Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc điều hành một doanh nghiệp thành công là đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của doanh nghiệp đều đồng bộ với nhau. Để các bộ phận này hoạt động và đồng bộ, các công ty nên có một bộ quy trình để nhân viên của mình thực hiện các công việc thường ngày hoặc bất kỳ nhiệm vụ tiêu chuẩn nào.
Một công ty không có bộ tài liệu hoặc thủ tục phù hợp sẽ có nhiều khả năng bị phá sản và gặp vấn đề về thời hạn!
Ví dụ, một công ty sản xuất ô tô phải thực hiện nhiều cuộc kiểm tra, thử nghiệm định kỳ khác nhau và tinh chỉnh để đạt được hiệu quả tối đa.
Đây là lúc các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) xuất hiện.
Không nên nhầm lẫn SOP với các chính sách của nhân viên hoặc quy trình làm việc. Thay vào đó, SOP cung cấp hướng dẫn từng bước để thực hiện các nhiệm vụ nhằm tăng hiệu quả và giảm bớt sự nhầm lẫn trong tổ chức.
Mặc dù mục tiêu của SOP vẫn giữ nguyên nhưng các mẫu và các bước khác nhau tùy theo quy mô tổ chức và ngành. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã biên soạn danh sách các mẫu SOP tốt nhất cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.
Tại sao quy trình vận hành tiêu chuẩn lại quan trọng?
SOP là nền tảng của quy trình làm việc hiệu quả trong một tổ chức. SOP chi tiết là hướng dẫn thường xuyên cho nhân viên và xác định những kỳ vọng của họ.
Hãy cùng đi sâu vào lợi ích của SOP:
# 1. Cải thiện triển khai
Nhiều tổ chức sử dụng các quy trình vận hành tiêu chuẩn để tăng tốc và hợp lý hóa quá trình thực hiện. Ngay từ ngày đầu tiên, nhân viên đã nhận được các quy trình mạnh mẽ và chi tiết để thực hiện các công việc thường ngày của mình.
Điều này mang lại năng suất tốt hơn và giúp các trưởng nhóm cũng như người quản lý đánh giá từng nhân viên mới của họ.
#2. Duy trì sự gắn kết của tổ chức
Một mô tả thống nhất về các quy trình đảm bảo tính nhất quán của tổ chức và giúp tất cả các thành viên trong nhóm và nhân viên có cùng quan điểm.
Khi mỗi nhân viên hiểu rõ ràng về người mà họ nên báo cáo và những bước họ nên thực hiện tiếp theo theo cách phân cấp, khả năng xảy ra sai sót sẽ thấp hơn.
#3. Hiểu các phương pháp hay nhất
Việc lặp lại và xem xét các nhiệm vụ được ghi trong tài liệu giúp hiểu rõ hơn về các phương pháp thực hành tốt nhất đối với các nhiệm vụ thường ngày trong bộ phận.
Mặc dù SOP chỉ là gợi ý nhưng chúng có thể trở thành hướng dẫn từng bước bổ ích, cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách thực hiện một nhiệm vụ phù hợp với yêu cầu của các bên liên quan.
#4. Tiết kiệm chi phí đào tạo
SOP có thể cứu được hàng nghìn, nếu không muốn nói là hàng triệu tổ chức. Chi phí đào tạo nhân viên hiện tại và nhân viên mới có thể được giảm thiểu bằng cách đưa các mẫu SOP vào bộ công cụ đào tạo của họ.
Ngoài ra, những thay đổi lớn hoặc nhỏ trong tổ chức, chẳng hạn như nghỉ hưu, thăng chức hoặc từ chức, sẽ không ảnh hưởng đến quy trình làm việc. SOP xác định một quy trình tiêu chuẩn cho các nhiệm vụ mà nhân viên đã thực hiện trong vài năm qua.
#5. Duy trì chất lượng công việc
Để tránh những trục trặc ban đầu, SOP tỏ ra là cứu cánh. Bất cứ khi nào một nhân viên hiện tại rời đi và một nhân viên mới gia nhập, SOP đặt mỗi cá nhân chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ họ cần hoàn thành và con đường họ nên đi để đạt được hiệu quả tối đa.
