Các doanh nghiệp trong môi trường phát triển nhanh chóng, dựa trên công nghệ ngày nay đòi hỏi phần mềm ghi chú và cộng tác hàng đầu để duy trì tính cạnh tranh.
Từ sinh viên, chuyên gia đến thành viên nhóm dự án, một công cụ giúp quản lý thông tin hiệu quả và hiệu suất là điều bắt buộc.
Confluence và OneNote là các công cụ cộng tác và ghi chú phổ biến đã xuất hiện được một thời gian và cơ sở người dùng lớn giữa chúng đã khiến chúng trở thành những lựa chọn đáng tin cậy và đáng tin cậy.
Nếu bạn gặp khó khăn khi quyết định giữa hai điều này, chúng tôi sẽ giúp bạn. Hướng dẫn của chúng tôi có sự so sánh toàn diện với tất cả chi tiết về các tính năng của chúng để giúp bạn đưa ra quyết định mua hàng. Chào mừng lên tàu.
Tổng quan về Microsoft OneNote
Microsoft OneNote là một ứng dụng tổ chức và ghi chú kỹ thuật số nhằm nâng cao năng suất của cá nhân và nhóm. Phần mềm cho phép người dùng tạo, chụp, sắp xếp và chia sẻ danh sách việc cần làm, ghi chú viết tay, ý tưởng, hình ảnh, bản ghi âm thanh và video trong một sổ ghi chép kỹ thuật số linh hoạt, có thể tìm kiếm được.
OneNote cung cấp các tính năng thiết thực như bảo vệ bằng mật khẩu, gắn thẻ sổ ghi chép và tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft như Word và Outlook để dễ dàng chia sẻ và cộng tác. Quan trọng nhất, OneNote có giao diện người dùng toàn diện và thân thiện với người dùng, khiến nó trở nên nổi tiếng trong số các nhóm cần cộng tác trong bất kỳ dự án nào.
Cũng đọc: Ứng dụng ghi chú tốt nhất để số hóa ghi chú của bạn.
Tổng quan về hợp lưu
Confluence là công cụ cộng tác nhóm của Atlassian được thiết kế đặc biệt để giúp bạn tạo nội dung và quản lý thông tin. Ứng dụng này cung cấp một nền tảng tập trung nơi các thành viên trong nhóm có thể tạo, chia sẻ, sắp xếp, ghi chép và thảo luận về các kế hoạch cũng như ý tưởng ở một nơi trung tâm.
Các tính năng hàng đầu của Confluence bao gồm blog, wiki và các trang cho phép người dùng tạo và quản lý nội dung trong khi vẫn lưu giữ lịch sử và bối cảnh của từng tài liệu.
Công cụ này có thể dễ dàng tích hợp với Trello và Jira, giúp tự động hóa quy trình làm việc và quản lý dự án trở nên liền mạch. Ứng dụng này lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ và lớn vì nó giúp hợp lý hóa việc chia sẻ thông tin và giúp mọi thành viên trong nhóm có thể dễ dàng truy cập.
Confluence và OneNote: chúng hoạt động như thế nào?
Cách thức hoạt động của Confluence
Confluence tạo điều kiện làm việc nhóm và cộng tác tốt hơn bằng cách cho phép các thành viên chia sẻ, lưu và sắp xếp nội dung. Người dùng có thể đồng thời tạo kế hoạch dự án, ghi chú và báo cáo nhu cầu dự án của cá nhân và nhóm, đồng thời làm phong phú thêm phản hồi bằng cách thêm nhận xét.
Nhận xét của bạn với tư cách là thành viên nhóm sẽ có sẵn cho toàn bộ nhóm trong thời gian thực và có thể được phản hồi tương ứng. Kiến trúc dựa trên đám mây và giao diện thân thiện với người dùng của công cụ này đảm bảo rằng toàn bộ nhóm của bạn có thể quản lý dự án từ mọi nơi, bất kể thiết bị.
