và FINRA.
Hơn nữa, Box là một tính năng sử dụng máy học để giúp bạn trích xuất thông tin liên quan, cần thiết từ các tài liệu được lưu trữ của bạn. Để thực hiện một giao dịch mới, bạn có thể cộng tác với những người đặt giá thầu trong VDR cũng như chia sẻ và quản lý dữ liệu của mình.
số hóa
Nếu bạn đang tìm kiếm một nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo đáng tin cậy để quản lý hợp đồng khách hàng của mình thì số hóa chào mừng có thể là một lựa chọn tốt.
Giải pháp VDR này cung cấp cái nhìn sâu sắc cần thiết để tăng tốc giao dịch và cung cấp khả năng theo dõi và phân tích tài liệu ấn tượng về tương tác của nhà giao dịch với dữ liệu. Digify cung cấp tùy chọn xây dựng thương hiệu nâng cao cho phép bạn sử dụng URL nhãn trắng trên nền tảng VDR.
Digify sẽ giúp bạn nhanh chóng tùy chỉnh logo, hình đại diện và màu sắc thương hiệu, điều này rất hữu ích trong việc xây dựng lòng tin của khách đối với phòng dữ liệu của bạn. Với chứng nhận ISO27001, NDA khi nhấp chuột và mã hóa hai đầu, nhà cung cấp VDR này cũng cung cấp mức độ bảo mật cao nhất.
Các gói tiêu chuẩn cho dịch vụ này bắt đầu ở mức $120/tháng khi thanh toán hàng năm.
Onehub
Phòng dữ liệu ảo của Onehub cung cấp nền tảng đơn giản để lưu trữ và quản lý dữ liệu của bạn cũng như giao dịch thành công.
VDR này cho phép bạn cộng tác an toàn và liền mạch với khách hàng, khách hàng và đồng nghiệp bằng cách tự tin chia sẻ tài liệu, dữ liệu và thông tin quan trọng khác. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách sử dụng tính năng tải lên kéo và thả và nhận được bản xem trước chất lượng cao của hơn 30 loại tệp.
Nhờ theo dõi hoạt động nâng cao, bạn sẽ tìm hiểu về mọi hoạt động trong phòng dữ liệu của mình. Onehub giúp việc sắp xếp tất cả các tệp và thư mục của bạn dễ dàng hơn nhiều đồng thời kiểm soát ai có thể truy cập vào tệp nào.
Onehub nỗ lực chăm sóc toàn diện dữ liệu và phòng dữ liệu của bạn bằng mã hóa 256-bit cấp ngân hàng, giảm nguy cơ tin tặc lấy được dữ liệu của bạn. Nó cũng cho phép bạn tùy chỉnh không gian làm việc của mình bằng logo và màu sắc của tổ chức, mang lại dấu ấn cá nhân.
iDeals
Chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu kinh doanh và dữ liệu nhạy cảm khác bằng bảo mật iDeale VDR. Nó cung cấp một nền tảng tương tác có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào mà không cần bất kỳ plugin nào.
Khi tải tài liệu lên iDeals, bạn chỉ cần kéo và thả tệp và các tệp sẽ được tự động đánh số để thuận tiện cho bạn. Bạn cũng có thể đặt hình mờ và cài đặt trước giao dịch sẽ được tự động áp dụng cho tất cả các tài liệu đã thêm.
iDeals hỗ trợ hơn 25 định dạng và bạn có tùy chọn hạn chế chế độ xem văn bản hoặc hình ảnh cụ thể trong tài liệu bằng cách sắp xếp lại một phần bí mật. Quản lý quyền tài liệu có hiệu quả cao khi bạn có thể định cấu hình quyền truy cập tệp theo yêu cầu.
Với độ sẵn sàng của phòng dữ liệu là 99,95%, bạn luôn có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu được chia sẻ. Bạn cũng có thể nhận được báo cáo đồ họa hiển thị hoạt động của người đặt giá thầu, điều này có thể giúp giảm thời gian ra quyết định.
iDeals cung cấp mức bảo mật cao nhất với mã hóa 256 bit cùng với khóa 2048 bit. Cơ sở hạ tầng trung tâm dữ liệu của nó được kiểm toán đầy đủ và tuân thủ SOC 2và hoạt động của trung tâm dữ liệu đều được EY kiểm toán và chứng nhận ISO 27001.
Vì nhiều trung tâm dữ liệu liên tục phản chiếu lẫn nhau nên khả năng mất dữ liệu là rất nhỏ ngay cả khi xảy ra lỗi nhiều máy chủ. iDeals cung cấp nhiều tính năng nâng cao như chế độ xem hàng rào, hình mờ, hạn chế địa chỉ IP, trình xem bảng tính an toàn và nhiều tính năng khác.
Gửi tài liệu
Hợp lý hóa việc chia sẻ tài liệu và quy trình kinh doanh với Gửi tài liệu qua Dropbox. Nó cung cấp một phòng dữ liệu ảo với khả năng quản lý thông minh các quyền về email và miền cũng như quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm.
