Các cuộc họp nhóm có hiệu quả, nhưng các cuộc họp riêng lẻ mang lại kết quả tích cực hơn khi nói đến sự gắn kết của nhân viên ở cấp độ cá nhân.
Với tư cách là trưởng nhóm hoặc người quản lý, bạn nhận ra rằng trách nhiệm chính của mình là làm cho nhân viên cảm thấy được gắn kết với tổ chức. Bạn có thể khiến họ cảm thấy được tham gia bằng nhiều cách, nhưng không có gì tốt hơn những cuộc gặp mặt trực tiếp.
Những cuộc trò chuyện quan trọng cũng có thể diễn ra trong các cuộc họp nhóm, vậy tại sao lại phải họp riêng? Câu trả lời nằm ở mức độ thoải mái mà nhân viên cảm thấy trong các cuộc họp trực tiếp. Sự thoải mái như vậy không thể đạt được trong các cuộc họp nhóm.
Nhân viên ngần ngại chia sẻ bất cứ điều gì trong các cuộc họp nhóm, nhưng không có sự do dự như vậy trong các cuộc họp riêng lẻ. Từ chuyên môn đến cá nhân, nhân viên cảm thấy thoải mái chia sẻ mọi thứ với người quản lý của mình trong các cuộc họp trực tiếp. Với tư cách là người quản lý nhóm, việc cung cấp vùng thoải mái cho nhóm của bạn sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, sáng tạo hơn và kết nối hơn.
Phát triển nhân viên và phát triển tổ chức đi đôi với nhau; người ta không thể bỏ qua người kia. Vì vậy, điều quan trọng là phải cung cấp cho nhân viên đủ không gian để phát triển và đủ không gian nghĩa là không gian để họ có thể nói chuyện cởi mở.
Sự phát triển của nhân viên diễn ra khi họ cảm thấy mình được lắng nghe và điều này là kết quả của những cuộc trò chuyện được cá nhân hóa với người quản lý.
Cũng đọc: Nền tảng hoạt động nhân sự tốt nhất dành cho chuyên gia nhân sự.
Vai trò của các mẫu cuộc họp cá nhân
Tuyển được nhân tài phù hợp vào nhóm của mình là điều bạn có thể làm ngay lập tức, nhưng bạn không thể khiến tài năng đó phát triển đều đặn dưới sự lãnh đạo của mình như vậy. Các nhà quản lý cần nỗ lực nhất quán để đảm bảo sự phát triển của nhân viên nhằm mang lại lợi ích cuối cùng cho tổ chức.
Những nỗ lực này bắt đầu bằng các buổi gặp mặt trực tiếp giữa trưởng nhóm và các thành viên trong nhóm. Những phiên hoặc cuộc họp này cho phép nhân viên hoặc thành viên trong nhóm phát biểu mà không có bất kỳ hạn chế nào và trình bày những thách thức cũng như mối quan tâm của họ với người quản lý. Mặt khác, người quản lý có thể giải quyết các mối quan ngại theo cách mà các thành viên trong nhóm cảm thấy được tham gia và được lắng nghe.
Đã qua rồi cái thời mọi thứ đều thủ công; bây giờ chúng ta đang ở thời đại tự động hóa, nơi các mẫu biên bản cuộc họp cũng có sẵn! Tuy nhiên, mặc dù không phải là tự động hóa nhưng các mẫu giúp tiết kiệm thời gian. Việc có được các mẫu cuộc họp trực tiếp tốt nhất là rất quan trọng đối với bạn vì nó cho phép bạn tổ chức một cuộc họp nhanh chóng chỉ trong vài phút mà không phải mất hàng giờ chuẩn bị.