Atlassian đã cho phép người dùng tích hợp Confluence với các ứng dụng của bên thứ ba như phần mềm Jira Align và Jira. Công cụ này cũng tương thích với các ứng dụng của bên thứ ba khác, nghĩa là hầu hết người dùng doanh nghiệp có thể sẽ thấy công cụ này tích hợp với các công cụ quản lý dự án mà họ đã sử dụng. Điều này cho phép người dùng hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh và do đó cho phép nhóm của họ cộng tác và làm việc hiệu quả hơn.
Cách OneNote hoạt động
OneNote giúp dễ dàng tạo ghi chú kỹ thuật số và cung cấp cho người dùng một trung tâm tập trung để ghi chú, tìm kiếm và lên lịch thông tin liên quan mà sau này họ có thể sử dụng ở nhà, văn phòng hoặc trường học.
Ứng dụng này cung cấp sổ ghi chép mà bạn có thể sử dụng vô thời hạn, điều đó có nghĩa là bạn không phải lo lắng về bút và giấy nữa. Tuy nhiên, nếu và khi bạn cần ghi chú giấy, công cụ này giúp bạn dễ dàng in và phân phát ghi chú vì bạn chỉ cần bật chức năng tìm kiếm để có được thông tin cần thiết miễn là bạn nhớ từ khóa, ngay cả khi bạn quên ngày tháng.
OneNote được lưu trữ trực tuyến, nghĩa là người dùng luôn có thể truy cập nó khi đang di chuyển miễn là họ có kết nối Internet.
Hợp lưu và OneNote: Lợi ích
Lợi ích của việc sử dụng Confluence
Sự kết hợp có thể mang lại nhiều thay đổi cho doanh nghiệp của bạn nếu bạn luôn làm việc trên các dự án lớn trải rộng trên nhiều nhóm hoặc địa điểm. Ứng dụng sẽ tăng hiệu quả của bạn bằng cách giới thiệu những lợi ích sau:
➡️ Tiết kiệm thời gian: Confluence loại bỏ việc liên lạc qua lại tốn thời gian vì bạn có thể tải lên các tài liệu mà người quản lý và biên tập viên có thể chỉ ra những thay đổi cần thiết trong thời gian thực. Sự sẵn có của các mẫu tạo sẵn có nghĩa là tài liệu dự án có thể được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời tính minh bạch giúp bạn dễ dàng theo kịp lịch trình.
➡️ Khả năng từ xa: Các thành viên trong nhóm không cần phải di chuyển hoặc làm việc từ một địa điểm chính xác – họ có thể cộng tác mà không cần gặp mặt trực tiếp vì họ có thể đồng bộ hóa qua thiết bị Android và iOS.
➡️ Lưu trữ dữ liệu tập trung: Bạn có thể giữ tất cả dữ liệu của mình ở một nơi nhưng bạn có thể tạo các không gian làm việc khác nhau cho các bộ phận khác nhau. Tính năng này cho phép cộng tác dễ dàng hơn giữa các phòng ban.
➡️ Chỉnh sửa: Bạn có thể sử dụng tính năng tạo phiên bản trang và tệp của công cụ để chỉnh sửa và lưu tài liệu nhưng giữ lại tệp gốc để truy cập sau, nghĩa là các phiên bản trước đó luôn có sẵn để xem xét.
➡️ Giao tiếp: Người lãnh đạo dự án có thể đăng thông báo nhắm mục tiêu đến các nhóm toàn diện hoặc tùy chỉnh bên cạnh các thành viên cá nhân có cập nhật về công ty.
Lợi ích của việc sử dụng OneNote
OneNote cho phép người dùng định dạng văn bản, tạo bảng hoặc kéo và thả hình ảnh, ngoài việc thêm bản ghi âm thanh và video vào ghi chú. Các ưu điểm khác của việc sử dụng công cụ này bao gồm:
➡️ Số hóa ghi chú: Ứng dụng có thể nhận dạng và chuyển đổi ghi chú viết tay thành văn bản điện tử, ngoài ra còn có thể quét sơ đồ viết tay và chèn vào ghi chú – hữu ích trong các buổi động não.
➡️ Chia sẻ ghi chú: Công cụ giúp bạn dễ dàng chia sẻ ghi chú với người khác – họ có thể xem và chỉnh sửa ghi chú của bạn, cho phép các thành viên trong nhóm làm việc và di chuyển cùng lúc, đưa và nhận phản hồi.
