Đó là một thực tế: việc làm chủ các nguồn tài nguyên số trở thành một thách thức thực sự với quá trình số hóa. Điều này thậm chí có thể trở thành mối lo ngại đối với các bộ phận tiếp thị, nơi sản xuất một lượng lớn nội dung và phải kiểm soát việc sử dụng nội dung đó trên các kênh khác nhau.
Để tối ưu hóa việc quản lý tài sản, duy trì tính nhất quán của hình ảnh thương hiệu hoặc tăng năng suất, do đó, nhiều đơn vị chuyển sang sử dụng một cách khá hợp lý. Quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) hoặc quản lý tài sản kỹ thuật số bằng tiếng Pháp. Các giải pháp phần mềm cụ thể cho phép lưu trữ, tổ chức và tập trung tài sản trong một môi trường an toàn. Trong bài viết này, chúng tôi liệt kê những ưu điểm chính của một công cụ như vậy.
1. Tổ chức và quản lý hiệu quả tài sản kỹ thuật số của bạn
Nguyên tắc của giải pháp DAM có thể được tóm tắt như sau: một thư mục tập trung và an toàn, nơi các tài sản kỹ thuật số (âm thanh, ảnh, video, v.v.) của một tổ chức được lưu trữ và lập chỉ mục. Lợi ích: đơn giản hóa quá trình tìm kiếm và truy xuất tài sản, và do đó tăng năng suất của nhóm bằng cách giảm số lượng người trung gian tiếp cận tài nguyên.
Để đơn giản hóa việc quản lý thư viện số, hầu hết các giải pháp trên thị trường đều tích hợp công cụ với trí tuệ nhân tạo. Ví dụ: AI có thể được sử dụng để trích xuất thông tin từ phương tiện truyền thông, xác định các bản sao hoặc tự động phân loại nội dung thành các danh mục thích hợp. Các giải pháp như Wedia cung cấp các tính năng khác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, chẳng hạn như tạo hình ảnh từ các truy vấn văn bản.
2. Duy trì bản sắc thương hiệu nhất quán
Việc sử dụng nền tảng DAM có một lợi thế khác, đặc biệt đối với các cấu trúc được đầu tư vào một số thị trường hoặc khu vực địa lý: có thể điều chỉnh các yếu tố đồ họa theo bối cảnh hoặc mục tiêu, đồng thời duy trì bản sắc của thương hiệu trên tất cả các kênh.
Điều lệ đồ họa, mẫu, logo, phông chữ: tất cả các yếu tố được phê duyệt để nhận dạng tổ chức đều có thể truy cập và sửa đổi trên nền tảng. Cũng có thể tích hợp hướng dẫn nêu chi tiết các nguyên tắc của thương hiệu để đảm bảo rằng nội dung được sửa đổi, chia sẻ hoặc tạo vẫn phù hợp với nhận dạng của thương hiệu. Một ưu điểm khác của việc tập trung các yếu tố đồ họa: nếu hình ảnh của tổ chức thay đổi, nhân viên có thể nhanh chóng cập nhật nội dung trước khi phân phối.
3. Kiểm soát việc tuân thủ các nguồn lực của bạn
Để kiểm soát việc sử dụng tài sản kỹ thuật số, các giải pháp DAM tích hợp hệ thống quản lý quyền. Nó đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập hoặc sửa đổi nội dung nhạy cảm. Do đó, có thể xác định vai trò hoặc ủy quyền được cá nhân hóa theo nhóm hoặc bộ phận hoặc cấp chứng nhận tạm thời cho đối tác bên ngoài cho một dự án. Hoặc thậm chí bộ phận pháp lý sẽ được thông báo khi cần xác nhận.
Cuối cùng, các công cụ DAM tích hợp một tính năng thú vị khác để kiểm soát việc tuân thủ nội dung, đặc biệt từ quan điểm pháp lý: hệ thống cảnh báo nhân viên về việc giấy phép hết hạn.
4. Tối ưu hóa quá trình xác nhận
Để đảm bảo chất lượng, tính nhất quán và tuân thủ nội dung, nền tảng DAM có các chức năng để cấu trúc quy trình xác thực. Ví dụ: các nhóm có thể xác định trước các bước cần thực hiện hoặc tiêu chí cần đáp ứng trước khi phân phối nội dung.
Cũng có thể chỉ định người dùng phải phê duyệt nội dung, sau đó thông báo cho họ vào thời điểm thích hợp bằng cảnh báo hoặc thông báo. Ngoài ra, phần lớn các giải pháp đều cung cấp khả năng truy cập lịch sử xác thực để theo dõi tiến độ của dự án trong thời gian thực.
5. Tạo điều kiện hợp tác
Bằng cách cung cấp một không gian chung để bình luận, chỉnh sửa hoặc xác thực tài sảngiải pháp DAM thúc đẩy công việc hợp tác nội bộ cũng như với các đối tác bên ngoài trong khuôn khổ một dự án cụ thể.
Một số giải pháp, chẳng hạn như Frontify, tích hợp các công cụ chỉnh sửa cho phép bạn sửa đổi một tài sản không cần qua phần mềm chỉnh sửa. Và hơn nữa là những người tôn trọng những hướng dẫn của tổ chức. Họ cũng cung cấp các tính năng lập phiên bản, để khôi phục lần lặp trước đó hoặc xem các thay đổi được thực hiện đối với nội dung.
