Với những mẹo này, bạn có thể kiểm soát lượng bản tin và quảng cáo hàng ngày và bạn sẽ có một hộp thư đến trống vào cuối ngày.
Việc có một hộp thư đến trống vào cuối ngày không phải là điều mà tất cả chúng ta đều phấn đấu sao? Với những mẹo sau, chúng tôi cố gắng kiểm soát lượng bản tin và thông điệp quảng cáo hàng ngày.
Mẹo 1: Lưu trữ
Lý tưởng nhất là Hộp thư đến của bạn chỉ nên chứa hai loại e-mail: một mặt là những tin nhắn bạn chưa đọc và mặt khác là hàng tá e-mail mà bạn đã đọc nhưng vẫn còn. yêu cầu theo dõi. Tất cả các tin nhắn khác thuộc về một thư mục thư khác. Vì vậy, trong một thư mục thư khác chứ không phải trong thư mục thư là một phần của toàn bộ hệ thống phân cấp thư mục. Ví dụ: gọi thư mục thư thứ hai đó là ‘Thư cũ’.
Việc lưu trữ không khó hơn việc kéo một tin nhắn đã đọc vào thư mục đó. Phải thừa nhận rằng số lượng thư trong một thư mục lưu trữ như vậy tất nhiên là rất nhiều, nhưng với chức năng tìm kiếm tích hợp trong chương trình e-mail, bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy thư mình đang tìm kiếm.
Mẹo 2: Lưu trữ tự động
Việc lưu trữ thủ công hoàn toàn có thể thực hiện được nếu hộp thư đến của bạn chưa bị chứng khó tiêu cấp tính, nhưng nếu lúc này hộp thư đến của bạn đã tràn ngập hàng trăm thư thì sao? Ngoài ra còn có các giải pháp tự động.
Trong Gmail, bạn có thể tạo các tìm kiếm, chẳng hạn như đánh dấu tất cả thư từ trước Giáng sinh để lưu trữ, ngoại trừ những thư chưa đọc và được gắn dấu sao. Để thực hiện việc này, trong thanh tìm kiếm của Google, hãy chạy lệnh sau: ‘in:inbox before:2012/12/25 là:read -is:starred’. Sau đó nhấp vào nút ‘Chọn’ và chọn ‘Tất cả’. Sau đó nhấp vào liên kết ‘Chọn tất cả các cuộc hội thoại phù hợp với tìm kiếm này’ và nhấn nút ‘Lưu trữ’.
Trong Outlook bạn làm việc theo cách tương tự. Hãy chắc chắn rằng bạn có sẵn một thư mục lưu trữ đặc biệt. Nhập vào trường tìm kiếm ‘Đã nhận:<25/12/2012' trong, có thể được bổ sung các tham số như: ‘đọc: ở đâu’ và/hoặc ‘cờ sau: chưa được đánh dấu’. Bạn cũng có thể tìm thấy những thông số này và các thông số khác thông qua nút có dấu cộng màu xanh lá cây. Sau đó chọn tất cả tin nhắn và kéo lựa chọn của bạn vào thư mục lưu trữ. Outlook ngay lập tức bắt đầu di chuyển.
Mẹo 3: Hủy đăng ký
Hàng ngày bạn cũng nhận được những tin nhắn mà bạn thực sự không muốn nhận chút nào. Sau đó, chúng tôi nghĩ đến các bản tin hoặc thông điệp thương mại khác. Không phải thư rác mà được gọi là ‘thư xám’. Bạn có thể kích hoạt các bộ lọc thư đặc biệt cho nó (xem bên dưới), nhưng những thư đó phải chứa liên kết hủy đăng ký theo luật. Nếu thư không chứa liên kết, vui lòng đánh dấu thư là thư rác để lần sau thư sẽ nằm trong thư rác của bạn. Hãy nhớ kiểm tra tùy chọn thông báo cho tất cả các mạng xã hội mà bạn là thành viên. Rất có thể bạn sẽ nhận được nhiều email từ góc độ đó hơn bạn mong muốn.
Mẹo 4: Bỏ qua cuộc thảo luận
Có lẽ bạn đã từng gặp phải nó. Bạn đã đăng ký một danh sách gửi thư thú vị, nhưng bạn không quan tâm đến cuộc thảo luận bất tận đó. Xóa từng tin nhắn đến là một tùy chọn, ngăn chặn cuộc thảo luận là một tùy chọn khác.
