Hãy tưởng tượng bạn chịu trách nhiệm cho nhiều dự án tại nơi làm việc và phải trả lời nhiều email về các dự án. Tuy nhiên, không phải tất cả các dự án đều rất quan trọng. Một số có thể là các dự án phát triển cộng đồng mà công ty không vội thực hiện, nhưng các email đến và làm lộn xộn hộp thư đến của họ. Do đó, bạn không thể biết email nào quan trọng để trả lời trước. Sẽ trở thành một công việc tẻ nhạt khi sắp xếp các email để tìm kiếm những email quan trọng nhất để trả lời, để lại những email ít quan trọng hơn cho thời gian sau.
Gmail đã giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho người dùng nhãn mác như một phương tiện sắp xếp hộp thư đến của bạn. Các nhà cung cấp email khác như Outlook sử dụng thư mục Chúng thực hiện một chức năng tương tự như nhãn. Nhãn cho phép người dùng Gmail phân loại thư theo cách họ muốn. Ví dụ: nếu tôi đang làm việc với các nhóm khác nhau về hai dự án, hãy nói “Dịch vụ ngừng hoạt động máy bơm nước” và “Phân tích thị trường cho sản phẩm X”, thì tôi sẽ có hai nhãn, một nhãn cho mỗi dự án và nếu tôi nhận được email từ một trong các thành viên trong nhóm, email sẽ tự động được gán cho nhãn mà tôi đã tạo cho dự án mà họ thuộc về. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy một email cụ thể.
Trước khi chúng ta tiếp tục, xin lưu ý rằng Gmail không có thư mục, tuy nhiên nó có nhãn, thực hiện công việc của Thư mục và hơn thế nữa. Bạn có thể di chuyển email của mình đến bất kỳ nhãn nào, tạo bao nhiêu nhãn tùy thích và điều tốt nhất về nhãn là một email có thể thuộc nhiều nhãn.
Làm trống các thư mục Gmail của bạn
Giả sử bạn đã hoàn thành tất cả công việc của dự án và tất cả các thông tin liên quan đến dự án trở nên không còn liên quan và bạn không muốn lưu trữ chúng, bạn có thể xóa vĩnh viễn các email trong nhãn dự án. Cũng lưu ý rằng nếu bạn sử dụng Gmail miễn phí, bạn chỉ có 15 GB không gian lưu trữ. Điều này có nghĩa là một lần lên đến 15 GB, email của bạn sẽ đầy và bạn sẽ phải mua thêm dung lượng lưu trữ hoặc xóa các email cũ để tạo dung lượng. Do đó, xóa thư định kỳ là một cách khác để tiết kiệm dung lượng bộ nhớ Gmail.
Xóa vĩnh viễn nội dung của nhãn thật dễ dàng với Gmail. Làm theo các bước bên dưới để xóa nội dung nhãn:
Bước đầu tiên:
Đăng nhập vào Gmail trên PC của bạn nếu bạn chưa đăng nhập. Bạn có thể truy cập Gmail tại đây.
Bước thứ hai:
Ở phía bên trái của trang, cuộn đến thẻ bạn muốn để trống. Nhấp vào thẻ để mở nó. Giả sử tôi muốn mở tab “Biên nhận”.
Bước thứ ba:
Ở trên cùng bên trái của nhãn, nhấp vào mũi tên thả xuống bên dưới hình vuông. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện với một số tùy chọn. Chọn Tất cả các Trong số các tùy chọn. Thao tác này sẽ chọn tất cả các cuộc hội thoại trên trang. Bạn cũng có thể nhấp vào hình vuông.
Bước thứ tư:
Nếu số lượng email trong thẻ không vượt quá 50 và tất cả các email trong thẻ được hiển thị trên trang, tất cả chúng sẽ được chọn; nhưng nếu số lượng email trong thẻ nhiều hơn 50, chỉ 50 email đầu tiên sẽ được chọn. Để chọn tất cả các email trong nhãn, hãy nhấp vào Chọn tất cả 3.600 cuộc hội thoại (số lượng tùy thuộc vào tổng số tin nhắn trong thẻ của bạn) trong các cuộc hội thoại (Tên thẻ).
Bước năm:
Tất cả các email trong nhãn hiện đã được chọn. Lên đầu trang và nhấp vào biểu tượng thùng rác. Nếu bạn di chuột qua biểu tượng, nó sẽ hiển thị Loại bỏ. Nhấp để xóa tất cả nội dung nhãn.
Tôi hy vọng bạn đã xóa thành công thư mục / nhãn của mình trong Gmail. Đôi khi bạn không chỉ muốn làm trống thư mục mà còn muốn xóa hoàn toàn nó khỏi Gmail. Gmail cung cấp một cách dễ dàng để xóa nhãn. Vì vậy, nếu có thể bạn muốn xóa toàn bộ thẻ, bạn có thể thực hiện như sau:
- Di chuột qua thẻ bạn muốn xóa.
- Thẻ sẽ được đánh dấu và ba dấu chấm sẽ xuất hiện ở ngoài cùng bên phải của phần đánh dấu. Các dấu chấm là tạm thời và biến mất khi bạn di chuyển chuột ra xa.
- Di chuyển chuột qua ba dấu chấm và nhấp vào chúng.
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện với các tùy chọn. Bấm vào xóa thẻ để xóa nhãn Gmail.
Các bước trên hướng dẫn cách xóa toàn bộ nhãn khỏi tài khoản Gmail của bạn. Biết cách quản lý thư đúng cách là một kỹ năng quan trọng để làm việc hiệu quả, đặc biệt là đối với những người có công việc yêu cầu quản lý nhiều thư.
