Cho dù đó là email, mạng xã hội hay tin nhắn văn bản, các nhà quản lý luôn bị phân tâm bởi các thiết bị điện tử. Làm thế nào để họ sống sót trong khu rừng điện tử này?
Ngày nay, việc có nhiều tài khoản email và tài khoản mạng xã hội cho cả công việc và cá nhân không phải là điều hiếm gặp. Nếu bạn kiểm tra chúng thường xuyên, nó sẽ cản trở năng suất của bạn. Những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn tránh bị choáng ngợp bởi quá tải thông tin:
1. Cung cấp thời gian cố định
Chặn thời gian cố định trong lịch của bạn cho email, mạng xã hội và tin tức. Hầu hết các email có thể đợi vài giờ và một số câu hỏi có thể sẽ được giải quyết trong thời gian chờ đợi. Nếu là trường hợp khẩn cấp, người điều phối sẽ tìm bạn bằng cách khác.
2. Phân loại email ngay lập tức
Khi bạn kiểm tra email của mình, hãy ngay lập tức phân loại chúng dựa trên mức độ liên quan và mức độ khẩn cấp. Mỗi tin nhắn phải được xóa hoặc để lại hộp thư đến của bạn. Bạn thường có thể thấy từ dòng chủ đề rằng một e-mail có thể bị xóa.
3. Câu hỏi nhóm
Yêu cầu các thành viên trong nhóm cung cấp cho bạn danh sách các câu hỏi mỗi ngày một lần để bạn không bị gián đoạn bởi các câu hỏi riêng lẻ trong suốt cả ngày. Hướng dẫn họ sắp xếp các câu hỏi theo mức độ ưu tiên của họ. Dành một thời gian cố định trong chương trình làm việc của bạn để trả lời các câu hỏi.
4. Đừng kiểm tra tất cả các phương tiện truyền thông xã hội của bạn
Trong thời gian làm việc, chỉ kiểm tra mạng xã hội liên quan đến công việc. Giảm thiểu sự xao lãng bằng cách lên lịch thời gian cố định mỗi ngày, giống như với email.
5. Sử dụng bảng điều khiển
Nếu bạn quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội, hãy sử dụng trang tổng quan như TweetDeck hoặc HootSuite. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh hơn về những gì đang diễn ra trên phương tiện truyền thông xã hội của bạn.
6. Tắt điện thoại cá nhân của bạn
Hãy tắt điện thoại di động cá nhân của bạn tại nơi làm việc và chỉ kiểm tra vào một số thời điểm cố định xem bạn có tin nhắn văn bản hay cuộc gọi nhỡ hay không. Gia đình bạn luôn có thể liên hệ với bạn qua điện thoại cơ quan trong trường hợp khẩn cấp và qua email đối với những vấn đề ít khẩn cấp hơn.
7. Sử dụng công cụ quản lý dự án
Sử dụng công cụ quản lý dự án như Basecamp hoặc Teamwork để bạn có thể ưu tiên các nhiệm vụ. Một hệ thống như vậy cũng có thể nhắc nhở bạn phải làm gì vào thời điểm nào.
Hợp tác với CIO.com.
