Nếu bạn thường xuyên lái xe vì mục đích kinh doanh hoặc cá nhân, việc theo dõi quãng đường thủ công có thể gặp rắc rối. 📝
May mắn thay, hiện có một số ứng dụng theo dõi quãng đường có thể tự động hóa toàn bộ quy trình và giúp việc lái xe không bị căng thẳng.
Cho dù bạn muốn phân tích thói quen lái xe, quản lý chi phí hay thậm chí cải thiện hiệu quả sử dụng nhiên liệu, những ứng dụng này đều dành cho bạn!
Trong phần sau, chúng tôi sẽ chia sẻ cách theo dõi quãng đường giúp bạn phân tích thói quen lái xe của mình. Và sau đó liệt kê các ứng dụng theo dõi quãng đường tốt nhất trên thị trường.
Theo dõi số dặm là gì?
Theo dõi số dặm của bạn có nghĩa là ghi lại số dặm bạn lái xe và chi phí bạn thực hiện khi lái xe từ A đến B.
Đặc biệt, quy trình này phổ biến ở các tài xế chia sẻ chuyến đi hoặc các công ty như Uber cần ghi lại và phân tích thói quen lái xe theo thời gian để mang lại trải nghiệm tốt hơn.
Trước đây, việc theo dõi quãng đường yêu cầu ghi lại chỉ số đồng hồ đo đường vào đầu và cuối mỗi chuyến đi. May mắn thay, quá trình mệt mỏi đó không còn trong trò chơi nữa.
Với sự ra đời của công nghệ, việc theo dõi quãng đường đã phát triển đến mức có những ứng dụng được thiết kế đặc biệt để tự động hóa toàn bộ quy trình. Vượt xa việc theo dõi số dặm đơn thuần.
Lợi ích của ứng dụng theo dõi quãng đường
# 1. Theo dõi quãng đường chính xác
Hãy hỏi: tại sao bạn lại tin tưởng vào việc theo dõi quãng đường chính xác: ứng dụng được hỗ trợ bởi AI hay số viết tay?
Đối với hầu hết, các ứng dụng theo dõi quãng đường được hỗ trợ bởi AI là lựa chọn tốt nhất. Và họ có lý do của họ.
Đầu tiên, những ứng dụng này sử dụng GPS để theo dõi chuyến đi của bạn, giúp bạn không phải phỏng đoán nữa. Ngoài ra, bạn có thể yên tâm rằng dữ liệu là chính xác và có thể được sử dụng làm tài liệu cho mục đích thuế, hoàn trả và kế toán.
Thứ hai, các ứng dụng theo dõi số dặm sẽ loại bỏ nguy cơ lạm dụng do những người nhập thông tin du lịch sai lệch để thu lợi cá nhân. (thế giới không phải lúc nào cũng tử tế 😪)
Khi tính đến cả hai khía cạnh, ứng dụng theo dõi quãng đường là công cụ tốt nhất để phân tích thói quen lái xe của bạn với thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu.
#2. Tiết kiệm thời gian
Việc theo dõi quãng đường đi được theo cách thủ công có thể tốn thời gian, đặc biệt đối với các doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào phương tiện trong hoạt động hàng ngày.
Xét cho cùng, các ứng dụng theo dõi số dặm hiện đại có các tính năng nâng cao như so sánh dữ liệu trong quá khứ và hiện tại, ước tính số dặm hoặc chi phí trong tương lai, cung cấp báo cáo thuế, v.v.
Khi tâm trí của bạn không còn bận tâm đến các nhiệm vụ báo cáo và quản lý, bạn có thể làm được nhiều việc hơn cho doanh nghiệp của mình. Hãy tưởng tượng bạn có thể làm gì nếu bớt choáng ngợp với các công việc hành chính.
#3. Tiết kiệm thuế
Nếu lái xe là điều cần thiết cho công việc của bạn, chúng tôi có một số tin tức miễn thuế dành cho bạn. 🤑
Dán; chúng ta đang chuẩn bị nói chuyện về thuế!
Do đó, Sở Thuế vụ (IRS) cho phép người nộp thuế yêu cầu khấu trừ việc sử dụng phương tiện. Điều này bao gồm chi phí lái xe, nhiên liệu, sửa chữa, phí cầu đường, bảo trì, v.v.
