Các công cụ ảo đã thay đổi cách thức hoạt động của các công ty, cho phép họ thích ứng với một thị trường luôn thay đổi. Smartsheet và Asana là hai trong số những phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất mà người dùng sử dụng vì chúng là cách đáng tin cậy để tạo không gian làm việc hiệu quả hơn. Mặc dù chúng phục vụ cùng một mục đích, nhưng chúng cung cấp các tính năng khác nhau, điều đó có nghĩa là một tính năng có thể phù hợp hơn với mục đích của bạn so với tính năng kia.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh các công cụ này và nêu ra những ưu và nhược điểm của chúng, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt và cải thiện các hoạt động kinh doanh của mình.
Bảng thông minh so với Asana: điểm tương đồng
Cả Smartsheet và Asana đều là những chương trình mạnh mẽ được thiết kế để cung cấp cho các công ty nhiều tính năng nhằm tăng năng suất và tỷ lệ thành công của dự án. Mục tiêu của họ là giúp nhân viên theo dõi nhiều nhiệm vụ và cải thiện việc quản lý thời gian. Ngoài ra, người quản lý dự án có thể theo dõi tiến độ của họ thông qua các giao diện công cụ và phát triển các chiến lược làm việc tốt hơn có tính đến điểm mạnh của nhân viên.
Ngoài ra, các dịch vụ bao gồm một số gói giá phù hợp với nhu cầu của các công ty khác nhau. Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn, Smartsheet và Asana đều có kế hoạch hỗ trợ tầm nhìn kinh doanh của bạn.
Mặc dù có nhiều tính năng phức tạp, cả Smartsheet và Asana đều là những công cụ thân thiện với người dùng. Những khách hàng gặp vấn đề với các chương trình có thể tin tưởng vào dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Có thể dễ dàng liên hệ với nhóm của họ qua email hoặc trò chuyện trực tiếp. Ngoài ra, các công cụ này còn cung cấp nhiều tài nguyên trực tuyến để giúp khách hàng hiểu rõ hơn về cách tận dụng tối đa các dịch vụ.
Tuy nhiên, quyết định cuối cùng là của bạn. Để giúp bạn đưa doanh nghiệp của mình lên một tầm cao mới, chúng ta sẽ thảo luận về những ưu và nhược điểm của việc sử dụng Smartsheet và Asana. Chúng tôi hy vọng rằng sự so sánh sẽ trang bị cho bạn những kiến thức cần thiết để cải thiện môi trường làm việc của bạn.
Ưu điểm của việc sử dụng Smartsheet
Hãy cùng xem điều gì làm cho Smartsheet nổi bật so với đối thủ.
Chế độ xem dạng lưới dễ sử dụng
Chế độ xem lưới đơn giản và mạnh mẽ của chương trình bao gồm các hàng và cột sắp xếp và biên dịch dữ liệu theo cách giống như bảng tính. Các cột có nhiều tùy chọn tùy chỉnh và có thể theo dõi thông tin dự án cụ thể như danh bạ, ký hiệu, danh sách thả xuống, v.v. Các hàng cho phép người dùng ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng của chúng và cập nhật từng thành viên trong nhóm bằng cách chia sẻ tệp và liên kết. Chế độ xem lưới cũng lưu trữ các cuộc hội thoại nhóm, vì vậy thật dễ dàng để kiểm tra kỹ mọi thông tin.
Người dùng có thể sử dụng chế độ xem lưới để chuyển sang chế độ xem biểu đồ Gantt hoặc lịch, tùy thuộc vào yêu cầu của dự án. Chế độ xem lịch là một tùy chọn tuyệt vời để điều hướng các nhiệm vụ cụ thể cần bao nhiêu thời gian và số tiền làm thêm giờ của nhân viên.
Tốt hơn cho hợp tác nhóm
Mặc dù Smartsheet hỗ trợ cộng tác nội bộ nhưng nó cũng cung cấp cho người dùng khả năng chia sẻ tệp đính kèm với các đồng nghiệp không thuộc nhóm của bạn. Chương trình hiển thị dữ liệu trong bảng tính dễ điều hướng, giảm lượng thư từ qua email giữa các thành viên trong nhóm. Cộng tác viên có thể được đánh dấu là người chỉnh sửa, nghĩa là họ có thể sửa đổi dữ liệu và chia sẻ tệp như biểu đồ và hình ảnh. Điều này giảm thiểu sự hiểu lầm vì mọi thành viên trong nhóm sẽ có quyền truy cập vào những phát triển dự án mới nhất. Ngoài ra, các trang tính có tùy chọn đánh giá và các thành viên có thể để lại phản hồi về các mục nhập dữ liệu cụ thể.
Theo dõi dữ liệu thời gian thực
Bảng điều khiển Smartsheet cực kỳ có thể tùy chỉnh và cho phép bạn làm nổi bật các khía cạnh quan trọng nhất trong dự án của mình. Bảng điều khiển cho phép các thành viên trong nhóm hiểu nhiệm vụ nào cần nhiều tài nguyên hơn và theo dõi các số liệu thống kê thay đổi liên tục của nhóm.
Smartsheet đã phát triển các báo cáo có thể được ghim vào bảng điều khiển để tăng khả năng hiển thị và trải nghiệm hợp lý hơn. Báo cáo phân tích bảng tính và đối chiếu dữ liệu trong một trang tính. Những bản tóm tắt bảng tính này có thể được chia sẻ với các đối tác và khách hàng để đảm bảo bạn đang đưa ra các quyết định kinh doanh tốt nhất.