Ở chế độ thủ công, người quản lý cảm thấy bối rối khi chuẩn bị cho các cuộc họp trực tiếp. Kết quả là, họ dành nhiều thời gian chuẩn bị hơn là thực sự gặp mặt. Các mẫu được thiết kế để giải quyết vấn đề này và cung cấp một định dạng có cấu trúc có thể được sử dụng trong nhiều chương trình họp riêng lẻ. Những cuộc họp này có thể thuộc nhiều danh mục khác nhau, vì vậy bạn cần rất nhiều mẫu cuộc họp riêng lẻ. Ở đây chúng tôi có một số để giúp bạn!
Cũng đọc: Các mẫu chương trình làm việc tốt nhất để có cuộc họp hiệu quả hơn.
Lợi ích của mẫu cuộc họp trực tiếp
Chúng ta hãy xem xét lợi ích của các cuộc họp trực tiếp đối với sự phát triển của nhân viên và xem xét làm thế nào một mẫu cuộc họp được thiết kế cẩn thận có thể cải thiện đáng kể kết quả của những nhiệm vụ chính này.
- Mẫu cuộc họp riêng thường bao gồm các phần chính như bản tóm tắt các cuộc thảo luận và hoạt động trước đó, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ, phản hồi và ghi nhận cũng như các cơ hội học tập và phát triển.
- Bằng cách tuân theo khuôn khổ có cấu trúc này, người quản lý có thể có những cuộc trò chuyện có ý nghĩa, theo dõi tiến độ và đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho giai đoạn sắp tới.
- Mẫu này cũng khuyến khích sự nhất quán giữa các cuộc họp khác nhau, giúp dễ dàng xác định mô hình, theo dõi xu hướng và đánh giá sự phát triển tổng thể của nhân viên theo thời gian.
Bây giờ bạn đã hiểu vai trò và lợi ích của các cuộc họp trực tiếp, hãy xem một số mẫu cuộc họp trực tiếp tốt nhất để giữ mọi thứ ngăn nắp và hiệu quả.
Miro
Nếu bạn thích các mẫu thân thiện với người dùng thì Miro có những mẫu tốt nhất dành cho bạn. Những người quản lý hướng tới mục tiêu phát triển nhóm, năng suất và tính sáng tạo cũng như quản lý nguồn lực có cấu trúc có thể chọn mẫu cuộc họp riêng tư này.
Các mẫu Miro phản ánh các tính năng của công cụ quản lý công việc hoặc quản lý dự án vì Miro là một nền tảng quản lý công việc/dự án. Với những mẫu này, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ những thông tin cần thiết cho cuộc họp vì chúng là những mẫu sẵn sàng sử dụng với các tính năng tích hợp sẵn.
Những cuộc họp riêng lẻ không nên kéo dài, nhưng tại sao việc quản lý các cuộc họp riêng lẻ lại mất nhiều thời gian đến vậy? Mẫu này giải quyết vấn đề chính của các cuộc họp kéo dài.
Chỉ cần nêu tên những thách thức bạn gặp phải trong cuộc họp trực tiếp và bạn sẽ tìm thấy tất cả giải pháp trong mẫu tuyệt vời này. Từ ghi chú nhanh đến lập chương trình nghị sự rõ ràng cho các cuộc họp và thậm chí ghi lại các điểm thảo luận chính để tham khảo trong tương lai, Miro bao gồm tất cả những điều cơ bản.
Mẫu đi kèm với tính năng dòng thời gian cho phép người quản lý sắp xếp và lên kế hoạch cho chương trình họp khi đang di chuyển. Nó cũng cho phép bạn tập trung vào tâm trạng hoặc giai điệu của cuộc họp, mang lại bầu không khí sôi động cho những cuộc trò chuyện cởi mở và trung thực.
Các vi mẫu của công ty cũng bao gồm một bộ câu hỏi được tạo sẵn để trợ giúp người quản lý khi tương tác với các thành viên trong nhóm. Những câu hỏi chu đáo này gợi lên những cuộc thảo luận có ý nghĩa và cung cấp một khuôn khổ để giải quyết các vấn đề và nhu cầu phát triển cụ thể.
