Nếu bạn đang sử dụng Excel và có dữ liệu được chia thành nhiều cột mà bạn muốn kết hợp thì bạn không cần phải thực hiện thủ công. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng công thức nối cột nhanh chóng và dễ dàng.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách nối hai hoặc nhiều cột trong Excel bằng ký hiệu dấu và hoặc hàm CONCAT. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo về cách định dạng dữ liệu của bạn để dữ liệu trông chính xác như bạn muốn.
Cách gộp cột trong excel
Có hai phương pháp gộp cột trong Excel: ký hiệu và công thức gộp. Trong nhiều trường hợp, sử dụng phương pháp dấu và nhanh hơn và dễ dàng hơn so với công thức nối. Điều đó nói rằng, hãy sử dụng những gì bạn cảm thấy thoải mái nhất.
1. Cách nối các cột excel bằng ký hiệu dấu và
Ví dụ: nếu bạn muốn kết hợp các ô A2 và B2, công thức sẽ như sau: =A2&B2
2. Cách nối cột Excel bằng CONCAT
Ví dụ: nếu bạn muốn kết hợp các ô A2 và B2, công thức sẽ như sau: =CONCAT(A2,B2)
Công thức này là CONCATENATE, không phải CONCAT. Sử dụng cách trước có tác dụng nối hai cột trong Excel nhưng tính khấu hao nên bạn nên sử dụng cách sau để tương thích với các phiên bản Excel hiện tại và tương lai.
Cách kết hợp nhiều hơn hai ô excel
Bạn có thể kết hợp số lượng ô bất kỳ bằng bất kỳ phương pháp nào. Chỉ cần lặp lại định dạng như thế này:
- =A2&B2&C2&D2 … v.v.
- =CONCAT(A2;B2;C2;D2) … v.v.
Cách gộp toàn bộ một cột excel
Sau khi có công thức trong một ô, bạn có thể sử dụng công thức đó để tự động điền phần còn lại của cột. Bạn không cần phải nhập thủ công từng tên ô mà bạn muốn hợp nhất.
Để thực hiện việc này, bấm đúp vào góc dưới bên phải của ô đã điền. Ngoài ra, hãy nhấp chuột trái và kéo góc dưới bên phải của ô đã điền xuống cột. Đây là thủ thuật AutoFill của Excel cho phép bạn tạo bảng tính nhanh hơn.
Mẹo định dạng cột liên kết trong Excel
Các cột Excel kết hợp có thể chứa văn bản, số, ngày tháng, v.v. Vì vậy, việc để nguyên các ô đã hợp nhất không được định dạng không phải lúc nào cũng phù hợp.
Để giúp bạn, đây là các mẹo định dạng khác nhau cho các ô được hợp nhất. Chúng ta sẽ đề cập đến phương pháp ký hiệu và trong các ví dụ của mình, nhưng logic của công thức CONCAT cũng giống như vậy.
1. Cách đặt khoảng trắng giữa các ô đã hợp nhất
Nếu bạn có cột “Tên” và cột “Họ”, bạn cần có khoảng cách giữa hai ô.
Để làm điều này, công thức sẽ là: =A2&” “&B2
Công thức này yêu cầu thêm nội dung A2, sau đó thêm khoảng trắng, rồi thêm nội dung B2.
Nó không nhất thiết phải là một không gian. Giữa các dấu lời nói, bạn có thể đặt bất cứ thứ gì bạn muốn, chẳng hạn như dấu phẩy, dấu gạch ngang hoặc bất kỳ ký hiệu hoặc văn bản nào khác.
2. Cách thêm văn bản bổ sung vào các ô đã hợp nhất
Các ô đã hợp nhất không nhất thiết chỉ chứa văn bản gốc. Bạn có thể thêm bất kỳ thông tin bổ sung.
Giả sử ô A2 chứa tên của ai đó (ví dụ Marge Simpson) và ô B2 chứa tuổi của họ (ví dụ 36). Chúng ta có thể xây dựng nó trong một câu có nội dung như sau: “Nhân vật của Marge Simpson 36 tuổi.”
Để làm điều này, công thức sẽ là: = “Ký tự ‘&A2&’ là ‘&B2&’ tuổi”
Văn bản bổ sung được đặt trong các ký tự lời nói, theo sau là ký tự &. Bạn không cần phải sử dụng các ký tự lời nói khi tham chiếu đến một ô. Hãy chắc chắn chỉ định vị trí của khoảng trắng; vì vậy “Ký tự” có khoảng trắng ở cuối.
