Cách thiết lập chữ ký trong Outlook

Đánh dấu email có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Tuy nhiên, việc thêm văn bản có thông tin cá nhân như tên và tiêu đề của bạn sẽ tạo thêm nét chuyên nghiệp. Nếu bạn sử dụng dịch vụ email Outlook, bạn không phải nhập thông tin của mình mỗi khi gửi xong email. Việc thiết lập chữ ký sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian vì văn bản đã được định dạng sẵn và sẵn sàng để gửi đi.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận cách thiết lập chữ ký Outlook trên một số thiết bị khác nhau.

Cách thiết lập chữ ký trong Outlook trên PC Windows

Microsoft Outlook là một phần của tất cả các bộ Office, ngoại trừ bộ Sinh viên. Cách bạn thêm chữ ký vào email sẽ tùy thuộc vào bộ Office bạn đang sử dụng.

Cách thiết lập chữ ký trong Outlook trên PC Windows với Office 2007-2010

Nếu bạn có phiên bản Microsoft Office cũ hơn, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng chữ ký.

Để cấu hình nó:

Đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn và mở một email mới.

Tìm phần “Tin nhắn” và chuyển đến tab “Bao gồm”.

Chọn “Chữ ký” rồi chạm vào “Chữ ký”.

Chọn “Mới” trong menu “Chữ ký email”.

Nhập tên chữ ký của bạn vào hộp văn bản và nhấn “OK”.

Nhập nội dung của chữ ký vào trường “Chỉnh sửa chữ ký”.

Bạn có thể cá nhân hóa văn bản của mình bằng các công cụ định dạng và tạo kiểu ở đầu cửa sổ chỉnh sửa.

Khi bạn hoàn tất việc tạo chữ ký của mình, hãy nhấp vào “OK.”

Microsoft Outlook không giới hạn tùy chọn chữ ký chỉ ở dạng văn bản. Bạn cũng có thể bao gồm danh thiếp trực tuyến, liên kết đến trang web hoặc danh mục đầu tư của mình và ảnh.

Để chèn danh thiếp:

Khi hộp văn bản “Chữ ký email” mở ra, hãy chọn tùy chọn “Danh thiếp”.

Sau đây là cách thêm siêu liên kết vào chữ ký của bạn:

Truy cập cửa sổ “Chữ ký email” và nhấn vào biểu tượng “Chèn siêu liên kết”.

Nhập một liên kết hoặc duyệt web cho đến khi bạn tìm thấy trang web của mình.

Chọn một trang web, sau đó nhấn “OK”.

Để chèn một hình ảnh:

Nhấn nút “Hình ảnh” sau khi kéo tab “Chữ ký email” ra.

Tìm hình ảnh của bạn, sau đó chọn nó.

Nhấp vào “OK” để tải lên hình ảnh cho chữ ký.

Việc tạo chữ ký không tự động chèn nó vào thư hiện tại. Có hai phương pháp cấu hình. Bạn có thể kích hoạt chữ ký trên tất cả các email gửi đi. Bạn cũng có thể chọn những thư yêu cầu chữ ký và chèn thủ công.

Để đặt chú thích cho mỗi tin nhắn:

Chuyển đến phần “Tin nhắn”, sau đó chọn “Chữ ký” trong tab “Bao gồm”.

Nhấn vào “Phụ đề”.

Mở tab “Tài khoản email” và nhấn “Chọn chữ ký mặc định”.

Chọn địa chỉ email bạn muốn liên kết với chữ ký.

Chọn chữ ký của bạn trong menu “Tin nhắn mới”.

Để bật chữ ký để trả lời và chuyển tiếp email, hãy nhấn vào “Trả lời/chuyển tiếp” và chọn chữ ký của bạn.

Thực hiện việc này để thêm chú thích vào các thư đã chọn theo cách thủ công:

Mở một email mới và chuyển đến tab “Tin nhắn”.

Tìm phần “Bao gồm” và chọn “Chữ ký”.

Nhấn vào chữ ký của bạn để tạo nó ở cuối tin nhắn.

Cách thiết lập chữ ký trong Outlook trên PC Windows với các phiên bản Office mới hơn

Các bộ Microsoft Office mới hơn cũng cho phép người dùng nhập chữ ký trong thư gửi đi.

Đây là cách tạo chữ ký:

Chuyển đến tab “Tin nhắn” từ một tin nhắn đang mở.

Nhấn vào “Chữ ký” và chọn “Chữ ký”.

Chuyển đến “Chọn chữ ký để chỉnh sửa” và sau đó nhấp vào “Tạo mới”.

Nhập tên chữ ký của bạn vào hộp văn bản bật lên.

Chọn địa chỉ email bạn muốn liên kết với chữ ký. Bạn có thể đặt một chữ ký khác cho mỗi tài khoản email bạn sử dụng.

Nhấn “OK” để lưu các thay đổi.

Cửa sổ văn bản cho phép bạn kiểm soát màu sắc và kích thước của văn bản. Để chữ ký của bạn ấn tượng hơn, hãy chỉnh sửa văn bản trong Microsoft Word và điều chỉnh đường viền hoặc ngắt văn bản thành các dấu đầu dòng. Dán văn bản vào hộp chỉnh sửa Outlook sẽ giữ nguyên định dạng của nó. Word cũng cung cấp nhiều mẫu chữ ký làm sẵn để cung cấp cho các chi tiết của bạn một diện mạo độc đáo.

Nếu một email mở không đăng ký chữ ký, bạn sẽ cần tự mình chèn một chữ ký. Tuy nhiên, tất cả các tin nhắn trong tương lai sẽ có chữ ký của bạn ở dưới cùng.

