Thực tiễn quản trị dữ liệu giúp ích gì? Hoặc trước tiên chúng ta nên hỏi, bạn có biết nơi nào để tìm kiếm dữ liệu cụ thể trong công ty của mình hoặc liên hệ với ai để lấy dữ liệu đó không?
Các doanh nghiệp vẫn đang trong giai đoạn đầu hiểu tầm quan trọng của các lựa chọn dựa trên dữ liệu trong việc thúc đẩy hiệu quả tài chính của họ. Kế hoạch quản trị dữ liệu hiệu quả có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách nâng cao chất lượng và giúp các nhóm truy cập dữ liệu một cách dễ dàng. Việc tuân theo các tiêu chuẩn quản trị dữ liệu được đề xuất có thể đảm bảo rằng bạn được hưởng lợi từ chiến lược chính sách, nhưng trước tiên, quản trị dữ liệu là gì?
Chiến lược quản trị dữ liệu tập trung vào việc xác định ai có quyền kiểm soát và có quyền đối với tài sản dữ liệu trong một tổ chức. Nó bao gồm con người, quy trình và công nghệ để xử lý và bảo vệ tài sản dữ liệu. Chúng tôi đã giải thích chi tiết định nghĩa quản trị dữ liệu trong bài viết trước.
Các tổ chức thuộc các loại hình và ngành nghề khác nhau yêu cầu mức độ quản trị dữ liệu khác nhau. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty tuân thủ các tiêu chuẩn quy định, chẳng hạn như tài chính và bảo hiểm. Các tổ chức phải có quy trình quản lý dữ liệu chính thức để kiểm soát dữ liệu của mình trong suốt vòng đời nhằm tuân thủ các quy định.
Một khía cạnh khác của quản trị dữ liệu là bảo vệ công ty và dữ liệu nhạy cảm của người tiêu dùng, đây phải là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay. Vi phạm dữ liệu ngày càng trở nên phổ biến, với việc các chính phủ thông qua luật – bằng chứng là HIPAA, GDPR, CCPA và các luật về quyền riêng tư khác. Chiến lược quản trị dữ liệu tạo ra hoạt động quản lý để bảo vệ dữ liệu và giúp các tổ chức tuân thủ các yêu cầu quy định.
Mặc dù thực tế rằng quản trị dữ liệu là lĩnh vực được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhưng không phải tất cả các phương pháp đều mang lại lợi ích như mong đợi. Vì vậy, bạn cần có các phương pháp quản trị dữ liệu tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
Việc quản lý dữ liệu có ý nghĩa gì?
Quản trị dữ liệu là thuật ngữ dùng để mô tả các hoạt động quản lý, sử dụng và bảo vệ dữ liệu của công ty. Dữ liệu quản trị đề cập đến toàn bộ hoặc một phần tài sản bản cứng và kỹ thuật số của công ty trong bối cảnh này. Thật vậy, xác định ý nghĩa của dữ liệu đối với tổ chức là một trong những phương pháp hay nhất để quản trị dữ liệu.
Hãy coi quản trị dữ liệu là ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao đối với dữ liệu của công ty bạn.
Tại sao quản trị dữ liệu lại quan trọng?
Giá trị của dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng đối với các doanh nghiệp. Ở mọi nơi bạn nhìn, chuyển đổi kỹ thuật số là một chủ đề nóng. Bạn phải có khả năng kiểm soát dữ liệu của mình để thu lợi nhuận từ tài sản dữ liệu của mình và đạt được quá trình chuyển đổi kỹ thuật số thành công. Điều này ngụ ý việc chọn khung quản trị dữ liệu được tùy chỉnh cho tổ chức của bạn cũng như các mục tiêu và mô hình kinh doanh trong tương lai. Khung này phải thiết lập các tiêu chuẩn dữ liệu cần thiết cho hành trình này, đồng thời phân công vai trò và trách nhiệm trong công ty của bạn cũng như trong hệ sinh thái kinh doanh nơi nó đặt trụ sở.
Khung quản trị dữ liệu được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ chuyển đổi kinh doanh sang hoạt động trên nền tảng kỹ thuật số ở nhiều cấp độ trong một tổ chức. Bạn nên thêm các thành phần này vào thực tiễn quản trị dữ liệu của mình.
- Sự quản lý: Điều này sẽ đảm bảo cam kết của ban lãnh đạo cấp cao đối với tài sản dữ liệu của công ty, giá trị của chúng và tác động tiềm tàng của chúng đối với các hoạt động kinh doanh và cơ hội thị trường đang phát triển của công ty.
- Tài chính: Điều này sẽ bảo vệ báo cáo tài chính chính xác và nhất quán.
- Việc bán hàng: Điều này sẽ cho phép có kiến thức chính xác về sở thích và hành vi của người tiêu dùng đối với hoạt động bán hàng và tiếp thị.
