Bạn có điều hành một doanh nghiệp sử dụng nhân viên hợp đồng, người làm việc tự do hoặc nhân viên hợp đồng không? Nếu vậy, bạn hoàn toàn nhận thức được việc quản lý tài chính và chi phí có thể khó khăn như thế nào. Nhưng đừng lo lắng!
Thẻ chi phí nhân viên hiện đại có mặt để cung cấp giải pháp đột phá và giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn!
Thẻ chi phí là thẻ trả trước được thiết kế riêng cho người lao động hợp đồng, mang lại sự thuận tiện, minh bạch và kiểm soát hơn bao giờ hết. Những công cụ cải tiến này được cài sẵn một lượng nhất định để giúp nhân viên dễ dàng thực hiện các nghĩa vụ tài chính của mình.
Và vì nhân viên không thể chi tiêu một xu vượt quá giới hạn đã đặt ra nên công ty có thể tập trung vào điều cần thiết nhất: thực hiện những công việc đặc biệt.
Thích ứng với một thế giới đang thay đổi là rất quan trọng trong thị trường việc làm đang thay đổi nhanh chóng ngày nay. Vậy tại sao không tận dụng những tính năng và lợi ích tuyệt vời mà thẻ chi phí nhân viên này mang lại? Nhưng trước tiên, hãy hiểu thẻ chi phí của nhân viên là gì và chúng có thể mang lại lợi ích cho bạn như thế nào.
Thẻ chi phí nhân viên là gì?
Hiện nay, thẻ quản lý chi phí nhân viên là công cụ quản lý chi phí hiệu quả nhất của các công ty.
Đây là những thẻ ghi nợ trả trước được cấp cho những nhân viên thường xuyên phải chịu chi phí kinh doanh, chẳng hạn như đại diện bán hàng, kỹ thuật viên hiện trường hoặc nhân viên đi công tác.
Với những thẻ này, nhân viên không còn phải tốn tiền hoặc chờ chi phí kinh doanh được phê duyệt để chi cho các công việc liên quan đến công việc như đi lại, ăn ở, ăn uống, đồ dùng văn phòng, v.v.
Thẻ chi phí nhân viên cung cấp cho nhân viên khả năng mua hàng hóa và dịch vụ phù hợp với chính sách chi tiêu nhân viên của công ty, giúp công ty minh bạch hơn về chi phí nhân viên.
Sự khác biệt giữa thẻ chi phí nhân viên và thẻ tín dụng doanh nghiệp là gì?
Thẻ chi tiêu của nhân viên và thẻ tín dụng của công ty có thể trông giống nhau nhưng cả hai đều có những khác biệt đáng kể.
Quyền sở hữu và trách nhiệm
Các công ty phát hành thẻ chi phí nhân viên trực tiếp cho từng nhân viên giải quyết các giao dịch được thực hiện bằng thẻ. Người sử dụng lao động đặt ra giới hạn chi tiêu và theo dõi các giao dịch, nhưng người lao động có trách nhiệm trả nợ.
Mặt khác, thẻ tín dụng doanh nghiệp được ngân hàng phát hành cho một công ty hoặc tổ chức và công ty đó chịu trách nhiệm về mọi khoản phí phát sinh trên thẻ.
Hình thức thanh toán
Như đã đề cập trước đó, thẻ chi phí của nhân viên được nạp sẵn một số tiền nhất định và hoạt động giống như thẻ ghi nợ. Mặt khác, thẻ tín dụng kinh doanh sẽ cộng thêm khoản nợ của tổ chức mà người sử dụng lao động phải trả lại cho ngân hàng.
Theo dõi và báo cáo chi phí
Cả thẻ tín dụng của nhân viên và doanh nghiệp đều cho phép bạn theo dõi và báo cáo chi phí. Thẻ chi phí của nhân viên thường được liên kết với hệ thống quản lý chi phí, cho phép người sử dụng lao động theo dõi chi phí của họ theo thời gian thực.
Nó cũng loại bỏ sự cần thiết phải gửi báo cáo chi phí trong tương lai. Mặt khác, thẻ tín dụng doanh nghiệp yêu cầu nhân viên nộp báo cáo biên lai và chi phí riêng vì chúng thường không được tích hợp với hệ thống quản lý chi phí.
Phê duyệt và phát hành
Thẻ chi phí nhân viên được cấp cho những nhân viên cụ thể thực hiện chi phí kinh doanh định kỳ. Nói chung, phê duyệt được tích hợp sẵn, giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm chúng cho mỗi lần mua hàng bạn thực hiện.
