Chữ ký điện tử hoặc chữ ký điện tử là một phương pháp nhận dạng điện tử để xác minh danh tính của một người. Nó loại bỏ sự cần thiết phải có mặt trực tiếp và cho phép người dùng ký tài liệu từ xa.
Nếu bạn đã nhận được tệp PDF để ký điện tử làm bằng chứng cho sự đồng ý/phê duyệt của mình, một trong những cách dễ nhất để ký điện tử đó là sử dụng các công cụ chỉnh sửa PDF—được tích hợp sẵn hoặc của bên thứ ba.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào thiết bị bạn đang sử dụng và hệ điều hành đang chạy, điều này có thể hơi khó hiểu. Vì vậy, để giúp bạn giải quyết tình huống này tốt hơn, chúng tôi đã tổng hợp một hướng dẫn chi tiết các bước để ký tài liệu PDF điện tử trên cả hai Windows và Mac.
Cách ký một tài liệu PDF trên Windows
Nếu bạn đang ở trên Windows, bạn có thể ký điện tử vào tài liệu PDF theo một số cách. Bạn có thể sử dụng trình đọc PDF của trình duyệt Edge hoặc sử dụng ứng dụng đọc/chỉnh sửa PDF chuyên dụng như Adobe Acrobat DC.
Mặc dù cả hai phương pháp này đều hoạt động tốt nhưng sử dụng trình duyệt Edge là cách dễ nhất và không yêu cầu bạn phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào của bên thứ ba. Tuy nhiên, điều đó cũng có nghĩa là bạn bị hạn chế quyền kiểm soát chữ ký của mình. Và đây chính là lúc các công cụ PDF của bên thứ ba như Adobe Reader DC phát huy tác dụng.
Vì vậy tùy theo sở thích của bạn mà hãy thực hiện theo hướng dẫn ở các phương pháp dưới đây cho phù hợp.
Phương pháp 1. Ký một bản PDF trên Windows Sử dụng Microsoft Edge
Trước tiên, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft Edge mới nhất trên thiết bị của mình. Windows MÁY TÍNH. Sau khi hoàn tất, hãy tham khảo các bước bên dưới để ký tài liệu PDF của bạn bằng Edge:
- Chuyển đến thư mục có ký hiệu PDF bạn muốn ký.
- Nhấp chuột phải vào tập tin bạn muốn ký và chọn Mở bằng > Microsoft Edge.
- Khi tệp mở ra trong Edge, hãy nhấp vào Vẽ tranh (bút chì) trên thanh công cụ. Nếu bạn đang sử dụng máy có màn hình cảm ứng, bạn sẽ thấy Vẽ bằng cách chạm tùy chọn trên thanh công cụ mà bạn có thể chọn để vẽ chữ ký của mình bằng bút.
- Trên các thiết bị không cảm ứng, hãy sử dụng chuột/bàn di chuột để vẽ chữ ký của bạn và ký vào tài liệu.
- Bấm vào Cứu biểu tượng hoặc nhấn Ctrl+S để lưu bản PDF đã ký.
Phương pháp 2. Ký một bản PDF trên Windows Sử dụng Adobe Acrobat Reader DC
Nếu bạn đã từng làm việc với các tệp PDF trên Windows PC trước đây, rất có thể bạn đã cài đặt Adobe Reader trên đó. Tuy nhiên, nếu không phải như vậy, bạn cần phải cài đặt nó trước. Sau đó, nhấp vào liên kết bên dưới để tải xuống PC của bạn.
Tải xuống: Adobe Acrobat Reader DC
Với chương trình được cài đặt trên PC của bạn, hãy làm theo các bước bên dưới để ký vào tệp PDF của bạn bằng Adobe Acrobat DC.
- Đi tới thư mục chứa tệp PDF bạn muốn ký.
- Nhấp chuột phải vào nó và chọn Mở bằng > Adobe Acrobat DC.
- Khi tài liệu mở ra, hãy nhấp vào Dấu hiệu biểu tượng (bút) trên thanh công cụ.