3. Cách hiển thị chính xác số trong ô đã hợp nhất
Nếu các ô ban đầu chứa các số được định dạng, chẳng hạn như ngày tháng hoặc tiền tệ, bạn sẽ nhận thấy rằng ô đã hợp nhất sẽ loại bỏ định dạng.
Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng hàm TEXT mà bạn có thể sử dụng để xác định định dạng được yêu cầu.
Giả sử ô A2 chứa tên của ai đó (ví dụ: Marge Simpson) và ô B2 chứa ngày sinh của người đó (ví dụ: ngày 1 tháng 2 năm 1980).
Để kết hợp chúng, bạn có thể nghĩ đến việc sử dụng mẫu này: =A2&” được sinh ra trong “&B2
Tuy nhiên, kết quả sẽ hiển thị: Marge Simpson sinh 29252. Điều này là do Excel chuyển đổi ngày sinh được định dạng chính xác thành số thông thường.
Bằng cách sử dụng hàm TEXT, bạn có thể cho Excel biết cách định dạng ô đã hợp nhất. Như thế này: =A2&” được sinh ra vào ngày “&TEXT(B2,”dd/mm/yyyy”)
Điều này phức tạp hơn một chút so với các ví dụ trước, vì vậy hãy phân tích công thức Excel từng bước:
- =A2 – hợp nhất ô A2.
- &” wasborn in ” – thêm văn bản “born in” có khoảng trắng ở cả hai bên.
- &TEXT – thêm nội dung nào đó bằng chức năng văn bản.
- (B2,”dd/mm/yyyy”) – Hợp nhất ô B2 và áp dụng định dạng dd/mm/yyyy cho nội dung của trường này.
Bạn có thể thay đổi định dạng thành bất kỳ số nào bạn yêu cầu. Ví dụ $#,##0.00 sẽ hiển thị loại tiền tệ có dấu phân cách hàng nghìn và hai chữ số thập phân, # ?/? sẽ chuyển đổi số thập phân thành phân số, H:MM AM/PM sẽ hiển thị thời gian, v.v.
Để biết thêm ví dụ và thông tin, hãy truy cập trang hỗ trợ TEXT của Microsoft Office.
Cách xóa công thức khỏi các cột đã nối
Nếu bạn bấm vào một ô trong cột đã hợp nhất, bạn sẽ nhận thấy rằng ô đó vẫn chứa công thức (ví dụ: =A2&” “&B2) thay vì văn bản thuần túy (ví dụ: Marge Simpson).
Đó không phải là một điều xấu. Điều này có nghĩa là bất cứ khi nào các ô gốc (ví dụ: A2 và B2) được cập nhật, ô đã hợp nhất sẽ tự động cập nhật để phản ánh những thay đổi đó.
Tuy nhiên, điều này có nghĩa là nếu bạn xóa các ô hoặc cột gốc thì sẽ làm hỏng các ô đã hợp nhất. Do đó, bạn có thể muốn xóa công thức khỏi cột kết hợp và biến nó thành văn bản thuần túy.
Để thực hiện việc này, hãy bấm chuột phải vào tiêu đề cột được liên kết để đánh dấu cột đó, sau đó bấm vào Sao chép.
Sau đó bấm chuột phải vào tiêu đề cột kết hợp một lần nữa – lần này trong Tùy chọn dán, chọn Giá trị. Bây giờ công thức đã biến mất, chỉ còn lại các ô văn bản thuần túy có thể chỉnh sửa trực tiếp.
Cách gộp cột trong excel
Thay vì hợp nhất các cột trong Excel, bạn cũng có thể hợp nhất chúng. Điều này sẽ chuyển đổi nhiều ô ngang thành một ô duy nhất. Việc hợp nhất các ô chỉ giữ lại các giá trị ở ô trên cùng bên trái và loại bỏ phần còn lại.
Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô hoặc cột bạn muốn hợp nhất. Trên tab Ribbon, Home, nhấp vào nút Merge & Center (hoặc sử dụng mũi tên thả xuống bên cạnh để có thêm tùy chọn).
Để biết thêm thông tin, hãy đọc bài viết của chúng tôi về việc hợp nhất và hủy hợp nhất các ô trong Excel. Bạn cũng có thể liên kết toàn bộ trang tính và tệp Excel với nhau.
Tiết kiệm thời gian khi sử dụng Excel
Bây giờ bạn đã biết cách kết hợp các cột trong Excel. Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian – bạn không cần phải kết nối chúng theo cách thủ công. Đây chỉ là một trong nhiều cách bạn có thể sử dụng công thức để tăng tốc các tác vụ thông thường trong Excel.
