Đối với nhiều doanh nhân và người làm việc tự do, nhiệm vụ quản lý và kế toán nhanh chóng trở thành một vấn đề. Chúng tốn thời gian, phức tạp và khiến bạn mất tập trung vào việc phát triển kinh doanh và dịch vụ khách hàng. Dựa trên quan sát này, Abby đã đưa ra một nền tảng quản lý hoàn chỉnh, cho phép quản lý đơn giản tất cả hoạt động của mình: lập hoá đơn, kế toán, kê khai… Họ cung cấp cho chúng tôi 5 lời khuyên để tiết kiệm thời gian, hiệu quả hơn và quản lý hoạt động của doanh nhân vi mô của bạn đơn giản hơn.
1. Chuyển sang chữ ký trực tuyến
Đã được tất cả các công ty lớn áp dụng, chữ ký trực tuyến là điều cần thiết để tiết kiệm thời gian. Nó cho phép các doanh nhân kinh doanh ô tô gửi một liên kết đến khách hàng của họ để họ có thể ký các tài liệu này. Rõ ràng là nó nhanh hơn nhiều và tránh được các chuyến đi khứ hồi cũng như việc in tài liệu không cần thiết và tốn kém.
Chữ ký điện tử của các văn bản cũng là vấn đề then chốt giúp tiết kiệm thời gian đối với các file quan trọng như báo giá hay hóa đơn. Thời gian xử lý các tài liệu này ngắn hơn giúp có thể triển khai dịch vụ nhanh hơn nhưng cũng giảm đáng kể thời gian thanh toán số tiền mà khách hàng nợ. Việc thanh toán hóa đơn thường là một chủ đề quan trọng đối với các cơ sở kinh doanh tự do hoặc nhỏ, vì vậy việc ký trực tuyến là một cách tuyệt vời để đơn giản hóa việc quản lý kế toán của bạn.
Cuối cùng, nó cũng cho phép bạn lưu trữ mọi thứ và để lại dấu vết trao đổi. Sẽ thật đáng tiếc nếu không có nó, đặc biệt là khi các giải pháp rất dễ tiếp cận như Abby cung cấp nó.
2. Tích hợp thanh toán trực tuyến
Một điểm quan trọng khác để tăng năng suất: thanh toán trực tuyến. Thay vì phải chờ chuyển khoản (và sự chậm trễ liên quan đến chuyển khoản hoặc bổ sung tài khoản bên ngoài), khách hàng có thể được gửi một liên kết thanh toán bên ngoài. Điều này tránh được nhiều lời nhắc nhở về các hóa đơn chưa thanh toán và hợp lý hóa đáng kể việc thanh toán. Các doanh nhân cũng tránh phải tới ngân hàng để gửi séc và tiền mặt. Việc số hóa các khoản thanh toán này giờ đây rất đơn giản và việc thanh toán được thực hiện theo đúng nghĩa đen chỉ bằng hai cú nhấp chuột. Tiết kiệm thời gian đáng kể cho các doanh nhân nhưng cũng là nhu cầu mạnh mẽ của khách hàng mà điều quan trọng là phải thích ứng.
Sử dụng công cụ lập hóa đơn thường sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ví dụ: một giải pháp như Abby có thể tạo hóa đơn tuân thủ chỉ bằng vài cú nhấp chuột, gửi liên kết thanh toán trực tuyến nhưng cũng tự động theo dõi những khách hàng đến trễ.
3. Đơn giản hóa việc kê khai doanh thu
Một vấn đề đau đầu khác đối với các doanh nhân: kê khai doanh thu đóng góp an sinh xã hội. Abby thông báo cho bạn ngay khi bạn phải kê khai doanh thu và tự động tính toán số phí bạn phải trả.
Ứng dụng tổng hợp số tiền của tất cả các hóa đơn đã thanh toán để tránh việc bạn phải tính toán lại mọi thứ bằng tay. Tất cả những gì bạn phải làm là xác nhận số tiền và chuyển khoản, 2 nhấp chuột từ Abby, tuyên bố tới Urssaf. Nền tảng này thực sự là một đối tác của tổ chức và gửi tờ khai của bạn trực tiếp đến cơ quan Dịch vụ Nhà nước. Đơn giản, nhanh chóng và không ma sát. Không còn cần thiết, mỗi tháng hoặc mỗi quý, phải xem xét từng hóa đơn một và tính toán mọi thứ bằng tay.
4. Thiết lập chiến lược tự động hóa
Để tiết kiệm thời gian hàng ngày, Abby khuyên bạn nên thiết lập tự động hóa để tránh các nhiệm vụ không mang lại giá trị gia tăng. Đây là lý do tại sao nền tảng này sử dụng Make (trước đây là Integromat) để cung cấp khả năng tích hợp với nhiều dịch vụ: Google Trang tính, Office, Sendinblue, Drive, Airtable, WooC Commerce, Dropbox, FacebookHubSpot, Discord, Trello, Monday, Shopify, Notion… Có thể truy cập hàng tá dịch vụ và bạn có thể tạo các kịch bản tự động chỉ bằng vài cú nhấp chuột trên mô hình “nếu tôi thực hiện hành động này trên Abby, hành động này sẽ được tự động hóa trên bên thứ ba dịch vụ (hoặc ngược lại)”.
Ví dụ: Abby cho phép một doanh nhân tự kinh doanh có hoạt động thương mại điện tử kết nối giải pháp với Shopify hoặc WooC Commerce. Sau đó, tất cả các đơn đặt hàng và hóa đơn sẽ được nhập trực tiếp vào Abby. Lợi thế dành cho doanh nhân là anh ta có thể theo dõi tất cả khách hàng và tất cả hoạt động kế toán của mình trên Abby mà không lãng phí thời gian kết nối với các nền tảng thương mại điện tử khác nhau mà anh ta sử dụng. Việc tập trung trên cùng một nền tảng giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, năng suất và hạn chế các lỗi có thể xảy ra.
Một ví dụ khác cho thấy sự quan tâm của tự động hóa: một doanh nhân tự phát triển web có thể kết nối người quản lý dự án của mình (như Notion) với Abby. Anh ta có thể tạo quy tắc để khi thay đổi trạng thái của dự án (ví dụ từ “đang tiến hành” sang “đã gửi hóa đơn”), anh ta không phải viết email này và nó sẽ tự động được gửi đến khách hàng kèm theo liên kết thanh toán bên trong. Đối với mỗi dự án được lưu trữ, cũng có thể tự động hóa email cảm ơn được cá nhân hóa cho khách hàng.
Khả năng là vô tận và cho phép các doanh nhân tiết kiệm thời gian và tránh một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tất cả những gì bạn phải làm là xác định các nhiệm vụ định kỳ và không mang lại giá trị gia tăng và tránh chúng thông qua tự động hóa.
5. Theo dõi nhiệm vụ và dự án
Lời khuyên cuối cùng của Abby để làm việc hiệu quả hơn: hãy tổ chức chặt chẽ tất cả các chủ đề hiện tại để tiết kiệm thời gian và có thể tập trung vào khách hàng. Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng trình quản lý dự án và phân công các nhiệm vụ liên quan đến từng khách hàng của mình: tạo logo, cài đặt mẫu, gửi sản phẩm bàn giao, v.v. Bạn có thể nhận thông báo khi đến hạn để không quên bất cứ điều gì. Ngoài việc quản lý dự án, Abby còn quản lý việc theo dõi thời gian làm việc: lý tưởng để theo dõi năng suất của bạn và lập hóa đơn cho khách hàng về thời gian thực tế dành cho dự án.