- Tạp vụ: Do việc sử dụng dữ liệu và cộng tác hệ sinh thái kinh doanh, điều này sẽ giúp tăng cường các sáng kiến giảm chi phí và hiệu quả hoạt động dựa trên việc khai thác dữ liệu và tích hợp với hệ sinh thái kinh doanh.
- Sản xuất: Điều này sẽ cần thiết cho việc sử dụng sản xuất trong việc đưa tự động hóa vào hoạt động.
- Hợp pháp: Đây sẽ là lựa chọn duy nhất về mặt pháp lý và tuân thủ khi các tiêu chuẩn quy định mới xuất hiện.
Sự không nhất quán về dữ liệu trong các hệ thống khác nhau trong toàn tổ chức có thể không được giải quyết do quản trị dữ liệu không hiệu quả. Ví dụ: tên khách hàng có thể được trình bày khác nhau trong hệ thống bán hàng, hậu cần và dịch vụ khách hàng. Việc tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và định dạng khác nhau vào các báo cáo và trang tổng quan duy nhất có thể phức tạp. Những thay đổi này có thể tạo ra các vấn đề về tính toàn vẹn dữ liệu gây tổn hại đến hiệu quả của các công cụ phân tích và báo cáo doanh nghiệp (BI). Hơn nữa, dữ liệu không chính xác có thể không được chú ý và không được xử lý, điều này sẽ ảnh hưởng đến độ chính xác của BI và phân tích.
Khung quản trị dữ liệu
Quản lý dữ liệu là quá trình tổ chức, hiểu và tận dụng dữ liệu để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Khung quản trị dữ liệu có thể giúp đảm bảo rằng tổ chức của bạn tuân theo các phương pháp hay nhất để thu thập, quản lý, bảo mật và lưu trữ dữ liệu.
Để hỗ trợ bạn tìm ra một khung nên bao gồm những gì, DAMA hình dung việc quản lý dữ liệu như một bánh xe với quản trị dữ liệu là trung tâm mà từ đó tỏa ra mười kỹ năng quản lý dữ liệu cụ thể:
- Kiến trúc dữ liệu: Nhìn chung, cấu trúc dữ liệu và tài nguyên liên quan đến dữ liệu là những thành phần thiết yếu của kiến trúc công ty.
- Mô hình hóa và thiết kế dữ liệu: Quản trị dữ liệu là để phân tích, thiết kế, xây dựng, thử nghiệm và bảo trì.
- Lưu trữ và vận hành dữ liệu: Lưu trữ tài sản dữ liệu vật lý có cấu trúc, bao gồm cả việc triển khai và bảo trì.
- Bảo mật dữ liệu: Quản trị dữ liệu đảm bảo quyền riêng tư, bảo mật và quyền truy cập phù hợp.
- Tích hợp dữ liệu và khả năng tương tác: Quản trị dữ liệu dành cho việc thu thập, trích xuất, chuyển đổi, di chuyển, phân phối, sao chép, liên kết, ảo hóa và hỗ trợ vận hành.
- Tài liệu và nội dung: Quản trị dữ liệu là hoạt động quản lý, lưu trữ, lập chỉ mục và cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu từ các nguồn phi cấu trúc.
- Dữ liệu tham khảo và tổng thể: Tiêu chuẩn hóa định nghĩa và sử dụng dữ liệu cũng như giảm thiểu dữ liệu dùng chung để cải thiện chất lượng dữ liệu và giảm sự dư thừa.
- Kho dữ liệu và kinh doanh thông minh (BI): Quản lý dữ liệu phân tích dữ liệu và cấp quyền truy cập vào dữ liệu hỗ trợ quyết định để báo cáo và phân tích.
- Metadata: Siêu dữ liệu là thuật ngữ dùng để chỉ bất kỳ thông tin nào liên quan đến một mục kỹ thuật số, chẳng hạn như tiêu đề và tác giả. Nó thu thập, phân loại, lưu giữ, tích hợp, kiểm soát, quản lý và cung cấp siêu dữ liệu.
- Chất lượng dữ liệu: Xác định, theo dõi và đảm bảo tính toàn vẹn và chất lượng dữ liệu là những khía cạnh thiết yếu của chất lượng dữ liệu.
Khi phát triển các phương pháp quản trị dữ liệu, doanh nghiệp nên xem xét từng khía cạnh trước đó: thu thập, quản lý, lưu trữ và sử dụng dữ liệu.
Trung tâm Nghiên cứu Ứng dụng Kinh doanh (BARC) cảnh báo rằng đây không phải là một “cú hích lớn”. Quản trị dữ liệu có thể làm xói mòn lòng tin và sự quan tâm của người tham gia theo thời gian vì đây là một nỗ lực rất phức tạp và liên tục. BARC khuyên nên bắt đầu với một dự án nguyên mẫu nhỏ hoặc dành riêng cho ứng dụng và dần dần mở rộng khắp công ty dựa trên những gì đã học được.