Tuy nhiên, thẻ tín dụng doanh nghiệp thường được phát hành bởi các ngân hàng trong toàn tổ chức. Nhân viên sử dụng thẻ công ty phải được phê duyệt cho mỗi giao dịch thẻ.
Giới hạn chi tiêu
Thẻ chi phí của nhân viên cung cấp cho các tổ chức quyền đặt giới hạn cá nhân dựa trên chi phí dự kiến mà họ phải chịu. Ngược lại, thẻ tín dụng doanh nghiệp có giới hạn chi tiêu tổng thể và luôn tiềm ẩn nguy cơ bội chi.
Ưu điểm của thẻ chi phí so với khoản hoàn trả là gì?
Thẻ chi phí cung cấp một số lợi thế so với quy trình hoàn trả. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng thẻ chi phí:
Theo dõi thời gian thực: Nhân viên có thể mua hàng dễ dàng và hiệu quả bằng thẻ chi phí. Thẻ cho phép bạn theo dõi chi phí theo thời gian thực, giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm phê duyệt và giảm khả năng chi tiêu vượt mức. Nó cũng có nghĩa là chấm dứt việc lưu giữ hồ sơ thủ công tẻ nhạt.
Quy trình hợp lý: Thẻ chi tiêu có thể là cứu cánh khi quản lý chi phí! Chúng không chỉ đơn giản hóa quy trình mà còn tự động hóa nhiều tác vụ. Thay vì lo lắng về việc thu thập biên lai và nộp yêu cầu hoàn trả, nhân viên có thể dễ dàng sử dụng thẻ cho mọi khoản chi phí đã được phê duyệt.
Truy cập vào quỹ nhanh hơn: Không giống như khoản hoàn trả truyền thống, những thẻ này cho phép bạn truy cập ngay vào số tiền được chủ lao động của bạn phân bổ trên thẻ. Không còn phải lo lắng về việc phải trả tiền túi và chờ hoàn lại tiền.
Tính linh hoạt: Bằng cách cho phép nhân viên thêm giới hạn chi tiêu cá nhân cho mỗi nhân viên, thẻ chi phí mang lại cho tổ chức sự linh hoạt cao trong việc quản lý chi phí.
Thẻ chi phí là một cách tuyệt vời để quản lý chi phí kinh doanh một cách thuận tiện, hiệu quả và hiệu quả. Không có thắc mắc tại sao rất nhiều tổ chức thích tùy chọn này!
Hướng dẫn của chúng tôi tập trung vào các nhà cung cấp thẻ chi phí cung cấp các giải pháp nhân viên hợp đồng tùy chỉnh để giúp đáp ứng các nhu cầu cụ thể của lực lượng lao động đang phát triển này.
Wallester
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp đáng tin cậy cho phép bạn sắp xếp chi phí của công ty mình? Đừng tìm đâu xa! Wallester là sự lựa chọn tốt nhất cho các công ty đang tìm kiếm sự bảo mật tuyệt đối.
Với việc tạo thẻ tức thì, thẻ chi phí của họ có thể đến tay bạn một cách nhanh chóng. Theo dõi chi phí của bạn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế với Số tài khoản ngân hàng quốc tế (IBAN) – hãy ngồi lại và để Wallester thực hiện công việc ghi sổ cho bạn.
Thẻ chi phí nhân viên của họ mang lại nhiều lợi ích ngoài việc quản lý chi phí đơn giản và có thể dễ dàng tích hợp với nhiều công cụ tài chính khác nhau.
Các tính năng chính:
- Tạo thẻ ngay lập tức
- Gửi hóa đơn ngay lập tức bằng phần mềm chuyên dụng.
- Một dịch vụ kế toán tích hợp cho phép quản lý hiệu quả ngân sách của công ty.
- Báo cáo chi phí chi tiết
- Giám sát giao dịch theo thời gian thực và điều chỉnh giới hạn
PEX
Bạn có muốn tăng số lượng đề xuất và khuyến khích nhân viên của mình không? PEX sẵn sàng trợ giúp bạn về thẻ chi phí nhân viên vật lý, kỹ thuật số và ảo. Hơn nữa, việc quản lý phân phối và thu thập thông tin có giá trị cực kỳ dễ dàng.
