Nếu bạn là một đại lý làm việc với khách hàng, bạn nhận thức rõ những khó khăn liên quan đến quá trình giải quyết.
Bắt đầu với việc tạo phiếu mua hàng, gửi chúng để phê duyệt, v.v. Tất cả các bước tài chính này tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn.
Để tiết kiệm thời gian, công sức và hợp lý hóa quy trình lập hóa đơn, bạn cần phần mềm quản lý báo giá có thể xử lý mọi thứ ở một nơi.
Trong blog này, bạn sẽ tìm hiểu chính xác phần mềm quản lý báo giá là gì và phần mềm báo giá nào là tốt nhất trên thị trường.
Phần mềm quản lý giá thầu là gì?
Phần mềm quản lý ưu đãi cho phép bạn chuẩn bị các ưu đãi kinh doanh và phản hồi nhanh chóng các yêu cầu đề xuất. Với phần mềm này, bạn có thể tự động hóa việc viết báo giá, thêm trường báo giá có giá trị từ CRM và xử lý hóa đơn nhanh hơn.
Hãy xem nó theo cách này.
Quá trình báo giá là điểm liên lạc đầu tiên giữa doanh nghiệp của bạn và khách hàng tiềm năng ngoài các cuộc gọi tiếp thị và bán hàng. Một báo giá chính xác, đầy đủ trong một báo giá chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt.
Thay vì liên lạc qua email và đặt báo giá với khách hàng, nền tảng quản lý báo giá cho phép tất cả các cuộc trò chuyện được tổ chức ở một nơi cho tất cả mọi người – chủ doanh nghiệp, người quản lý bán hàng và khách hàng.
Chúng ta hãy xem một số tính năng quan trọng bạn nên tìm kiếm ở một phần mềm quản lý báo giá.
Tính năng phần mềm quản lý chào hàng
# 1. Mẫu kinh doanh chuyên nghiệp
Một câu trích dẫn đầy đủ, chính xác với vẻ ngoài chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt đầu tiên. Phần mềm quản lý phiếu mua hàng cung cấp các mẫu có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn và tạo tài liệu trông chuyên nghiệp.
#2. Tự động hóa quy trình làm việc
Dễ dàng điền báo giá từ phần mềm kế toán của bạn với thông tin cập nhật về sản phẩm và giá cả.
#3. Ít lỗi do con người hơn
Khả năng mắc lỗi trong các trích dẫn được tạo thủ công cao hơn so với các trích dẫn được tạo tự động bằng các công cụ này.
#4. Lên bán
Bạn có thể thêm các tùy chọn bán thêm chi tiết, dễ tiếp cận trong danh sách của mình.
#5. Khả năng hiển thị của chu kỳ bán hàng
Nhận thông báo khi khách hàng xem báo giá của bạn để bạn có thể cập nhật và dễ dàng thảo luận về mọi thứ trên nền tảng.
#6. Chu kỳ thanh toán tự động
Với phần mềm quản lý giá thầu, bạn không phải xuất hóa đơn thanh toán định kỳ theo cách thủ công.
Bây giờ bạn đã hiểu rõ về các tính năng, đã đến lúc xem qua một số phần mềm quản lý hóa đơn và báo giá tốt nhất được xếp hạng theo mức độ phổ biến.
Hãy bắt đầu.
SuperOps.ai
SuperOps.ai là nền tảng Tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA) giúp các doanh nghiệp vận hành hoạt động kinh doanh của mình một cách liền mạch. Nó có tính năng quản lý báo giá tích hợp để đảm bảo báo giá của bạn đến hộp thư đến của khách hàng chỉ sau vài cú nhấp chuột.
Bạn có thể tạo báo giá với tất cả các hạng mục của dịch vụ và gửi cho khách hàng kèm theo liên kết đến báo giá. Bằng cách sử dụng liên kết hoặc cổng thông tin được chia sẻ, khách hàng của bạn có thể dễ dàng phê duyệt hoặc từ chối báo giá, đơn giản hóa toàn bộ quy trình. Khách hàng thậm chí có thể thêm nhận xét khi họ phê duyệt hoặc từ chối một báo giá, giúp hiểu rõ hơn về ngữ cảnh và ít nhầm lẫn hơn.
Với các cuộc trò chuyện SuperOps liên quan đến báo giá, bạn có thể thảo luận và thêm các cuộc trò chuyện với khách hàng bên cạnh báo giá. Vì vậy, bạn kết thúc một chuỗi dài các email ngoài nền tảng để thảo luận về cùng một báo giá đã được thống nhất.
sớm
Scoro là một nền tảng dễ sử dụng để cộng tác định giá dự án, lập hóa đơn và theo dõi mọi thứ ở một nơi. Nó giúp nhóm của bạn cộng tác thực hiện các nhiệm vụ của dự án để có cái nhìn rõ ràng về các nhiệm vụ đang chờ xử lý và đã hoàn thành. Bạn có thể theo dõi thời gian dành cho nhiệm vụ và lập hóa đơn cho khách hàng của mình cho phù hợp.