BARC đã phát triển quy trình sau để hỗ trợ thực hiện chương trình thành công:
- Xác định mục tiêu và phân tích lợi thế.
- Kiểm tra các điều kiện hiện có và những thay đổi về delta.
- Tạo bản đồ lộ trình bằng cách kết hợp kế hoạch sản phẩm và lộ trình tính năng.
- Thuyết phục các bên liên quan và có được nguồn tài trợ cho dự án.
- Phát triển và thực hiện chương trình quản trị dữ liệu.
- Triển khai chương trình quản trị dữ liệu.
- Giám sát và kiểm soát.
Thực tiễn tốt nhất về quản trị dữ liệu là gì?
Chúng tôi đã thu thập các phương pháp quản trị dữ liệu tốt nhất cho tổ chức của bạn. Chiến lược quản trị dữ liệu chỉ hiệu quả khi công ty sử dụng nó. Bạn nên tuân theo các quy trình quản trị dữ liệu nghiêm ngặt để tận dụng tối đa kế hoạch quản trị dữ liệu. Tất cả chúng ta đều biết những phương pháp hiệu quả nhất trong việc tạo chính sách quản trị dữ liệu.
Hãy xem sáu phương pháp quản trị dữ liệu hàng đầu của chúng tôi để giúp bạn bắt đầu thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu của mình thành công hơn.
Bắt đầu từ việc nhỏ và tiến tới bức tranh lớn
Con người, quy trình và công nghệ đều là những khía cạnh quan trọng của quản lý dữ liệu. Hãy ghi nhớ cả ba yếu tố này khi phát triển và thực hiện gói dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, bạn không cần phải cải thiện cả ba lĩnh vực cùng một lúc.
Bắt đầu với các thành phần thiết yếu và tiến tới hình ảnh cuối cùng. Bắt đầu với con người, tiến tới quy trình và kết thúc với công nghệ. Trước khi bất kỳ thành phần nào có thể tiếp tục, nó phải được xây dựng dựa trên những thành phần trước đó để toàn bộ kế hoạch quản trị dữ liệu được hoàn thiện.
Quá trình này sẽ không thành công nếu không có đúng cá nhân. Nếu con người và quy trình trong công ty bạn không quản lý dữ liệu của bạn như bạn dự định thì không có công nghệ tiên tiến nào có thể sửa chữa được dữ liệu đó một cách đột ngột.
Trước khi phát triển một quy trình, hãy tìm kiếm và thuê những người phù hợp. Sử dụng các chuyên gia dữ liệu này để giúp bạn thiết lập chiến lược quản trị dữ liệu. Sau đó, bạn có thể sử dụng bất kỳ công nghệ nào để tự động hóa tốt nhất các quy trình của mình và hoàn thành công việc một cách chính xác và nhanh chóng.
Thu hút các bên liên quan kinh doanh cùng tham gia
Bạn cần sự tham gia của giám đốc điều hành cấp cao nhất để phát triển chiến lược quản trị dữ liệu, nhưng việc tiến hành chỉ là bước khởi đầu. Bạn cũng muốn Thu hút khán giả và khuyến khích họ hành động để kế hoạch quản trị dữ liệu được triển khai trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn.
Cách tiếp cận lý tưởng để khiến các giám đốc điều hành quan tâm đến chiến lược quản trị dữ liệu của bạn là tạo ra một trường hợp kinh doanh cho chiến lược đó. Bạn thể hiện khả năng lãnh đạo bằng cách tạo ra một trường hợp kinh doanh, thể hiện những lợi thế cụ thể mà họ có thể mong đợi từ phương pháp quản trị dữ liệu.
Xác định vai trò của nhóm quản trị dữ liệu
Khi vai trò, trách nhiệm và cấu trúc quyền sở hữu được xác định rõ ràng, các phương pháp quản trị dữ liệu sẽ có nhiều khả năng hiệu quả hơn. Nền tảng cho bất kỳ chiến lược quản trị dữ liệu nào là việc tạo ra các chức năng quản trị dữ liệu của các thành viên trong nhóm trong toàn công ty của bạn.
Thực tiễn quản trị dữ liệu nhằm mục đích cải thiện chất lượng dữ liệu và sự hợp tác giữa các phòng ban. Nó đòi hỏi quyền sở hữu đầu vào và dữ liệu từ tất cả các cấp trong công ty. Mặc dù khung quản trị dữ liệu của mỗi tổ chức sẽ có vẻ độc đáo nhưng chắc chắn có những yếu tố quan trọng cần được đưa vào cấu trúc của bạn:
- Hội đồng hoặc ban quản trị dữ liệu: Nhóm quản trị dữ liệu chịu trách nhiệm về kế hoạch quản trị tổng thể. Họ cung cấp đầu vào chiến lược như một phần của chiến lược quản trị dữ liệu. Nhóm này cũng thường xuyên ưu tiên các yếu tố của kế hoạch và phê duyệt các chính sách mới.
