Việc quản lý hộp thư đến Gmail của bạn có thể nhanh chóng vượt quá tầm kiểm soát. Đặc biệt nếu bạn có nhiều tài khoản, chẳng hạn như tài khoản cá nhân và tài khoản công việc riêng biệt. Với việc email đổ về từ khắp mọi nơi, việc này giống như uống nước từ vòi cứu hỏa.
May mắn thay, Gmail cung cấp nhiều cài đặt nâng cao để giúp bạn quản lý email của mình. Tuy nhiên, không phải tất cả các tùy chọn đều có sẵn hoặc được bật theo mặc định. Một số bị ẩn trong một menu thả xuống nhỏ hoặc trong hàng tá tab trong cài đặt Gmail.
Vượt xa những điều thông thường, hôm nay tôi sẽ liệt kê một số tính năng ít người biết đến của Gmail chắc chắn sẽ giúp tăng hiệu suất email của bạn.
Nội dung:
Chuyển đổi
- Lên lịch gửi email sau
- Dịch email
- Bật thăng tiến tự động
- Sử dụng chế độ bí mật để bảo mật
- Hãy để người khác quản lý tài khoản của bạn
- Xem email ngoại tuyến
Một cái gì đó tôi phát hiện ra gần đây. Không giống như hầu hết các ứng dụng web khác mở menu mặc định của trình duyệt khi bạn nhấp chuột phải, thay vào đó, Gmail sẽ mở menu riêng với nhiều tùy chọn. Điều này chỉ xảy ra khi bạn nhấp chuột phải vào một email đã đóng, nó không hoạt động trên nội dung email. Nhấp chuột phải vào bất kỳ email nào và nó sẽ mở ra một menu dài với nhiều tùy chọn đã có sẵn ở thanh trên cùng và một số tùy chọn khác. Một số tùy chọn thú vị bao gồm Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm, Di chuyển đến tab, Trả lời tất cả và tùy chọn tìm kiếm để tìm các email liên quan. Cá nhân tôi thấy menu này hữu ích để thiết lập nhanh email mà không cần phải chọn hoặc mở email trước. Tăng thời lượng gửi hoàn tác
- Xem email từ tất cả tài khoản của bạn ở một nơi
- Gửi email dưới dạng tài khoản khác
- Tạm ẩn email để kiểm tra sau
Lên lịch gửi email sau
Nếu bạn nghĩ rằng sau này bạn sẽ quên gửi một email quan trọng hoặc bạn có thời gian để viết nó ngay bây giờ nhưng sau này lại không có, tính năng lập lịch gửi email chắc chắn sẽ rất hữu ích. Bạn có thể lên lịch gửi email Gmail vào ngày và giờ sau đó.
Chỉ cần soạn email và thay vì nhấn nút Gửi, hãy nhấp vào mũi tên lộn ngược nhỏ bên cạnh và chọn Lên lịch gửi.
Một số ngày và giờ được đặt trước sẽ được hiển thị và tùy chọn để chọn ngày và giờ tùy chỉnh. Chọn thời gian thuận tiện cho bạn và email sẽ được lên lịch. Bạn có thể xem tất cả các email đã lên lịch trong một nhãn riêng gọi là Đã lên lịch.
Dịch email
Bạn không cần sao chép hoặc dán bất kỳ nội dung nào trong Google Dịch nếu nó được tích hợp vào Gmail. Có, bạn có thể dịch email Gmail chỉ bằng hai cú nhấp chuột sang bất kỳ ngôn ngữ nào. Khi một email được mở, hãy nhấp vào menu ba chấm ở bên phải và chọn Dịch tin nhắn.
Một thanh mới sẽ mở ra ở đầu tin nhắn nơi bạn có thể chọn cả hai ngôn ngữ. Theo mặc định, nó sẽ cố gắng dịch email sang ngôn ngữ mặc định trong tài khoản Gmail của bạn.
Bật thăng tiến tự động
Khi bạn loại bỏ một email bằng cách xóa hoặc lưu trữ nó, Gmail sẽ đưa bạn trở lại Hộp thư đến để mở một email khác. Tuy nhiên, nếu tính năng tự động bỏ qua được bật, nó sẽ đưa bạn trực tiếp đến email tiếp theo trong danh sách. Điều này có thể tiết kiệm vô số lần nhấp chuột lãng phí khi mở email mới (chính xác là 1 bấm vào một email).
Nhấp vào nút bánh răng ở góc trên bên phải của Gmail và chọn Xem tất cả cài đặt.