➡️ Di chuyển giữa các thiết bị: phần mềm tương thích với các thiết bị đang chạy WindowsiOS, Mac và Android.
➡️ Bảo mật cấp cao: OneNote đảm bảo mức độ bảo mật cao nhất liên quan đến Microsoft với tính năng nhận dạng người dùng, mã hóa dữ liệu và sổ ghi chép cá nhân được bảo vệ bằng mật khẩu.
➡️ Sử dụng miễn phí: Ứng dụng này hoàn hảo cho người dùng có ngân sách hạn hẹp vì bạn có thể chọn giữa phiên bản miễn phí và phiên bản giá rẻ trước khi chọn phiên bản cao cấp.
➡️ Tích hợp: OneNote dễ dàng tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft, cho phép bạn tham khảo dữ liệu quan trọng mà không cần chuyển đổi ứng dụng.
➡️ Tổ chức dữ liệu dễ dàng: ứng dụng cho phép bạn tạo các sổ ghi chép riêng lẻ bằng các mẫu khác nhau, khiến việc tổ chức dữ liệu trở thành trò chơi của trẻ em.
➡️ Tính linh hoạt: Tính linh hoạt của OneNote cho phép nhân viên tùy chỉnh công cụ cho phù hợp với nhu cầu của họ, cho dù họ đang làm việc trên một dự án đơn giản hay phức tạp.
Hợp lưu so với OneNote: So sánh
Đặc trưng
OneNote được thiết kế đặc biệt để ghi chú và sắp xếp nội dung trong sổ tay kỹ thuật số. Nó chứa các công cụ cần thiết để định dạng – thay đổi màu sắc, kiểu dáng hoặc phông chữ hoặc thêm hình ảnh, tệp video và âm thanh vào văn bản. Hơn nữa, bạn có thể viết và vẽ bằng tay trước khi chuyển ghi chú thành văn bản và bạn cũng có thể tìm kiếm văn bản trong ghi chú đã lưu. Tính năng này cho phép người dùng chia sẻ sổ ghi chép và làm việc cùng một lúc.
Ngoài việc ghi chú, Confluence còn tạo điều kiện cho sự hợp tác to lớn giữa các thành viên. Người dùng có thể tạo, quản lý, lưu trữ và sắp xếp các tệp cũng như theo dõi các nhiệm vụ và quy trình làm việc cho các dự án nhóm. Ngoài ra, ứng dụng cho phép người dùng thao tác với các chủ đề, mẫu và macro có sẵn để điều chỉnh nội dung theo nhu cầu cụ thể, cá nhân hóa. Ngoài các biện pháp kiểm soát quyền truy cập, công cụ báo cáo và quy trình kiểm tra, Confluence còn cung cấp các công cụ nâng cao bổ sung để theo dõi các thay đổi, thêm nhận xét và liên lạc.
bảng giá
OneNote miễn phí cho người dùng có tài khoản Microsoft nhưng có ít tính năng hơn.
Ngược lại, Confluence là một công cụ trả phí đầy đủ, yêu cầu đăng ký nhưng đi kèm bản dùng thử miễn phí. Chi phí thực tế của Confluence phụ thuộc vào số lượng tính năng được chọn và số lượng người dùng.
Giao diện người dùng – dễ sử dụng
Giao diện người dùng của OneNote trông thân thiện hơn và dễ sử dụng hơn vì nó giống một cuốn sổ tay kỹ thuật số. Màn hình chính hiển thị danh sách sổ ghi chép, mỗi sổ đều có phần, trang có thể sắp xếp theo ý muốn. Bạn có thể dễ dàng thêm hình ảnh, văn bản và các dạng phương tiện khác mà bạn thấy phù hợp hoặc sắp xếp ghi chú của mình bằng thẻ và nhãn.