Tuyệt vời để quản lý tài nguyên hiệu quả
Người quản lý dự án sử dụng Smartsheet để trao quyền cho nhóm của họ, đáp ứng nhiều thời hạn và phát triển các chiến lược để mở rộng quy mô kinh doanh của họ một cách tốt nhất. Với các tính năng quản lý tài nguyên của chương trình, bạn có thể xem nhân viên nào phù hợp nhất với các dự án cụ thể. Ngoài ra, bạn sẽ có thể xác định nhân viên sẽ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ của họ và dự đoán các yêu cầu tuyển dụng của công ty.
Công cụ này cũng sắp xếp thông tin về các thành viên trong nhóm. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về vai trò của họ trong công ty, trình độ chuyên môn và vị trí, nhờ đó bạn có thể dễ dàng tập hợp một nhóm hoàn hảo cho các dự án mới. Nó giúp các nhà quản lý tránh làm việc quá sức cho nhân viên của mình vì họ có thể biết mọi người hiện đang làm gì và giao nhiệm vụ trước cho họ.
Nhược điểm của việc sử dụng Smartsheet
Không giống như Asana, Smartsheet thường đại diện cho một đường cong học tập dốc. Các tính năng ấn tượng của nó cần một số thời gian để làm quen. Các bảng tính của họ sẽ hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn, nhưng bạn sẽ phải học cách điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu của các dự án của mình. Ngoài ra, mỗi thành viên trong nhóm sẽ cần tự làm quen với thông tin chi tiết về các tính năng để cộng tác hiệu quả.
Mặc dù Asana có gói miễn phí nhưng Smartsheet không cung cấp tùy chọn này. Tuy nhiên, mỗi gói đều có bản dùng thử miễn phí mà bạn có thể sử dụng để xem liệu Smartsheet có phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình hay không. Nhược điểm là thiếu đăng ký miễn phí, nhưng có những khía cạnh khác của chương trình cần xem xét trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Lợi ích của việc sử dụng asana
Asana là sự lựa chọn của nhiều người vì nó được thiết kế để giúp bạn đạt được cả mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp. Chúng ta hãy xem một số tính năng tốt nhất của nó và xác định xem nó có phục vụ nhu cầu của bạn không.
Hiệu quả trong việc xác định lỗi
Giao diện dễ sử dụng của Asana giúp bạn không phải phỏng đoán khi xác định và sửa lỗi. Các nhà phát triển không gặp vấn đề gì khi sử dụng chương trình và tiết kiệm thời gian khi phát triển các giải pháp dài hạn.
Ngoài ra, công cụ này có một bảng tính để giữ cho nó chạy ngay cả khi các thành viên trong nhóm gặp sự cố để bạn không bao giờ bị mất tiến độ của mình. Asana lưu trữ dữ liệu về các vấn đề bạn gặp phải, đóng vai trò là tài liệu tham khảo hữu ích cho những trở ngại trong tương lai. Điều này giúp các nhà phát triển hiểu rõ hơn về lý do tại sao họ thấy các lỗi lặp lại.
Bảng Kanban vô giá
Bảng làm việc Asana kiểu Kanban là vô giá để theo dõi tất cả các giai đoạn của dự án. Bảng là một tính năng tổ chức trực quan cung cấp thông tin như nhiệm vụ đã hoàn thành và thời điểm hoàn thành. Ngoài ra, nó còn hiển thị các nhiệm vụ vẫn phải hoàn thành và những nhiệm vụ mà nhóm hiện đang thực hiện. Kiến thức này giúp các công ty phát triển các chiến lược tiếp cận thị trường, thực hành công việc hiệu quả hơn và kế hoạch theo dõi nội dung.
Giao diện trực quan
Asana mang đến trải nghiệm người dùng thú vị giúp giảm thiểu phiền nhiễu để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Không giống như các công cụ quản lý khác, Asana có thể được sử dụng cho các kế hoạch cá nhân vì nó không yêu cầu bất kỳ kiến thức chuyên môn nào. Đó là lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ, vì các thành viên trong nhóm sẽ không lãng phí thời gian để học cách sử dụng các tính năng của chương trình. Giao diện rõ ràng và không phức tạp hỗ trợ các tác vụ có độ phức tạp khác nhau, đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm luôn hoàn thành công việc có chất lượng cao.
Nhược điểm của việc sử dụng asana
Mặc dù sử dụng Smartsheet yêu cầu một số kiến thức, nhưng bạn không cần tích hợp các ứng dụng khác để làm việc hiệu quả hơn. Các tính năng phong phú là quá đủ để hỗ trợ cách tiếp cận hướng đến mục tiêu. Tuy nhiên, Asana cung cấp các tính năng đơn giản không phức tạp như vậy. Để tận dụng tối đa đăng ký Asana của mình, bạn cần tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba sẽ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn.
Ngoài ra, Asana hoạt động tốt hơn như một công cụ điều phối nhóm hơn là một trình quản lý tác vụ. Lập kế hoạch và theo dõi thời gian có thể là một thách thức đối với người dùng, trong khi với Smartsheet thì đó không phải là vấn đề.
Tăng mức độ kinh doanh của bạn với công cụ tốt nhất
Khi thế giới kinh doanh ngày càng đòi hỏi nhiều hơn, bắt buộc phải sử dụng các công cụ mới nhất để đi trước đối thủ một bước.
Cả Smartsheet và Asana sẽ là tài sản mạnh mẽ trong nhóm của bạn, vì vậy lựa chọn cuối cùng sẽ là vấn đề ưu tiên. Một số người dùng nghiêng về Asana vì nó không yêu cầu bất kỳ kiến thức đặc biệt nào để tận dụng các tính năng của nó.
Tuy nhiên, Smartsheet đi kèm với nhiều tùy chọn nâng cao hơn và một số người thấy đáng để dành thời gian làm quen với chương trình.
Công cụ nào phù hợp nhất với mục tiêu của bạn? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.