Bây giờ hãy chuyển đến tab Nâng cao và bật tùy chọn Tự động nâng cao. Gmail sẽ làm mới và tùy chọn sẽ được bật.
Sử dụng chế độ bí mật để bảo mật
Nếu bạn muốn chia sẻ thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn có nguy cơ rơi vào tay bất kỳ ai khác ngoài người nhận dự định, Chế độ bí mật có nhiều tùy chọn để thực hiện việc đó một cách an toàn. Khi soạn email nhấn vào biểu tượng ổ khóa ở phía dưới để mở chế độ bí mật.
Tại đây bạn có thể đặt ngày hết hạn cho email từ 1 Ngày để 5 năm, sau đó e-mail sẽ không thể truy cập được. Bạn cũng có thể đặt mật khẩu sẽ được gửi đến điện thoại của người nhận, về cơ bản là bổ sung thêm xác nhận. Người nhận cũng sẽ không thể tải xuống, chuyển tiếp, sao chép hoặc in email này.
Tuy nhiên, xin lưu ý rằng người nhận vẫn có thể chụp ảnh màn hình/ảnh email để bảo toàn nội dung của nó.
Hãy để người khác quản lý tài khoản của bạn
Nếu muốn người khác quản lý email của mình, bạn không cần chia sẻ thông tin đăng nhập Gmail của mình với họ. Bạn có thể chỉ định một người được ủy quyền để quản lý tài khoản Gmail của mình. Họ sẽ có thể gửi/nhận/xóa email và thậm chí thay đổi cài đặt Gmail.
Để thực hiện việc này, hãy đi tới Cài đặt Gmail từ biểu tượng bánh răng và chuyển đến tab Tài khoản và Nhập. Tại đây, nhấp vào nút Thêm tài khoản khác bên cạnh Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn.
Một cửa sổ mới sẽ mở ra nơi bạn nhập địa chỉ email của người được ủy quyền và xác nhận lời nhắc gửi email xác nhận cho họ.
Bây giờ người được ủy quyền sẽ cần mở tài khoản của họ để chấp nhận yêu cầu và bắt đầu quản lý. Tài khoản của bạn sẽ xuất hiện trong menu Tài khoản Google của người đó, được gắn nhãn Được ủy quyền.
Bạn có thể thu hồi lại các quyền này bằng cách đi tới cùng tùy chọn Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn và nhấn nút Xóa bên cạnh.
Xem email ngoại tuyến
Bạn có thể thiết lập Gmail để lưu trữ các email gần đây trên máy tính của mình để bạn có thể truy cập chúng ngay cả khi bạn ngoại tuyến. Hơn nữa, bạn có thể soạn và gửi/trả lời tin nhắn mới sẽ được gửi ngay khi bạn có kết nối internet.
Đi tới Cài đặt Gmail và chuyển đến tab Ngoại tuyến. Tại đây, hãy chọn hộp bên cạnh Bật email ngoại tuyến. Sau đó định cấu hình nó khi bạn thấy phù hợp và nhấp vào Lưu thay đổi. Bạn có thể lưu trữ email lên tới 90 ngày.
Google cũng khuyên bạn nên đánh dấu trang web Gmail để dễ dàng truy cập ngoại tuyến.
Một cái gì đó tôi phát hiện ra gần đây. Không giống như hầu hết các ứng dụng web khác mở menu mặc định của trình duyệt khi bạn nhấp chuột phải, thay vào đó, Gmail sẽ mở menu riêng với nhiều tùy chọn. Điều này chỉ xảy ra khi bạn nhấp chuột phải vào một email đã đóng, nó không hoạt động trên nội dung email.
Nhấp chuột phải vào bất kỳ email nào và nó sẽ mở ra một menu dài với nhiều tùy chọn đã có sẵn ở thanh trên cùng và một số tùy chọn khác. Một số tùy chọn thú vị bao gồm Chuyển tiếp dưới dạng tệp đính kèm, Di chuyển đến tab, Trả lời tất cả và tùy chọn tìm kiếm để tìm các email liên quan.
Cá nhân tôi thấy menu này hữu ích để thiết lập nhanh email mà không cần phải chọn hoặc mở email trước.
Tăng thời lượng gửi hoàn tác
Vì tính năng này được bật theo mặc định nên có thể bạn đã biết rằng bạn có thể hoàn tác các email đã gửi bằng thông báo hoàn tác bật lên khi bạn gửi email. Tuy nhiên, bạn có thể tăng thời lượng của nó để có thêm thời gian suy nghĩ về email đã gửi và thực hiện các thay đổi.