Giao diện Confluence có thể phức tạp và có đường cong học tập dốc hơn. Công cụ này có nhiều tùy chỉnh và màn hình chính có bảng điều khiển mà bạn có thể sử dụng để thay đổi các tiện ích bên cạnh các tiện ích hiển thị thông tin quan trọng. Bạn có thể sắp xếp nội dung của mình bằng cách tạo không gian, trang và blog ngoài việc thêm văn bản, hình ảnh, âm thanh, video và đa phương tiện khác vào văn bản hiện có. Bằng cách sử dụng chủ đề, màu sắc và logo thương hiệu hoặc nhóm, bạn có thể tùy chỉnh các trang và không gian.
Hội nhập
Là một phần không thể thiếu của bộ Microsoft Office, OneNote hoạt động trơn tru với các ứng dụng phổ biến của Microsoft như PowerPoint, Excel và Word. Do đó, bạn có thể dễ dàng nhập các bài viết chuyên môn giữa OneNote và các ứng dụng khác. Bạn cũng có thể chia sẻ ghi chú của mình qua OneDrive và Microsoft Teams, bên cạnh các ứng dụng của bên thứ ba khác như IFTTT hoặc Zapier giúp tự động hóa quy trình làm việc và tác vụ dễ dàng hơn.
Confluence dễ dàng tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba hơn OneNote và danh sách này bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Slack, Trello, Jira và Salesforce; nhờ đó, các nhóm sử dụng ứng dụng sẽ dễ dàng cộng tác hiệu quả hơn. Thị trường Confluence có đầy đủ các ứng dụng và tiện ích bổ sung mà bạn có thể cài đặt dựa trên nhu cầu cá nhân của mình. Một số ví dụ nổi bật bao gồm khả năng thêm sơ đồ, sơ đồ hoặc bản đồ tư duy vào các trang bằng cách cài đặt các ứng dụng thích hợp. Người dùng có thể kết nối ứng dụng của mình với các nhà cung cấp lưu trữ đám mây phổ biến như Google Drive hoặc Dropbox.
Hiệu quả
Confluence là một ứng dụng cộng tác và ghi chú trực tuyến yêu cầu kết nối Internet. Hiệu suất ứng dụng tăng hoặc giảm đáng kể tùy thuộc vào tốc độ và độ tin cậy của kết nối Internet cũng như bộ nhớ và khả năng xử lý của máy tính hoặc thiết bị khác của bạn. Confluence có thể hiển thị nội dung hoặc tải trang chậm hơn OneNote một chút nếu kết nối Internet của bạn chậm hoặc không ổn định. Mặt khác, ứng dụng có nhiều công cụ tiên tiến hơn và có thể xử lý nhiều nội dung hơn, điều này khiến nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức và nhóm lớn.
Mặt khác, OneNote là một ứng dụng nhỏ hơn tương thích với hầu hết PC, máy tính xách tay, điện thoại thông minh và máy tính bảng. Bạn không cần nhiều bộ nhớ hoặc sức mạnh xử lý để chạy OneNote vì nó hoạt động liền mạch với các thiết bị cũ hơn, kể cả những thiết bị kém mạnh mẽ hơn. Điều thú vị nhất khi sử dụng OneNote là nó có thể được sử dụng mà không cần kết nối internet, nghĩa là người dùng có thể thực hiện các chỉnh sửa cần thiết hoặc thực hiện các thay đổi khác đối với ghi chú của mình khi đang di chuyển ở những khu vực có kết nối hạn chế hoặc kém. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng hiệu suất ứng dụng khi sử dụng hoặc lưu trữ sổ ghi chép đa phương tiện lớn hoặc những sổ ghi chép có nhiều tệp phương tiện hơn sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất của ứng dụng ở những khu vực có kết nối Internet kém.
OneNote và Confluence: trường hợp sử dụng
kẻ chạy trốn
Thiết bị giải trí và liên lạc hàng đầu ở Châu Âu Niebo tự hào có đội ngũ hơn 30.000 nhân viên từ xa chuyên cung cấp các bộ phim gốc và tin tức đăng ký cho cơ sở khách hàng hơn 22 triệu. Một nhóm lớn như vậy trải rộng trên 32 địa điểm ở xa đòi hỏi mức độ cộng tác cao nhất để hoạt động hiệu quả cũng như duy trì sự tin cậy và khả năng hiển thị. Tiết lộ rằng công ty đang sử dụng Confluence của Atlassian, David Grierson, giám đốc phát triển phần mềm của Sky, chỉ ra rằng việc sử dụng ứng dụng này đã cho phép họ phá vỡ các hầm chứa thông tin.