Những thẻ này là lựa chọn phổ biến cho các công ty muốn hợp lý hóa quy trình phân bổ vốn cho nhân viên của họ để chi trả chi phí kinh doanh trong khi vẫn duy trì quyền kiểm soát chi tiêu.
Đặc trưng:
- Các công cụ quản lý chi phí được cung cấp cho người sử dụng lao động
- Truy cập thông tin chi tiết về các giao dịch và mô hình chi tiêu
- Khả năng tạo báo cáo chi phí
- Bao gồm bảo vệ mã PIN
- Khả năng vô hiệu hóa hoặc đình chỉ thẻ ngay lập tức trong trường hợp bị mất hoặc nghi ngờ gian lận
Khôn ngoan
Thẻ Wise Expense là sự lựa chọn tuyệt vời cho các công ty có hoạt động quốc tế hoặc nhân viên thường xuyên đi công tác. Đối với những người muốn tránh sự bất tiện khi mang theo tiền mặt hoặc sử dụng thẻ tín dụng cá nhân cho các chi phí liên quan đến công việc, Wise là giải pháp hoàn hảo.
Nền tảng này nổi tiếng với việc cung cấp tỷ giá hối đoái cạnh tranh và phí thấp, khiến nó trở thành một lựa chọn đáng tin cậy cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Nhờ Thẻ chi phí, nhân viên có thể thực hiện giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ mà không phải chịu chi phí chuyển đổi tiền tệ cao.
Đặc trưng:
- Chụp di động và chuyển biên lai cho nhân viên.
- Tích hợp với các phần mềm kế toán như Xero, QuickBooks và FreeAgent.
- Các lợi ích bổ sung bao gồm hoàn tiền, bảo hiểm du lịch và bảo hành mở rộng.
- Theo dõi chi tiêu theo thời gian thực bằng nhiều loại tiền tệ từ mọi nơi.
Cuối cùng
Thẻ chi phí nhân viên của Finney cung cấp cho bạn sự minh bạch hoàn toàn về việc ai chi tiêu cái gì và ở đâu. Bảng điều khiển phân tích chuyên sâu của nó cho phép bạn theo dõi chi tiêu theo thời gian thực.
Chỉ với một cú nhấp chuột vào biên lai bằng ứng dụng di động, bạn có thể báo cáo chi phí của mình ngay lập tức và có bản ghi kỹ thuật số đầy đủ về chi phí của mình. Không còn quá trình hoàn trả tẻ nhạt nữa! Hãy chăm sóc tài chính của bạn với Finly!
Đặc trưng:
- Kiểm soát chi tiêu được cải thiện cho phép bạn kiểm soát trước khi chi tiêu
- Nhân viên có thể dễ dàng đăng ký biên lai và phân loại chi phí
- Báo cáo chi phí tự động loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công
- Quan hệ đối tác với các nhà cung cấp cung cấp quyền truy cập vào các chương trình giảm giá và phần thưởng
- API có thể định cấu hình để hợp lý hóa và đơn giản hóa việc quản lý hoạt động.
Altquid
Bạn có mệt mỏi với những rắc rối khi theo dõi chi phí của mình với tư cách là nhân viên từ xa hoặc nhân viên hợp đồng không? Vâng, thẻ chi phí Altquid ở đây để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn! Nền tảng tuyệt vời này có thể tùy chỉnh và giúp bạn dễ dàng xem và sửa đổi chi phí, thêm ghi chú và thậm chí gắn thẻ chúng với các dự án hoặc khách hàng cụ thể.
Không còn phải vất vả theo dõi chi phí của bạn – Thẻ chi phí của Altquid hợp lý hóa quy trình, giúp cuộc sống của bạn dễ dàng và hiệu quả hơn.
Đặc trưng:
- Các công cụ tài chính dành cho nhà thầu và người lao động ở xa
- Hạn chế chi phí và kiểm soát quyền truy cập của các thành viên trong nhóm
- Tạo báo cáo chi tiết nhanh chóng và dễ dàng
- Tự động theo dõi và phân loại chi phí của bạn trong thời gian thực.
- Tích hợp các công cụ lập ngân sách, phân tích tài chính và dự toán thuế
nhiều người
Pleo cung cấp giải pháp chi phí đáng tin cậy dưới dạng thẻ chi phí nhân viên, điều này chứng tỏ đây là một sự thay đổi hoàn toàn, đặc biệt đối với những người lao động hợp đồng. Nó rất dễ sử dụng và cung cấp khả năng tích hợp liền mạch với bất kỳ phần mềm kế toán nào mà doanh nghiệp của bạn có thể đang sử dụng.