Trong Outlook (2010), việc này được thực hiện như sau. Nhấp chuột phải vào tin nhắn từ cuộc thảo luận như vậy và chọn ‘Di chuyển’, ‘Luôn di chuyển tin nhắn trong cuộc thảo luận này’. Sau đó, tốt nhất bạn nên chỉ ra thư mục lưu trữ của mình. Sẽ càng mang tính quyết định hơn nếu bạn chọn ‘Bỏ qua’ trong menu phím tắt: tất cả các tin nhắn (hiện tại và tương lai) từ cùng một cuộc thảo luận sau đó sẽ chuyển thẳng đến thư mục có Các mục đã xóa. Thật không may, các phiên bản Outlook cũ hơn thiếu tùy chọn hữu ích này. Trong Gmail bạn có thể làm lại.
Mẹo 5: Bộ lọc thư
Chúng tôi không ủng hộ nhiều thư mục thư – bạn thường mất cùng một khoảng thời gian – nhưng trong một số trường hợp, việc tạm thời chuyển hướng thư đến đến một thư mục thư cụ thể có thể hữu ích. Hãy nghĩ về những thông điệp về một dự án cụ thể. Nếu bạn muốn tách biệt hoàn toàn những email đó, bộ lọc sẽ đảm nhiệm việc đó.
Giả sử bạn muốn chuyển hướng tất cả các thư có “project x” trong dòng chủ đề tới một thư mục thư có cùng tên trong Outlook (2010). Mở tab Trang chủ và chọn ‘Quy tắc’, ‘Tạo quy tắc’. Đặt dấu kiểm tại ‘Chủ đề chứa’ và nhập ‘dự án x’ tại đây. Đồng thời kiểm tra ‘Di chuyển email đến thư mục’, nhấp vào ‘Chọn thư mục’ và trỏ đến đúng thư mục. Xác nhận bằng OK.
Mẹo 6: Trì hoãn tin nhắn
Bạn có thường xuyên nhận được một tin nhắn không yêu cầu bạn phải chú ý ngay lập tức nhưng bạn muốn trả lời sau không? Việc lưu trữ một thư như vậy là không nên ngay lập tức, nhưng chỉ để nó một mình cũng sẽ không giúp hộp thư đến của bạn trống. Một giải pháp tao nhã là Boomerang, có cả hai cho Outlook nếu như cho Gmail bao gồm. Cái sau chỉ hoạt động như một plug-in cho trình duyệt Firefox và Chrome.
Các hoạt động đơn giản như nó có hiệu quả. Nhấp chuột phải vào email và chọn Boomerang (Outlook) hoặc mở tin nhắn và nhấn nút ‘Boomerang’. Sau đó, bạn cho biết khi nào bạn muốn nhận lại tin nhắn đó trong hộp thư đến của mình. Ngay sau khi bạn xác nhận, tin nhắn sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn và xuất hiện lại trong hộp thư đến của bạn vào thời điểm được yêu cầu. Rất hữu ích, mặc dù phiên bản Outlook hóa ra không đáng tin cậy lắm.
Mẹo 7: Quản lý trung tâm
Bạn có thể có các địa chỉ email khác nhau với các dịch vụ webmail khác nhau. Bản thân nó rất tiện dụng, nhưng việc đăng ký thường xuyên sẽ tốn thời gian. Tại sao không tập hợp các tin nhắn từ tất cả các địa chỉ này lại một nơi? Điều đó thực sự khá dễ dàng.
Ví dụ: hoàn toàn có thể sử dụng một chương trình như Outlook hoặc Windows Live Mail thêm cài đặt tài khoản cho địa chỉ email của bạn. Sau đó, chương trình sẽ truy xuất tất cả các e-mail (thông qua POP3) và tập hợp chúng lại trong một hộp thư. Xin lưu ý rằng khi đó thư sẽ không còn khả dụng qua dịch vụ web nữa, trừ khi bạn chủ ý chọn để lại các thư đã truy xuất trên máy chủ. Giờ đây, bạn cũng có thể tạo các bộ lọc (xem bên trên) tự động gắn nhãn hoặc tô màu cho các tin nhắn tùy thuộc vào địa chỉ web mà chúng được gửi tới.
Một khả năng khác là quản lý tất cả thư bằng một dịch vụ webmail duy nhất. Ví dụ: trong Gmail, bạn sắp xếp việc này thông qua ‘Cài đặt’, ‘Tài khoản và nhập’, sau đó bạn chọn ‘Thêm tài khoản thư POP3 của riêng bạn’.
