Các công ty dù lớn hay nhỏ đều không thể hoạt động nếu không có hợp đồng. Hợp đồng thỏa thuận các bên có hiệu lực pháp lý bằng cách tạo, xác định và quy định các quyền và nghĩa vụ chung giữa họ.
Hợp đồng đã được sử dụng từ rất lâu trước khi công nghiệp hóa và sự trỗi dậy của nền kinh tế tư bản chủ nghĩa. Trong thời đại của các vị vua và đế chế của họ, các hợp đồng quy định các điều khoản của hợp đồng và các bên buộc phải tuân theo các điều khoản đó.
Trải qua nhiều thập kỷ và những thay đổi không thể vượt qua trên thế giới, các nguyên tắc cơ bản của hợp đồng vẫn không thay đổi. Quản lý hợp đồng là quá trình quản lý hợp đồng. Nó bao gồm việc quản lý các hợp đồng, từ nguồn của chúng, đến việc thực hiện chúng bởi bên được chọn và cuối cùng là chấm dứt hợp đồng.
Vì bản thân hợp đồng có nhiều khía cạnh nên ban quản lý hợp đồng đã đưa ra các cấp độ/giai đoạn khác nhau để thể hiện từng khía cạnh của hợp đồng. Các yếu tố quan trọng của quản lý hợp đồng bao gồm phân tích hiệu suất để tối đa hóa kết quả hoạt động và tài chính, cũng như xác định và giảm thiểu rủi ro tài chính và uy tín phát sinh do không tuân thủ các điều khoản của hợp đồng.
Nguyên tắc cơ bản của quản lý hợp đồng
Để quản lý công việc và những người liên quan đến hợp đồng, nhóm phải hiểu rõ về công việc, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Một sự hiểu biết rõ ràng về tất cả các khía cạnh này là cơ sở của quản lý hợp đồng.
Lợi ích của quản lý hợp đồng
- Chất lượng công việc được duy trì: Toàn bộ quy trình quản lý hợp đồng nhằm mục đích duy trì chất lượng công việc được thực hiện. Nó đảm bảo rằng công việc được thực hiện hiệu quả vào đúng thời điểm và các nguồn lực được sử dụng một cách tiết kiệm nhất. Nó đảm bảo rằng công ty thu được giá trị đồng tiền tốt nhất từ mỗi hợp đồng được ký kết. Điều này được thực hiện bằng cách xác định và giảm thiểu rủi ro tài chính và uy tín.
- Kiểm soát dự án tốt hơn: Quản lý dự án là điều cần thiết để quản lý công việc trong giai đoạn bắt đầu. Đảm bảo bắt đầu công việc đúng cách.
- Doanh thu tăng: Doanh thu cao hơn được tạo ra khi quản lý hợp đồng được thực hiện. Điều này xảy ra theo hai cách. Thứ nhất, công ty có thể duy trì tính cạnh tranh trên thị trường và giành được nhiều hợp đồng hơn. Thứ hai, công việc mà công ty làm có chất lượng cao hơn. Nó tạo ra kết quả chất lượng cao hơn và công ty có thể tính phí bảo hiểm.
Quản lý hợp đồng so với quản lý hợp đồng Quản lý hợp đồng
Phạm vi quản lý hợp đồng bao gồm toàn bộ vòng đời, từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Tuy nhiên, Quản lý hợp đồng cho phép các quy trình là một phần của hợp đồng giữa hai bên. Chu trình quản lý hợp đồng kết thúc khi hợp đồng được đồng ý và ký kết. Đồng thời, việc quản lý hợp đồng bắt đầu sau khi ký kết và kết thúc khi chấm dứt hợp đồng.
Người quản lý hợp đồng chịu trách nhiệm đảm bảo rằng cả hai bên đều hài lòng với hợp đồng mà họ đã cùng nhau tạo ra. Mặt khác, Người quản lý hợp đồng đảm bảo rằng tất cả các bên trong hợp đồng tuân thủ tất cả các điều khoản.
