Tệp PDF là định dạng tài liệu ưa thích khi bạn muốn xuất bản tài liệu trực tuyến. Nhiều người có thể sử dụng một trình xử lý văn bản chẳng hạn như MS Word để tạo tài liệu, nhưng họ có thể sẽ xuất bản nó dưới dạng PDF. MS Word có một tính năng tích hợp cho phép bạn xuất tài liệu thành tệp PDF. Nó tiện dụng và tài liệu được hiển thị hoàn hảo. Chỉ có một vấn đề; kích thước tài liệu. Tệp PDF được tạo bởi MS Word lớn hơn nhiều so với mức cần thiết. Nếu có hình ảnh trong tài liệu đã xuất, nó sẽ còn lớn hơn nữa. Đối với một tài liệu dự định được xuất bản trực tuyến hoặc thậm chí gửi qua email, đây là một vấn đề. Tin vui là bạn có thể dễ dàng tối ưu hóa các tệp PDF được xuất từ MS Word.
Xuất tài liệu dưới dạng tệp PDF
Mở tệp bạn muốn xuất dưới dạng PDF. Chuyển đến Tệp > Xuất.
Trên màn hình Xuất, nhấp vào nút “Tạo PDF/XPS”. Bạn sẽ được đưa đến hộp thoại “Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS”, nơi bạn có thể lưu tài liệu.
thu nhỏ kích thước
Khi xuất tài liệu, bạn có hai tùy chọn để tối ưu hóa tệp PDF xuất từ MS Word. Tùy chọn mặc định là “Chuẩn” và tùy chọn này luôn tạo ra tệp PDF lớn hơn nhiều. Để tạo một tệp nhỏ hơn, hãy chọn “Giảm thiểu Kích thước” trong hộp thoại Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS.
Chọn phông chữ tiêu chuẩn
Trong MS Word, bạn có thể sử dụng bất kỳ phông chữ nào được cài đặt trên hệ thống của mình. Vấn đề duy nhất là không phải ai cũng có phông chữ mà bạn có. Nếu bạn đang gửi tài liệu MS Word, phông chữ không khớp với tài liệu đó. Nếu bạn xuất tài liệu này sang PDF, bạn sẽ không phải lo lắng về phông chữ vì nó sẽ được nhúng vào tệp. Điều này sẽ làm tăng kích thước tập tin. Nếu phông chữ bạn chọn là một phần trong thiết kế tài liệu của bạn, tất nhiên bạn phải thỏa hiệp về kích thước tệp.
Nếu bạn không quan tâm đến một phông chữ, tốt nhất bạn nên sử dụng một trong các phông chữ tiêu chuẩn được hỗ trợ bởi trình xem PDF. Những phông chữ này là Times New Roman, Arial và Helvetica.
Nếu bạn vẫn có tệp PDF khá lớn mà không thể chia sẻ qua email, bạn có thể sử dụng ứng dụng nén trực tuyến để giảm kích thước hơn nữa, nhưng không nên dùng ứng dụng này cho tài liệu có hình ảnh nặng. Đối với những tài liệu có nhiều hình ảnh, bạn không có nhiều lựa chọn. Tuy nhiên, nếu tệp của bạn là tệp văn bản, bạn có thể tạo tệp nhỏ hơn để dễ chia sẻ hơn.