Làm thế nào để tạo ra các quy trình vận hành tiêu chuẩn?
Việc tạo các SOP chi tiết và rõ ràng có thể tốn thời gian và không phải là một việc dễ dàng. Có nhiều yếu tố cần xem xét khi phát triển SOP cho tổ chức của bạn.
Dưới đây là các bước liên quan đến việc tạo một quy trình vận hành tiêu chuẩn:
- Xác định mục đích và nhiệm vụ: Viết ra mục đích của việc tạo SOP và các nhiệm vụ bạn muốn đạt được với nó. Nếu bạn không sở hữu quy trình hàng ngày, hãy đảm bảo có sự tham gia của các bên liên quan và vai trò chịu trách nhiệm về quy trình đó.
- Biết đối tượng của bạn: Chọn đối tượng của bạn bằng cách tiến một bước để viết tài liệu của bạn. Nếu bạn đang viết SOP cho khán giả cần trợ giúp 24/7, 7 ngày trong tuần, cần phải tạo ra tài liệu để mọi người có thể dễ dàng tiếp thu.
- Quyết định cấu trúc của SOP: Bước tiếp theo là biến ý tưởng thành hiện thực. Nhưng trước khi bạn viết những SOP đó, hãy chọn cấu trúc, ngôn ngữ và giọng điệu cho SOP phù hợp với thương hiệu và ngành của bạn.
- Chọn mẫu phù hợp: Mặc dù bạn luôn có thể bắt đầu lại từ đầu, nhưng có rất nhiều mẫu SOP được xây dựng cho bất kỳ ngành hoặc phân khúc vi mô nào. Các mẫu SOP tăng tốc quá trình viết và đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn tiêu chuẩn.
- Cập nhật SOP của bạn: Điều quan trọng là phải luôn cập nhật SOP của bạn vì quy trình này đôi khi thay đổi. Mặc dù việc cập nhật thủ công có thể mất chút thời gian nhưng bạn có thể sử dụng phần mềm tự động hoặc SOP để lưu trữ và cập nhật SOP.
Việc lưu SOP từ các bước trên có vẻ hấp dẫn. Sẽ thú vị hơn nữa khi bạn có sẵn một mẫu. Dưới đây, chúng tôi đã cung cấp các mẫu SOP (Quy trình vận hành tiêu chuẩn) thiết thực nhất dành cho các doanh nghiệp hỗ trợ nhiều trường hợp sử dụng khác nhau.
Tấm thông minh
Bảng thông minh cung cấp nhiều mẫu SOP khác nhau, bao gồm nhiều trường hợp sử dụng khác nhau như hoạt động của bộ phận trợ giúp, SOP của khách sạn và khách, SOP của nhà kho và thậm chí cả SOP của dịch vụ vệ sinh.
Mỗi SOP này được thiết kế theo tiêu chuẩn ngành và quy trình mà hầu hết các nhóm sẽ tuân theo để tối đa hóa hiệu quả.
Tôi thực sự thích mẫu Quy trình vận hành tiêu chuẩn CNTT của Smartsheet. Mẫu bên dưới phác thảo từng bước và duy trì sơ đồ hoạt động CNTT. Đây là điều kiện tiên quyết để hiểu được việc tuân thủ các quy tắc và quy định.
Mẫu bảng thông minh hoạt động CNTT
Mẫu này có sẵn ở định dạng Word và thiết lập lời nhắc hoàn thành các tác vụ thông thường, bao gồm khắc phục sự cố tài liệu, sự kiện bảo mật và quy trình thiết lập, cũng như lưu đồ và bảo trì theo lịch trình.
Bấm lên
Mẫu SOP bằng cách nhấp lên rất dễ điều hướng và hấp dẫn, đồng thời chứa mọi chi tiết mà một SOP tiêu chuẩn phải có. Các mẫu ClickUp thân thiện với người dùng và đủ nhanh để triển khai theo quy trình chuẩn.