Theo Grierson, ngoài khả năng truy xuất nguồn gốc, Confluence đã tăng cường khả năng kiểm soát khả năng nghe, giúp các diễn biến trở nên rõ ràng hơn thay vì giấu mọi thứ trong hầm chứa. Đối với Sky, việc giới thiệu Confluence là yếu tố thay đổi cuộc chơi vì mặc dù các công cụ của ứng dụng không cung cấp câu trả lời nhưng chúng hiển thị những câu hỏi họ cần hỏi và mở ra cho các thành viên trong nhóm của công ty cơ hội tiếp cận với văn hóa giao tiếp cởi mở chưa từng tồn tại trước đây.
Một lưu ý
Việc sử dụng OneNote đã giúp blogger, diễn giả, tác giả và YouTuber quốc tế Old Hansen phát triển sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống như mong muốn. Hansen đã sử dụng bộ sản phẩm của Microsoft ít nhất 8 năm và luôn tìm kiếm công nghệ mới giúp cuộc sống của mình dễ dàng hơn để có thể bỏ thói quen liên tục kiểm tra điện thoại. Theo anh, việc khám phá ra OneNote đã giúp anh lấy lại khoảng thời gian đã mất mà giờ đây anh sử dụng để kết nối với gia đình, nâng cao chất lượng công việc và xem Star Wars.
Hansen tiết lộ rằng anh sử dụng OneNote hàng ngày tại nơi làm việc để lưu giữ tất cả các ý tưởng, suy nghĩ, danh sách việc cần làm, ghi chú cuộc họp, bài tập và phiên làm việc trên bảng trắng ở một nơi – sổ ghi chép chính của anh. Anh ấy viết ra mọi ý tưởng nảy ra trong đầu mà anh ấy có thể dễ dàng quên đi. Vì anh đảm nhiệm nhiều vai trò trong công ty nên ứng dụng giúp anh lưu thông tin và tìm thấy khi tìm kiếm. Đối với Hansen, OneNote là công cụ tốt nhất mà anh tin rằng bất kỳ ai có hoàn cảnh tương tự cũng nên sử dụng.
Suy nghĩ cuối cùng
OneNote và Confluence là phần mềm cộng tác và ghi chú linh hoạt cung cấp nhiều tính năng khác nhau mà bạn có thể cho là phù hợp tùy theo nhu cầu và yêu cầu của mình. Nếu bạn vẫn còn phân vân thì đây là những gì chúng tôi đã nói.
Chọn Confluence nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng:
- Nó tạo điều kiện cho sự cộng tác theo thời gian thực trên các dự án và tài liệu
- Nó lưu trữ dữ liệu ở một nơi
- Nó tích hợp chỉnh sửa, viết cộng tác và quản lý blog, trang và wiki
- Cung cấp lịch sử các thay đổi được thực hiện
Mặt khác, hãy chọn OneNote nếu bạn quan tâm đến một công cụ cung cấp:
- Cộng tác thời gian thực cho phép nhiều người dùng làm việc đồng thời
- Cung cấp bảo vệ mật khẩu tùy chọn
- Dễ dàng tích hợp với các công cụ của Microsoft và truy cập vào nhiều thiết bị
- Nó hỗ trợ sổ ghi chép có thể tùy chỉnh, ngoài chức năng tìm kiếm mạnh mẽ
Khi so sánh Confluence với OneNote, bạn nhận ra rằng có một ranh giới rất nhỏ giữa công cụ ghi chú và công cụ cộng tác. Do đó, “công cụ tốt nhất” phụ thuộc vào nhu cầu của bạn. Chọn OneNote nếu bạn có ngân sách tiết kiệm hoặc Confluence nếu bạn không ngại chi tiền để truy cập các tính năng cao cấp.
Sau đó hãy xem bài viết chuyên sâu về Confluence vs. Điểm chia sẻ.