Nhưng để tận dụng được lợi ích đâu phải dễ đâu bạn ạ. Để sử dụng chúng, bạn phải ghi lại số liệu trên đồng hồ đo đường từ lúc bắt đầu và kết thúc chuyến đi đủ điều kiện, cùng với điểm đến và ngày.
Việc có quá nhiều ghi chú sau mỗi chuyến đi sẽ gây mệt mỏi cho những người thường xuyên di chuyển.
Vậy tại sao không sử dụng ứng dụng theo dõi quãng đường để theo dõi quãng đường, tạo báo cáo chi phí và nhận báo cáo thuế khi đang di chuyển?
Ngoài ra, một số ứng dụng theo dõi quãng đường cung cấp các tính năng như theo dõi mức tiết kiệm nhiên liệu có thể giúp bạn theo dõi mức tiêu thụ nhiên liệu của mình và xác định những lĩnh vực bạn cần cắt giảm chi phí.
#4. Tích hợp với các ứng dụng khác
Hầu hết các ứng dụng theo dõi quãng đường đều tích hợp với các ứng dụng năng suất của bên thứ ba như lịch, trình theo dõi chi phí, phần mềm kế toán, v.v. để giúp bạn quản lý các công việc đi lại của mình.
Ngoài ra, những ứng dụng này trình bày dữ liệu được thu thập từ ứng dụng của bên thứ ba trên một bảng điều khiển thống nhất, giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về thói quen lái xe của mình.
#5. Báo cáo tự động
Ứng dụng tương tự mà bạn sử dụng để theo dõi quãng đường của mình cũng có thể giúp bạn tạo và chia sẻ báo cáo khi đang di chuyển.
Hầu hết các ứng dụng đều cung cấp khả năng tạo báo cáo không giới hạn và thậm chí còn cung cấp các mẫu báo cáo làm sẵn chẳng hạn như báo cáo sẵn sàng về thuế, một lần nữa giúp bạn tránh được các thuật ngữ tài chính.
Điều đó nói lên rằng, chúng tôi đã tổng hợp các ứng dụng theo dõi quãng đường tốt nhất để cải thiện thói quen lái xe của bạn và tăng năng suất của bạn mà không phải trả chi phí lớn.
Đấu
Solo là một ứng dụng dựa trên đám mây cho phép các doanh nghiệp nhỏ, tài xế chia sẻ chuyến đi và người làm việc tự do tự động hóa toàn bộ quy trình theo dõi quãng đường. Ứng dụng cho phép bạn tạo các luồng doanh thu tùy chỉnh và tự động theo dõi hoặc quản lý chúng từ một trang tổng quan thống nhất.
Những lợi ích
- Dễ dàng phân loại chi phí theo doanh nghiệp hoặc cá nhân; tự động theo dõi và ghi lại quãng đường liên quan đến công việc và các chi phí khác như nhiên liệu, sửa chữa và bảo trì.
- Nhận ước tính thuế theo thời gian thực dựa trên dữ liệu thu nhập và chi tiêu trong quá khứ
- Tích hợp với các công cụ kế toán như QuickBooks và Xero, giúp bạn dễ dàng nhập dữ liệu số dặm và chi phí vào phần mềm kế toán của mình
- Dự báo lương dựa vào cộng đồng giúp bạn biết mình sẽ kiếm được bao nhiêu hàng ngày (nếu bạn không kiếm được nhiều như dự đoán, Solo sẽ đảm bảo chênh lệch thu nhập cho bạn!)
Dự báo lương của Solo đảm bảo cho khách hàng hơn 8 triệu USD. Nền tảng này được các công ty như Amazon Flex, Uber, Instacart và hơn thế nữa.
Tải xuống: Android | iOS
Bước chân
Ứng dụng theo dõi thuế và quãng đường Stride mạnh mẽ được thiết kế để các tài xế đi chung xe tự động ghi lại số dặm, tính toán lợi nhuận và đơn giản hóa việc báo cáo thuế bằng các báo cáo thuế làm sẵn. Nền tảng này cung cấp các lợi ích di động cho các doanh nghiệp hàng đầu như Uber, Etsy, Fiverr và DoorDash.