- Thành viên nhóm chiến thuật: Các thành viên của nhóm quản trị dữ liệu chiến thuật tạo ra các chính sách và phương pháp tiếp cận quản trị dữ liệu dựa trên các khuyến nghị của hội đồng. Họ phát triển các quy trình và quy tắc dữ liệu, sau đó được hội đồng quản trị dữ liệu phê duyệt.
- Những chủ sở hữu: Những người phụ trách dữ liệu cụ thể được gọi là chủ sở hữu dữ liệu. Đây là người cần liên hệ khi ai đó yêu cầu thông tin. Ví dụ: nếu cần dữ liệu bán hàng từ tháng trước, bạn sẽ liên hệ với chủ sở hữu dữ liệu bán hàng.
- Người sử dụng dữ liệu: Các thành viên trong nhóm thường xuyên nhập và sử dụng dữ liệu như một phần nhiệm vụ công việc thường xuyên của họ.
Để đo lường tiến độ, hãy sử dụng số liệu
Điều quan trọng là phải theo dõi tiến trình và hiển thị tính hiệu quả của chiến lược quản trị dữ liệu của bạn, giống như bất kỳ sự thay đổi nào khác. Khi bạn đã có được sự đồng ý của người điều hành cho trường hợp kinh doanh của mình, bạn sẽ cần bằng chứng để hỗ trợ từng giai đoạn chuyển đổi của mình. Chuẩn bị trước để thiết lập số liệu trước khi triển khai chính sách dữ liệu để bạn có thể xây dựng đường cơ sở dựa trên chiến lược quản lý dữ liệu hiện tại của mình.
Việc sử dụng các số liệu ban đầu thường xuyên cho phép bạn theo dõi sự phát triển của mình. Điều này thể hiện bạn đã tiến được bao xa nhưng cũng đóng vai trò như một điểm kiểm tra để đảm bảo các phương pháp hay nhất về quản trị dữ liệu của bạn đang hoạt động trên thực tế thay vì chỉ trên giấy tờ. Về mặt lý thuyết, một kế hoạch hoạt động hoàn hảo có thể không hoạt động được trên thực tế. Điều quan trọng là phải theo dõi chiến lược quản trị dữ liệu của bạn và luôn sẵn sàng đón nhận những thay đổi và cải tiến.
Khuyến khích giao tiếp cởi mở và thường xuyên
Cho dù bạn mới bắt đầu với sáng kiến quản trị dữ liệu hay đã sử dụng sáng kiến này một thời gian thì việc giữ liên lạc sớm và thường xuyên là rất quan trọng, việc giao tiếp thường xuyên và hiệu quả cho phép bạn minh họa tác động của chiến lược—từ nêu bật những thành tựu đạt được cho đến tổ chức lại sau đó. một sự thất bại.
Giám đốc Dữ liệu (CDO) hoặc vai trò tương đương nên được giao cho một thành viên nhóm điều hành, chẳng hạn như CIO hoặc CDO, để đảm nhận vai trò lãnh đạo chương trình quản trị dữ liệu. Những giám đốc điều hành này chịu trách nhiệm theo dõi các tiêu chuẩn quản trị của tổ chức giữa các nhóm và phòng ban. Trưởng nhóm và chủ sở hữu dữ liệu có thể cung cấp thông tin cập nhật tiến độ thường xuyên cho ban quản lý cấp cao. Sau đó, thành viên nhóm điều hành sẽ cung cấp thông tin cần thiết cho những người còn lại trong nhóm lãnh đạo và toàn bộ tổ chức.
Quản trị dữ liệu không phải là một dự án; xem nó như một phương pháp
Việc tạo kế hoạch quản trị dữ liệu có thể giống như bắt đầu một sáng kiến mới. Bạn có thể có xu hướng thành lập một nhóm để thực hiện dự án trong khi những người còn lại trong tổ chức chờ bạn hoàn thành nó. Đây là lúc kế hoạch quản trị dữ liệu của nhiều tổ chức bị đình trệ.
Việc thực hiện chiến lược quản trị dữ liệu một lần rồi tuyên bố hoàn thành là chưa đủ. Không có ngày kết thúc hoặc kết luận được xác định. Thay vào đó, đây là một hoạt động thường xuyên được bổ sung như một phần chính sách tiêu chuẩn của tổ chức bạn. Quản trị dữ liệu trở thành một khía cạnh của cuộc sống hàng ngày tại công ty của bạn giống như các quy định về trang phục hoặc chính sách nghỉ phép.
