Kể từ năm 2019 và đại dịch toàn cầu, các sự kiện trực tuyến đã được dân chủ hóa rộng rãi và trở thành một phần của tập tục. Và vì lý do chính đáng! So với các sự kiện truyền thống, sự kiện trực tuyến mang lại nhiều lợi thế cho thương hiệu: giảm chi phí, khả năng lưu trữ gần như vô hạn, thu thập dữ liệu dễ dàng hơn, giảm dấu chân sinh thái…
Mặt khác, cũng giống như một sự kiện thể chất, tổ chức sự kiện trực tuyến đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng trước, trong và sau sự kiện. Phát hiện 5 mẹo để tổ chức sự kiện kỹ thuật số của bạn trong điều kiện tốt nhất!
1. Xác định chủ đề, loại và ngày của sự kiện
Khi bạn muốn tổ chức một sự kiện trực tuyến, bước đầu tiên là xác định chủ đề, liên quan đến lĩnh vực hoặc chuyên môn. Những người tham gia trong tương lai phải có khả năng dễ dàng xác định những gì bạn đang cung cấp: bằng cách xác định rõ ràng chủ đề của bạn và các chủ đề sẽ được đề cập, bạn sẽ biết đối tượng nào cần hướng tới.
Sau đó, điều quan trọng là xác định loại sự kiện phù hợp theo nhu cầu của bạn: hội nghị trực tuyến, hội chợ ảo, hội thảo, đào tạo… Và lựa chọn giữa phát sóng trực tiếp hoặc phiên được ghi hình trước.
Cuối cùng, việc lựa chọn ngày và giờ diễn ra sự kiện là điều cần thiết. Trước khi đặt ngày, hãy kiểm tra để đảm bảo không có sự kiện quan trọng nào khác được tổ chức vào cùng khoảng thời gian và xác định thời gian cũng như lịch trình tốt nhất trong tuần cho khán giả của bạn.
2. Xác định và sở hữu các nguồn lực cần thiết
Một yếu tố thành công quan trọng khác: quản lý các nguồn lực cần thiết để sự kiện kỹ thuật số của bạn diễn ra suôn sẻ.
Nguồn nhân lực
Để một sự kiện thành công, bạn sẽ cần đặc biệt chú ý đến hai loại nguồn nhân lực:
Các bên liên quan: ai sẽ mang kiến thức chuyên môn của họ trong một phiên, như một phần của sự kiện của bạn (tổ chức hội thảo trên web, phát biểu tại hội thảo, v.v.)
Các cộng tác viên: tùy thuộc vào loại sự kiện, điều đặc biệt quan trọng là thành lập một nhóm cộng tác viên (nội bộ hoặc bên ngoài công ty), những người có thể quản lý hoạt hình của sự kiện cũng như kiểm duyệt không gian thảo luận hoặc máy chủ bảo trì trong trường hợp có sự kiện. những lỗi kết nối.
Nguồn nguyên liệu
Sự thành công của sự kiện của bạn còn phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu tốt. Theo nghĩa này, trước hết hãy đảm bảo chọn một địa điểm phù hợp (đặc biệt là về mặt cài đặt và âm thanh), cũng như thiết bị chất lượng cho video và âm thanh (micro, máy ảnh, ánh sáng, v.v.). Điều quan trọng nữa là chọn nền tảng hội nghị truyền hình hoặc hội thảo trên web phù hợp nhất. Hãy nhớ thực hiện các cuộc kiểm tra trước sự kiện để kiểm tra xem tất cả các công cụ của bạn có đang hoạt động hay không.
Một khía cạnh quan trọng khác về nguồn lực vật chất: việc thành lập một phòng vé trực tuyến, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận tất cả thông tin về sự kiện và giúp người tham gia đăng ký dễ dàng hơn nhiều!
Nguồn tài chính
Tất nhiên, bạn sẽ cần thiết lập ngân sách và xác định các chi phí liên quan đến việc tổ chức và quản lý sự kiện trực tuyến của mình.
3. Quảng cáo sự kiện của bạn
Ở giai đoạn này, sự kiện trực tuyến của bạn đã được lên kế hoạch và chương trình dành cho sự kiện đó đã được xác định rõ ràng: bây giờ là lúc để quảng bá sự kiện đó!
Đừng ngần ngại quảng bá sự kiện kỹ thuật số của bạn trên tất cả các kênh truyền thông: mạng xã hội, gửi thư, trang web, quan hệ báo chí… Cũng có thể tìm những đại sứ có thể chuyển tiếp thông tin đến khán giả của chính họ. .
Bạn cũng có thể trêu chọc để khơi dậy sự quan tâm của khán giả, chẳng hạn như bằng cách tạo video về ấn bản trước đó (trong trường hợp có sự kiện định kỳ) hoặc bằng cách giải thích chương trình của sự kiện sắp tới.
Cách làm tốt: nếu sự kiện của bạn trả tiền, việc đặt giá có thể rất thú vị chim sớm, tức là có mức ưu đãi dành cho những người tham gia mua vé trước nhiều hơn. Điều này sẽ cho phép bạn tạo ra cảm giác cấp bách và nhanh chóng tạo ra doanh số bán hàng đầu tiên!
4. Cung cấp các tương tác chất lượng vào D-Day
Điều quan trọng là phải chỉ định một người điều phối, vào D-Day, người này không chỉ có thể hướng dẫn những người tham gia mà còn tạo ra sự tương tác bằng cách đưa ra những khoảnh khắc thảo luận, câu hỏi và câu trả lời, câu đố, hoạt động vui nhộn…
Cụ thể: một số công cụ bán vé trực tuyến, chẳng hạn như Imagina, cũng hoạt động như nền tảng sự kiện, bằng cách cung cấp các chức năng tương tác (câu hỏi, phiếu bầu, khảo sát, trò chơi, cuộc họp kết nối mạng, nhắn tin trực tuyến, v.v.) có thể truy cập được từ thiết bị di động hoặc máy tính. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi giữa diễn giả và người tham gia cũng như giữa chính những người tham gia.
Một cách thực hành tốt khác là thành lập một nhóm hỗ trợ có khả năng giải quyết các vấn đề kỹ thuật của người tham gia và từ đó cải thiện trải nghiệm người dùng của họ.
5. Thu thập phản hồi và phân tích hiệu suất của bạn
Sau sự kiện, trước hết hãy nghĩ đến việc cảm ơn tất cả các diễn giả và người tham gia để duy trì mối quan hệ của bạn. Nếu bạn đã đăng ký sự kiện của mình, bạn có thể cung cấp bản phát lại các hội nghị (ví dụ: quyền truy cập miễn phí trên trang web của bạn hoặc gửi qua email cho người tham gia).
Điều quan trọng nữa là gửi bản khảo sát về mức độ hài lòng (cho người tham gia và diễn giả) để thu thập phản hồi và phân tích điều gì hiệu quả hay không, nhằm tối ưu hóa các sự kiện tiếp theo của bạn!