Với khả năng đặt giới hạn chi tiêu và nhận thông báo theo thời gian thực, bạn sẽ luôn kiểm soát được chi tiêu của mình. Và việc phân loại chi phí tự động giúp việc gửi báo cáo chi phí trở nên dễ dàng.
Đặc trưng:
- Kết nối thẻ chi phí nhân viên của bạn với thiết bị Apple hoặc Google để thanh toán dễ dàng
- Được chứng nhận bởi PCI DSS để xử lý tiền và dữ liệu an toàn
- Tạo nhóm và chỉ định người đánh giá để kiểm soát chi tiêu phi tập trung
- Đặt giới hạn chi tiêu cá nhân cho từng nhân viên hoặc mỗi lần mua hàng
- Nó được chứng nhận bởi Tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu ngành thẻ thanh toán (PCI DSS), giữ an toàn cho tiền và dữ liệu của bạn.
chi tiêu
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách linh hoạt để xử lý chi phí nhân viên thì việc tìm kiếm của bạn đã kết thúc! Chi tiêu sẽ chứng tỏ là sự lựa chọn tốt nhất. Chi tiêu cho phép bạn tạo thẻ chi phí ảo phù hợp với nhu cầu trong hợp đồng của bạn, đồng thời cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát chi tiêu và giảm thiểu rủi ro gian lận nội bộ và bên ngoài.
Ngoài ra, với các tính năng quy trình phê duyệt được sắp xếp hợp lý, bạn có thể yên tâm rằng mọi giao dịch mua đều được ủy quyền đầy đủ. Vậy tại sao phải chờ đợi? Đăng ký chi tiêu ngay hôm nay và đưa việc quản lý chi tiêu của bạn lên một tầm cao mới!
Đặc trưng:
- Giúp quản lý dòng tiền và dự đoán các khoản thanh toán của nhà cung cấp
- Chế độ xem thời gian thực của tất cả các giao dịch của nhóm bạn
- Đặt giới hạn cho các nhóm và những người có ngưỡng xác định
- Thanh toán bằng thẻ và ứng dụng di động để hợp lý hóa chi tiêu ngoại tuyến.
- Đặt ngân sách được xác định trước, có thể điều chỉnh.
Con dốc
Các công cụ và cách tiếp cận độc đáo của Ramp đã thực sự thay đổi ngành dịch vụ tài chính. Không có gì ngạc nhiên khi Ramp đã trở thành thẻ chi phí nhân viên tăng trưởng nhanh nhất nước Mỹ. Thành tích ấn tượng này đã giúp họ có được một vị trí xứng đáng trên LinkedIn Các công ty khởi nghiệp hàng đầu Hoa Kỳ năm 2022.
Bạn có mệt mỏi khi phải điền vào những báo cáo chi phí nhàm chán đó không? Hay bạn là giám đốc tài chính cần hiểu biết sâu sắc hơn về việc ra quyết định chiến lược? Thẻ Ramp là giải pháp hoàn hảo cho cả hai tình huống này!
Đặc trưng:
- Dễ dàng quản lý chi phí mà không gặp rắc rối với báo cáo chi phí
- Tiết kiệm khi mua hàng, giao dịch, đăng ký và phần thưởng của đối tác
- Nhận thẻ thanh toán có hạn mức tín dụng cao hơn và thẻ ảo tức thời
- Không cần kiểm tra tín dụng cá nhân hoặc bảo lãnh của người sáng lập.
- Chặn hoặc hạn chế chi tiêu ngay lập tức trên một thẻ cụ thể cho công ty của bạn.
Ứng dụng
Đối với nhân viên hợp đồng, việc theo dõi chi phí có thể thực sự là một vấn đề đau đầu. Nhưng nhờ có thẻ chi tiêu hiện đại, những ngày đó đã qua! Những thẻ này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của người lao động hợp đồng, cho phép họ dễ dàng quản lý chi phí của mình.
Với các tính năng như giới hạn chi tiêu, chi tiết giao dịch chi tiết và hoàn tiền, những thẻ này là công cụ thay đổi cuộc chơi cho bất kỳ ai muốn luôn ngăn nắp và đưa ra quyết định tài chính thông minh. Tin chúng tôi; những công cụ này đáng tin cậy, tiện lợi và đáng để thử!
Bạn cũng có thể xem các ứng dụng xây dựng tín dụng tốt nhất.
