Microsoft Teams là một công cụ họp tuyệt vời nhưng đối với nhiều người dùng, cuộc họp chỉ là một cuộc gọi video. Chỉ khi họ cần thực hiện cuộc gọi video và gặp phải nhiều hạn chế khác nhau với các công cụ gọi điện video đơn giản thì họ mới hiểu rằng cần có một giải pháp phức tạp hơn, chẳng hạn như Microsoft Teams.
5 các tính năng tốt nhất của Microsoft Teams
Nếu bạn đã nghe nhiều về Microsoft Teams nhưng không chắc tính năng nào làm cho nó tốt hơn các công cụ họp trực tuyến khác, hãy xem danh sách bên dưới để tìm hiểu.
1. Lên lịch các cuộc hẹn và thư mời
Các cuộc họp đột xuất rất dễ tổ chức trong tất cả các công cụ họp trực tuyến, nhưng việc lập lịch trình sẽ nâng cao hơn. Khi một cuộc họp trực tuyến được lên lịch, thời gian và ngày tháng không phải là thông tin duy nhất cần được chia sẻ. Liên kết cuộc họp mà người dùng có thể nhấp vào cũng phải được chia sẻ.
Về mặt lý thuyết, bạn có thể chia sẻ liên kết cuộc họp khi đến lúc bắt đầu, nhưng điều đó thật tẻ nhạt và sẽ mất một khoảng thời gian từ cuộc họp. Với Microsoft Teams, bạn có thể tạo lời mời và gửi cho mọi người. Lời mời này có thể được cập nhật bất cứ lúc nào và sẽ chứa một liên kết đến cuộc họp. Tất cả người dùng chỉ cần nhấp vào nút Tham gia.
2. Phòng nghỉ
Phòng đột phá là một tính năng tương đối mới trong Microsoft Teams. Phòng họp nhóm được tạo từ một cuộc họp đang diễn ra và những người tham dự là một tập hợp con của tất cả những người tham dự cuộc họp.
Phòng họp nhóm cho phép tất cả những người tham gia cuộc họp ở lại cuộc họp, nhưng họ có thể tạo các cuộc họp phụ riêng biệt của riêng mình trong cuộc họp. Họ có thể di chuyển giữa các phòng khác nhau và quay lại cuộc họp chính khi cần.
Hãy nghĩ về nó như một cuộc tụ họp lớn nơi các thành viên chia thành các nhóm nhỏ hơn để thảo luận về điều gì đó và đôi khi quay lại để tham gia cùng những người khác. Phòng đột phá là một phiên bản ảo của bài tập này.
3. Chế độ trình bày: chia sẻ màn hình và kiểm soát yêu cầu
Hầu hết các công cụ gọi điện video đều cho phép bạn chia sẻ màn hình của mình, ngay cả những công cụ hoạt động trên nền tảng di động, nhưng chia sẻ màn hình thường không đủ trong một cuộc họp.
Microsoft Teams có chế độ trình bày tinh vi cho phép người dùng trình bày bản trình bày PowerPoint, xem ghi chú trang trình bày và kiểm soát trang trình bày mà người dùng có thể xem và điều hướng đến trong khi trình bày.
Chế độ chia sẻ màn hình cho phép người dùng yêu cầu kiểm soát và điều khiển màn hình của người dùng khác hoặc ứng dụng được chia sẻ từ xa. Ngoài việc yêu cầu quyền kiểm soát, người thuyết trình cũng có thể tự nguyện chuyển quyền kiểm soát cho người dùng bằng tính năng Cấp quyền truy cập.
4. Hình nền và hình nền mờ
Nếu bạn không có văn phòng tại nhà hoặc muốn chặn người khác ở chế độ nền trong khi gọi điện video, làm mờ nền hoặc thêm nền tùy chỉnh sẽ thực hiện thủ thuật này.
Microsoft Teams cung cấp tính năng này nguyên bản và tính năng này rất tuyệt vời. Nó có thể phát hiện chính xác một người, cô lập họ khỏi nền và làm mờ hoặc thay thế hoàn toàn họ. Tính năng này chỉ khả dụng trong các ứng dụng dành cho máy tính để bàn và không có trong ứng dụng web Microsoft Teams.
5. Ghi âm và bảng điểm
Các cuộc họp diễn ra trong cuộc sống thực, tức là với tất cả các thành viên có mặt trong phòng, được tổ chức xung quanh các chương trình và trước các cuộc họp. Đối với các cuộc họp trực tuyến, không có lý do gì để ngừng sử dụng bất kỳ công cụ nào trong số này nếu bạn thấy nó hữu ích sau này.
Microsoft Teams không chỉ cho phép người dùng ghi lại cuộc họp mà còn có thể tạo bản ghi cuộc họp. Đúng là tính năng cụ thể này yêu cầu giấy phép của công ty, nhưng phiên âm khá chính xác và không ai phải tạo thủ công.
Đăng kí
Đây là danh sách nhanh các tính năng của Microsoft Teams dành cho cuộc họp. Các cuộc họp chỉ là một phần của ứng dụng; nó cũng cung cấp lịch trình thay đổi, giải pháp cuộc gọi mở rộng và thiết lập cộng tác tuyệt vời. Bạn có thể tìm thấy các công cụ họp cung cấp các tính năng tương tự hoặc có phần tương đương với Microsoft Teams, nhưng các lựa chọn thay thế có xu hướng tập trung vào cuộc họp và không có nhiều tính năng khác ngoài hội thảo trên web.