Scoro đơn giản hóa quy trình định giá bằng cách tạo sẵn báo giá cho các dịch vụ được xác định trước, hồ sơ khách hàng được phân khúc và bảng giá đa tiền tệ. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh các hóa đơn này dựa trên lệnh sản xuất và chuyển đổi tài liệu tiêu chuẩn sang tệp PDF được cá nhân hóa chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn thậm chí có thể theo dõi doanh số bán hàng của nhóm mình và đặt mục tiêu bán hàng bằng bảng điều khiển có thể tùy chỉnh.
Giống như nhiều công cụ quản lý dự án, Scoro cung cấp khả năng tích hợp với hơn 1000 công cụ thông qua Zapier. Một số tích hợp Scoro bao gồm các công cụ quản lý dự án như Slack, Asana, Jira, Trello, Basecamp, v.v. Nó cũng có thể được tích hợp dễ dàng với Slack, Gmail và Lịch Google để liên tục liên lạc.
Bitrix24
Bitrix24 là một phần mềm cộng tác hợp nhất xử lý các khía cạnh khác nhau của quản lý, cộng tác và giao tiếp nhóm. Đây là giải pháp dựa trên web cho các hoạt động khác nhau của công ty trên một nền tảng, loại bỏ nhu cầu sử dụng nhiều công cụ SaaS. Một số giải pháp của nó bao gồm quản lý dự án, chia sẻ tệp, quản lý bán hàng, danh bạ, email, v.v.
Với Bitrix24, bạn có thể tạo các ưu đãi không giới hạn và tích hợp các nền tảng như PayPal để chấp nhận thanh toán trực tuyến. Kiến trúc của nó dựa trên đám mây và tính chất nguồn mở của nó giúp việc đăng ký và tạo hóa đơn cho khách hàng của bạn không bị căng thẳng. Bitrix24 cũng cung cấp khả năng tích hợp với các ứng dụng kế toán như Xero, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tương tác với khách hàng.
Khi đăng ký Bitrix24, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn bên cạnh công cụ lập hóa đơn. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn này để cộng tác với các bộ phận khác nhau trong công ty của mình, chẳng hạn như tiếp thị và bán hàng, quản lý nhân sự, v.v., bằng cách sử dụng các công cụ quản lý hóa đơn và giá cả. Được hàng triệu công ty tin cậy, nó cung cấp giải pháp di động hoạt động trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng Android, iPhone hoặc iPad của bạn.
người Ý
ITarian là một nền tảng quản lý CNTT dành cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ xử lý yêu cầu, quản lý quy trình làm việc từ xa, máy tính để bàn từ xa và các dịch vụ bảo mật điểm cuối.
ITarian cung cấp tính năng quản lý phiếu mua hàng giúp đơn giản hóa quá trình tạo phiếu mua hàng bóng bẩy. Những ưu đãi này được tích hợp với hệ thống CRM, cho phép đại diện bán hàng dành nhiều thời gian hơn để xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
Nó có các mẫu ưu đãi chuyên nghiệp được tạo sẵn giúp đẩy nhanh chu kỳ bán hàng. Bạn cũng có tùy chọn tự động điền phiếu mua hàng với các trường từ nhà phân phối.
Hubspot
Hubspot là một trong những nền tảng tiếp thị phổ biến nhất. Đây là một công cụ CRM cho phép bạn gửi email miễn phí và ghi lại phản hồi của khách hàng trong bảng điều khiển của bạn. Mọi người sử dụng Hubspot vì giao diện hệ thống quản lý nội dung dễ dàng tạo ra các biểu mẫu có thể được nhúng dưới dạng chấp thuận qua email hoặc được sử dụng trên trang đích.
Không nhiều người biết rằng Hubspot có phần mềm định giá các dịch vụ của trung tâm bán hàng. Sử dụng công cụ quản lý giao dịch của Hubspot, bạn có thể tạo các giao dịch có thương hiệu trong vài phút. Bạn có thể thiết kế các quảng cáo chiêu hàng phù hợp với thương hiệu của công ty bạn trong vòng vài giây sau khi nhận được yêu cầu – đảm bảo rằng người mua luôn ở trong tâm trí bạn.
