Mọi người đều biết Excel. Nhưng đối với những người chưa quen, phần mềm bảng tính của bộ Microsoft 365 có vẻ phức tạp. Cần phải biết các công thức tốt, thậm chí phải có một số khái niệm về mã để sử dụng macro. Nhưng bằng cách kết hợp Excel với ChatGPT, có thể tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể.
Một số lưu ý trước khi sử dụng ChatGPT cho Excel
ChatGPT rất thiết thực để sử dụng Excel dễ dàng hơn. Chatbot của OpenAI có thể giúp bạn đưa các công thức phù hợp vào bảng tính của mình, mặc dù vẫn cần một số cải tiến đáng chú ý. Và điều này chủ yếu xảy ra khi sử dụng Excel bằng tiếng Pháp. Rất hiệu quả trong tiếng Anh, ChatGPT vẫn có thể mắc một số lỗi trong ngôn ngữ của Molière. Nhưng không có gì phức tạp để vượt qua.
Biện pháp phòng ngừa khác là độ chính xác. Thật vậy, trong các yêu cầu của bạn tới ChatGPT, hãy chính xác và chi tiết nhất có thể. Bằng cách không để cơ hội xảy ra, bạn sẽ đưa ra những chỉ dẫn phù hợp cho ChatGPT ngay từ đầu và do đó tiết kiệm thời gian. Và nếu bạn không thích câu trả lời của chatbot, hãy thử lại thao tác bằng cách thêm chi tiết.
Sử dụng ChatGPT để lấy nhanh công thức Excel
Đối với người mới bắt đầu sử dụng Excel, sử dụng ChatGPT cho các công thức (hoặc hàm) đơn giản là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian nhưng cũng để tìm hiểu và hiểu những điều cơ bản về bảng tính của Microsoft.
Hỏi ChatGPT công thức tính toán đơn giản trong Excel
Hãy lấy một ví dụ đơn giản. Bạn là một công ty thương mại điện tử bán quần áo: quần, áo sơ mi, áo len, tất và áo khoác. Trong bảng tính của bạn, bạn đã nhập doanh số bán hàng cho từng mặt hàng và bạn muốn biết tổng số.
Đây là cách thực hiện:
Đăng nhập lần đầu vào ChatGPT tại trang web chính thứcGửi yêu cầu của bạn tới ChatGPT một cách chính xác, không quên thêm rằng bạn đang sử dụng phiên bản Excel tiếng Pháp, ChatGPT sau đó sẽ cung cấp cho bạn công thức tính toán mà bạn chỉ cần sao chép vào thanh chức năng, bằng cách chọn trước ô nơi bạn muốn kết quả xuất hiện, Trong trường hợp của bạn, dữ liệu của bạn nằm trong các ô từ B2 đến B9 và kết quả sẽ xuất hiện trong E3, Bạn sẽ nhận thấy rằng trong phản hồi của nó, ChatGPT không chỉ cung cấp cho bạn công thức mà còn giải thích thủ tục phải tuân theo.
Hỏi ChatGPT để biết công thức Excel phức tạp hơn một chút
Bạn đã có được tổng doanh số bán hàng của tất cả các sản phẩm của mình trong Excel nhờ ChatGPT, nhưng bạn muốn nêu cụ thể hơn. Bạn muốn biết doanh thu từ quần áo thương mại điện tử của bạn đại diện cho bao nhiêu. Một lần nữa, ChatGPT sẽ rất hữu ích cho bạn:
Gửi yêu cầu của bạn tới ChatGPT, chỉ định ô nào bị ảnh hưởng và nội dung bạn muốn nhận. Ở đây, tổng doanh số bán quần của bạn, ChatGPT sẽ cung cấp cho bạn một công thức mới, phức tạp hơn một chút nhưng là chìa khóa trao tay. Nhập nó vào thanh công thức, trước tiên luôn bằng cách chọn ô chính trong kết quả của bạn.