DocSend thậm chí còn cho phép bạn triển khai biện pháp bảo vệ ở cấp độ chi tiết, cung cấp khả năng quản lý quyền theo từng tài liệu. Nền tảng VDR này giúp người dùng dễ dàng xem tệp từ bất kỳ thiết bị nào có quyền thích hợp mà không cần phải tải xuống bất kỳ phần mềm nào.
Bạn có thể triển khai trải nghiệm xem VDR được cá nhân hóa bằng hình ảnh biểu tượng và biểu ngữ tùy chỉnh. Điều này tạo ấn tượng tốt trước mặt khách hàng. Cho phép bạn chia sẻ nhiều tài liệu với một liên kết duy nhất.
Phòng công ty
Được hỗ trợ bởi chứng nhận SOC 2 kiểu 2 và quản lý tài liệu đơn giản, Phòng công ty cung cấp VDR dễ sử dụng cho tất cả các quy trình cộng tác và chia sẻ tài liệu.
Công cụ VDR cho phép bạn quản lý tệp một cách hiệu quả bằng cách kéo và thả tải lên, thông báo cho nhóm của bạn về tài liệu mới và sử dụng tính năng lập chỉ mục tự động và tìm kiếm nâng cao. Nó bao gồm trình xem bảng tính an toàn cùng với trình xem tài liệu và Excel cho phép bạn xem dữ liệu ở nhiều định dạng tệp.
FirmRoom có tính năng biên tập thông minh tích hợp sẵn giúp nhanh chóng xác định và loại bỏ bất kỳ phần nào của mẫu thông tin để bảo vệ các tài liệu kinh doanh cá nhân và quan trọng.
Hơn nữa, FirmRoom cung cấp khả năng bảo vệ ấn tượng cho tất cả tài liệu được lưu trữ của bạn với 4-Quyền truy cập cấp độ vào các tài liệu, hình mờ và các chức năng NDA. Nhờ phân tích thông minh, bạn sẽ có cái nhìn bao quát về những gì đang xảy ra với tài liệu trong VDR, bao gồm bản đồ nhiệt tài liệu cũng như hoạt động của nhóm và người dùng.
Ansarada
Đạt được những kết quả kinh doanh quan trọng với Ansarada, nơi cung cấp các phòng dữ liệu ảo thông minh để hỗ trợ sự phát triển kinh doanh của bạn. Ngoài việc là một nền tảng chia sẻ tệp an toàn, nó còn tích hợp với các nền tảng khác, giúp bạn xem tài liệu mà không cần chuyển đổi ứng dụng theo cách thủ công.
Tính năng kéo và thả giúp bạn dễ dàng lưu trữ file trong công cụ. Nó cũng cung cấp công cụ Quy trình giao dịch cho phép nhóm của bạn cộng tác và làm việc một cách chiến lược mà không có giới hạn về tổng số người dùng.
Ansarada là phòng dữ liệu ảo hiện đại không chỉ giúp bạn chuẩn bị cho các giao dịch M&A và IPO mà còn thực hiện quản lý người dùng và kỷ luật vận hành. Nó sử dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo để theo dõi hoạt động của người dùng.
Nhận công cụ này bằng cách trả $1039/tháng cho số lượng người dùng không giới hạn.
sự bắt chước
Imprima là nền tảng VDR cung cấp khả năng truy cập dữ liệu nhanh hơn nhờ công nghệ lưu trữ blob. Nó được hỗ trợ bởi AI cho phép bạn làm việc trên mọi loại tài liệu bằng bất kỳ ngôn ngữ nào và tự động biên tập lại các phần tài liệu có liên quan để tuân thủ GDPR.
Ngoài ra, Imprima kiểm tra cẩn thận tài liệu pháp lý và tự động sắp xếp VDR của bạn. Nó cung cấp bảng điều khiển thời gian thực và bản đồ nhiệt để theo dõi sở thích của người đặt giá thầu và cho phép bạn tạo các mẫu tùy chỉnh ở định dạng đồ họa.
Với công cụ tự động hóa của AI và Imprima, bạn có thể xem tài liệu pháp lý và tự động sắp xếp nhanh chóng các VDR của mình. Cải thiện khả năng quản lý người dùng, hợp lý hóa quy trình giao dịch và cho phép quản lý các câu hỏi và câu trả lời trong VDR.
Imprima tương thích với ISO 27001:2013 và GDPR để bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư. Các máy chủ dữ liệu có trụ sở tại EU của nó sử dụng các biện pháp bảo mật hàng đầu trong ngành.
Ứng dụng
Phòng dữ liệu ảo (VDR) đã giúp các công ty dễ dàng lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách an toàn hơn, đồng thời đẩy nhanh quá trình mua bán, sáp nhập cũng như các giao dịch khác.
Tất cả các nhà cung cấp VDR mà tôi đề cập ở trên đều cung cấp các tính năng cơ bản và nâng cao cũng như các chính sách tuân thủ và bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ bạn khỏi các mối đe dọa về bảo mật và quyền riêng tư. Do đó, hãy chọn bất kỳ trong số chúng dựa trên nhu cầu kinh doanh và khả năng chi trả của bạn.
Sau đó xem các loại trung tâm dữ liệu được giải thích tối đa 5 phút.
