Chữ ký điện tử hay còn gọi là chữ ký điện tử rất hữu ích trong việc kinh doanh với các đối tác, người lao động ở xa và khách hàng quốc tế.
Bạn có nhớ lần cuối cùng bạn ký bằng bút và giấy là khi nào không?
Chữ ký trên giấy bút cần được scan, in, sắp xếp trực tiếp, gửi qua đường bưu điện, fax và nhiều hơn nữa cho những nhân viên quan tâm. Toàn bộ quá trình có thể tốn nhiều công sức, thời gian và tẻ nhạt.
Đây là nơi chữ ký điện tử xuất hiện.
Dropbox Sign và DocuSign là hai công cụ chữ ký điện tử tuyệt vời mà bạn có thể thử.
Vì vậy, hãy so sánh hai nền tảng chữ ký điện tử này để hiểu nền tảng nào tốt hơn cho yêu cầu của bạn.
Chữ ký điện tử là gì?
Chữ ký điện tử (eSignature) là một cách hợp pháp và hiệu quả để ký văn bản điện tử và nhanh chóng. Nó được tin cậy trên toàn thế giới vì nó an toàn. Chữ ký điện tử có thể thay thế chữ ký viết tay trong nhiều quy trình khác nhau.
Nói một cách đơn giản, chữ ký điện tử là chữ ký ở dạng điện tử. Bạn có thể sử dụng máy tính hoặc thiết bị điện tử để xác thực người ký và đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
Dấu hiệu điện tử thể hiện ý chí của một người trong việc chấp nhận các điều khoản của tài liệu hoặc bộ dữ liệu và khôi phục dữ liệu đó bằng chữ ký điện tử được gọi là chữ ký điện tử. Có ba loại chữ ký điện tử:
- Chữ ký điện tử đơn giản
- Chữ ký điện tử nâng cao
- chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn
Nó có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau như giao dịch, hợp đồng và thủ tục hành chính. Chữ ký điện tử được tin cậy, có hiệu lực thi hành và hợp pháp trên toàn thế giới. Điều này sẽ giúp bạn tăng tốc quá trình ký và giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ trong quá trình này.
Chữ ký điện tử là cách mới để kinh doanh với khách hàng của bạn, vì vậy bạn cần có một ứng dụng chữ ký điện tử mà bạn có thể tin cậy.
Nhờ công cụ eSignature, bạn có thể giải quyết các vấn đề về chữ ký một cách thuận tiện và nhanh chóng. Bạn có thể giữ an toàn cho khách hàng của mình và dễ dàng trả lại tài liệu mà không cần di chuyển khỏi chỗ ngồi.
Đúng hơn, đó là một cách tiếp cận thân thiện với môi trường có thể tiết kiệm hàng triệu bản in giấy. Ngoài ra, nó còn giúp duy trì trật tự, kế toán và khả năng tiếp cận tài liệu.
Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký điện tử có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc. Nó cũng hợp lý hóa quy trình công việc của công ty bạn và có thể làm cho ngành hoặc bộ phận của bạn hoạt động hiệu quả hơn.
Chữ ký điện tử có thể được sử dụng trong nhiều ngành khác nhau như bán hàng, nhân sự, dịch vụ tài chính, CNTT, khoa học đời sống, chính phủ, v.v.
Hãy so sánh Dropbox Sign và DocuSign, bắt đầu bằng Dropbox Sign.
Dấu Dropbox là gì?
Dropbox Sign (trước đây gọi là HelloSign) là một ứng dụng quản lý giao dịch kỹ thuật số và chữ ký điện tử bao gồm theo dõi chữ ký, lịch sử chữ ký, ký tài liệu, tuân thủ quy định, v.v.
Nó cho phép bạn yêu cầu chữ ký điện tử và thêm chữ ký ràng buộc về mặt pháp lý vào tài liệu. Nó thuộc sở hữu của Dropbox, hứa hẹn với khách hàng sẽ hoàn tất giao dịch nhanh hơn, điền tài liệu khẩn cấp đúng hạn mà không mắc lỗi, thuê nhân viên mới ngay lập tức, v.v.
Dropbox Sign là một giải pháp hữu ích cho những người làm việc tự do. Những người làm việc tự do có thể dễ dàng gửi tài liệu cho khách hàng của họ và nhận các tài liệu như hợp đồng chữ ký điện tử. Nền tảng này mạnh mẽ, có nhiều tích hợp, khả năng xây dựng thương hiệu tùy chỉnh, v.v.