Cũng đọc: Tại sao Miro là lựa chọn tốt nhất để cộng tác từ xa?
người theo chủ nghĩa todoist
Các mẫu Cuộc họp Todoist cho phép bạn tổ chức các cuộc thảo luận trực tiếp minh bạch và có thể theo dõi được. Với chương trình nghị sự được xác định rõ ràng, cả người chủ trì và người tham dự đều có thể tiếp cận cuộc họp một cách rõ ràng. Mức độ minh bạch giúp loại bỏ sự nhầm lẫn và dẫn đến các cuộc trò chuyện hiệu quả.
Việc sử dụng mẫu cuộc họp trực tiếp của Todoist rất đơn giản và dễ hiểu. Chỉ cần chọn mẫu phù hợp với mục tiêu cuộc họp của bạn và nhập thông tin chi tiết để bắt đầu cuộc họp một cách suôn sẻ. Kết quả là, nó tiết kiệm thời gian và cho phép các cuộc họp hiệu quả.
Tùy chỉnh là chìa khóa thành công của bất kỳ chủ đề nào và Todoist làm điều đó khá tốt. Khả năng thêm hoặc xóa nhanh các mục sẽ biến cuộc họp của bạn thành một cuộc tương tác nhanh chóng và hấp dẫn. Sự đơn giản của mẫu và tính hiệu quả của nó góp phần nâng cao năng suất.
Đối với các cuộc họp định kỳ với cùng một người, Todoist cung cấp tùy chọn thuận tiện cho các cuộc họp định kỳ. Người tổ chức có thể chọn ngày, ngày hoặc tháng cụ thể để sắp xếp các cuộc gặp thường xuyên với một người cụ thể.
Ý tưởng
Ngay cả khi có hai người cùng tham gia, vẫn có một số thách thức trong các cuộc gặp riêng. 1×1 phù hợp với họ một cách hoàn hảo. Tập trung vào các cuộc họp nhanh mà không phải hy sinh chương trình nghị sự chính và khả năng truy xuất nguồn gốc, mẫu này giúp bạn thúc đẩy các hoạt động tương tác trực tiếp.
Nó đơn giản hóa quy trình bằng cách cho phép người quản lý nhanh chóng lên lịch, tiến hành và kết thúc các cuộc họp riêng lẻ.
Tất cả chúng ta đều biết đến Notion vì sự dễ dàng mà nó mang lại trong quy trình làm việc, quản lý dự án và nhóm, giúp tăng năng suất của nhóm. Mẫu cuộc họp Notion cũng vậy 1×1 làm tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng của nền tảng.
Bắt đầu cuộc họp mới với mẫu Notion thật dễ dàng nhờ dữ liệu được điền sẵn và các yếu tố hành động được tạo sẵn. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể quản lý dữ liệu sau cuộc họp trong mẫu. Tùy chọn lưu trữ cho phép bạn lưu trữ các cuộc hội thoại của mình và giữ cho không gian làm việc của bạn gọn gàng.
Mẫu khái niệm 1×1 được đặc trưng bởi cách tiếp cận tối giản, cung cấp chính xác những gì cần thiết cho một cuộc họp trực tiếp thành công. Trong mẫu này, bạn sẽ có được các thành phần hiện có như hoạt động, dấu ngày và giờ cũng như khoảng trống cho ghi chú cuộc họp. “Thêm nút 1×1tạo các mẫu cuộc họp mới chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Cũng đọc: Các mẫu quản lý dự án Notion sẽ thay đổi quy trình làm việc của bạn.
Atlassian
Atlassian có mẫu cuộc họp riêng tối giản được thiết kế để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Atlassian đã cung cấp nó như một phần của giải pháp Confluence của họ và mẫu này được cung cấp bởi Meetical, một công cụ quản lý cuộc họp trực tuyến. Mẫu này có các tính năng nâng cao trải nghiệm toàn diện bao gồm mọi thứ xung quanh.
