Mọi người sử dụng Microsoft Excel mọi lúc để sắp xếp và phân tích dữ liệu. Máy tính xách tay của bạn có thể chứa nhiều tệp như vậy nếu bạn sử dụng Word và Excel.
Bạn đang làm gì để giữ chúng an toàn? Nếu quan tâm đến vấn đề bảo mật, bạn nên sử dụng mật khẩu để bảo vệ những thông tin nhạy cảm và bí mật.
Vì vậy, bạn nên tìm hiểu cách đặt mật khẩu bảo vệ bảng excel. Bạn cũng có thể bảo vệ bảng tính và sổ làm việc bằng mật khẩu.
Dưới đây là cách đặt mật khẩu bảo vệ tệp Excel để không ai có thể truy cập tệp đó nếu không có sự cho phép của bạn.
Tại sao file Excel được bảo vệ bằng mật khẩu lại quan trọng và chúng hiệu quả như thế nào?
Bảng tính Excel chứa thông tin nhạy cảm. Sử dụng phần mềm tại nơi làm việc, bạn có thể truy cập thông tin liên hệ của khách hàng, thông tin thẻ tín dụng, số an sinh xã hội và thông tin đồng nghiệp.
Thật không may, đôi khi các tệp được chia sẻ do nhầm lẫn và chúng tôi không thể làm gì được. Điều này có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu.
Những người không được ủy quyền có thể có quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm có thể được sử dụng để lừa đảo hoặc đánh cắp danh tính. Họ thậm chí có thể làm hỏng nó. Vì vậy, việc bảo vệ bằng mật khẩu là rất quan trọng đối với file Excel.
Dưới đây là những lý do khác khiến việc bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu lại quan trọng:
- Bảo vệ bằng mật khẩu giúp giữ an toàn cho thông tin nhạy cảm.
- Hạn chế chỉnh sửa, sao chép, xóa và in tập tin.
- Cung cấp bảo vệ dữ liệu chống lại các thao tác độc hại và các vi phạm tiềm ẩn.
- Đảm bảo dữ liệu nhạy cảm không được chia sẻ khi chưa được phép.
- Bảo vệ người dùng khỏi các hoạt động độc hại như virus máy tính và các nỗ lực hack.
Cũng đọc: Khôi phục mật khẩu trong Excel thật dễ dàng với những công cụ này
Mức độ bảo vệ khác nhau
Có ba loại bảo vệ: bảo vệ ở cấp độ tệp, bảo vệ ở cấp độ trang tính và bảo vệ ở cấp độ sổ làm việc.
# 1. Cấp độ tệp
Nếu bạn thực hiện biện pháp này, bạn sẽ ngăn chặn những người không được phép mở hoặc sửa đổi các tập tin.
- Truy cập tệp an toàn: Để mở tệp Excel, tệp phải được bảo vệ bằng mật khẩu.
- Tạo mật khẩu để mở hoặc sửa đổi tệp: Có thể xem tệp mà không cần mật khẩu nhưng phải được bảo vệ bằng mật khẩu trước khi chỉnh sửa.
- Đánh dấu là cuối cùng: Ngăn người dùng khác thực hiện các sửa đổi tiếp theo.
- Hạn chế truy cập: quyền tài liệu trong hệ thống quản lý quyền thông tin (IRM) của công ty.
- Chữ ký số: Chữ ký số được hỗ trợ bởi chứng chỉ giúp chứng minh danh tính của bạn.
#2. Cấp độ sổ làm việc
Mật khẩu có thể ngăn người dùng khác thêm, di chuyển, xóa, ẩn và đổi tên các trang tính trong sổ làm việc.
#3. Cấp độ trang tính
Sử dụng tính năng này, bạn có thể hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu trong trang tính để mọi dữ liệu trang tính có liên quan không bị ảnh hưởng.
Các phương pháp đặt mật khẩu bảo vệ bảng tính Excel
Microsoft Excel cung cấp một số phương pháp để kích hoạt bảo vệ bằng mật khẩu. Bạn có thể bảo vệ tệp Excel theo hai cách khác nhau.
Phương pháp 1 – Sử dụng tab Thông tin
Nếu bạn bấm vào tab Thông tin, bạn có thể bảo vệ trang tính của mình bằng cách tạo sổ làm việc mẫu hoặc mở sổ làm việc hiện có.
Bước chân 1 – Bấm vào Microsoft Office và điều hướng đến sổ làm việc trống để tạo tài liệu.
Bước chân 2 – Chọn Tệp từ menu. Nó sẽ hiển thị cho bạn một danh sách các tùy chọn. Nhấp vào “Thông tin” ở bên trái.
Bước chân 3 – Tab Thông tin cho phép bạn chỉnh sửa cài đặt bảo mật, xem lịch sử phiên bản và quản lý các tùy chọn sổ làm việc.
Bước chân 4 – Nhấp vào Bảo vệ sổ làm việc trong hộp thả xuống. Mỗi lần bạn nhấp vào biểu tượng, hộp thả xuống sẽ mở rộng.
Bước chân 5 – Bạn có thể theo dõi ai có thể xem và thực hiện các thay đổi đối với bảng tính của mình bằng cách sử dụng tùy chọn Bảo vệ sổ làm việc.
