Mặc dù Microsoft Office là bộ ứng dụng văn phòng dành cho hầu hết các cá nhân và nhóm để cộng tác, nhưng nếu bạn là người Apple người dùng, bạn có thể sử dụng bộ ứng dụng văn phòng iWork cho tất cả các nhu cầu xử lý văn bản, bảng tính và trình bày của mình. Trong trường hợp đó, học cách cộng tác trên các ứng dụng này để động não với nhóm hoặc bạn bè của bạn là một ý tưởng hay.
Để giúp bạn điều tương tự, đây là hướng dẫn kèm theo hướng dẫn cách cộng tác Apple Trang, số và chú thích trên máy Mac, iPhone hoặc iPad của bạn.
Điều kiện tiên quyết
Tất cả các ứng dụng bộ văn phòng iWork, bao gồm Pages, Numbers và Keynote, đều được cài đặt sẵn trên iPhone, iPad và Mac. Để có thể cộng tác trên bất kỳ ứng dụng nào trong số này, hãy đảm bảo iPhone và iPad của bạn lần lượt chạy ít nhất iOS 14 và iPadOS 14, đồng thời máy Mac của bạn chạy macOS Big Sur trở lên. Ngoài ra, hãy truy cập App Store để đảm bảo các ứng dụng này được cập nhật lên phiên bản mới nhất.
Tương tự, nếu bạn muốn cộng tác bằng cách sử dụng Apple Trang, Số hoặc Bài phát biểu trực tuyến, bạn sẽ cần Safari 9.1.3 trở lên hoặc Google Chrome mới nhất trên máy Mac của bạn. TRÊN Windowsbạn sẽ cần có phiên bản Chrome hoặc Edge mới nhất.
Mời người khác cộng tác trên một tệp
Để cộng tác trên tài liệu, bảng tính hoặc bản trình bày với người khác, trước tiên bạn cần gửi liên kết của nó tới những người tham gia. Tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng iPhone/iPad hay Mac, hãy làm theo các bước trong phần sau để thực hiện việc này.
Cách mời người khác cộng tác từ máy Mac
Trên máy Mac, bạn có thể mời người khác cộng tác trên Apple Các tệp Trang, Số hoặc Bài phát biểu, như được minh họa trong các bước bên dưới:
- Đăng nhập vào tài khoản iCloud trên máy Mac của bạn.
- Đi đến Tùy chọn hệ thống và bấm vào Apple NHẬN DẠNG.
- Chạm vào Tùy chọn nút bên cạnh Ổ iCloud và đánh dấu vào các hộp kiểm bên cạnh Chủ đạo, TrangVà số. Đánh Xong.
- Mở Pages, Numbers hoặc Keynote và tài liệu bạn muốn chia sẻ.
- Nhấn vào Hợp tác nút trên thanh công cụ.
- bên trong Chia sẻ thư mục nhắc, hãy nhấp vào danh sách thả xuống bên cạnh Ai có thể truy cập và chọn giữa Những người bạn mời Và Bất cứ ai có liên kết để thiết lập quyền truy cập cho tập tin.
- Nhấn vào nút thả xuống bên cạnh Quyền và chọn giữa Có thể thực hiện thay đổi Và Chỉ xem để kiểm soát những gì người tham gia có thể làm với tệp.
- Nếu bạn muốn ngăn những người tham gia hiện tại mời thêm người cộng tác trên tệp, hãy bỏ chọn Bất cứ ai cũng có thể thêm nhiều người hơn lựa chọn.
- Tùy thuộc vào sở thích của bạn, hãy nhấp vào ứng dụng thích hợp và nhấn Chia sẻ.
- Sau đó, thêm người tham gia vào màn hình sau và nhấn Gửi/Chia sẻ để gửi liên kết qua.