Một số người quản lý thích các định dạng gọn gàng, rõ ràng và ngắn gọn và yêu thích💖 mẫu cuộc họp trực tiếp của Atlassian. Mọi thứ đều được trình bày rõ ràng dưới dạng bảng, vì vậy người tổ chức và người tham dự có thể dễ dàng sử dụng các tính năng tích hợp sẵn.
Thông tin chi tiết tức thì được tìm nạp trước và không bao giờ làm phiền người tổ chức cuộc họp nhiều nữa. Tổng quan nhanh về địa điểm họp và những người tham gia cho phép mọi người tập trung vào các cuộc thảo luận hiệu quả.
Nội dung cuộc họp được phân loại và trình bày sao cho bất kỳ ai quan tâm đều có thể dễ dàng truy cập và định vị nó. Có một phần mục tiêu và tiến trình dành riêng để hỗ trợ người chủ trì cuộc họp. Trong mẫu, người tổ chức và người tham dự có thể dễ dàng ưu tiên các mục tiêu của họ.
Nó cũng có đủ không gian để lưu điểm từ các cuộc trò chuyện trước đó. Tính năng này bổ sung thêm chiều sâu cho các cuộc thảo luận, xây dựng sự hiểu biết tốt hơn về quan điểm của từng người tham gia và hướng cuộc họp đến những kết quả có thể hành động được.
Atlassian có thể đóng vai trò là lộ trình cho những cuộc gặp gỡ trong tương lai. Điều này cho phép người tổ chức phác thảo các cuộc thảo luận sắp tới trong mẫu; phương hướng của cuộc họp luôn phù hợp với những ưu tiên đã được thiết lập, tránh những sai lệch ngẫu nhiên.
GetGuru
Nền tảng GetGuru cung cấp đầy đủ các mẫu cuộc họp riêng lẻ. Tất cả các mẫu này được thiết kế để trợ giúp người quản lý khi tương tác trực tiếp với các thành viên trong nhóm.
Có rất nhiều mẫu có sẵn trên nền tảng hỗ trợ nhiều loại cuộc họp trực tiếp khác nhau. Các mẫu này giúp người quản lý tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp riêng lẻ.
Cho dù đó là cuộc họp đầu tiên, cuộc họp giao ban hàng tuần hay cuộc họp đánh giá hàng tháng, bạn đều có được chính xác những gì mình cần. Các loại mẫu khác có sẵn là Thảo luận OKR, Đánh giá hiệu suất, Đánh giá hiệu suất định kỳ, Cuộc họp cấp độ bỏ qua, Cuộc họp ngang hàng và Thảo luận về thù lao. Phần tốt nhất là bạn có thể tùy chỉnh thêm các mẫu này theo yêu cầu của mình.
Người quản lý muốn có các cuộc họp trực tiếp nhanh chóng và các mẫu GetGuru giúp họ hoàn thành công việc nhanh chóng và dễ dàng theo dõi. Thay vì bắt đầu từ đầu, người quản lý có thể chỉ cần chọn đúng mẫu phù hợp với mục tiêu và chương trình nghị sự của cuộc họp.
Các mẫu cuộc họp trực tiếp GetGuru này rất linh hoạt. Người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa các định dạng cho phù hợp với chương trình cụ thể của cuộc họp. Với tính năng này, người quản lý có thể thêm các mục độc đáo của riêng mình như câu hỏi, tài nguyên và chương trình nghị sự vào mỗi phiên hoặc cuộc họp.
Để làm cho cuộc họp trở nên hấp dẫn hơn, các mẫu này bao gồm các câu hỏi cơ bản được soạn thảo theo tính chất của các cuộc họp khác nhau. Những câu hỏi này giúp đơn giản hóa quá trình lên lịch và chuẩn bị cuộc họp cho người quản lý.
Bằng cách này, GetGuru cho phép người quản lý hòa mình vào các cuộc họp và sử dụng các tài liệu có sẵn để tương tác nhanh chóng.
