Bảng tính rất lý tưởng khi xử lý nhiều con số, nhưng đối với những việc như sưu tập phim hoặc lập kế hoạch cho công việc nhóm, bạn sẽ ước mình có kiến thức để xây dựng một cơ sở dữ liệu chính thức. Airtable cung cấp cho bạn khả năng dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu chính thức.
Cơ sở dữ liệu với đường cong học tập tối thiểu
Sức mạnh thực sự của cơ sở dữ liệu nằm ở việc thiết lập mối quan hệ giữa các trường. Để xây dựng trên ví dụ về bộ sưu tập phim, bạn có thể có một bảng phim liên kết đạo diễn của mỗi bộ phim với một bảng đạo diễn riêng biệt. Bằng cách này, bạn sẽ có được sự nhất quán trong dữ liệu của mình và việc tìm kiếm dữ liệu sau này sẽ dễ dàng hơn nhiều. Rất dễ mắc lỗi đánh máy trong bảng tính nhưng khi bạn xác định các lựa chọn trong một bảng riêng biệt, những lỗi như vậy sẽ ít phổ biến hơn đáng kể.
Bản thân việc xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu là một nghề (và công việc), nhưng với Airtable thì ai cũng có thể làm được. Nền tảng này nằm ở đâu đó giữa bảng tính và cơ sở dữ liệu và tôi cá rằng ít nhất một trong các bảng tính của bạn sẽ được hưởng lợi từ Airtable.
Tùy chọn và giá cả
Điều thú vị về Airtable là bạn có thể mở rộng nó theo mức độ bạn thấy phù hợp. Ví dụ, cơ sở tuyệt đối sẽ là một bộ sưu tập phim đơn giản, nhưng người ký tên dưới đây cũng sử dụng nó như một hệ thống lập hóa đơn và lập kế hoạch cho các dự án. Vì vậy, khả năng là vô tận, nhưng kích thước cơ sở dữ liệu của bạn sẽ quyết định liệu bạn có phải trả tiền cho nó hay không. Cụ thể, phiên bản miễn phí cho phép bạn lưu trữ 1200 bản ghi (hàng) và bạn có 2GB dung lượng lưu trữ. Đối với nhiều người, điều này là đủ, nhưng những người cần nhiều hơn có thể có 5000 hàng và 5GB dung lượng lưu trữ với giá 10 euro mỗi tháng. Dù sao thì việc bắt đầu với Airtable đều miễn phí, vì vậy không có gì ngăn cản bạn dùng thử. Điều hướng đến airtable.com/signup và tạo một tài khoản để bắt đầu.
Cơ sở dữ liệu đầu tiên
Có ba cách để bạn có thể bắt đầu cơ sở dữ liệu đầu tiên. Bạn có thể bắt đầu trên cơ sở một mẫu, nhập bảng tính cổ điển và để nó tự động chuyển đổi sang Airtable hoặc bắt đầu hoàn toàn từ đầu. Trong hội thảo này, chúng ta sẽ tạo một cơ sở dữ liệu hoàn toàn mới cho bộ sưu tập phim. Lưu ý rằng mỗi cơ sở dữ liệu thuộc về một WORKSPACE cụ thể, một tập hợp các cơ sở dữ liệu. Nhấp vào THÊM KHÔNG GIAN LÀM VIỆC, đặt tên cho bộ sưu tập mới của bạn, sau đó thêm cơ sở dữ liệu thông qua THÊM CƠ SỞ và cuối cùng BẮT ĐẦU TỪ ĐẦU. Đặt tên cho cơ sở dữ liệu của bạn và cơ sở dữ liệu đầu tiên của bạn chính thức trở thành sự thật.
Thêm cột
Bấm vào cơ sở dữ liệu của bạn để mở nó. Theo mặc định, bạn sẽ thấy một bảng có ba cột. Bắt đầu bằng cách nhấp đúp vào ‘Bảng 1’ để đổi tên bảng đầu tiên. Bảng này sẽ chứa tất cả các phim nên tôi chọn tên là “Phim”. Ba cột hiện tại là ‘Tên’, ‘Ghi chú’ và ‘Tệp đính kèm’. Mỗi cột đại diện cho một loại dữ liệu nhất định. Ví dụ: đối với phim, chúng tôi sẽ tạo các cột cho tên phim, đạo diễn, ngày phát hành, dàn diễn viên và ghi chú. Nhấp chuột phải vào cột hiện có rồi chọn thông qua INSERT LEFT hoặc INSERT RIGHT nơi bạn muốn thêm cột mới. Sau đó, bạn đặt tên cho cột mới và kiểu dữ liệu. Có rất nhiều sự lựa chọn về kiểu dữ liệu, nhưng những lựa chọn chính là VĂN BẢN MỘT DÒNG (ví dụ: cho tiêu đề), VĂN BẢN DÀI (đối với văn bản dài hơn như ghi chú), ĐÍNH KÈM (để lưu trữ tệp, chẳng hạn như hóa đơn) , HỘP KIỂM và LIÊN KẾT ĐẾN BẢN GHI KHÁC (để tạo mối quan hệ giữa các bảng, xem phần sau).