Công cụ CRM cũng giúp bạn thu thập chữ ký điện tử như một phần của báo giá và quản lý tất cả các khoản thanh toán đã nhận ở cùng nơi bạn quản lý các giao dịch của mình. Danh sách bán hàng từ HubSpot sẽ tự động tìm nạp tất cả thông tin liên hệ và sản phẩm được liên kết với hồ sơ giao dịch, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều công việc thủ công.
đường ống trực tuyến
Onpipeline là một CRM dựa trên đám mây giúp doanh nghiệp cải thiện mối quan hệ với khách hàng. Phần mềm giúp nhóm bán hàng dễ dàng quản lý liên hệ, giao dịch, hoạt động, tự động hóa và toàn bộ quy trình bán hàng từ mọi nơi.
Phê duyệt ưu đãi sẽ lưu tất cả các ưu đãi trong nhóm làm việc để cấp quản lý phê duyệt, bất kể trạng thái phê duyệt. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng gửi báo giá trực tiếp từ Onpipeline khi báo giá được hoàn thiện và sẵn sàng gửi cho khách hàng.
Sử dụng Onpipeline, người dùng có khả năng thêm các mặt hàng từ bảng giá được xác định trước hoặc tạo các mặt hàng tùy chỉnh mà không cần phải kiểm tra bảng giá. Bằng cách này, các công ty có thể tạo ra các ưu đãi hiệu quả và hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Trích dẫn
Quoter là một công cụ trực quan, dễ sử dụng giúp tăng tốc độ tạo báo giá. Đó là phần mềm dựa trên đám mây có sẵn cho toàn bộ nhóm của bạn mà không cần phải mua nhiều giấy phép. Bạn có quyền truy cập vào nhiều mẫu tạo sẵn mà nhóm của bạn có thể định cấu hình khi đang di chuyển và gửi báo giá nhanh hơn.
Một trong những tính năng đặc biệt nhất là tích hợp Quoter với nền tảng của bên thứ ba và công cụ SaaS. Một số tích hợp quy trình công việc phổ biến của nó bao gồm Hubspot, Salesforce, QuickBooks, Avalara Tax, Zoho, v.v. Là một phần mềm định giá, nó cung cấp các tích hợp kế toán quan trọng với FreshBooks Classic, QuickBooks Online và Xero.
Thanh toán báo giá định kỳ có thể được xử lý liền mạch trong Quoter. Sau khi tích hợp nó với phần mềm kế toán, bạn có thể chọn cổng thanh toán để tự động xử lý các khoản thanh toán định kỳ. Quoter còn có tính năng đặt email nhắc nhở khách hàng về báo giá đang chờ xử lý.
PandaDoc
PandaDoc là phần mềm quản lý hợp đồng thương mại điện tử giúp đơn giản hóa các tác vụ quản lý giá thầu như tạo hóa đơn, lấy chữ ký từ khách hàng và nhận phê duyệt từ người quản lý, tất cả chỉ trong một nền tảng. Nó được tích hợp sẵn các chữ ký điện tử ràng buộc về mặt pháp lý giúp nó tuân thủ GDPR và chặn thông báo pháp lý để ngăn ngừa lỗi dữ liệu.
Phần mềm quản lý giá thầu của nó được thiết kế để giúp các công ty tăng hiệu quả của đội ngũ bán hàng bằng cách tự động hóa việc tạo hợp đồng. Bạn có thể tạo báo giá bán hàng và hóa đơn trong vài phút. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa mô tả sản phẩm, mô tả công việc, chỉnh sửa số lượng, số lượng cũng như thêm hình ảnh.
PandaDoc cung cấp hơn 750 mẫu hóa đơn trong thư viện mẫu PandaDoc, do đó giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức thiết kế. Bạn có thể gửi báo giá cho khách hàng và họ có thể thanh toán bằng Stripe và thẻ tín dụng. Sau đó, bạn có thể thiết lập thêm lời nhắc thanh toán cho khách hàng sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn cho họ.
những từ cuối
Xử lý các khoản thanh toán của khách hàng là một hoạt động có trách nhiệm không thể bỏ qua. Chủ doanh nghiệp biết việc này tốn thời gian nhưng đội ngũ bán hàng vẫn dành thời gian quý báu của mình để tạo báo giá.
Phần mềm quản lý ưu đãi nếu được triển khai trong quy trình sẽ giải quyết được hầu hết các vấn đề và tiết kiệm rất nhiều thời gian cho đội ngũ bán hàng để họ có thể tập trung hơn vào việc tạo ra doanh số.
Cuối cùng, việc tạo hóa đơn là rất quan trọng và việc bắt đầu thử nghiệm các nền tảng này sẽ chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
Sau đó kiểm tra máy tính báo giá tùy chỉnh.
