PDF (Định dạng tài liệu di động) là định dạng tệp được chấp nhận rộng rãi nhất để chia sẻ tài liệu, bao gồm hình ảnh, văn bản và thông tin khác. Không chỉ vậy, nó còn có thể chứa các yếu tố đa phương tiện như video. Một trong những điều tuyệt vời nhất về định dạng PDF là bạn có thể tạo và truy cập tệp (PDF) trên bất kỳ thiết bị nào — bất kể hệ điều hành của nó. Điều này giúp việc chia sẻ tài liệu với người khác trở nên thuận tiện và hữu ích, đặc biệt trong thời đại ngày nay, khi nhiều người làm việc tại nhà. Kể từ bây giờ, họ có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu qua internet với người khác.
Tuy nhiên, bên cạnh sự tiện lợi đó, PDF cũng đi kèm một số mối lo ngại. Những mối quan tâm này chủ yếu xoay quanh việc ai có thể truy cập tệp PDF của bạn và liệu họ có thể thay đổi nội dung hoặc in bản in hay không. May mắn thay, có một cách để bảo mật tệp PDF và ngăn chặn việc truy cập và sửa đổi trái phép. Và đó là để bảo vệ bằng mật khẩu (mã hóa) tệp PDF của bạn trước khi bạn gửi nó cho ai đó. Bằng cách đó, chỉ những người có mật khẩu tệp PDF của bạn mới có thể truy cập và chỉnh sửa nội dung hoặc lấy bản in của nó.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước về cách bảo vệ mật khẩu cho tệp PDF trên Windows. Vì vậy nếu bạn là một Windows người dùng, bạn có thể tham khảo các phương pháp sau để giữ cho các tài liệu PDF nhạy cảm của mình có thông tin bí mật hoặc được bảo vệ. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng máy Mac, chúng tôi có hướng dẫn về cách bảo vệ bằng mật khẩu tệp PDF trên máy Mac mà bạn tham khảo để bảo mật tệp PDF của mình.
Cách bảo vệ mật khẩu PDF trên Windows 10
Microsoft Windows, không giống như macOS, không có tiện ích gốc có thể giúp bạn bảo vệ bằng mật khẩu (mã hóa) tài liệu PDF. Vì vậy bạn cần sử dụng thêm phần mềm để khóa file PDF trên Windows. Mặc dù có nhiều tùy chọn phần mềm bảo vệ PDF, nhưng những tùy chọn chúng tôi sẽ sử dụng là những tùy chọn phổ biến nhất mà nhiều người dùng có thể đã quen thuộc và đã cài đặt trên hệ thống của họ.
Phương pháp I – Bảo vệ mật khẩu PDF bằng Adobe Acrobat
Adobe Acrobat là phần mềm phổ biến để thao tác với các tệp PDF trên Mac và Windows máy tính. Nó có sẵn miễn phí và bạn có thể cài đặt nó trên hệ thống của mình từ đây.
Các bước:
1. Mở Adobe Acrobat và điều hướng đến Tệp > Mở. Xác định vị trí tệp PDF bạn muốn khóa (mã hóa) và chọn Mở.
2. Sau khi tải xong tệp PDF, hãy truy cập Tệp > Thuộc tính.
3. bên trong Thuộc tính tài liệu cửa sổ, đi tới Bảo vệ tab và nhấp vào nút thả xuống bên cạnh Phương pháp bảo mật. Và từ các tùy chọn có sẵn, hãy chọn Bảo mật mật khẩu.
4. Bây giờ, trong Bảo mật mật khẩu cửa sổ, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh Yêu cầu mật khẩu để mở tài liệuvà nhập mật khẩu của bạn vào Mật khẩu mở tài liệu trường đầu vào bên dưới nó. Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh Quyền và giới hạn quyền truy cập bằng cách thiết lập mật khẩu quyền. Điều này sẽ yêu cầu mật khẩu khi ai đó cố gắng sửa đổi nội dung tệp PDF của bạn.