Sau khi bạn chia sẻ tệp Trang, Số hoặc Bài phát biểu, (những) người nhận cần chấp nhận yêu cầu tham gia trước khi họ có thể truy cập hoặc sửa đổi tệp đó, dựa trên quyền truy cập. Khi người tham gia tham gia, biểu tượng Cộng tác sẽ xuất hiện ở đầu tài liệu với dấu kiểm.
Trong tương lai, nếu bạn muốn thêm nhiều người tham gia hơn, hãy nhấp vào Hợp tác biểu tượng và nhấn vào Thêm người. Tiếp theo, đặt quyền và chọn ứng dụng để chia sẻ liên kết tệp. Cuối cùng, chọn liên hệ và chia sẻ liên kết.
Cách mời người khác cộng tác từ iPhone hoặc iPad
Nếu bạn đang sử dụng iPhone hoặc iPad, bạn có thể mời người tham gia cộng tác trên Apple Tệp Trang, Số hoặc Bài phát biểu bằng cách làm theo các bước sau:
- Mở Cài đặt và nhấn vào tên của bạn ở trên cùng.
- Lựa chọn iCloud và bật công tắc cho Trang, sốVà Chủ đạo.
- Mở ứng dụng Pages, Numbers hoặc Keynote trên iPhone hoặc iPad của bạn.
- Mở tệp mà bạn muốn cộng tác.
- Bấm vào BIÊN TẬP và nhấn vào Hợp tác biểu tượng.
- Trên Chia sẻ thư mục nhắc, nhấn vào Tùy chọn chia sẻ để mở rộng các tùy chọn chia sẻ của tập tin.
- Chọn giữa Chỉ những người bạn mời Và Bất cứ ai có liên kết vì AI CÓ THỂ TRUY CẬP để đặt quyền truy cập cho tập tin của bạn.
- Tương tự, đối với SỰ CHO PHÉPchọn giữa Có thể thực hiện thay đổi Và Chỉ xemtheo yêu cầu của bạn.
- Chuyển đổi Bất cứ ai cũng có thể thêm người tùy chọn tắt để ngăn những người tham gia hiện tại thêm nhiều người hơn để cộng tác.
- Chạm vào Chia sẻ thư mục ở phía trên bên trái để quay lại Chia sẻ thư mục lời nhắc.
- Chọn một ứng dụng để chia sẻ liên kết tập tin.
- Trên màn hình tiếp theo, chọn liên hệ mà bạn muốn chia sẻ tệp và nhấn Gửi/Chia sẻ để gửi nó.
Để thêm nhiều người tham gia vào tệp, hãy nhấn vào biểu tượng Cộng tác và nhấp vào Thêm người. Chọn một ứng dụng để chia sẻ liên kết và đặt Tùy chọn chia sẻ trên màn hình sau. Cuối cùng, chọn liên hệ bạn muốn thêm làm cộng tác viên cho tệp và gửi liên kết qua.
Cách mời người khác cộng tác từ iCloud
Nếu bạn đang ở trên một Windows hoặc máy tính Linux, bạn có thể sử dụng trình duyệt web để gửi link mời file qua iCloud. Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:
- Thăm nom iCloud trong Chrome hoặc Edge trên Windows máy tính. Nếu bạn đang dùng Mac, bạn có thể sử dụng Safari.
- Đăng nhập vào tài khoản iCloud của bạn.
- Nhấn vào ứng dụng iWork (Pages, Numbers hoặc Keynote) và mở tệp bạn muốn chia sẻ.
- Bấm vào Hợp tác nút trên thanh công cụ.
- Đặt các hạn chế và quyền truy cập cho tệp.
- Chọn một ứng dụng để chia sẻ liên kết tập tin và nhấn Chia sẻ.
- Chọn người nhận và nhấn Gửi/Chia sẻ để gửi liên kết tập tin.
Bằng cách sử dụng liên kết cộng tác, người tham gia có thể tham gia tệp Trang, Số hoặc Bài phát biểu trên bất kỳ thiết bị nào của họ và bắt đầu đóng góp ngay lập tức.