Những lợi ích
- Liên kết tài khoản với Stride để theo dõi quãng đường, chi phí và lợi nhuận; thêm ảnh biên lai và các chi phí khác khi bạn lái xe quãng đường tiếp theo
- TurboTax tích hợp để tạo báo cáo thuế sẵn sàng cho IRS và nhận lời khuyên của chuyên gia thuế về các khoản khấu trừ thuế
- Nhanh chóng ước tính các khoản khấu trừ thuế của bạn và phát triển các chiến lược với bộ phận kế toán của bạn để tận dụng các khoản tín dụng thuế của bạn
- Hơn 100.000 ưu đãi giảm giá độc quyền tại địa phương đối với xăng, sửa chữa ô tô và các chi phí khác để tiết kiệm số tiền lớn tại nơi làm việc
Stride đã giúp đỡ hơn 3 cứu hàng triệu người 3,7 Tỷ đô la. Nó hoàn hảo cho các tài xế chia sẻ chuyến đi hoặc người quản lý giao hàng để theo dõi mọi thứ họ trải qua khi lái xe đi công tác hoặc giao hàng dặm.
Tải xuống: Android | iOS
vượt rào
Ứng dụng Hurdlr trực quan cho phép bạn tự động theo dõi quãng đường, thu nhập và chi phí kinh doanh thông qua nhiều nguồn thu nhập khác nhau, đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ các khoản khấu trừ tiềm năng. Ứng dụng này rất dễ sử dụng và được thiết kế cho hầu hết mọi người – từ những người tự kinh doanh đến các doanh nghiệp cấp doanh nghiệp – ứng dụng này được thiết kế cho tất cả mọi người.
Những lợi ích
- Tích hợp với hàng ngàn ngân hàng hàng đầu; cũng như các ứng dụng của bên thứ ba như Uber, FreshBooks, Stripe và Paypal để tự động nhập thu nhập và chi phí của bạn
- Nhận ước tính thuế theo thời gian thực dựa trên tờ khai thuế trước đó của bạn, giúp bạn kiểm soát tài chính của mình trong suốt cả năm.
- Dễ dàng tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp cho khách hàng và báo cáo thuế cho bộ phận kế toán
- Với Hurdlr pro, bạn sẽ có được báo cáo thu nhập (P&L), bảng cân đối kế toán, số dư thử, v.v. dễ hiểu mà không cần dùng đến thuật ngữ kế toán hoặc sự phức tạp
Mặc dù Hurdlr không miễn phí nhưng nó cung cấp mức giá linh hoạt cho các nhà tư vấn, bán hàng, thương mại điện tử, bán lẻ, người làm nghề tự do và tài xế.
Tải xuống: Android | iOS
Everlance
Everlance giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô theo dõi quãng đường đi được, nộp thuế và nhận được khoản hoàn trả tối đa. Nền tảng này đã giúp hơn một triệu khách hàng tiết kiệm tiền. Phần lớn, nó hoạt động tốt nhất trong các ngành sản xuất, xây dựng và phân phối.
Những lợi ích
- Theo dõi quãng đường chính xác bằng GPS để trả lại tỷ lệ quãng đường IRS tiêu chuẩn và hợp lý cho nhóm của bạn
- Nhận tiền hoàn lại cố định và thay đổi dựa trên mã bưu điện và loại xe của bạn; dễ dàng tải xuống các báo cáo thuế làm sẵn cho IRS
- Tích hợp thẻ tín dụng, gửi biên lai, chia sẻ và nhận phê duyệt báo cáo chi phí chỉ bằng một cú nhấp chuột
- Thiết lập quy trình phê duyệt đa cấp trước khi phê duyệt báo cáo hoặc bắt đầu khấu trừ hoặc thanh toán thuế
- Tải xuống báo cáo chi phí và quãng đường Excel hoặc PDF đẹp mắt từ điện thoại hoặc máy tính để bàn trực tuyến của bạn.
Everlance đi kèm với một số tính năng có sẵn như theo dõi giờ làm việc, các chuyến đi yêu thích, v.v. Hầu hết các nhóm sử dụng Everlance đều giảm được 30% chi phí hoàn trả, chủ yếu là do chuyển từ quy trình thủ công sang theo dõi GPS.
Tải xuống: Android | iOS
MileIQ
Giao diện dễ sử dụng của MileIQ cho phép người lái xe đi chung hoặc người lái xe độc lập theo dõi số dặm và yêu cầu hoàn tiền chỉ bằng một cú nhấp chuột. Đây là ứng dụng theo dõi số dặm được mong muốn nhất trong danh sách của chúng tôi.
