Không giống như Microsoft To-do, Google Task không cho phép bạn giao nhiệm vụ cho người khác. Bạn chỉ có thể tạo nhiệm vụ cho chính mình, lên lịch cho chúng hoặc đặt chúng làm nhiệm vụ định kỳ. Tuy nhiên, nếu là người dùng Google Workspace, bạn có một số tùy chọn để giao nhiệm vụ cho người khác bằng các ứng dụng khác của Google như Google Chat, Gmail, Google Docs, Sheets và Slides. Vì vậy chúng ta hãy bắt đầu.
Cách phân công nhiệm vụ trên Google Chat
Trong Google Chat, bạn có thể tạo Không gian, đây không gì khác hơn là một tính năng trò chuyện nhóm cho không gian làm việc của bạn. Tính năng nhiệm vụ có trong Spaces là một tiện ích mở rộng của ứng dụng Google Task. Mọi nhiệm vụ được giao cho bạn trong Spaces thậm chí có thể được truy cập từ ứng dụng Google Tasks. Hãy để tôi giải thích điều này một cách chi tiết.
1. Mở Google Trò chuyện và chọn bất kỳ không gian nào bạn muốn giao nhiệm vụ. Đảm bảo người bạn muốn giao nhiệm vụ có mặt ở không gian đó. Nếu bạn không còn chỗ trống, bạn có thể dễ dàng tạo một chỗ trống bằng cách nhấp vào Biểu tượng dấu cộng + bên cạnh Spaces và chọn Tạo không gian lựa chọn. Bây giờ bạn có thể đặt tên cho không gian của mình và thêm người vào đó.
2. Trên không gian, chuyển sang Nhiệm vụ tab nơi bạn có thể tạo các nhiệm vụ không gian.
3. Tại đây, bấm vào Thêm nhiệm vụ không gian để bắt đầu tạo tác vụ.
4. Bây giờ hãy đặt tên cho nhiệm vụ của bạn, mô tả, thêm ngày đến hạn, v.v.
5. Bấm vào Giao phó tùy chọn và chọn người mà bạn muốn giao nhiệm vụ đó. Hiện tại bạn chỉ có thể giao nhiệm vụ cho một người.
6. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Thêm vào nút để giao nhiệm vụ trên Google Chat.
Mẹo truy cập và quản lý tác vụ trong Google Chat
1. Sau khi tạo một nhiệm vụ, bạn luôn có thể nhấp vào nhiệm vụ đó và bắt đầu chỉnh sửa tên nhiệm vụ, ngày hoàn thành, mô tả và thậm chí giao nhiệm vụ đó cho ai đó.
2. Bạn có thể truy cập các nhiệm vụ được giao cho bạn từ Google Chat ngay cả từ ứng dụng Google Task trong Nhiệm vụ của tôi danh sách.
3. Bạn có tùy chọn sắp xếp nhiệm vụ theo người được giao, tùy chọn này sẽ đặt tất cả nhiệm vụ được giao lên hàng đầu theo thứ tự bảng chữ cái. Nếu bạn sắp xếp lại theo người giao, danh sách sẽ bị đảo ngược để nhiệm vụ được giao ở trên cùng.
4. Bạn có thể xóa nhiệm vụ chỉ bằng cách di chuột qua nhiệm vụ đó và chọn Biểu tượng xóa. Sau đó bấm vào Xóa bỏ tùy chọn trong cửa sổ bật lên để xác nhận.
5. Nhấp vào biểu tượng vòng tròn trước nhiệm vụ sẽ đánh dấu nhiệm vụ là hoàn thành. Dù sao đi nữa, bạn có thể cuộn xuống và bỏ chọn tác vụ để mở lại.
6. Tất cả những thay đổi bạn thực hiện đối với nhiệm vụ, từ việc tạo và đánh dấu chúng là đã hoàn thành cho đến xóa chúng, sẽ được liệt kê dưới dạng hoạt động trong tab trò chuyện.
Cách phân công nhiệm vụ trong Gmail
Gmail không có tính năng tác vụ riêng. Google Chat là một phần của Gmail nên bạn có thể truy cập ứng dụng này từ Gmail thay vì truy cập riêng vào Google Chat.
1. Mở Gmailbấm vào Không gian ở thanh bên trái và chọn khoảng trống để bắt đầu tạo tác vụ.
2. Bây giờ hãy mở Nhiệm vụ tab và phân công các nhiệm vụ như đã đề cập trong phương pháp trước. Bằng cách này, bạn có thể giữ tất cả email, cuộc trò chuyện và tác vụ của mình ở một nơi.
Nếu bạn không tìm thấy tùy chọn Google Chat trong Gmail, hãy nhấp vào biểu tượng răng cưa ở góc trên bên phải rồi nhấp vào Xem tất cả cài đặt cái nút.
