Google Docs là một công cụ mạnh mẽ cung cấp khả năng xử lý văn bản dựa trên đám mây miễn phí. Nó là một phần của Google Workspace (trước đây gọi là G Suite), một bộ công cụ năng suất dựa trên đám mây của Google, bao gồm Google Trang tính, Google Trang trình bày và Google Biểu mẫu.
Google Docs nổi bật nhờ tính dễ sử dụng, khả năng chia sẻ mạnh mẽ và sự tiện lợi khi truy cập tài liệu của bạn từ mọi nơi, mọi lúc. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu cũng như cộng tác với người khác trong thời gian thực.
Đường dẫn nhanh
Hướng dẫn này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Google Docs, cho dù bạn là người mới bắt đầu hay người dùng có kinh nghiệm muốn tận dụng các tính năng nâng cao hơn.
1. Cách tạo tài liệu Google Docs
Để bắt đầu sử dụng Google Docs, trước tiên bạn cần có tài khoản Google. Nếu bạn đã có tài khoản (ví dụ: nếu bạn sử dụng Gmail), bạn có thể sử dụng tài khoản đó. Nếu không, bạn có thể tạo một cái miễn phí.
- Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn: Đi đến www.google.com và nhấp vào nút ‘Đăng nhập’ ở góc trên bên phải của trang. Nhập email và mật khẩu Google của bạn.
- Truy cập Google Tài liệu: Có hai cách để làm điều này. Một là nhập docs.google.com vào trình duyệt web của bạn. Một cách khác là nhấp vào biểu tượng Google Apps (một lưới các dấu chấm) ở góc trên bên phải của trang chủ Google và chọn ‘Tài liệu’.
- Tạo một tài liệu mới: Nhấp vào nút ‘+ Trống’ để tạo tài liệu mới. Bạn cũng có thể chọn bắt đầu từ một mẫu bằng cách nhấp vào ‘Thư viện mẫu’.
2. Tổng quan về giao diện
Google Docs có giao diện rất thân thiện với người dùng, với tất cả các tính năng chính có thể truy cập được từ thanh công cụ ở đầu trang.
- Thực đơn thanh: Thanh Menu chứa các tùy chọn như ‘Tệp’, ‘Chỉnh sửa’, ‘Xem’, ‘Chèn’, ‘Định dạng’, ‘Công cụ’, ‘Bảng’, ‘Tiện ích bổ sung’ và ‘Trợ giúp’. Các menu này chứa tất cả các công cụ và tùy chọn mà Google Docs cung cấp.
- thanh công cụ: Bên dưới Thanh Menu, Thanh công cụ chứa các biểu tượng để truy cập nhanh vào các hành động phổ biến như hoàn tác và làm lại, cài đặt phông chữ, danh sách, thụt lề, màu sắc, căn chỉnh, v.v.
- Cái thước kẻ: Thước ở đầu trang cho phép bạn đặt lề và điểm dừng tab.
- khu vực tài liệu: Vùng Tài liệu là nơi bạn sẽ nhập văn bản của mình. Đó là khoảng trắng lớn bên dưới Ruler.
3. Cách chỉnh sửa và định dạng văn bản
Google Docs cung cấp rất nhiều tùy chọn chỉnh sửa và định dạng văn bản. Dưới đây là những điều cơ bản:
- Chỉnh sửa văn bản cơ bản: Để nhập văn bản, chỉ cần nhấp vào nơi bạn muốn bắt đầu nhập trong Vùng Tài liệu. Bạn có thể sử dụng phím xóa lùi để xóa văn bản ở bên trái con trỏ và phím xóa để xóa văn bản ở bên phải.
- Định dạng văn bản: Đánh dấu văn bản bạn muốn định dạng, sau đó sử dụng Thanh công cụ để thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc hoặc kiểu (đậm, in nghiêng, gạch chân, v.v.) của văn bản. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn ‘Định dạng’ trong Thanh Menu để có các tùy chọn định dạng nâng cao hơn như chỉ số trên, chỉ số dưới, gạch ngang, v.v.
- Định dạng đoạn văn: Sử dụng Thanh công cụ để căn chỉnh văn bản của bạn sang trái, giữa, phải hoặc căn chỉnh văn bản. Bạn cũng có thể tạo danh sách có dấu đầu dòng hoặc đánh số và điều chỉnh giãn cách dòng bằng nút giãn cách dòng.
4. Cách chèn hình ảnh, liên kết và bảng
- Hình ảnh: Để chèn hình ảnh, hãy nhấp vào ‘Chèn’ trong Thanh Menu, sau đó nhấp vào ‘Hình ảnh’ và chọn nơi bạn muốn tải hình ảnh lên (máy tính, web, Google Drive của bạn, v.v.). Sau khi hình ảnh được chèn, bạn có thể điều chỉnh kích thước và vị trí của nó.