- Tùy thuộc vào cách bạn thích chữ ký của mình, hãy chọn giữa Thêm ngôn ngữ Và Thêm tên viết tắt tùy chọn.
- Bây giờ, bất kể lựa chọn trên của bạn là gì, bạn sẽ thấy ba tùy chọn sau để tạo chữ ký:
- Kiểu: Nó cho phép bạn gõ tên của bạn. Bạn có thể chọn từ một loạt các phong cách chữ ký.
- Vẽ tranh: Nó cho phép bạn vẽ chữ ký của mình trong trường này.
- Hình ảnh: Nó cho phép bạn tải hình ảnh chữ ký của bạn lên máy tính.
- Khi chữ ký của bạn đã sẵn sàng, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh Lưu chữ ký hoặc Lưu tên viết tắt và đánh Áp dụng cái nút.
- Để đặt chữ ký hoặc tên viết tắt của bạn, hãy kéo nó và di chuyển nó vào trường chữ ký trên tài liệu.
- Đi đến Tệp > Lưu hoặc nhấn nút Ctrl+S phím tắt để lưu tài liệu PDF đã ký.
Sau khi bạn đã thêm chữ ký/chữ viết tắt, nếu bạn muốn tăng hoặc giảm kích thước của nó, hãy nhấn vào biểu tượng chữ A nhỏ hoặc chữ A lớn tương ứng để làm như vậy.
Đọc liên quan: Các lựa chọn thay thế DocuSign tốt nhất cho ký điện tử
Cách ký tài liệu PDF trên máy Mac
Một trong những cách dễ nhất để ký vào biểu mẫu hoặc tài liệu PDF trên máy Mac là sử dụng ứng dụng Xem trước. Xem trước là ứng dụng macOS mặc định để làm việc với hình ảnh, tệp PDF và các tài liệu khác và khá dễ sử dụng.
Ký tài liệu PDF trên máy Mac bằng cách sử dụng bản xem trước
Dưới đây là các bước để ký tài liệu PDF trong Bản xem trước:
- Chuyển đến thư mục chứa tài liệu PDF mà bạn muốn ký điện tử.
- Nhấp chuột phải vào nó và chọn Mở bằng > Xem trước.
- Chạm vào Hiển thị Thanh công cụ đánh dấu biểu tượng để hiển thị các tùy chọn đánh dấu.
- Bấm vào biểu tượng có nội dung Dấu hiệu (có biểu tượng chữ ký). Ngoài ra, bạn có thể chọn Máy ảnh để quét chữ ký thực của bạn hoặc điện thoại Iphone để vẽ chữ ký trên màn hình iPhone của bạn.
- Gõ vào Bấm vào đây để bắt đầu để thay đổi con trỏ.
- Sử dụng bàn di chuột/chuột để vẽ chữ ký của bạn. Nhấn phím bất kỳ khi bạn ký tên xong.
- Gõ vào Xong để lưu chữ ký của bạn. Nếu muốn, bạn cũng có thể gắn nhãn chữ ký của mình bằng cách nhấp vào nút thả xuống bên cạnh Sự miêu tả và chọn một tùy chọn từ danh sách.
- Khi bạn đã tạo xong chữ ký của mình, chỉ cần nhấn vào Dấu hiệu biểu tượng, chọn chữ ký và kéo nó vào trường chữ ký trên tài liệu PDF để ký.
Sau khi bạn đặt chữ ký của mình lên tệp PDF, Bản xem trước cung cấp cho bạn tùy chọn thay đổi kích thước và thay đổi màu sắc của nó theo sở thích của bạn. Để làm điều này, hãy nhấn vào các tùy chọn thích hợp trên thanh công cụ để thay đổi màu chữ ký theo sở thích của bạn.