Bước chân 6 – Nhấn vào Mã hóa bằng mật khẩu. Bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu của bạn. Viết mật khẩu của bạn vào trường được chỉ định để ghi nhớ.
Bước chân 7 – Nếu không có mật khẩu khôi phục file Excel, bạn sẽ mất quyền truy cập vào bảng tính được bảo vệ.
Bước chân 8 – Bạn phải nhập lại mật khẩu để xác nhận những gì bạn đã nhập trước đó.
- Nhấp vào nút “OK” ở phía dưới để đăng ký bảo vệ bằng mật khẩu.
Bước tiếp theo là nhập lại mật khẩu của bạn và nhấp vào OK. Sau đó, mật khẩu sẽ phải được nhập mỗi lần mở sổ làm việc. Phương pháp này chỉ cho bạn cách đặt mật khẩu bảo vệ tệp Excel bằng tab Thông tin.
Phương pháp 2 – Sử dụng tab Đánh giá
Phương pháp này có thể bảo vệ bảng tính của bạn bằng mật khẩu nếu bạn muốn thực hiện nhanh chóng. Đảm bảo bạn làm theo hướng dẫn khi mã hóa trang tính.
Bước chân 1 – Bấm vào bảng tính bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu hoặc tạo một bảng tính trống mới.
Bước chân 2 – Bấm vào tab menu Xem lại, sau đó bấm Bảo vệ.
Bước chân 3 – Nhấn vào Protect sheet ở mục Protect.
Bước chân 4 – Xuất hiện hộp thoại Protect Sheet. Nhập mật khẩu của bạn và chọn hộp Bảo vệ các ô và trang tính bị khóa.
Bước chân 5 – Theo mặc định, bạn sẽ thấy hai hộp kiểm: Chọn ô bị khóa và Chọn ô đã mở khóa. Bạn có thể bảo vệ hàng và cột bằng cách chọn Insert Columns và Insert Rows.
Bước chân 6 – Hãy chắc chắn rằng bạn đánh dấu vào các ô thích hợp để bảo vệ trang tính của bạn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK.
Bảo vệ sổ làm việc Excel
Bạn nên sử dụng tính năng bảo vệ ở cấp độ sổ làm việc nếu không muốn người dùng khác chỉnh sửa trang tính trong sổ làm việc của mình.
Giả sử sổ làm việc của bạn chứa nhiều trang, mỗi trang liên quan đến một người hoặc bộ phận cụ thể. Trong trường hợp này, bạn có thể hạn chế quyền truy cập vào các trang tính trong sổ làm việc.
Bạn có thể làm theo các bước dưới đây:
Bước chân 1 – Mở sổ làm việc.
Bước chân 2 – Bạn có thể bảo vệ sổ làm việc trong Excel bằng cách nhấp vào tab Xem lại.
Nếu người dùng chọn hệ thống Windowscửa sổ sổ làm việc không thể thay đổi kích cỡ, đóng, di chuyển hoặc ẩn và không bị ẩn.
Bước chân 3 – Nhập mật khẩu của bạn.
Nếu sổ làm việc không được bảo vệ bằng mật khẩu thì bất kỳ ai cũng có thể thay đổi hoặc bỏ bảo vệ thông tin.
Bước chân 4 – Nhấn OK để xác nhận mật khẩu.
Các mẹo bổ sung để bảo vệ tệp Excel của bạn
Các bảng tính Excel phải được bảo vệ bằng mật khẩu, nhưng bạn có thể thực hiện thêm một số bước để giữ an toàn cho dữ liệu của mình:
✅ Đặt tham số xung quanh các phần trang tính không thể thay đổi, chỉnh sửa. Điều này sẽ giúp đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Hãy đặc biệt cẩn thận nếu bảng tính của bạn được liên kết với một bảng tính khác dựa trên công thức và dữ liệu cập nhật.
✅ Giữ một trình quản lý mật khẩu và thay đổi mật khẩu thường xuyên. Công ty nên cập nhật mật khẩu ngay khi nhân viên truy cập vào tệp thay đổi để đảm bảo rằng chỉ những nhân viên hiện tại mới có thể truy cập và xem tệp.
✅ Đảm bảo cấp quyền “xem” và “chỉnh sửa” được đặt tùy theo người có thể thực hiện thay đổi và ai chỉ có thể xem tài liệu. Ví dụ: nếu bạn đang chia sẻ tệp chỉ để tham khảo thì “xem” là tùy chọn phù hợp vì người hoặc nhóm sẽ không cần thay đổi dữ liệu.
những từ cuối
Bảo vệ bảng tính Excel bằng mật khẩu là cách đơn giản và hiệu quả để bảo vệ dữ liệu của bạn. Nó có thể ngăn chặn các cuộc tấn công độc hại và truy cập trái phép và bảo vệ dữ liệu của bạn.
Mật khẩu mạnh và các biện pháp bảo mật như xác thực hai yếu tố có thể bảo vệ dữ liệu kinh doanh nhạy cảm và ngăn chặn vi phạm dữ liệu.
Sau đó hãy xem cách đặt mật khẩu bảo vệ tệp PDF.