- liên kết: Để thêm siêu liên kết, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn liên kết, sau đó nhấp vào nút ‘Chèn liên kết’ trên Thanh công cụ (hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+K). Trong hộp xuất hiện, hãy nhập hoặc dán URL của bạn.
- những cái bàn: Để chèn bảng, hãy nhấp vào ‘Chèn’ trong Thanh Menu, sau đó nhấp vào ‘Bảng’ và chọn số hàng và cột bạn muốn. Bấm vào bên trong ô để bắt đầu nhập.
5. Cộng tác và chia sẻ tài liệu
Một trong những điểm mạnh chính của Google Docs là tính năng cộng tác.
- Chia sẻ tài liệu: Để chia sẻ tài liệu, hãy nhấp vào nút ‘Chia sẻ’ màu xanh lam ở góc trên bên phải. Trong hộp xuất hiện, bạn có thể nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ và chọn xem họ có thể chỉnh sửa, nhận xét hay chỉ xem tài liệu. Bạn cũng có thể tạo liên kết có thể chia sẻ bằng cách nhấp vào ‘Sao chép liên kết’.
- Cộng tác trong thời gian thực: Nếu nhiều người đang làm việc trên một tài liệu cùng lúc, những thay đổi của họ sẽ xuất hiện theo thời gian thực. Con trỏ của mỗi người sẽ có màu khác nhau và tên của họ sẽ xuất hiện bên cạnh.
- bình luận: Để để lại nhận xét về một tài liệu, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn nhận xét, sau đó nhấp vào nút ‘Thêm nhận xét’ trên Thanh công cụ (hoặc nhấp chuột phải và chọn ‘Nhận xét’). Những người khác có thể trả lời bình luận của bạn, tạo ra một chuỗi cuộc trò chuyện. Bạn cũng có thể sử dụng biểu tượng ‘@’ để đề cập đến những người cụ thể trong nhận xét.
- Lịch sử phiên bản: Để xem các phiên bản trước đây của tài liệu, hãy nhấp vào ‘Tệp’ trong Thanh Menu, sau đó nhấp vào ‘Lịch sử phiên bản’ và ‘Xem lịch sử phiên bản’. Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn danh sách các phiên bản trước đây, ai đã thực hiện thay đổi và những thay đổi đó là gì.
6. Lưu và xuất tài liệu
Tất cả các thay đổi của bạn trong Google Documents đều được lưu tự động khi bạn nhập. Bạn không phải lo lắng về việc mất dữ liệu nếu kết nối Internet bị rớt hoặc máy tính gặp sự cố.
Tuy nhiên, đôi khi bạn muốn tải xuống hoặc xuất tài liệu của mình ở một định dạng cụ thể.
- Tải tài liệu: Để tải xuống tài liệu, hãy đi tới ‘Tệp’, sau đó vào ‘Tải xuống’. Bạn có thể chọn định dạng bạn muốn, chẳng hạn như DOCX (Microsoft Word), PDF hoặc các định dạng khác.
- In tài liệu: Để in tài liệu, hãy nhấp vào ‘Tệp’, sau đó nhấp vào ‘In’. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+P. Thao tác này sẽ mở hộp thoại in trên máy tính của bạn.
- Gửi email dưới dạng tệp đính kèm: Bạn có thể gửi tài liệu của mình dưới dạng tệp đính kèm email trực tiếp từ Google Documents. Đi tới ‘Tệp’, sau đó đến ‘Gửi email dưới dạng tệp đính kèm’. Chọn định dạng, nhập email, chủ đề và tin nhắn của người nhận rồi nhấp vào ‘Gửi’.
Google Docs là một công cụ linh hoạt và mạnh mẽ đáp ứng các nhu cầu đa dạng, cho mục đích sử dụng cá nhân, giáo dục hoặc công việc. Vô số tính năng và khả năng tích hợp liền mạch với các dịch vụ khác của Google khiến nó trở thành lựa chọn ưa thích của nhiều người dùng trên toàn thế giới. Bằng cách làm theo các bước ở trên, bạn sẽ dần thành thạo Google Documents. Chúng tôi hy vọng rằng bạn thấy hướng dẫn này hữu ích, nếu bạn có bất kỳ ý kiến, câu hỏi hoặc đề xuất nào, vui lòng để lại nhận xét bên dưới và cho chúng tôi biết.
Tín dụng hình ảnh: công ty.com
Tuyên bố từ chối trách nhiệm: Một số bài viết của chúng tôi bao gồm các liên kết liên kết. Nếu bạn mua thứ gì đó thông qua một trong những liên kết này, APS Blog có thể kiếm được hoa hồng liên kết. Tìm hiểu về Chính sách tiết lộ của chúng tôi.