Thay đổi tùy chọn chia sẻ
Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu bạn muốn thay đổi cài đặt Tùy chọn chia sẻ trong tương lai, bạn có thể thực hiện việc đó trên máy Mac hoặc iPhone/iPad, như được minh họa trong các phần sau.
Cách thay đổi tùy chọn chia sẻ trên máy Mac
- Nhấn vào Hợp tác biểu tượng và nhấn vào Tùy chọn chia sẻ.
- Nhấn các nút thả xuống bên cạnh Quyền truy cập và quyền để sửa đổi cài đặt của họ.
Cách thay đổi tùy chọn chia sẻ trên iPhone hoặc iPad
- Chạm vào Hợp tác cái nút.
- Lựa chọn Tùy chọn chia sẻ trên Sự hợp tác màn hình và thay đổi các tùy chọn cho AI CÓ THỂ TRUY CẬP, SỰ CHO PHÉPVà THÊM NGƯỜI theo sở thích của bạn trên màn hình sau.
Xóa cộng tác viên khỏi tệp
Trong trường hợp bạn không còn muốn người tham gia cộng tác trên trang của mình nữa Apple Trang, Số hoặc tệp Keynote nữa, bạn có thể xóa chúng bằng cách sử dụng các bước được liệt kê trong các phần sau.
Cách xóa cộng tác trên máy Mac
- Bấm vào Hợp tác biểu tượng trên thanh công cụ.
- Nhấn biểu tượng ba chấm cạnh người muốn xóa, chọn Xóa quyền truy cậpva đanh Tiếp tục.
Cách xóa cộng tác trên iPhone hoặc iPad
- Mở ứng dụng có tài liệu mà bạn đang cộng tác với người khác trên iPhone hoặc iPad.
- Nhấn vào Hợp tác biểu tượng ở trên cùng.
- Trên Sự hợp tác màn hình, hãy nhấp vào người tham gia mà bạn muốn xóa khỏi cộng tác thời gian thực.
- Đánh Xóa quyền truy cập trên màn hình sau để xóa người dùng khỏi tệp.
Dừng chia sẻ trang, số hoặc tệp bài phát biểu
Nếu bạn đã cộng tác xong trên một Apple Pages, Numbers hoặc Keynote hoặc bạn không muốn những người đóng góp khác sửa đổi nó nữa, tốt nhất bạn nên ngừng chia sẻ nó với người khác.
Tùy thuộc vào thiết bị bạn đang sử dụng, hãy làm theo các bước trong các phần sau để thực hiện việc này.
Cách dừng chia sẻ trang, số hoặc tệp bài phát biểu trên máy Mac
- Mở ứng dụng và tệp bạn muốn dừng chia sẻ trên máy Mac.
- Chạm vào Hợp tác biểu tượng trên thanh công cụ.
- Bấm vào Tùy chọn chia sẻ để mở rộng các lựa chọn của nó.
- Nhấn vào Dừng chia sẻ nút và nhấn ĐƯỢC RỒI.
Cách dừng chia sẻ trang, số hoặc tệp bài phát biểu trên iPhone hoặc iPad
- Mở ứng dụng có tệp bạn muốn dừng chia sẻ trên iPhone hoặc iPad.
- Chạm vào Hợp tác biểu tượng.
- Trên Sự hợp tác màn hình, chạm vào Dừng chia sẻ nút và nhấn ĐƯỢC RỒI xác nhận.
Đặt mật khẩu cho tệp để ngăn chặn truy cập trái phép
Nếu bạn đang làm việc trên một Apple Các trang, số hoặc tệp Keynote có thông tin/dữ liệu bí mật trong đó, bạn có thể muốn bảo vệ nó bằng mật khẩu để ngăn chặn truy cập trái phép. Làm như vậy sẽ yêu cầu bạn cũng như (những) người tham gia cộng tác trên tệp phải nhập mật khẩu tệp để truy cập và thực hiện các thay đổi.