Từ người dùng cá nhân đến các công ty lớn đều có thể sử dụng nền tảng này mà không gặp vấn đề gì. Cho dù bạn muốn sử dụng nó trên điện thoại di động hay máy tính, ứng dụng của nó đều được hỗ trợ bởi tất cả các thiết bị nên bạn có thể sử dụng nó ở mọi nơi.
Ngoài ra, Dropbox Sign có sẵn hơn 20 ngôn ngữ và tích hợp với các công cụ phổ biến như Salesforce, Slack, HubSpot, v.v. Ngoài ra, nó đơn giản hóa quy trình làm việc và tạo điều kiện giao tiếp giữa khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp.
Với Dropbox Sign, bạn có thể:
- Thu thập chữ ký điện tử một cách an toàn và bảo mật bằng mã hóa dữ liệu
- Chốt giao dịch nhanh chóng với quy trình đặt giá thầu và ký hợp đồng tự động
- Tự động hóa các tác vụ, cải thiện sự tuân thủ và quản lý rủi ro bằng khả năng AI
- Định tuyến tài liệu đến nhân viên được chỉ định để quản lý quy trình công việc nội bộ
- Tạo và chỉnh sửa hợp đồng với các mẫu có thể tùy chỉnh và tái sử dụng
- Chuyển từ công việc giấy tờ bận rộn sang công việc không cần giấy tờ để cứu cây
Dropbox Sign cung cấp gói miễn phí bao gồm các tính năng cơ bản và ba yêu cầu chữ ký mỗi tháng. Điều này làm cho nó trở thành một lựa chọn tốt cho những người cần ký số lượng thấp.
Tính năng đăng nhập của Dropbox
Dropbox Sign có các tính năng độc đáo khiến nó trở thành sự lựa chọn tuyệt vời cho mọi người. Thường tập trung vào việc đơn giản hóa quy trình cho người dùng và tổ chức. Hãy thảo luận về các tính năng của nó:
# 1. Mẫu
Bạn có thể biến các tài liệu được sử dụng thường xuyên thành mẫu Dấu hiệu Dropbox để hợp lý hóa mọi yêu cầu chữ ký. Bạn có thể định dạng tài liệu trong vài phút để thực hiện mọi thao tác gửi dễ dàng và nhanh chóng.
Tất cả những gì bạn cần là bốn bước cần thực hiện khi định dạng tài liệu của mình:
- Tải tài liệu của bạn lên: Chọn tài liệu mà bạn gửi nhiều lần, chẳng hạn như thỏa thuận không tiết lộ hoặc thỏa thuận W2.
- Quyết định ai sẽ ký: Chỉ định vai trò người ký như khách hàng, chủ doanh nghiệp, nhân viên, người thuê nhà, v.v.
- Đặt trường hoặc khoảng trắng: Đối với mỗi vai trò, hãy kéo và thả các trường chữ ký mà bạn muốn người ký điền vào phần đó.
- Lưu, gửi và sử dụng lại: Khi bạn đã tạo mẫu, bạn sẽ dễ dàng gửi tài liệu của mình một cách nhanh chóng và liền mạch mà không cần lặp lại.
Với tính năng này, bạn có thể tự động hóa công việc tẻ nhạt của mình, đơn giản hóa việc gửi hàng loạt bằng tính năng nhiều người ký và chuẩn bị tài liệu để ký ngay lập tức.
#2. Chỉnh sửa tài liệu
Một tính năng như trình chỉnh sửa tài liệu là một tính năng rất phổ biến trong bất kỳ ứng dụng nào. Với công cụ này, bạn có thể thêm các trường trong tài liệu của mình để người ký có thể điền thông tin được yêu cầu. Nó bao gồm các tính năng điều hướng chỉ có ở Dropbox Sign.
Dropbox Sign cho phép bạn thêm nhãn hiệu tùy chỉnh và tùy chỉnh ngôn ngữ ứng dụng. Điều này giúp công ty của bạn nâng cao thương hiệu và cải thiện giao tiếp với các bên liên quan. Khi thêm các thành phần email, bạn sẽ cần tải lên logo công ty, thêm dòng giới thiệu công ty, chỉnh sửa tên người gửi và chữ ký email.
#3. Gửi tài liệu
Có nhiều cách để gửi tài liệu. Dropbox Sign có thể tải lên tệp CSV tạo liên kết ký hoặc tệp CSV cho chữ ký hàng loạt và chữ ký trực tiếp.
Khi gửi tài liệu qua email, bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề tài liệu, yêu cầu tệp đính kèm, tùy chỉnh thông báo cho người ký và gán Cc.