Bây giờ mở Trò chuyện và gặp gỡ tab và chọn Google Trò chuyện trong tùy chọn Trò chuyện. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Cứu Thay đổi để truy cập Google Chat và các không gian trực tiếp từ Gmail.
Cách phân công nhiệm vụ trong Google Docs, Sheets và Slides
Trong Google Workspace, bạn có thể giao nhiệm vụ cho tài liệu ngoài các nhiệm vụ thông thường. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể phân công nhiệm vụ để hoàn thành tài liệu hoặc thực hiện các thay đổi đối với các tệp tài liệu như tài liệu, trang tính và trang trình bày. Có thể phân công nhiệm vụ trong các ứng dụng này bằng chức năng bình luận. Tìm hiểu cách phân công nhiệm vụ trong Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày tại đây.
1. Mở bất kỳ tài liệu, tấmhoặc slide tập tin và đặt con trỏ vào nơi bạn muốn áp dụng các thay đổi.
2. Bây giờ, nhấp chuột phải và chọn Bình luận lựa chọn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng ctrl+alt+M phím tắt để tạo bình luận.
3. Nó sẽ mở ra một cửa sổ bình luận nơi bạn có thể viết bình luận về những thay đổi mà bạn mong đợi. Để gán nó, chỉ cần gõ @ Và nhập tên hoặc id email của họ. Nó nhắc hộp kiểm Gán cho trong cửa sổ nhận xét.
4. Kiểm tra Giao cho hộp kiểm và bấm vào Giao phó.
Đó là nó; bạn đã giao nhiệm vụ trong tài liệu.
Mẹo để truy cập và quản lý tác vụ trong Google Docs, Sheets và Slides
1. Sau khi bạn giao nhiệm vụ cho một người, người đó sẽ nhận được thông báo qua email về nhận xét bạn đã tạo để họ có thể thực hiện hành động đó. Dù sao đi nữa, những tác vụ này không đồng bộ với Google Task.
2. Khi mở tài liệu, họ có thể thấy các nhận xét bên cạnh tệp tài liệu trên Google Docs và Slides.
3. Trên Google Trang tính, họ sẽ thấy biểu ngữ màu vàng kèm theo nhận xét trên ô. Di chuột vào ô đó sẽ hiển thị bình luận.
4. Bằng cách nhấp vào menu ba chấm trên bình luận, bạn có thể chỉnh sửa bình luận, Xóa bình luận và cũng nhận được liên kết đến bình luận đó nếu bạn đã tạo bình luận. Để so sánh, người khác chỉ có thể sao chép liên kết đến bình luận đó.
5. Nhận xét được hiển thị cho tất cả những người có thể truy cập tài liệu, không chỉ người tạo và người được chuyển nhượng.
6. Mọi người có thể truy cập tài liệu cũng có thể trả lời nhận xét để thảo luận qua lại liên quan đến nhiệm vụ được giao.
7. khi thêm câu trả lời, bạn có thể giao lại nhiệm vụ cho ai đó bằng cách nhắc đến họ trong câu trả lời. Nó sẽ nhắc để phân công lại nhiệm vụ. Chỉ cần chọn hộp kiểm bên cạnh Chỉ định lại và nhấp vào Trả lời. Nhiệm vụ sẽ được giao lại cho người được đề cập trong thư trả lời.
8. Sau khi người được giao hoàn thành nhiệm vụ, họ có thể chỉ cần đánh dấu nhiệm vụ đó bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu kiểm ở đầu cửa sổ nhận xét.
9. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng nhận xét ở thanh trên cùng để kiểm tra lịch sử nhận xét của tất cả các nhận xét trên tài liệu đó. Tại đây bạn có thể truy cập khi tác vụ được đánh dấu là hoàn thành, khi có phản hồi, v.v. Dù sao đi nữa, nếu bạn đã xóa nhận xét, nhận xét đó cũng sẽ bị xóa khỏi lịch sử nhận xét.
Giao nhiệm vụ cho người khác trên Google Workspace
Đôi khi các sản phẩm của Google có thể khá khó hiểu. Tuy nhiên, họ cũng mạnh mẽ theo cách riêng của họ. Ứng dụng Google Nhiệm vụ không cho phép bạn giao nhiệm vụ cho người khác nhưng bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Trò chuyện để hoàn tất quy trình. Trong mọi trường hợp, bạn nên tạo một không gian, thêm người vào không gian đó, sau đó tạo nhiệm vụ để giao cho họ. Quá trình này có thể được thực hiện bằng một tính năng đơn giản trong ứng dụng Nhiệm vụ.
Mặc dù các tác vụ từ Google Chat ít nhất cũng đồng bộ hóa với Google Tasks, nhưng các tác vụ được giao từ tài liệu, trang tính và trang trình bày của Google thì không. Bạn vẫn phải dựa vào thông báo qua email.