Những lợi ích
- MileIQ chạy ở chế độ nền trên điện thoại khi bạn lái xe, do đó bạn không còn phải khóa điện thoại di động để theo dõi quãng đường của mình
- Vuốt để phân loại chuyến đi là “Doanh nghiệp” hoặc “Cá nhân”; xem ngay lập tức số dặm và chi phí đã ghi bằng bảng điều khiển MileIQ dễ đọc
- Tạo báo cáo động bằng ứng dụng di động hoặc sử dụng cổng web để truy cập các tính năng nâng cao hơn
- Bảo mật cấp ngân hàng để đảm bảo bảo mật hoàn toàn dữ liệu cá nhân và giao dịch được thu thập và chia sẻ trong hệ sinh thái ứng dụng
MileIQ đã đăng nhập hơn 80 tỷ dặm trên ứng dụng và hoàn lại hơn 10 tỷ USD. Ứng dụng này được thiết kế để tiết kiệm thời gian và giảm bớt rắc rối khi theo dõi quãng đường theo cách thủ công, khiến nó trở thành một công cụ có giá trị cho bất kỳ ai cần theo dõi việc lái xe kinh doanh của mình vì mục đích thuế hoặc hoàn trả.
Tải xuống: Android | iOS
SherpaChia sẻ
SherpaShare là một ứng dụng khá phổ biến đối với những người lái xe chia sẻ xe. Ứng dụng hỗ trợ AI của anh ấy đã giúp tiết kiệm hơn 6.000 đô la tiền thuế và tăng mức lương theo giờ của bạn lên tới 30%. Ngoài ra, SherpaShare còn cung cấp các quyền lợi bảo hiểm y tế hợp lý cho nhân viên của bạn.
Những lợi ích
- Các công cụ lái xe tích hợp như Hotspot và Compass để phân tích giá vé trước đây và đề xuất các tuyến đường tiết kiệm chi phí cho người lái xe
- Dễ dàng theo dõi quãng đường và chi phí, xem dữ liệu lịch sử và chia sẻ báo cáo với khách hàng chỉ bằng một cú nhấp chuột
- Nhận ưu đãi độc quyền trên một loạt các dịch vụ lái xe như bảo hiểm, nhiên liệu, tín dụng thuế và hơn thế nữa
- Trở thành một phần của cộng đồng tài xế lớn nhất thế giới và học hỏi kinh nghiệm của những người lái xe khác
SherpaShare là ứng dụng theo dõi quãng đường nếu bạn cần phân tích chi tiết và hiểu biết sâu sắc về thói quen lái xe của mình mà không phải chi thêm tiền.
Tải xuống: Android | iOS
Rydoo
Rydoo là một công cụ quản lý chi phí toàn diện giúp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của bạn khi có lưu lượng truy cập. Từ theo dõi quãng đường và chi phí đến quét biên lai và hoàn trả, tất cả đều giúp bạn.
Được hơn một triệu khách hàng tin cậy, bao gồm Deloitte, Swiss, WeTransfer, v.v.
Những lợi ích
- Công nghệ quét thông minh của Rydoo trích xuất mọi thông tin hóa đơn liên quan, giúp bạn tránh được quá trình nhập dữ liệu thủ công
- Nhận bảng điều khiển toàn diện hiển thị tất cả chi tiêu của bạn ở một nơi, cung cấp cho bạn cái nhìn đầy đủ về tài chính của mình.
- Quy trình phê duyệt tự động cho phép bạn thiết lập các quy tắc phê duyệt tùy chỉnh để xem xét và phê duyệt nhanh chóng mọi chi phí
- Tích hợp với các ứng dụng và phần mềm kế toán của bên thứ ba như QuickBooks, Xero, v.v., giúp việc nộp thuế trở nên dễ dàng
Ngoài ra, việc tích hợp Rydoo với Slack sẽ tăng tốc độ cộng tác nhóm. Bạn cũng có thể truy cập phân tích Rydoo chỉ bằng một cú nhấp chuột để phát hiện những điểm bất thường, xác định cơ hội và dự báo chi tiêu.
Tải xuống: Android | iOS
Trong hộp giày
Shoeboxed là một ứng dụng tất cả trong một để theo dõi và quản lý tài chính của bạn. Nó đã giúp hàng triệu công ty trích xuất thông tin từ các biên lai thực tế và biến chúng thành các báo cáo có hệ thống.