#4. Ký và lưu trữ chứng từ
Dropbox Sign cung cấp các tính năng có giá trị, bao gồm nút “Tiếp theo” hướng dẫn người nhận đến trường trống để ký trực tiếp.
Sau khi các tài liệu đã được chuẩn bị, việc tiếp cận chúng phải dễ dàng và hiệu quả. Dropbox Sign là nền tảng lưu trữ tài liệu dựa trên đám mây lưu trữ tất cả tài liệu của bạn và cho phép bạn truy cập chúng bất kỳ lúc nào.
#5. Bảo vệ
Phần mềm chữ ký điện tử phải được trang bị bảo mật đặc biệt và tuân thủ quy định. Dropbox Sign cung cấp mã hóa SSL, xác thực hai yếu tố, tuân thủ luật pháp quốc tế, tuân thủ HIPAA, tuân thủ ESIGN và lưu trữ tài liệu an toàn.
Công cụ này cung cấp các báo cáo kiểm toán để theo dõi những thay đổi và hoạt động quan trọng trong từng tài liệu. Chúng được đính kèm vào các tài liệu đã ký một cách tự động.
#6. Tích hợp và API
Dropbox Sign có nhiều tích hợp và API để giúp hợp lý hóa quy trình làm việc tài liệu của bạn. Bạn có thể tích hợp các công cụ yêu thích của mình với Dropbox Sign và tạo các ứng dụng tùy chỉnh với Dropbox Sign.
#7. Dịch vụ khách hàng
Dropbox Sign có hỗ trợ khách hàng tốt hơn. Nó sử dụng các kênh trò chuyện và email trực tiếp để liên lạc với khách hàng. Hỗ trợ luôn sẵn sàng 24 giờ một ngày, 7 ngày trong tuần và bạn sẽ nhận được trang trạng thái ứng dụng, tài nguyên được hỗ trợ và thông báo cập nhật nền tảng.
DocuSign là gì?
DocuSign, được thành lập vào năm 2003, là một trong những ứng dụng chữ ký điện tử đầu tiên với hơn một triệu khách hàng, 44 ngôn ngữ và 400 tích hợp.
Công cụ eSignature thu thập và quản lý tài liệu một cách hiệu quả từ một vị trí hoặc thiết bị, cung cấp các bản kiểm tra và hợp lý hóa quy trình làm việc. Với DocuSign, bạn có thể dễ dàng gửi, công chứng và ký các tài liệu kỹ thuật số.
Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng định tuyến tài liệu đến nhân viên được phân công để sắp xếp quy trình công việc nội bộ. Nó giúp bạn tự động hóa các nhiệm vụ, tăng cường tuân thủ và quản lý rủi ro bằng tính năng quản lý vòng đời hợp đồng và khả năng AI động.
Tạo nhiều loại hợp đồng và chỉnh sửa chúng theo nhu cầu của bạn bằng các mẫu có thể tùy chỉnh và tái sử dụng.
DocuSign được thiết kế riêng cho nhiều ngành, lĩnh vực kinh doanh và hơn thế nữa. Nếu bạn cần các tài liệu cần được ký thường xuyên và không ngại trả tiền cho chúng, DocuSign là lựa chọn dành cho bạn.
Với các tích hợp tùy chọn mạnh mẽ, bạn có thể tích hợp DocuSign với các công cụ kinh doanh của mình để hợp lý hóa quy trình kinh doanh của mình. Ngoài ra, khả năng không giới hạn của các mẫu sẽ rất hữu ích vì chúng lưu các tài liệu khác nhau để ký và cho phép các biến thể không giới hạn trên một mẫu tương tự mà không thay đổi bất kỳ điều gì.
DocuSign cung cấp mức độ khả dụng 99,99% và hơn 180 quốc gia sử dụng nó để ký hợp đồng. Nếu bạn muốn xem và ký hợp đồng, DocuSign có sẵn tất cả với sự hỗ trợ trình duyệt và ứng dụng di động tuyệt vời.
Đã đến lúc bạn trở thành người hùng của công ty mình bằng cách giảm bớt các công việc thủ công và đơn giản hóa quy trình gửi, ký và quản lý tài liệu với DocuSign.
Tính năng DocuSign
DocuSign cung cấp các tính năng linh hoạt giúp các doanh nghiệp vừa và lớn lưu trữ và chỉnh sửa tài liệu một cách nhanh chóng. Các tính năng như mẫu, báo cáo kiểm toán, ký cá nhân, ký nhiều chữ ký, chữ ký ràng buộc về mặt pháp lý, v.v., giúp bạn giải phóng bản thân khỏi công việc thủ công thông thường.