Các giai đoạn quản lý hợp đồng
Như đã đề cập trước đó, quản lý hợp đồng không chỉ đơn thuần là ký kết hợp đồng. Nó bao gồm một loạt các hoạt động hướng dẫn và phát triển các quy trình xử lý của từng nút trong hợp đồng. Điều này là có thể bởi vì mọi thứ trong hợp đồng đều rõ ràng và chính xác.
giai đoạn sáng tạo
Chúng tôi biết rằng việc lập kế hoạch đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của bất kỳ chiến lược nào. Một người quản lý giỏi luôn lập kế hoạch cho dự án của mình. Giai đoạn tạo quản lý hợp đồng liên quan đến việc xây dựng một lộ trình linh hoạt có tính đến một số trường hợp không lường trước được.
Giai đoạn tạo là giai đoạn đầu tiên của một hành trình quản lý hợp đồng dài và chi tiết. Ở giai đoạn này, bạn đánh giá nhu cầu và nguồn lực của công ty. Nó bao gồm động não các yếu tố chính của chiến lược hợp đồng. Điều này giữ cho tất cả các bước tiếp theo hoàn hảo và hoàn hảo và sẵn sàng ứng biến khi cần thiết. Các tính năng cần xem xét ở giai đoạn lập kế hoạch bao gồm:
- Các loại hợp đồng cần quản lý
- Tiêu chuẩn sử dụng trong hợp đồng
- Trách nhiệm từng công đoạn
- Yêu cầu để đạt hiệu quả công việc tối ưu
- Các vấn đề/Tắc nghẽn ở mỗi bước và các giải pháp tiếp theo
- Các nguồn lực cần thiết để thực hiện chiến lược hợp đồng
Giai đoạn sáng tạo là cơ sở cho các giai đoạn/cấp độ tiếp theo.
giai đoạn hợp tác
Giai đoạn hợp tác diễn ra sau Sáng tạo, nhờ đó cơ sở cho việc quản lý hợp đồng được tạo ra. Nó chủ yếu giúp thực hiện nền tảng đã thiết lập cho các hợp đồng mới và mới. Điều này cũng bao gồm việc phát triển các hợp đồng điển hình mới cho các tình huống hàng ngày và hàng ngày. Một thách thức đáng kể mà các nhà quản lý hợp đồng phải đối mặt ở giai đoạn này là tạo ra một phương trình mang lại những gì được yêu cầu trong khi giảm thiểu rủi ro.
Giai đoạn trở nên dễ dàng nhất trong các tình huống hàng ngày. Tất cả các nhà quản lý phải tìm đúng loại hợp đồng và nhập thông tin liên quan mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nhỏ nào đối với tài liệu hợp đồng. Tuy nhiên, nhiệm vụ trở nên khó khăn khi các tình huống phức tạp hơn đang được thảo luận, trong trường hợp đó, một hồ sơ mới được chuẩn bị từ đầu, đạt được sự tuân thủ, tiêu chuẩn và luật pháp. Chữ ký điện tử theo quốc gia trước khi liên hệ để hoàn tất hợp đồng.
giai đoạn ký kết
Giai đoạn ký kết là bước quan trọng nhất tiếp theo trong quản lý hợp đồng. Tại đây, bạn cố gắng thực hiện các chiến lược mà bạn đã lên kế hoạch ở bước trước. Đây cũng là giai đoạn bạn triển khai phần mềm quản lý hợp đồng để trợ giúp các nhiệm vụ hợp đồng của mình. Phần mềm này cũng được biết đến với việc di chuyển các hợp đồng sang một kho lưu trữ tập trung.
Phần mềm quản lý hợp đồng là một công cụ kỹ thuật số cho phép người dùng theo dõi và quản lý hợp đồng ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời của chúng. Phần mềm này cũng cho phép doanh nghiệp gia hạn thông báo, quản lý tuân thủ, thu thập chữ ký điện tử và quản lý các mẫu hợp đồng.
Một tính năng quan trọng khác của giai đoạn triển khai là tích hợp. Đảm bảo rằng mỗi bên trong hợp đồng hiểu tầm nhìn và mục tiêu của hợp đồng và người quản lý hợp đồng, đồng thời quen thuộc với các công cụ được sử dụng.