Nó hỗ trợ hơn 15 trường hợp sử dụng bao gồm bán hàng, hỗ trợ, nhân sự, tài chính, CNTT, thiết kế, v.v.
Tôi yêu thích nhất là mẫu HR SOP. Thay vì sử dụng Excel truyền thống hoặc cập nhật thủ công, mẫu SOP hấp dẫn này sẽ tạo danh sách kiểm tra cho tất cả nhiệm vụ của bạn. Nó là cơ sở để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.
Mẫu SOP nhân sự của ClickUp
Mẫu này liệt kê tất cả trách nhiệm của bộ phận nhân sự, từ tham gia, tuyển dụng và nghỉ việc cho đến các công việc thường ngày khác.
các bậc thầy
Một SOP rõ ràng nhưng chi tiết để các nhóm hợp lý hóa quy trình nội bộ của họ và xác định vấn đề mà quy trình đó giải quyết. Trên thực tế, tôi nhận thấy mỗi Mẫu SOP này của Guru đều có khả năng thích ứng nhanh chóng và dễ tiếp thu mà ngay cả những người mới sử dụng cũng đã quen.
Mẫu bắt đầu với mục tiêu nhiệm vụ và bối cảnh tạo OBS. Tab thứ hai của phần này chứa “Cách xử lý”, trông giống như hướng dẫn chi tiết từng bước.
Guru cung cấp nhiều mẫu SOP khác nhau bao gồm tài liệu sản phẩm, nguyên tắc thương hiệu, quản lý thay đổi, giới thiệu nhân viên, v.v. Bạn có thể kiểm tra danh sách các mẫu tại đây.
Mẫu quy trình vận hành tiêu chuẩn của Guru
người ghi chép
Tiếp theo trong danh sách là mẫu tiêu chuẩn dễ hiểu của Scribehow. SOP của họ đảm bảo tính nhất quán và chất lượng hoạt động để đảm bảo nhóm của bạn tuân thủ các yêu cầu pháp lý và quy định.
Nếu bạn muốn tạo một mẫu dễ đọc thì mẫu SOP Scribehow là lựa chọn phù hợp để bắt đầu.
Mẫu Scribehow SOP
Mẫu bắt đầu bằng tiêu đề, theo sau là phiên bản và ngày có hiệu lực. Mục lục giúp bạn dễ dàng chuyển đến bất kỳ phần nào.
Bằng cách cuộn xa hơn, người dùng có thể nhận được thông tin chi tiết về nhiệm vụ bao gồm mục đích, phạm vi tài liệu và trách nhiệm. Sau đó, mẫu sẽ bao gồm quy trình Hướng dẫn được chia thành các bước phụ đơn giản.
phần tốt nhất? Scribehow cũng bao gồm thông tin chi tiết của từng phiên bản cùng với ngày cam kết và lịch sử phiên bản.
Process.st
Process.st là một nền tảng hỗ trợ AI cung cấp phần mềm SOP cũng như một thư viện mẫu khổng lồ. Nền tảng này cung cấp hai loại mẫu; cái đầu tiên để tạo các quy trình từ đầu và cái thứ hai để tạo các quy trình thủ công.
Cấu trúc mẫu tiêu chuẩn của họ chi tiết và mang tính mô tả hơn so với Scribe. Hầu hết các mẫu này được thiết kế có tính đến hệ thống quản lý chất lượng tuân thủ tiêu chuẩn ISO.
Process.st cung cấp hơn 50 mẫu có thể tải xuống miễn phí mà bạn có thể thêm vào tài khoản của mình hoặc tải xuống miễn phí ở định dạng PDF. Bạn có thể duyệt các mẫu theo danh mục như tiếp thị nội dung, giới thiệu nhân viên và khách hàng, kinh doanh, xây dựng, bảo mật, CNTT, vận hành, v.v.
MẫuLAB
Bản mẫuLAB có nhiều mẫu SOP ở định dạng Word để tải xuống. Họ có các mẫu SOP cho quy trình kinh doanh, quản lý pháp lý, nhân sự và bất động sản cũng như cho các công ty nghệ thuật và truyền thông.