Asana
AsanyMẫu cuộc họp một-một có thể hữu ích nếu việc quản lý dữ liệu cuộc họp gặp khó khăn. Ngoài ra, việc tích hợp nền tảng cấp cao trở nên hữu ích cho người tổ chức cuộc họp để tiến hành cuộc họp với cách tiếp cận nâng cao. Mẫu Asana hoạt động như một giải pháp tất cả trong một và có cấu trúc cuộc họp mang tính xây dựng và có tổ chức.
Trong mẫu này, bạn có thể dễ dàng đặt các mốc quan trọng cho một cuộc họp riêng lẻ. Các cột mốc quan trọng giúp làm rõ chương trình và giúp người tham gia cập nhật tiến độ cũng như giúp mọi người đi đúng hướng.
Các trường tùy chỉnh trong mẫu cho phép người tổ chức thêm thông tin chi tiết của riêng họ và xử lý chúng trong cuộc họp. Các tính năng khác như đặt mục tiêu, ưu tiên và theo dõi tiến độ đều đủ tốt để giúp mọi cuộc họp trực tiếp trở nên dễ dàng hơn.
Tùy chọn multi-homing giúp nó có thể mở rộng với khả năng tích hợp dễ dàng giúp bạn tự do lưu trữ để tích hợp nhiều ứng dụng của bên thứ ba vào các cuộc thảo luận của mình. Ngoài việc tích hợp, việc theo dõi mục hành động, khung phản hồi và các điểm thảo luận đã lên kế hoạch sẽ tăng thêm giá trị cho trải nghiệm người dùng.
Việc ghi chú cuộc họp và theo dõi không còn là rắc rối đối với người chủ trì cuộc họp trong mẫu Asana.
Ghi chú cuộc họp
Các mẫu ghi chú cuộc họp được thiết kế riêng với các tính năng thú vị để nâng cao trải nghiệm giao tiếp trực tiếp tổng thể. Với nhiều mẫu có sẵn, người quản lý có thể chọn phong cách, định dạng, chương trình làm việc và các phần phù hợp nhất với mục tiêu cuộc họp của họ.
Mặc dù các cuộc họp trực tiếp thường bao gồm các phiên hỏi đáp, nhưng các mẫu do Ghi chú cuộc họp cung cấp còn vượt xa điều đó. Chúng hỗ trợ các bộ dữ liệu và khía cạnh khác nhau không thể thiếu để có cuộc họp thành công, chẳng hạn như thu thập phản hồi, OKR (mục tiêu và kết quả chính) và hệ thống đánh giá hai chiều.
Những mẫu này vượt xa hiệu suất đơn thuần; góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hợp tác thông qua giao tiếp và gắn kết hiệu quả.
Mỗi mẫu trên nền tảng được thiết kế để phục vụ một mục đích cụ thể. Với các mẫu này, người quản lý có thể thảo luận có mục tiêu và hiệu quả với các thành viên trong nhóm của họ. Cho dù đó là thu thập phản hồi, tuân thủ OKR hay tiến hành đánh giá toàn diện, các mẫu ghi chú cuộc họp đều giúp tổ chức các cuộc thảo luận riêng lẻ.
Ứng dụng
Các cuộc họp trực tiếp đã trở thành một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ bền chặt giữa người quản lý và các thành viên trong nhóm của họ.
Việc tổ chức các cuộc họp cho từng người có thể chiếm phần lớn thời gian của người quản lý. Tuy nhiên, các mẫu cho phép người quản lý tiến hành nhiều cuộc họp riêng lẻ trong thời gian ngắn hơn.
Các tính năng mẫu tích hợp đảm bảo bạn không lãng phí thời gian chuẩn bị và quản lý. Chỉ cần chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và tương thích với các hệ thống hiện có của tổ chức bạn.
Sau đó, các mẫu biên bản họp sẽ giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch và thực hiện hoàn hảo.