Sau khi Giai đoạn triển khai hoàn tất, tiếp theo là chữ ký điện tử của cả hai người, sẽ có giai đoạn bàn giao, trong đó anh ta đảm bảo rằng hợp đồng không có sai sót và khiếm khuyết. Mọi vai trò, trách nhiệm, cột mốc và mục tiêu đều được thừa nhận.
giai đoạn theo dõi
Đây là lúc tất cả các mục tiêu được mô tả trong hợp đồng của bạn trở nên sống động. Do đó, đây cũng là giai đoạn bạn nên chú ý nhiều hơn đến tất cả các điều khoản được đưa ra trong hợp đồng và theo dõi chúng thường xuyên để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng như ý muốn.
Vai trò của các nhà quản lý ở giai đoạn hợp đồng là đảm bảo rằng mọi thứ đang đi đúng hướng và theo các điều khoản của hợp đồng. Họ chịu trách nhiệm xác định các vấn đề và thực hiện các hệ thống cảnh báo sớm.
Các nhà quản lý có thể lấy cảm hứng từ giai đoạn lập kế hoạch trong trường hợp này. Một danh sách được sắp xếp hợp lý của tất cả các yếu tố của hợp đồng có thể được phát triển để xác minh và xác minh. Nó không chỉ không cho phép bạn bỏ chọn bất kỳ phần nào của hợp đồng mà còn là một cách nhanh chóng để tìm ra sự khác biệt giữa các yếu tố đã thỏa thuận và công việc được thực hiện.
giai đoạn đổi mới
Giai đoạn đổi mới thực chất không phải là một giai đoạn. Tuy nhiên, điều đáng chú ý là điều này sau khi kết thúc hợp đồng. Tuy nhiên, các nguyên tắc của Giai đoạn Đổi mới nên được áp dụng ở tất cả các địa điểm.
Giai đoạn gia hạn trong quản lý hợp đồng chủ yếu là một tình huống trong vòng đời của hợp đồng khi bạn quyết định xem mình muốn gia hạn hay chấm dứt hợp đồng. Vì có các điều khoản phạt hoặc hành động đối với sự chậm trễ, trong trường hợp không tuân thủ hợp đồng, điều quan trọng hơn là phải chủ động xem xét việc chấm dứt hợp đồng trong các quyết định hợp đồng khác.
Gia hạn liên quan đến việc đánh giá việc thực hiện hợp đồng và một số quyết định bao gồm gia hạn và thay đổi hợp đồng nếu cần thiết. Các bên liên quan nên biết về ngày chấm dứt và gia hạn, đồng thời cho phép cả hai bên có đủ thời gian để thu thập thông tin trước khi đưa ra các quyết định trong hợp đồng tiếp theo.
Giai đoạn hậu hợp đồng
Giai đoạn sau hợp đồng là ký kết hợp đồng. Điều này là do việc chấm dứt hợp đồng. Ở giai đoạn này, bộ phận dọn phòng đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện chính xác bằng cách phát hành hoặc thanh toán hóa đơn cuối cùng và lưu trữ hợp đồng.
Hơn nữa, nhiều nhà quản lý hợp đồng có xu hướng khám nghiệm tử thi những người liên hệ của họ để tìm ra kết luận nào có thể được tìm thấy trong các hợp đồng tiếp theo. Việc khám nghiệm tử thi này cung cấp thông tin và hiểu biết có giá trị chắc chắn sẽ cải thiện kết quả của các hợp đồng trong tương lai.
Đăng kí
Giao dịch chỉ tốt như người quản lý chúng. Cho dù các điều khoản trong hợp đồng có tốt đến đâu, không bên nào trong hợp đồng sẽ thu được lợi nhuận nếu nó không được giải quyết đúng cách. Do đó, điều quan trọng là phải tuân theo các hướng dẫn một cách có kỷ luật để tận dụng tối đa các hợp đồng của bạn.
Bạn cũng có thể kiểm tra nơi để lấy các mẫu tài liệu pháp lý cho hợp đồng của mình.