Để thêm chữ ký của bạn theo cách thủ công:

Mở tin nhắn, sau đó chọn “Chữ ký” trong phần “Tin nhắn”.

Chọn chữ ký của bạn từ danh sách bật lên.

Cách thiết lập chữ ký trong Outlook trên Mac

Người dùng Mac cũng có thể cá nhân hóa thư của họ bằng chữ ký Outlook.

Để tạo chữ ký mới trên máy Mac:

Để bao gồm chữ ký của bạn trên tất cả thư Outlook trên máy Mac:

Cách thiết lập chữ ký trong Outlook trên iPhone

Tạo chữ ký tùy chỉnh là một quy trình tương đối đơn giản nếu bạn đang sử dụng ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động trên iPhone của mình.

Mở Outlook trên máy tính bảng của bạn.

Nhấp vào biểu tượng tài khoản của bạn ở trên cùng của giao diện.

Nhấn vào nút bánh răng ở cuối ứng dụng để chuyển đến cài đặt Outlook.

Chọn “Chữ ký” để nhập thông tin chi tiết của bạn.

Nhập văn bản của chữ ký.

Không có tính năng iOS nào cho phép người dùng thêm hình ảnh, logo, liên kết, bảng pr vào chữ ký của họ. Tuy nhiên, Outlook cho iOS có hỗ trợ HTML, vì vậy nếu bạn biết cách viết mã, bạn có thể tạo một chữ ký trông độc đáo. Tuy nhiên, trình tạo HTML và mẫu di động cũng có thể giúp bạn tùy chỉnh thêm chữ ký email của mình.

Làm cách nào để thiết lập chữ ký trong Outlook trên Android?

Thiết bị Android và iOS khác nhau theo nhiều cách, nhưng quá trình thiết lập chữ ký tin nhắn là giống nhau.

Đây là cách bạn sẽ tạo chữ ký trên Android của mình:

Nhập ứng dụng Outlook và chọn ảnh tài khoản của bạn ở góc trên bên phải.

Nhấp vào biểu tượng bánh răng để mở cài đặt email của bạn.

Nhấn vào “Chữ ký”.

Nhập thông tin chữ ký của bạn.

Nhấn vào dấu kiểm ở đầu ứng dụng để tạo chữ ký.

Vẫn không thể đưa hình ảnh vào chữ ký Outlook trên Android. Tuy nhiên, người dùng có thể thêm siêu liên kết để tùy chỉnh chú thích.

Để thêm một siêu liên kết:

Mở một email mới và nhập chữ ký của bạn.

Chọn văn bản bạn muốn chuyển thành siêu kết nối.

Nhấp vào “Liên kết” trong menu bật lên, sau đó nhập địa chỉ web.

Sao chép chú thích văn bản từ siêu liên kết.

Nhấn “Lưu” để áp dụng nó vào tin nhắn của bạn.

Outlook 365 Cách thiết lập chữ ký

Người dùng Office 365 có thể nâng cao giao tiếp trực tuyến của họ bằng cách đặt chữ ký Outlook cung cấp thông tin bổ sung về bản thân họ. Họ có thể tạo chữ ký bằng phiên bản web của Outlook hoặc ứng dụng Outlook.

Để tạo chữ ký trên trang web Outlook:

Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên trang web Outlook 365.

Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của trang.

Nhấn “Xem tất cả cài đặt Outlook”.

Chọn “Soạn thư và trả lời” từ tab “Cài đặt thư”.

Thêm và định dạng chữ ký của bạn trong tab “Chữ ký Email”.

Chọn “Tự động đưa chữ ký của tôi vào thư mới tôi soạn” để bật chữ ký trên tất cả các email gửi đi.

Nhấn vào “Tự động đính kèm chữ ký của tôi vào thư tôi chuyển tiếp hoặc trả lời” và chữ ký sẽ được tạo trong thư trả lời hoặc email được chuyển tiếp của bạn.

Nhấn “Lưu” để hoàn thành hành động.

Nếu bạn chỉ muốn thêm chữ ký vào một số thư nhất định, bạn có thể thực hiện thủ công.

Mở một tin nhắn mới và soạn một email.

Nhấn vào “Tùy chọn khác”.

Chọn “Chèn chữ ký” để áp dụng nó cho tin nhắn của bạn.

Đây là cách thiết lập chữ ký trong Outlook:

Mở tin nhắn và nhấp vào “Chữ ký”.

Chọn “Chữ ký” từ menu bật lên.

Nhấn tab “Mới” để tạo chữ ký.

Nhập tên chữ ký.

Nhập chi tiết chữ ký của bạn vào hộp văn bản.

Chọn địa chỉ email của bạn và tất cả thư mới sẽ bao gồm chữ ký này.

Nhấn “OK” khi hoàn tất.

Nếu bạn chưa chọn địa chỉ email của mình, bạn sẽ cần thêm chữ ký vào email của mình theo cách thủ công. Để làm điều này:

Mở một tin nhắn mới.

Chọn “Chữ ký” từ các tùy chọn công cụ.

Cách chữ ký của thư từ trực tuyến

Với rất nhiều email đến và đi, thật khó để hình thành các kết nối sâu sắc hơn với những người mà chúng ta giao tiếp. Việc thiết lập chữ ký trong Outlook sẽ không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn kết nối với mọi người ở mức độ sâu sắc hơn.

Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ xóa bỏ mọi quan niệm sai lầm về việc tạo chữ ký trong Outlook, bất kể thiết bị ưa thích của bạn là gì.

Bạn đã thử tạo chữ ký trong Outlook chưa? Bạn đã sử dụng thiết bị nào? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến ​​dưới đây.