Mở Cài đặt Gmail và trong tab Chung, nhấp vào menu thả xuống bên cạnh Hoàn tác gửi. Tại đây bạn có thể tăng thời lượng lên 30 giây. Lưu ý rằng điều này cũng sẽ làm chậm thời gian người nhận nhận được email. Điều này có thể không tốt trong trường hợp bạn cần gửi email càng sớm càng tốt.
Xem email từ tất cả tài khoản của bạn ở một nơi
Nếu bạn có nhiều tài khoản email, bạn không cần phải chuyển đổi giữa chúng để cập nhật email của mình. Trong tài khoản chính của bạn, bạn có thể truy cập vào các tài khoản khác để nhận email.
Trong Cài đặt Gmail, đi tới tab Tài khoản & Nhập và nhấp vào Thêm tài khoản thư bên cạnh Kiểm tra thư từ các tài khoản khác.
Tại đây, nhập địa chỉ email của tài khoản bạn muốn nhập email từ đó. Trên trang tiếp theo, bạn có thể chọn POP3 hoặc Gmailify. Nếu tài khoản bạn đang nhập email là Gmail, hãy chọn POP3. Nếu không, hãy chọn Gmailify để cung cấp cho tài khoản của bạn tính năng và bảo mật tương tự như Gmail.
Sau đó nhập mật khẩu tài khoản của bạn rồi nhấn Add Account để thêm.
Bạn có thể lặp lại quy trình này để thêm nhiều tài khoản email và tất cả email của họ sẽ được hiển thị trong hộp thư đến của bạn. Tuy nhiên, nó chỉ nhập email từ hộp thư đến của bạn chứ không nhập nhãn.
Gửi email dưới dạng tài khoản khác
Tương tự như việc nhận tất cả email từ một tài khoản, bạn có thể gửi email đến nhiều tài khoản khác nhau từ một tài khoản Gmail. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab Tài khoản & Nhập trong Cài đặt Gmail và nhấp vào Thêm địa chỉ email khác bên cạnh Gửi thư bằng địa chỉ.
Tại đây, thêm địa chỉ email của tài khoản thứ hai và bạn sẽ được yêu cầu hoàn tất xác minh. Sau khi được xác nhận, email xác minh sẽ được gửi đến tài khoản thứ hai nơi bạn có thể nhấp vào liên kết để cho phép tài khoản ban đầu gửi email bằng tài khoản đó.
Bây giờ, khi soạn email mới, bạn có thể nhấp vào menu thả xuống bên cạnh địa chỉ email của mình để thay đổi. Để trả lời, bạn có thể sử dụng tài khoản mặc định hoặc tài khoản mà email ban đầu được gửi tới.
Tạm ẩn email để kiểm tra sau
Nếu bạn không muốn đọc email ngay hoặc muốn kiểm tra lại sau, bạn sẽ đánh giá cao tính năng báo lại trong Gmail. Với tính năng Tạm ẩn, bạn có thể tạm ẩn email để xem chúng sau. Khi đến thời điểm, email sẽ xuất hiện dưới dạng email mới trong hộp thư đến của bạn.
Khi một email được mở hoặc được chọn nhiều, hãy nhấp vào biểu tượng đồng hồ ở trên cùng. Thao tác này sẽ mở ra một menu có danh sách ngày và giờ đã đặt từ một ngày đến hơn một tuần. Bạn cũng có thể đặt ngày và giờ chính xác bằng tùy chọn Chọn ngày và giờ.
Tiền thưởng 🎁
Đây là một mánh lới quảng cáo hơn là một tính năng có thể tùy chỉnh nhưng rất hữu ích nếu bạn thường xuyên đăng ký nhận bản tin. Bạn có thể thêm dấu cộng (+) và bất kỳ từ nào khác vào cuối địa chỉ email của mình trước dấu @ và Gmail sẽ coi đó là một địa chỉ riêng biệt nhưng vẫn gửi email đến cùng một hộp thư đến.
Ví dụ: nếu địa chỉ email của bạn là [email protected]bạn có thể đăng ký nhận bản tin newsblog.pl bằng cách sử dụng [email protected] Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng sắp xếp các email nhận được tại địa chỉ cụ thể đó bằng cách đặt nó vào thanh tìm kiếm.
những từ cuối
Tôi chắc chắn bạn sẽ thấy tất cả các tính năng này hữu ích, đặc biệt nếu bạn có nhiều tài khoản. Cá nhân tôi có hai tài khoản và quản lý cả hai từ một tài khoản nhờ các tính năng tích hợp của Gmail. Bạn cũng có thể sử dụng các ứng dụng và tiện ích mở rộng của bên thứ ba để có hiệu suất email tốt hơn.