[Note – You should always use different and strong passwords for accessing and modification of PDFs.]
5. Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI bên trong Xác nhận tài liệu Mở cửa sổ Mật khẩu. Khi được nhắc, hãy nhập lại mật khẩu của bạn.
6. Một lần nữa, nhấn OK trên Thuộc tính tài liệu cửa sổ.
7. Cuối cùng, lưu tệp PDF để áp dụng các thay đổi bằng cách vào Tệp > Lưu.
Phương pháp II – Mật khẩu bảo vệ tệp PDF bằng Microsoft Word
Nếu bạn sử dụng Microsoft Word trên Windows máy tính để viết và chỉnh sửa tài liệu và bạn muốn bảo vệ tệp PDF bằng mật khẩu, bạn có thể thực hiện việc đó ngay lập tức bằng Word và chỉ cần thực hiện một vài bước.
Các bước:
1. Mở Word và đi đến Tệp > Mở. Điều hướng đến thư mục chứa tệp PDF của bạn để mở nó.
2. Khi được nhắc với cảnh báo chuyển đổi tệp PDF của bạn thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa, hãy nhấp vào ĐƯỢC RỒI.
3. Tiếp theo, đi đến Tệp > Lưu dưới dạng và chọn Duyệt qua.
4. bên trong Lưu thành cửa sổ, nhấp vào nút thả xuống bên cạnh Lưu kiểu, mẫu và chọn PDF từ các tùy chọn.
5. Đặt tên cho tệp PDF của bạn và nhấp vào Tùy chọn.
6. bên trong Tùy chọn cửa sổ, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu và nhấp vào ĐƯỢC RỒI.
7. Bây giờ, hãy nhập mật khẩu để mã hóa tệp PDF của bạn.
8. Cuối cùng, đánh ĐƯỢC RỒI để áp dụng những thay đổi. Và trên màn hình tiếp theo, chọn vị trí lưu tệp PDF và nhấp vào Cứu.
Hơn nữa, nếu bạn đã có tệp PDF (hoặc tệp tài liệu bạn muốn chuyển đổi sang PDF), bạn có thể mở tệp đó trong Word và mã hóa trực tiếp.
Cả hai phương pháp được liệt kê ở trên đều có thể được sử dụng để bảo vệ bằng mật khẩu (mã hóa) tệp PDF trên Windows. Tuy nhiên, giữa hai phương pháp này, phương pháp Adobe mang lại nhiều lợi thế hơn một chút so với phương pháp Word. Đầu tiên, nó cung cấp cho bạn khả năng đặt mật khẩu quyền để ngăn bất kỳ ai có quyền truy cập vào mật khẩu mở PDF chỉnh sửa nội dung của tệp PDF và in. Và thứ hai, nó sử dụng tiêu chuẩn mã hóa an toàn hơn, AES 256-bit thay vì AES 128-bit trên Microsoft Word. Do đó, làm cho tệp PDF của bạn an toàn hơn và ít bị giải mã hơn bằng các công cụ giải mã PDF.
Mặc dù cả hai phương pháp Microsoft Word và Adobe Acrobat đều hoạt động tốt và cung cấp đủ bảo mật cho các trường hợp sử dụng chung, nhưng nếu bạn cần kiểm soát nhiều hơn đối với mã hóa và muốn chỉ định rõ ràng mọi quyền, bạn cần có phần mềm PDF. Một số phần mềm mã hóa PDF tốt nhất dành cho Windows bạn có thể sử dụng bao gồm PDFEncrypt, Wondershare PDFelement và PDF Suite.
Cuối cùng, nếu bạn cần xóa bảo vệ bằng mật khẩu (đôi khi giải mã tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc muốn xóa mật khẩu cấp phép của nó), bạn có thể mở tệp đó trong Word hoặc Adobe Acrobat và bỏ chọn tùy chọn mã hóa. Hoặc, nếu bạn đang sử dụng bất kỳ phần mềm sửa đổi PDF nào của bên thứ ba, bạn cũng có thể thực hiện tương tự từ đó.