Điều tuyệt vời nhất là các mẫu SOP này rất dễ chỉnh sửa và không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót. Điều tôi thích nhất ở Bản mẫuLAB là thiết kế đơn giản nhưng vẫn có thể đưa mọi chi tiết bạn muốn đưa vào SOP.
Ví dụ: SOP này dành cho cơ sở nghiên cứu bao gồm các chữ viết tắt và định nghĩa về các quy trình được sử dụng. Khi bạn cuộn xuống, danh sách kiểm tra cho các công việc thường ngày bao gồm các quy tắc, mẫu, thiết bị, thuốc thử và dung dịch, kiểm soát chất lượng và quản lý chất thải.
Mẫu SOP của templatelab
Jotform
Jotform là trình tạo biểu mẫu trực tuyến bao gồm nhiều trường hợp sử dụng khác nhau cho các kế hoạch kinh doanh và SOP. Jotform cung cấp mọi thứ trực tiếp từ trang SOP của mình; tức là bạn không cần tải xuống và chỉnh sửa SOP ở định dạng Word hoặc PDF.
Khi bạn truy cập trang web của họ, các mẫu SOP được hiển thị dưới dạng bảng câu hỏi mà bạn có thể hoàn thành và gửi mẫu cho các bên liên quan để xem xét.
Sau khi được phê duyệt, SOP có thể được tải xuống ở định dạng PDF.
Mẫu SOP của Jotform
Điều tôi thích ở Jotform là các thành phần có thể tùy chỉnh của nó có thể được thêm hoặc xóa khỏi các mẫu SOP. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa các trang để thêm chi tiết vào SOP.
Ý tưởng
Khái niệm này có mẫu SOP chi tiết được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, không có mẫu làm sẵn cho một ngành cụ thể. Chỉ có một mẫu tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng và chỉnh sửa cho nhóm của mình.
Mặc dù chúng thiếu khả năng phân loại và nhiều mẫu, nhưng chúng có thể được sử dụng để tạo các SOP dễ hiểu và dễ đọc.
Tab đầu tiên của mẫu chứa tiêu đề của quy trình và ngày tạo cùng với bộ phận đã tạo ra nó. Sau đó, thêm ngữ cảnh hoặc liên kết theo cách thủ công dưới dạng tệp PDF, Google Drive hoặc Maps và bao gồm các liên kết đến tất cả các tài liệu có liên quan.
Bạn cũng có thể thêm thuật ngữ ngành và chia quy trình thành các giai đoạn. phần tốt nhất? Bạn có thể vẽ các bước bằng cách nhúng video Loom hoặc Miro.
Bạn cũng có thể gắn thẻ hoặc thêm tên của những người chịu trách nhiệm về nhiệm vụ ở mỗi bước.
Kipwise
Các mẫu SOP của Kipwise được thiết kế cho nhóm tiếp thị và bán hàng, nhóm vận hành, dịch vụ khách hàng và nhân sự. Mẫu tiêu chuẩn này tuân theo cấu trúc giống như hầu hết các mẫu.
Trong quá trình đăng ký, bạn có thể chỉnh sửa mẫu trực tiếp từ nền tảng. Tác giả có thể thêm hoặc bớt một nhiệm vụ cho phù hợp. Bạn cũng có thể bao gồm các liên kết có liên quan và có liên quan chẳng hạn như liên kết cuộc họp, tài nguyên và hướng dẫn để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn.
Suy nghĩ cuối cùng
Các mẫu SOP có thể giúp bạn loại bỏ hàng giờ gãi đầu. Các mẫu SOP linh hoạt yêu cầu ít chỉnh sửa và tùy chỉnh để tạo tài liệu giúp các công việc thường ngày trở nên thú vị và dễ nhớ.
Duyệt qua các mẫu miễn phí này và sử dụng mẫu tốt nhất để trao quyền cho nhóm của bạn.
Sau đó, hãy xem các mẫu quản lý dự án của Notion để thay đổi quy trình làm việc của bạn.