Chúng ta hãy xem xét chi tiết một số tính năng của nó:
# 1. Tạo tài liệu
Với hàng triệu người dùng trên toàn thế giới, DocuSign xử lý hơn một triệu tài liệu mỗi ngày. Điều này làm cho tài liệu có sẵn rộng rãi và tương thích. Ưu đãi:
- Hỗ trợ loại tệp nâng cao: DocuSign hỗ trợ mọi loại tệp tài liệu như Microsoft Excel, Word và PowerPoint, vì vậy bạn có thể gửi tài liệu để lấy chữ ký. Nó cũng hỗ trợ .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx và hơn thế nữa.
- Chuyển đổi biểu mẫu PDF: Chuẩn bị tài liệu của bạn ngay lập tức với Chuyển đổi biểu mẫu PDF. Khi tải lên một tệp PDF, DocuSign sẽ tự động nhận dạng và chuyển đổi tệp thành các trường của người ký.
- Hơn 20 thẻ và trường tiêu chuẩn và tùy chỉnh: Với tính năng này, bạn có thể hướng dẫn khách hàng hoặc chuyên gia của mình đăng nhập vào đúng nơi một cách liền mạch. Ngoài ra, bạn có thể gửi thẻ tiêu chuẩn để nhận chú thích, tiêu đề, tên viết tắt, tên công ty, văn bản, số, tên và hơn thế nữa.
- Hình: Trường này cho phép người ký và người gửi tải người ký và hình ảnh trực tiếp lên tài liệu.
DocuSign cũng cung cấp tích hợp lưu trữ đám mây, tự động gắn thẻ, PowerForms và các tài liệu bổ sung trong phần này.
#2. Trường dữ liệu
Khả năng xác thực trường nâng cao của DocuSign tự động hóa logic kinh doanh và hợp lý hóa quy trình cho người ký. Bạn có thể tích hợp liền mạch DocuSign với các ứng dụng khác để điền trước biểu mẫu.
- Chức năng biểu mẫu đầy đủ: Thiết kế biểu mẫu của bạn theo cách bạn muốn với các tính năng biểu mẫu mạnh mẽ bao gồm hộp kiểm, thẻ có thể mở rộng, văn bản, trường tiền tệ, trường số, nút radio, v.v.
- Trường dữ liệu của bên thứ ba: Bạn có thể kết hợp các trường của mình với dữ liệu từ các dịch vụ của bên thứ ba. Dữ liệu được cập nhật tự động từ hệ thống bên ngoài vào tài liệu và ngược lại, loại bỏ công việc tẻ nhạt.
- Xác thực dữ liệu: Hạn chế loại dữ liệu được nhập vào trường đã chọn để giảm thiểu các giao dịch không theo thứ tự tốt. Điều này giúp loại bỏ lỗi gửi lại tài liệu và nhập dữ liệu. Bao gồm địa chỉ email, số điện thoại, 9-mã zip kỹ thuật số, văn bản, ngày tháng, 5- mã zip chữ số, mặt nạ biểu thức chính quy và số an sinh xã hội.
- Định dạng và logic của các trường: Các trường có điều kiện có thể được sử dụng để ẩn dữ liệu và hiển thị dữ liệu khi cần. Các giá trị được tính toán linh hoạt với các trường được tính toán dựa trên dữ liệu đầu vào của các trường khác. Ngoài ra, các trường bị khóa sẽ bảo vệ dữ liệu của bạn và các trường được liên kết đảm bảo rằng tất cả các thay đổi đối với các trường tương tự đều được phản ánh.
- Thẻ trường và tài liệu: DocuSign cho phép bạn chỉnh sửa một số trường. Có thể quản lý các yêu cầu và thay đổi tên viết tắt được thực hiện. Nhờ lịch sử giao dịch, bạn có thể theo dõi mọi thay đổi.
#3. Quy trình ký kết
DocuSign cho phép bạn chỉ định và sắp xếp số lượng người ký. Bạn có thể chỉ định các vai trò và quyền truy cập khác nhau cho người nhận và bạn sẽ có quyền kiểm soát từng bước.
Bao gồm Định tuyến nối tiếp, song song, hỗn hợp, gửi hàng loạt, quyền của người nhận, tài liệu hợp lệ, lời nhắc và thông báo, khả năng hiển thị tài liệu và mẫu.