Dưới đây là hướng dẫn thực hiện trên Mac và iPhone/iPad.
Cách đặt mật khẩu tệp trên máy Mac
- Mở ứng dụng và tệp (bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu) trên máy Mac.
- Bấm vào Tài liệu và chọn Đặt mật khẩu.
- Tạo mật khẩu theo dấu nhắc sau và nhấn Đặt mật khẩu.
Cách đặt mật khẩu tệp trên iPhone hoặc iPad
- Mở ứng dụng và tệp (bạn muốn bảo vệ bằng mật khẩu) trên iPhone hoặc iPad.
- Nhấn vào Hơn nút ở trên cùng và nhấn vào Đặt mật khẩu.
- Tạo mật khẩu cho tệp trên màn hình sau và nhấn Xong.
- Nếu bạn muốn sử dụng FaceID/TouchID, hãy bật tùy chọn này sau khi đặt mật khẩu tệp.
Xem những người tham gia đang làm việc trên một tệp
Để tìm hiểu những người tham gia đã tham gia tệp và đang cộng tác, hãy làm theo các bước bên dưới. Các bước này phổ biến đối với máy Mac, iPhone và iPad.
- Mở tập tin và nhấp vào Hợp tác biểu tượng.
- Nếu có dấu chấm bên cạnh tên người tham gia, điều đó có nghĩa là họ đang chỉnh sửa tệp tại thời điểm đó. Nhấp vào dấu chấm bên cạnh tên của họ và một chỉ báo (cùng màu với dấu chấm) sẽ xuất hiện, đánh dấu vị trí của họ trong tài liệu.
Hợp tác iWork được đơn giản hóa bằng iCloud
iCloud giúp bạn dễ dàng cộng tác với đồng nghiệp, đồng đội và bạn bè trên Apple Các tệp Pages, Numbers và Keynote ngay trên máy Mac, iPhone hoặc iPad của bạn. Nếu tuân thủ chặt chẽ hướng dẫn này, bạn sẽ có thể chia sẻ liên kết tới tệp iWork với người khác và cộng tác với họ trong thời gian thực trên các tệp đó.
Hơn nữa, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu được chia sẻ ngay cả khi bạn trực tuyến. Những thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu khi ngoại tuyến sẽ được lưu trong ít nhất 30 ngày và tự động được tải lên iCloud khi bạn trực tuyến trở lại. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng một số tính năng Trang, Số và Bài phát biểu không khả dụng khi cộng tác nên bạn sẽ không thể sử dụng chúng khi cộng tác trên một tệp với những người tham gia khác.
Câu hỏi thường gặp về cộng tác trên Apple Trang, số hoặc bài phát biểu
Có, bạn có thể cộng tác trên bảng tính ở Apple Những con số giống như bạn làm với Apple Tài liệu trang và bài thuyết trình Keynote.
Để cộng tác trên tệp Numbers, trước tiên bạn cần bật tính năng cộng tác trên tệp, sau đó chia sẻ liên kết của tệp đó với những người tham gia khác. Sau khi những người tham gia tham gia cộng tác, bạn có thể cộng tác với họ trong thời gian thực. Chúng tôi đã đề cập đến các bước để thực hiện các thao tác này sớm hơn trong hướng dẫn.
Cộng tác trên iPad và iPhone bao gồm các bước tương tự. Đối với điều này, trước tiên, hãy bật cộng tác trên bản trình bày Keynote bằng cách nhấp vào biểu tượng Cộng tác, đặt quyền truy cập và quyền chỉnh sửa cũng như chia sẻ liên kết của nó với những người tham gia khác. Sau khi họ tham gia bài thuyết trình, bạn có thể cộng tác với họ trên cùng một bài thuyết trình. Hãy làm theo các bước trong hướng dẫn ở trên để tìm hiểu cách thực hiện việc này.