Tâm điểm : ở đây bạn sẽ thấy ChatGPT đã đưa ra công thức sau =SUMIF(A2:A9;“Quần dài”;B2:B9). Đôi khi, thay vì dấu chấm phẩy ngăn cách dữ liệu, ChatGPT sẽ đặt dấu phẩy, điều này sẽ gây ra lỗi trong Excel. Điều này là do bản dịch công thức tiếng Pháp của ChatGPT. Một thao tác chỉnh sửa thủ công đơn giản, thay thế dấu phẩy bằng dấu chấm phẩy sẽ giải quyết được vấn đề. Nhưng bạn cũng có thể nói với ChatGPT là nó làm sai, nó sẽ sửa.
Ví dụ cuối cùng về tính hữu ích của ChatGPT cho Excel
Để kết thúc hướng dẫn sử dụng công thức ChatGPT cho Excel này, đây là một ví dụ cuối cùng. Bạn muốn tính toán lợi nhuận từ việc bán sản phẩm của mình và để làm được điều này, bạn đã chỉ định chi phí sản xuất. Quá trình này vẫn giống như trước, hãy gửi yêu cầu của bạn tới ChatGPT với độ chính xác cao nhất có thể.
Còn rất nhiều công thức Excel khác và ChatGPT có thể giúp bạn tạo ra chúng. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, hãy luôn tiến hành theo cùng một cách, với độ chính xác và sự ngắn gọn trong các yêu cầu của bạn. Và nếu cách đó không hiệu quả, hãy quay lại và trò chuyện với chatbot cho đến khi nó phản hồi chính xác yêu cầu của bạn.
Sử dụng ChatGPT để tạo Macro trong Excel
ChatGPT không chỉ giúp bạn về các công thức Excel. Nó có thể cung cấp cho bạn các giải pháp phức tạp hơn nhiều, chẳng hạn như tự động hóa các tác vụ hoặc hành động nhất định, bằng cách sử dụng Macro từ Excel. Điều này yêu cầu một vài dòng mã mà ChatGPT sẽ cung cấp cho bạn. Ví dụ: ở đây, bạn muốn tự động hóa việc gửi lợi nhuận thương mại điện tử đến địa chỉ email của mình trong Outlook. Đây là thủ tục:
Gửi yêu cầu tới ChatGPT: bạn muốn tự động hóa việc gửi email với mã cần thiết,
Cung cấp thông tin cho ChatGPT: bạn muốn truyền dữ liệu gì, cho ai, bằng cách nào,
Sao chép mã: ChatGPT tạo các dòng mã để tự động hóa email,
Hiển thị tab Nhà phát triển : đi tới tab Tài liệuSau đó Tùy chọn Và Tùy chỉnh Ribbon. Chọn hộp và nhấp vào tab hiện xuất hiện ở dải băng trên cùng,
Dán mã vào một mô-đun: ở trên cùng bên trái, nhấp vào Ngôn ngữ lập trìnhtạo một mô-đun và dán mã do ChatGPT cung cấp,
Chạy mã: đóng trang Ngôn ngữ lập trình và bấm vào Macrongay bên phải của Ngôn ngữ lập trình. Bạn sẽ thấy macro tự động xuất hiện, có tên ở đây là “SendEmail”. Bấm vào Hành hình,
Nhận email của bạn: trong Outlook, bạn sẽ nhận thấy rằng chương trình đã tự động gửi giá trị được yêu cầu tới hộp thư của bạn. ChatGPT thậm chí còn được tạo ra nhờ mã, chủ đề và văn bản cho email này.
Đây chỉ là một ví dụ về nhiều khả năng tự động hóa và tạo mã do ChatGPT cung cấp, nhưng có vô số biến thể, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Với rất ít kiến thức về Excel, thậm chí còn ít code hơn, vẫn có thể thực hiện được những thao tác rất đơn giản và phức tạp nhờ ChatGPT.