#4. Xác thực người ký
Nhờ nhiều cấp độ xác thực, bạn có thể chắc chắn rằng người ký là có thật. Tăng ngưỡng cần thiết để người ký chứng minh danh tính của họ trước khi truy cập tệp.
Bao gồm xác thực dựa trên email, mật mã, SMS, điện thoại, xác thực dựa trên kiến thức, xác minh danh tính, xác thực của bên thứ ba và hơn thế nữa.
#5. Gửi và ký
Dễ dàng gửi tài liệu bằng DocuSign và để khách hàng ký và gửi lại tài liệu sau vài phút. DocuSign giúp việc gửi và ký nhanh chóng và dễ dàng.
Bao gồm ký phản hồi, thông báo SMS, ký và gửi ngoại tuyến, ứng dụng dành cho thiết bị di động, quyền truy cập chung, ký linh hoạt, xây dựng thương hiệu và hơn thế nữa.
#6. Báo cáo
Báo cáo sản phẩm hiệu quả giúp công việc của bạn dễ dàng hơn nhiều. Cho phép quản trị viên tài khoản và người dùng DocuSign có được khả năng hiển thị tài khoản rõ ràng.
Số liệu thống kê kinh doanh luôn có sẵn và có sẵn với khả năng truy cập theo thời gian thực và các báo cáo được lập lịch có thể mở rộng. Bao gồm trạng thái thời gian thực, thông tin chi tiết về ký tên, xuất dữ liệu, tài liệu, báo cáo tài khoản, v.v.
Ngoài ra, DocuSign còn cung cấp nhiều tính năng như tuân thủ, dịch vụ giá trị gia tăng, lưu trữ và lưu trữ tài liệu, khả năng truy cập, bảo mật, quản trị quốc tế, chính sách mật khẩu, v.v.
Dấu hiệu Dropbox so với DocuSign
Cả hai công cụ chữ ký điện tử đều mang lại kết quả tương tự. Cuối cùng, với công cụ này, bạn gửi tài liệu để khách hàng của bạn ký. Sự khác biệt chính mà chúng ta có thể hình dung giữa DocuSign và Dropbox Sign là tính năng, giá cả và hỗ trợ của chúng. Chúng ta hãy xem hai cái này khác nhau như thế nào ở một số điểm.
Dropbox SignDocuSign Cho phép tích hợp trong các gói cao hơn của bạn Cho phép tích hợp trong bất kỳ gói nào Có các tính năng tiêu chuẩn Có các tính năng nâng cao Phù hợp hơn cho các doanh nghiệp nhỏ Phù hợp hơn cho các doanh nghiệp vừa và lớn Dropbox Sign rẻ hơn DocuSign đắt hơn Số lượng mẫu hạn chế Các mẫu có thể tái sử dụng trên các gói chọn lọc Không có một tùy chọn quản lý danh bạBạn có thể quản lý danh bạKhông có tùy chọn để so sánh tài liệuBạn có thể so sánh tài liệuBạn không thể sắp xếp thời gian để chia sẻ tệpBạn có thể sắp xếp thời gian để gửi tệpNgười dùng và người gửi có thể gửi và ký tài liệu bằng 22 ngôn ngữ khác nhauBạn có thể gửi tài liệu bằng 14 ngôn ngữ khác nhau và người nhận có thể đăng nhập bằng 44 ngôn ngữ khác nhau. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể gửi tài liệu đến một danh sách lớn người nhận ở các gói cao hơn. Sau khi nhập danh sách người nhận, nó sẽ tự động gửi email và các tài liệu duy nhất. Cung cấp hỗ trợ qua email và web. Cung cấp hỗ trợ qua email, điện thoại và web
những từ cuối
Cả hai công cụ chữ ký điện tử, Dropbox Sign và DocuSign, đều có những tính năng tuyệt vời có thể mang lại lợi ích cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Dropbox Sign là một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ vì nó rẻ hơn và có các tính năng tiêu chuẩn mà bạn có thể cần. Nhưng nếu bạn cần nhiều tính năng hơn và có một công ty lớn hơn, bạn có thể dùng thử DocuSign.
Vì vậy, nếu bạn muốn biết những công cụ này có thể mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của mình, hãy tự mình thử chúng. Việc kiểm tra các công cụ sẽ giúp bạn xác định công cụ nào tốt hơn cho trường hợp sử dụng của bạn.
Điều tuyệt vời là cả hai công cụ đều có các tùy chọn dùng thử miễn phí để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng và quyết định xem công cụ nào phù hợp với bạn hơn.
Sau đó, bạn có thể kiểm tra cách thêm chữ ký vào tài liệu Word.