Những lợi ích
- Dễ dàng chụp và số hóa biên lai cũng như các tài liệu quan trọng khác bằng ứng dụng di động Shoeboxed hoặc trình tải lên trực tuyến; tự động nhập biên lai từ Gmail
- Sử dụng công nghệ Shoeboxed GPS tích hợp để theo dõi và ghi lại quãng đường của bạn nhằm mục đích hoàn thuế và hoàn thuế chính xác.
- Kết hợp Shoeboxed với phần mềm kế toán phổ biến như QuickBooks và Xero để theo dõi chi phí và ghi sổ kế toán dễ dàng.
- Tạo báo cáo chi tiết phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn và dễ dàng xuất chúng để chia sẻ với nhóm hoặc kế toán của bạn
Shoeboxed đã được Forbes trao giải năm ngoái là ứng dụng theo dõi biên lai tốt nhất. Và rõ ràng người dùng nhận thấy ứng dụng này rất dễ sử dụng. Có xếp hạng 4,5 trên các cửa hàng di động và nằm trong số các trang đánh giá hàng đầu như Capterrs và G2Crowd.
Tải xuống: Android | iOS
Sách mới
FreshBooks là một sản phẩm dành cho các tài xế kinh doanh và đi chung xe. Ứng dụng di động dễ sử dụng cho phép bạn theo dõi quãng đường, ghi lại chi phí và khai thuế mà không cần rời khỏi hệ sinh thái ứng dụng.
Những lợi ích
- Tự động ghi lại mỗi dặm bạn lái xe hoặc mọi chi phí bạn thực hiện khi đi công tác
- Dễ dàng tải xuống và chia sẻ báo cáo quãng đường, chi phí và thuế với nhóm của bạn qua email
- Chỉ cần vuốt màn hình để phân loại chuyến đi là công việc hoặc cá nhân; dễ dàng bật/tắt tính năng theo dõi dạng sóng bằng một công tắc
- Kiểm tra tỷ lệ phụ cấp số dặm cho quốc gia hoặc thành phố của bạn trong ứng dụng để biết các ưu đãi độc quyền
Và tất nhiên, hãy tham gia vào đội ngũ hơn 30 triệu người dùng đã đăng nhập hơn 500 giờ với ứng dụng theo dõi quãng đường FreshBook.
Tải xuống: Android | iOS
Chi phí Zoho
Zoho Expense giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về thói quen lái xe của mình. Nó cho phép bạn theo dõi quãng đường đã đi theo bốn cách khác nhau – dựa trên GPS, quãng đường đã đi, vị trí trên bản đồ từng điểm và chỉ số đo đường. Chúng tôi không yêu cầu nhiều.
Những lợi ích
- Tự động tính toán chi phí quãng đường với độ chính xác 100% bằng bất kỳ phương pháp nào như chúng tôi đã nói ở trên
- Thiết lập tỷ lệ quãng đường cụ thể cho các chính sách, phòng ban hoặc trung tâm chi phí khác nhau
- Tạo báo cáo số dặm phân tích cho từng người dùng và tối ưu hóa báo cáo theo chính sách của công ty để dễ dàng nộp thuế
- Tích hợp nguồn cấp dữ liệu trực tiếp (DFI) để kết nối thẻ công ty với ứng dụng Zoho Expense và tăng tốc quá trình đối chiếu
Zoho Expense cung cấp các giải pháp thanh toán thuế tuân thủ GDPR. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn mắc lỗi, ứng dụng sẽ gửi cho bạn thông báo theo thời gian thực về các vi phạm chính sách, các mục nhập trùng lặp và hành vi gian lận trong ứng dụng hoặc báo cáo thuế.
Tải xuống: Android | iOS
Quan điểm cá nhân của tôi
Theo tôi, Everlance và Zoho là những ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất. Nhưng điều đó không có nghĩa là tôi bỏ qua các ứng dụng khác. Mọi ứng dụng được đề cập trong bài viết đều có một hoặc các trường hợp sử dụng khác. Vì vậy, hãy cố gắng chọn một trong những phù hợp nhất với nhu cầu tổ chức của bạn.
Bạn cũng có thể xem các ứng dụng theo dõi thời gian GPS này.
