Cho dù bạn là một chuyên gia bận rộn, một sinh viên hay một người làm việc tại nhà, thời gian đều rất quý giá. Học cách sử dụng Microsoft Outlook có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Outlook đơn giản là một chương trình thư rất mạnh mẽ có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ gửi và nhận e-mail. Trong bài viết này, chúng tôi trình bày một số lời khuyên rất có giá trị sẽ giúp bạn tăng năng suất và tiết kiệm thời gian.
Sử dụng phím nóng
Phím tắt là “vũ khí bí mật” mang lại hiệu quả trong Microsoft Outlook. Thay vì sử dụng chuột để điều hướng qua tất cả các menu, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt. Ví dụ: bạn có thể tạo một tin nhắn mới bằng tổ hợp phím Bạn có thể trả lời tin nhắn bằng cách sử dụng tổ hợp phím. Và tất nhiên còn có nhiều sự kết hợp khác rất hữu ích để ghi nhớ. Điều này tăng tốc đáng kể quy trình làm việc của bạn vì bạn chỉ cần giữ tay trên bàn phím và do đó ít phải nhấp chuột hơn.
Sử dụng tính năng Bước nhanh
Với chức năng bước nhanh bạn có thể thiết lập các quy tắc để tự động sắp xếp các email. Ví dụ: bạn có thể tạo Bước nhanh để di chuyển ngay lập tức tất cả email từ một người gửi cụ thể sang một thư mục cụ thể. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian mà lẽ ra phải dùng để di chuyển/kéo email theo cách thủ công. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab và nhấp vào Bước nhanh. Sau đó làm theo hướng dẫn để thiết lập bước này.
Tìm hiểu cách sử dụng chức năng tìm kiếm
Outlook có chức năng tìm kiếm mạnh mẽ cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy email. Chỉ cần nhập từ khóa hoặc cụm từ vào thanh tìm kiếm ở trên cùng và nhấn Enter. Tốt hơn là sử dụng bộ lọc tìm kiếm nâng cao. Bằng cách đó bạn tinh chỉnh kết quả. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu mà lẽ ra bạn phải dành thời gian tìm kiếm thủ công trong toàn bộ Hộp thư đến của mình. Một chức năng thực tế khác là chức năng ‘các mục liên quan’. Chức năng này rất hữu ích, đặc biệt nếu bạn (gần như) chắc chắn rằng trước đây đã có email về chủ đề được đề cập. Sau đó, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy cuộc trò chuyện qua thư bằng cách sử dụng chức năng. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Hộp thư đến của bạn trên e-mail liên quan, sau đó nhấp chuột phải rồi nhấp vào
Kéo email việc cần làm vào danh sách nhiệm vụ của bạn
Bạn có nhận được yêu cầu qua email suốt cả ngày không? Sau đó, việc tạo một tác vụ theo cách thủ công mỗi lần có thể khá phức tạp. Việc kéo và thả e-mail đến bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều Những việc cần làm (nó ở dưới cùng bên trái hoặc trên cùng bên trái trong các phiên bản Outlook mới hơn).
Bằng cách kéo thư vào danh sách tác vụ, Outlook sẽ ngay lập tức mở một tác vụ mới. Điều tốt là nội dung của e-mail cũng được đưa trực tiếp vào. Tất cả những gì bạn phải làm bây giờ là nhập ngày/giờ khi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành.
Làm việc với các danh mục màu
Chức năng này hữu ích nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan hơn về hộp thư của mình. Ví dụ: bạn có thể tạo màu cho các dự án, hóa đơn hoặc bản tin cụ thể. Sau đó sắp xếp Outlook theo danh mục và sau đó bạn có thể xử lý tất cả email theo danh mục. Sau đó, chẳng hạn, bạn thực hiện một dự án vào thứ Hai và bạn đọc các bản tin, chẳng hạn như vào thứ Ba, v.v.
Với những lời khuyên hữu ích này, bạn có thể làm mọi việc trở nên dễ dàng hơn rất nhiều cho chính mình và rất tiết kiệm rất nhiều thời gian quý báu!