Chúng tôi có thể nhập đạo diễn cho từng bộ phim vào trường văn bản, nhưng theo cách đó bạn không tận dụng được tối ưu sức mạnh của cơ sở dữ liệu. Tốt hơn là tạo một bảng riêng với các đạo diễn rồi liên kết nó với bảng có phim. Vì vậy, hãy nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở bên phải bảng đầu tiên và tạo cơ sở dữ liệu mới (TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU EMPTY) với các thư mục mà bạn chỉ lưu trữ tên. Bạn có thể loại bỏ các cột khác bằng cách nhấp chuột phải vào chúng.
Liên kết dữ liệu
Thời điểm mà tất cả chúng ta chờ đợi cuối cùng đã đến, chúng ta sẽ liên kết bảng phim với bảng giám đốc. Để thực hiện việc này, hãy tạo một cột mới trong bảng phim với kiểu dữ liệu LIÊN KẾT ĐẾN BẢN GHI KHÁC. Sau đó chọn bàn có giám đốc.
Bây giờ, khi bạn thêm phim vào bảng và bắt đầu điền đạo diễn, nó sẽ tự động hiển thị xem đạo diễn đó đã có mặt trong bảng cùng với đạo diễn hay chưa. Nếu chưa, bạn có thể thêm giám đốc vào bảng bằng cách nhấp vào THÊM BẢN GHI MỚI.
Thêm một vài bộ phim rồi nhìn vào bàn giám đốc. Bạn sẽ thấy một trường mới đã được thêm tự động hiển thị tất cả các liên kết với bảng đầu tiên. Với kiến thức hiện tại của mình, bạn cũng có thể thêm một bảng mới trong đó tất cả các tác nhân đều có mặt một cách hoàn hảo. Ngoài ra, đừng quên tạo một cột mới trong bảng phim liên kết với bảng diễn viên.
Theo dõi lịch sử xem
Mọi thứ kết hợp với nhau trong một bảng cuối cùng. Chúng tôi sẽ theo dõi thời điểm chúng tôi đã xem một bộ phim. Cuối cùng, chúng tôi sẽ thêm một cột mới vào bảng chứa các bộ phim để theo dõi số lần chúng tôi đã xem bộ phim đó. Hiện tại, điều này nghe có vẻ hơi đáng sợ, nhưng cũng giống như mọi thứ với Airtable, phương pháp này sẽ tự hiển thị.
Bắt đầu bằng cách tạo bảng lịch sử xem mới. Ý tưởng là trong bảng này, chúng tôi theo dõi bộ phim nào chúng tôi đã xem vào ngày nào. Sử dụng ngày làm cột đầu tiên và tên phim làm cột thứ hai. Đây rõ ràng là một cột có kiểu dữ liệu LIÊN KẾT ĐẾN BẢN GHI KHÁC tham chiếu đến bảng phim.
Công việc vĩ đại nhất đã kết thúc. Bây giờ chúng ta chỉ cần thêm một bộ đếm động vào bảng phim để hiển thị số lần chúng ta đã xem phim. Khi bạn điều hướng đến bảng phim, bạn sẽ thấy rằng một cột bổ sung đã được tự động thêm vào với dữ liệu từ lịch sử xem của chúng tôi. Không xóa cột này vì làm như vậy cũng sẽ xóa mối quan hệ giữa hai bảng. Tuy nhiên, có thể ẩn cột này bằng cách nhấp chuột phải vào nó rồi chọn HIDE FIELD.
Chèn một cột mới có kiểu dữ liệu COUNT. Nó sẽ đếm số lần (số hàng) phim xuất hiện trong bảng lịch sử xem. Lưu ý rằng các mối quan hệ như vậy luôn sử dụng cột đầu tiên làm cơ sở cho mối quan hệ. Vì vậy, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng cột đầu tiên trong bảng gốc luôn là duy nhất (chẳng hạn như tên phim trong danh sách phim hoặc ngày trong lịch sử xem).
Tiện ích mở rộng khác
Trong hội thảo này, chúng tôi đã tạo cơ sở dữ liệu cho bộ sưu tập phim của mình, nhưng cần phải nói rõ rằng khả năng của Airtable gần như không giới hạn. Ví dụ: bạn có thể mở rộng bộ sưu tập phim bằng cách thả xuống với các thể loại, thêm áp phích phim … Bạn không thể nghĩ ra điều đó điên rồ đến thế hoặc có cách để hiện thực hóa điều đó với Airtable. Đừng sợ hãi và hãy thử điều gì đó, rất có thể bạn sẽ có được một tác phẩm hoàn chỉnh.
Tùy chọn hiển thị khác nhau
Chúng tôi luôn làm việc ở định dạng bảng, nhưng đó chắc chắn không phải là tùy chọn hiển thị duy nhất của Airtable. Bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh GRID VIEW ở trên cùng bên trái, bạn có thể thử các tùy chọn hiển thị khác nhau như biểu mẫu, lịch, thư viện và cấu trúc Kanban. Bằng cách chọn một thư viện, chúng tôi có thể hiển thị cơ sở dữ liệu phim của mình dưới dạng thẻ đẹp (sẽ thú vị hơn nếu chúng tôi thêm áp phích phim) và xem thêm chi tiết bằng cách nhấp vào một bộ phim cụ thể. Với chế độ xem Kanban, bạn sẽ có được chế độ xem giống như Trello, lý tưởng để theo dõi các dự án.