Các cách khác để ký tệp PDF trên máy Mac và Windows
Bên cạnh việc sử dụng các chương trình PDF chuyên dụng trên máy Mac hoặc Windows PC, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ PDF trực tuyến để ký các tệp PDF điện tử. Dưới đây là một số công cụ PDF trực tuyến tốt nhất để ký PDF:
Một trong những ưu điểm lớn nhất của những công cụ này là chúng hoạt động bất kể máy tính và hệ điều hành của nó và bạn không cần cài đặt chúng trên máy để sử dụng chúng.
Mặc dù điều này mang lại sự tiện lợi hơn nhưng bạn phải thận trọng khi sử dụng những công cụ này vì việc sử dụng chúng yêu cầu bạn phải tải bản PDF của mình lên. Vì vậy, nếu bạn muốn ký một số tài liệu nhạy cảm, bạn phải tránh sử dụng các công cụ trực tuyến và thay vào đó hãy sử dụng các công cụ ngoại tuyến.
Ký thành công tài liệu PDF trên macOS và Windows
Nếu bạn làm theo đúng các bước trong hướng dẫn thì bạn đã ký thành công tài liệu PDF trên macOS hoặc Windows máy tính bây giờ.
Tất nhiên, một số ứng dụng và chương trình PDF khác có thể giúp bạn ký các biểu mẫu và tài liệu PDF trên máy Mac và Windows. Nhưng như chúng tôi thấy, những cái được trình bày trong hướng dẫn này sẽ hoạt động hoàn toàn tốt và giúp bạn giải quyết tất cả các mặt cần thiết mà bạn cần để ký các tệp PDF điện tử.
Câu hỏi thường gặp về việc ký tài liệu PDF
Chữ ký điện tử hay chữ ký điện tử là một loại phương pháp nhận dạng điện tử được sử dụng để thể hiện sự đồng ý và phê duyệt trên các biểu mẫu và tài liệu. Một trong những lợi thế lớn nhất của nó so với chữ ký truyền thống là nó loại bỏ nhu cầu có mặt trực tiếp và cho phép ký từ xa.
Tuy nhiên, điều đáng chú ý về chữ ký điện tử là không nên nhầm lẫn nó với chữ ký điện tử. Không giống như chữ ký điện tử thể hiện ý định ký tài liệu/hợp đồng/biểu mẫu, chữ ký số là kỹ thuật mã hóa được sử dụng để xác minh tính xác thực và tính toàn vẹn của tin nhắn, tài liệu và các thực thể trực tuyến khác.
Việc ký các tài liệu PDF phụ thuộc hoàn toàn vào thiết bị và hệ điều hành mà nó đang chạy. Ví dụ: nếu bạn đang ở trên Windowsbạn có thể sử dụng Microsoft Edge hoặc Adobe Acrobat Reader DC để ký các tệp PDF của mình, trong khi nếu bạn đang sử dụng máy Mac thì Preview là công cụ tốt nhất để ký tài liệu PDF.
Để dán chữ ký vào tệp PDF trên Bản xem trước, trước tiên, hãy mở tài liệu/biểu mẫu bạn muốn ký điện tử trong Bản xem trước. Tiếp theo, chạm vào biểu tượng Hiển thị Thanh công cụ đánh dấu để hiển thị các tùy chọn đánh dấu và nhấp vào nút Đăng nhập. Cuối cùng nhấn vào chữ ký để thêm vào tài liệu.
Trong trường hợp bạn chưa có chữ ký, hãy làm theo các bước trong phần “Ký tài liệu PDF bằng bản xem trước” để tìm hiểu các bước tạo chữ ký.
Nó phụ thuộc vào thiết bị bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang sử dụng Mac, bạn có thể sử dụng Xem trước để ký các tệp PDF của mình, trong khi đó, trên Windowsbạn cần sử dụng các công cụ PDF của bên thứ ba như Adobe Acrobat.
Tất nhiên, có một số công cụ chỉnh sửa PDF khác—bao gồm các công cụ ký PDF trực tuyến—mà bạn cũng có thể sử dụng để ký PDF nếu muốn kiểm soát nhiều hơn chữ ký của mình.
